Postopki aplikacije InMaster » Postopek za stranke

Kako do zaloge

Postopek naročanja v podjetju

Za vsako naročanje moramo uporabljati module, ki omogočajo vodenje zalog – ustrezne listine in skladišča.

Kaj potrebujemo?

Imeti moramo vnešene artikle, ki jih želimo prodajati/naročati, z ustreznimi minimalnimi in maksimalnimi količinami zaloge.
V meniju Trgovina => Artikli pod podnaslovom »Zaloga« v polja Min. količina in Max. količina, za vsak artikel, vpišemo želene količine.

Na zavihku Poročila => Poročila nabave => Poročilo za naročaje izberemo »Tip izpisa – pojavno okno« in potrdimo izbiro s klikom na gumb »Izpiši poročilo za naročanje«.
Odpre se nam pojavno okno s spiskom vseh artiklov, ki jih imamo vpisane v aplikaciji z vsemi informacijami o trenutni zalogi oziroma naročilih.

Pa si pobližje poglejmo tabelo:

Šifra artikla in Ime artikla sta polji, ki jih aplikacija vzame iz forme za vnos artiklov.
Blag. zaloga – blagovna zaloga – je dejanska fizična zaloga artiklov, ki jo imamo v naših skladiščih.
Naročena kol. - naročena količina – gre za že vpisana naročila, ki smo jih bodisi samo naredili s pomočjo tega poročila ali pa tako, da smo na roke izpolnili naročilnico (Listine => Nabavne listine => Naročilnice). Ob naročanju se upošteva tudi ta, že naročena količina, ki se prišteje k obstoječi blagovni zalogi.
Min zaloga, Max zaloga – prikaz vpisanih količin na samem artiklu.
Naročeno v enem mesecu – prikaz števila naročenih kosov artikla v zadnjem mesecu.
Naročeno v enem letu – prikaz števila naročenih kosov artikla v zadnjem letu.
Prim. dobavitelj - primarni dobavitelj – tega določimo na samem artiklu. Naročilnica se bo glasila na tega dobavitelja. Na sami naročnici lahko dobavitelja kasneje tudi zamenjamo preprosto tako, da zamenjamo poslovni stik listine.
Količina - sem ročno vpišemo ali pa avtomatično določimo število kosov artiklov, ki jih želimo naročiti.
Naroči – s kljukico v tem polju potrdimo, da želimo ta artikle z vpisano količino dodati na naročilnico.

Kot smo že omenili, lahko količino naročila vpišemo na roke. Druga možnost pa je seveda lažja, če smo prej določili minimalno in maksimalno zalogo.

Možnosti pa so različne kombinacije izbirnikov »Izbira« in »Napolni količine«.

Izbira	Napolni količino
Označi vse	do minimalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo.
Označi vse	do sredine med min in max zalogo	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je srednja vrednost med vpisano minimalno in maksimalno zalogo. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo.
Označi vse	do maximalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge	do minimalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge	do sredine med min in max zalogo	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo.
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge	do maximalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila	do minimalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila	do sredine med min in max zalogo	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo. označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila
označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila	do maximalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge	do minimalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo.
označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge	do sredine med min in max zalogo	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo.
označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge	do maximalne zaloge	Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo.

Ko določimo parametre po katerih želimo naročati izbiro potrdimo z gumbom »Kreiraj naročilo«.

Aplikacija nam bo kreirala naročilnice z ustreznimi količinami artiklov. Naročilnic je toliko, kolikor je različnih poslovnih stikov navedenih kot primarni dobavitelj za naročene artikle.

Naročilnice (Listine => Nabavne listine => Naročilnice) lahko bodisi v tiskani obliki oziroma v pdf obliki preko elektronske pošte posredujemo dobavitelju in na tak način svoj del naročanja opravimo.

Prevzem artiklov brez naročilnice

Prevzem artiklov seveda lahko naredimo brez naročilnice. Ko artikle prejmemo izpolnimo prevzemnico oziroma kar nabavni račun in jo/ga knjižimo.
Pozor!
V kolikor smo naredili nabavni račun nam ni potrebno posebej narediti prevzemnice, ker jo ob knjiženju aplikacija naredi sama. Ravno zaradi tega je potrebno ob prejemu nabavnih računov vedno preveriti, če nismo že prevzeli artiklov s prevzemnico. Če smo jih, je potrebno nabavni račun povezati na pripadajočo knjiženo prevzemnico. To naredimo tako, da na knjiženi prevzemnici za katero smo prejeli nabavni račun, kreiramo le tega s klikom na ukazni gumb »Kreiraj nabavni račun«.

