Serija oz. lot – predstavlja enoto živila v prometu, ki je izdelano, predelano ali pakirano pod enakimi pogoji.
Določene vrste artiklov je potrebno voditi po lotih oziroma serijah in s tem ohranjati sledljivost nabave/prodaje.
V aplikaciji InMaster lahko vodimo evidenco lot artiklov tako za vsako serijo posebej kot tudi skupno za določen izdelek. Artikle je le potrebno ustrezno označiti.
Najprej kreiramo nosilne LOT artikle. Artikel vnesemo kot vsak drug artikel, le da ga označimo s kvalifikatorjem »Nosilni LOT artikel«. Artikel izpolnimo z vsemi potrebnimi polji, saj se bodo prav vsa vedno skopirala v nov LOT artikel oziroma serijo tega artikla.
Nosilnega LOT artikla navadno ne prodajamo oziroma kupujemo – namenjen je temu, da se na njem združujejo vse skupine serij tega artikla, ki jih bomo v prihodnosti kupili in/ali prodali.
Nosilni LOT artikel je tudi osnova za vsa poročila prodaje, saj se vsa prodaja beleži nanj. Seveda pa je možna tudi analitika po vsaki seriji artikla posebej.
Za to sta dva načina.
Prvi ročni način je s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj nov LOT artikel«, ki se nahaja na nosilnem LOT artiklu.
S klikom na gumb kreiramo artikel, ki je identičen nosilnemu LOT artiklu – edina razlika je, da se v id artikla doda sid številka novo kreiranega artikla. Vsa polja seveda lahko poljubno spremenimo – razen polja Nosilni artikel, kjer ostane povezava na artikel iz katerega smo ta lot artikel kreirali. Ob kreiranju se na novem artiklu avtomatično označi kvalifikator »LOT artikel«.
Lot artikle se kreira tudi na samih nabavnih listinah (račun in prevzemnica).
Listino ustrezno opremimo z vsemi potrebnimi podatki – od poslovnega stika do datumov, nato v vrstico pokličemo nosilni lot artikel in mu vpišemo ceno ter količino kosov. Na desni z ukaznim gumbom »Kreiraj LOT artikle« odpremo pojavno okno, kjer popravimo šifro (id) artikla, vpišemo rok uporabe te serije, ki smo jo prejeli in potrdimo svoje vpise z gumbom »Kreiraj LOT artikel«. Aplikacija bo takoj po potrditvi kreirala nov artikel, ki ga je označila kot LOT artikel in mu dodala kot nosilni lot artikel tistega, ki smo ga dodali na vrstico listine. Vse informacije nosilnega lot artikla se bodo skopirale tudi na ta, novo kreirani lot artikel.
Tako kreiran artikel se avtomatično označi s kvalifikatorjem »LOT artikel«, doda pa se mu tudi lastnost »Rok uporabe«, z datumom, ki smo ga vpisali na listini.
Ko knjižimo prevzemno listino (nabavni račun ali prevzemnico), ki smo jo naredili na tak način, pridobimo na zalogo točno to, vpisano serijo (lot) artiklov.
Pozor - pri prodaji LOT artiklov je potrebno biti pozoren, da na listino vedno vključimo artikle, ki jih dejansko damo stranki.
V proizvodnji občasno prejmemo artikle v več posodah / zabojih / škatlah. V takih primerih lahko prejeto prevzamemo kot en sam lot z enotno količino, lahko pa naredimo za vsako posodo svoj »podlot« in s tem dodatno opredelimo način kako je bilo blago dostavljeno (vpr.: v treh sodih, v petih zabojih ...).
Če blago delno porabljamo, tako vemo, katero izmed posod / zabojev ali škatel smo že porabili v proizvodnji. Tako ustvarimo boljšo sledljivost in kar je najpomembneje, vedno vemo koliko surovine je v posamezni posodi.
Poglejmo na primeru.
Primer: Na prevzem čaka 5 posod. Vsaka posoda vsebuje 5 kg surovine in za vse te surovine je določen enak rok uporabe.
1. na prevzemnico dodamo eno vrstico, na kateri prevzamemo 25 kilogramov surovine
S pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj LOT artikle« naredimo nov lot osnovnega artikla, ki smo ga dodali na vrstico. V pojavnem oknu, ki se nam odpre, vpišemo rok uporabe in poleg vrstice kliknemo na gumb Kreiraj LOT artikel. Za ostalo poskrbi aplikacija sama.
To je klasičen način – 5 posod s po 5kg. Surovine z enakimi lastnostmi smo prevzeli kot 25 kg. Surovine – kar je skladno s spremnimi dokumenti
2. na listino dodamo 5 vrstic in v vsako vpišemo količino ene posode (5 kilogramov).
Enako kot pri kreiranju lot artiklov najprej s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj LOT artikle« odpremo pojavno okno. Tokrat imamo namesto ene vrstice 5 enakih vrstic. V vsako vrstico vpišemo rok uporabe, ki je povsod enak. Aplikacija pri prvi, identično kot v zgornjem primeru, naredi lot artikel.
Ko želimo narediti lot pri artiklu v drugi vrstici, se odpre pojavno okno, ki nas opozori, da enaka surovina z enakim rokom uporabe že obstaja, ter nam ponudi dve možnosti:
Na tak način smo med seboj ločili ne samo lote, ampak tudi posode, ki so vsebovale enako surovino z enakim rokom uporabe oziroma enakim datumom prevzema, kjer beleženje roka uporabe ni smiselna.
Slednji postopek se uporablja v skladu s SOP, tam kjer je zahtevana višja stopnja sledljivosti izvora blaga, kot jo zagotavlja spremna dokumentacija.
