Opomnik ob delegiranju opravil
Kako do avtomatičnega opominjanja?
Opravilu, ki smo ga kreirali in delegirali, določimo rok za dokončanje. Poleg polja se izriše ikona
»Zahtevaj potrditev sprejema«. Ta ukaz na nek način aktivira opomnik, saj se prvi opomniki vežejo ravno na zahtevo, da odgovorna oseba (oseba, ki smo ji opravilo delegirali) s klikom na gumb »
Potrdi sprejem« potrdi, da je opravilo videla.
Tako se začne sosledje naslednjih dogodkov.
Odgovorna oseba dobi sporočilo takoj, ko je bil oddan zahtevek za potrditev sprejema. Sporočilo, ki ga odgovorna oseba dobi v aplikaciji vsebuje ime osebe, ki ji je opravilo delegirala in povezavo do tega opravila.
Nato se odvijeta dva možna scenarija
- Odgovorna oseba ne potrdi prejema, kar pomeni, da opravila ni videla oziroma ga ignorira.
- od trenutka, ko kreator zahteva potrditev opravila, pa do roka za izvedbo opravila preteče 10% časa, odgovorna oseba dobi nov mail v katerem jo aplikacija opominja, da je preteklo že 10% vsega časa, ki je na voljo za izpolnitev delegirane naloge.
...če odgovorna oseba še vedno ne potrdi prejema...
- ko do roka za izvedbo opravila preteče 20% časa, odgovorna oseba dobi nov mail v katerem jo aplikacija opominja, da je preteklo že 20% vsega časa, ki je na voljo za izpolnitev delegirane naloge. Poleg tega dobi enako obvestilo tudi kreator opravila – aplikacija mu na tak način sporoči, da odgovorna oseba opravila še ni videla.
...če odgovorna oseba še vedno ne potrdi prejema...
- po preteku 30% časa dobi sporočilo samo kreator in sicer ga aplikacija opozarja, da odgovorna oseba ni potrdila prejema opravila.
Hkrati aplikacija:
- zapre in arhivira opravilo, ki ga odgovorna oseba ni prevzela
- naredi temu opravilo novo pod-opravilo z enakim, a nekoliko dopolnjenim naslovom (naslov...poskus 2 – da nam je že iz naslova jasno, da gre za novo opravilo)
- in na tem opravilu določi za odgovorno osebo kreatorja opravila.
- Odgovorna oseba je potrdila prejem opravila. To naredi tako, da na samem opravilu klikne na gumb »Potrdi sprejem«. To lahko naredi takoj oziroma preden preteče 30% časa, ki je na voljo do samega roka za izvedbo.
- odgovorna oseba dobi obvestilo, ko preteče 30% in 60% časa do zastavljenega roka za dokončanje z opozorilom, koliko časa je že preteklo.
- ko preteče 80% vsega časa, ki je bil na voljo in opravilo še vedno ni zaključeno dobi sporočilo tako odgovorna oseba kot tudi kreator sporočila.
- V kolikor odgovorna oseba (na katerem koli koraku) vpiše začetek in zaključek izvajanja – se pravi zaključi opravilo, je o tem obveščen tudi kreator opravila.
V primeru, da bi želeli prilagoditi na koliko časa se pošlje opozorilo, to lahko naredite na splošnih nastavitvah (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve) in sicer se procenti zapišejo v nastavitev z imenom ProcentiZaOpominjanjeTaskov. Številke se ločijo z vejico.
Hkrati pa je potrebno popraviti tudi naslove sporočil, ki se nahajajo v splošnih nastavitvah pod nazivi Zadeva_1_0, Zadeva_2_0, Zadeva_3_0, Zadeva_4_0 in Zadeva_5_0.
V kolikor vrednosti v splošni nastavitvi ProcentiZaOpominjanjeTaskov nimamo vpisanih, se postopek opominjanja ne sproži. Ostane pa funkcija »Potrdi sprejem« odgovorne osebe.