Prevzem artiklov z naročilnico

Ne glede na to, ali smo kreirali naročilnice »na roke«, ali pa s pomočjo poročila za kreiranje naročilnic je postopek enak.

V primeru:

da dobimo celotno naročilo dobavljeno v enem kosu in ob tem prejmemo tudi nabavni račun.
- iz naročilnice preprosto kreiramo nabavni račun in ga knjižimo;
  - naročilnica je tako označena s kvalifikatorjem »Dobavljeno«. Naročilnica ostane v spisku, lahko pa jo seveda umaknemo iz seznama aktualnih tako, da na desni označimo kvalifikator »Dobavljeno – ne sme biti«
da dobimo samo nekaj kosov naročenih artiklov in ob tem prejmemo tudi nabavni račun.
- iz naročilnice kreiramo prevzemnico z ukaznim gumbom »Kreiraj prevzemnico«
- iz prevzemnice pobrišemo artikle, ki jih nismo prejeli oziroma popravimo količine
- knjižimo prevzemnico z gumbom »Knjiži in prikaži«
- odpre nam knjiženo prevzemnico in iz nje s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj nabavni račun« naredimo ustrezen nabavni račun, ki ga nato knjižimo.
  - naročilnica je tako označena s kvalifikatorjem »delno dobavljeno«.
  - ko dobimo preostale artikle ponovimo postopek, dokler ne dobimo vseh naročenih artiklov.
  - naročilnica dobi status »Dobavljeno«. Naročilnica ostane v spisku, lahko pa jo umaknemo iz seznama aktualnih tako, da na desni označimo kvalifikator »Dobavljeno – ne sme biti«
da dobimo celotno naročilo dobavljeno in ob tem prejmemo samo prevzemnico.
- iz naročilnice kreiramo prevzemnico z ukaznim gumbom »Kreiraj prevzemnico« in jo knjižimo
  - naročilnica dobi status »Dobavljeno«. Naročilnica ostane v spisku, lahko pa jo umaknemo iz seznama aktualnih tako, da na desni označimo kvalifikator »Dobavljeno – ne sme biti«
- ko dobimo nabavni račun, poiščemo ustrezno knjiženo prevzemnico in iz nje s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj nabavni račun« naredimo ustrezen nabavni račun, ki ga nato knjižimo.
da dobimo samo nekaj kosov naročenih artiklov in ob tem prejmemo samo prevzemnico.
- iz naročilnice kreiramo prevzemnico z ukaznim gumbom »Kreiraj prevzemnico«
- iz prevzemnice pobrišemo artikle, ki jih nismo prejeli oziroma popravimo količine in jo knjižimo
  - naročilnica dobi status »delno dobavljeno«.
- ko dobimo preostale artikle ponovimo postopek, dokler ne dobimo vseh naročenih artiklov.
  - naročilnica dobi status »Dobavljeno«. Naročilnica ostane v spisku, lahko pa jo umaknemo iz seznama aktualnih tako, da na desni označimo kvalifikator »Dobavljeno – ne sme biti«
- ko dobimo nabavni račun, kreiramo nov nabavni račun v aplikaciji in na njem s pomočjo ukaznega gumba "Kreiraj zbirni račun" dodamo vse knjižene prevzemnice, ki vsebujejo artikle na računu.

Občasno svoje naročilo tudi v celoti ali delno prekličemo.

V kolikor prekličemo naročilo v celoti lahko naročilnico enostavno izbrišemo.
V kolikor pa smo že prevzeli del naročenih artiklov, drug del pa zaradi takega ali drugačnega razloga ne bomo dobili, lahko naročilnico zapremo z ukazom »Zaključi naročilnico«, ki ga najdemo med ukaznimi gumbi na desni strani. Aplikacija nas bo opozorila, da bodo izbrisane vrstice artiklov, ki še niso bile prevzete (s knjiženo prevzemnico ali knjiženim nabavnim računom) in če izbiro potrdimo, se bodo vrstice tudi izbrisale. Naročilnica pa se bo označila s kvalifikatorjem »Dobavljeno«.