Inventura

Splošni napotki

Inventura se vedno izvaja za vse lokacije (vsa skladišča), ali pa za določen artikel na vseh lokacijah. Delna inventura je seveda možna, vendar računovodsko nesmiselna, ker ne zajame artiklov, ki so na napačnih lokacijah (višek manjko na različnih lokacijah).
Povzroči lahko tudi dvojno napako zaradi kombinacije manjko – višek na eni lokaciji in višek manjko na drugi.

Pred začetkom inventure je potrebno ustaviti vse postopke, ki vplivajo na zaloge blaga.
Zaključiti je potrebno vse prevzeme, oddaje, izmete, delovne naloge v delu dokončati in poknjižiti.

Pred začetkom inventure naj vodstvo podjetja v skladu z notranjimi pravili oblikuje/definira:

  • čas inventure (od, do)
  • odgovorno osebo inventure (kdo odgovarja za inventuro)
  • pomočnike odgovorne osebe, ki imajo znanja o blagu, ki se bo štelo (koga se vpraša, če je dilema na vsebinsko strokovni ravni glede materiala)
  • osebe, ki bodo štele / vnašale podatke o preštetem blagu (osebje, ki dejansko šteje artikle)
  • osebe, ki bodo uskladile preštete podatke in pripravile listine za finančno računovodsko službo. (osebje, ki združi vse preštete podatke, jih prekontrolira in uskladi v enoten dokument, in ki pripravi končne računovodske listine za FRS)
Svetujemo, da se prešteto blago označuje (zelena | oranžna | rdeča pika na označevalnem listku). (zelena vse OK pri štetju, oranžna – potreben je dodaten pregled, rdeča – štetje ni možno …)

Osebe, ki štejejo ne smejo biti neposredno vpletene v postopke z blagom, ali pa potrebujejo vsebinski nadzor nadrejenih.

Osebje naj se seznani s pomenom štetja in namenom inventure. Seznani naj se jih s preverjanjem njihovega dela (naključne ponovitve štetja) in s posledicami malomarnega štetja.

Osebje, ki šteje naj nima dostopa do podatkov o stanju zaloge, ki je zabeležena v aplikaciji. Izjeme se skupaj z odgovorno osebo inventure rešujejo v drugem delu.

Pri inventuri se ugotavljajo trije podatki o blagu:
  • mesto nahajanja – lokacija
  • količina na tej lokaciji
  • identifikator tega blaga – lot oznaka

V tem vrstnem redu se vnaša tudi štetje v aplikacijo:

  • poskenira se koda lokacije,
  • vpiše se prešteta količina na tej lokaciji,
  • poskenira se koda preštetega artikla.


 

Inventura menu stetja1. del – štetje blaga:

Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja inventurnega modula gre na inventurno štetje tako, da klikne:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Štetje artiklov (slika desno)

 

 

Naloži se seznam različnih štetij. Na primeru spodaj vidimo, da so poimenovana po osebah, ki opravljajo štetje, tako jih lažje ločimo in pozneje rešujemo morebitne nejasnosti neposredno z osebo, ki je štetje opravila:

Inventura seznam stetja



Po kliku na obstoječo listo štetja, ali dodajanju nove, se odprejo podrobnosti liste:

Inventura vnos stetja

Kazalko se postavi v polje za vnos podatkov (tako, da kliknemo nanj) in vnašamo podatke v tem vrstnem redu:

  • količina preštetih artiklov
  • lokacija štetja
  • koda artikla

    Izjeme:
    • če je količina enaka 1, je ni potrebno vpisovati
    • če se vsi artikli nahajajo na isti lokaciji, kode lokacije potrebno vnašati
    • če se zmotimo in želimo popraviti vnešeno količino, se lahko vnese tudi negativno količino.
      Npr.:
      • vnesli smo količino 9, morali pa bi 8.
      • vpišemo -1 in poskeniramo ponovno isto kodo artikla

Ko poskeniramo trojček podatkov količina, lokacija, koda artikla, izgleda polje takole:

Inventura vnos stetja s skladiscem

Lokacija štetja je bila poskenirana iz kode lokacije na vrednost Osnovno skladišče
Količina do sedaj preštetih teh artiklov na tej listi je bila 12
Koda artikla je bila pomivalni_stroj5

Pozor: Količina se vpisuje s predznakom + ali - (da se loči od šifer artiklov)
Vpis količine do 3 cifer (max 999) je možen tudi brez predznaka +, vendar je bolje, da se vedno uporablja predznak +, da ne pride do napak / zamenjav.

V kolikor se v skladišču uporablja InMastrove označevalne listke, so vse kode v obliki oznak tipa QR na listkih in jih sistem samodejno prepozna. Postopek je tako izveden z

  • vnosom količine artiklov prek tipkovnice terminala
  • skeniranjem kode lokacije
  • skeniranjem kode artikla

Poskenirani artikli se zapisujejo na dnu števne liste:

Inventura presteto

Artikli se ob skeniranju na listo samo dodajajo, po osvežitvi pa tudi seštejejo in uskladijo po istih kodah artiklov (zaradi hitrejšega dela pri skeniranju)

Inventura menu obdelava2. del - Obdelava inventure:

Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja obdelave inveture, odklika na:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Obdelava inventure (slika desno)

Prikaže se seznam vseh odprtih obdelav inventure. Če z obdelavo komaj začenjamo, je seznam prazen in dodamo lahko obdelavo s klikom na »plus« v orodni vrstici:

Inventura seznam obdelava

S klikom na ime obdelave se naložijo podatki obstoječe, ali pa prazen obrazec za novo inventurno obdelavo, kjer vpišemo naslednja polja:

  • Opis obdelave - obdelavo poimenujemo tako, da bomo kasneje nedvoumno vedeli za katero obdelavo gre
  • Datum zaloge - v to polje vpišemo datum na katerega se preverja zaloga
  • Datum inventure - izberemo datum na katerega je bilo izvedeno štetje
Po vpisu vseh treh polj formo shranimo nato pa je potrebno v obdelavo uvoziti liste štetja, kar storimo z ukazom Dodaj listo preštetih elementov ali z ukazom Dodaj vse nedodeljene liste preštetih artiklov, ki hkrati doda vse liste štetja, ki še niso bile dodeljene v obdelavo. Dodane listine so naštete pod naslovom "Vključena inventurna štetja"

Inventura vnos obdelave

Inventura preracunajZalogo1
Če delamo s posamezno listo, jo izberemo s pojavnega okna, počakamo, da sistem obdela celoten seznam štetja in ga uvrsti v seznam.
Dodamo vse liste, ki jih potrebujemo za to obdelavo in po zadnji kliknemo na ukaz za preračun zaloge.

 

Pred preračunom lahko uskladimo artikle, ki imajo enako kodo, se nahajajo na različnih skladiščih in imajo nasprotna stanja:

Primer:
Artikel ABC 123 imamo na 3 lokacijah, po štetju odkrijemo, da je stanje med lokacijami  na lokaciji A1 5 kosov manjka, na lokaciji A2 so 3 kosi viška, na lokaciji A3 pa sta 2 kosa viška. Artikel imamo torej v točnem stanju, vendar na napačnih mestih. Stanje lahko uskladimo z medskladiščnico, ki uskladi lokacije z dejanskimi.

Ukaz Premeči artikle na napačnih skladiščih pripravi medskladiščnico za artikle, ki imajo zaloge na več skladiščih in nasprotna stanja, ki se jih da »poravnati« s premiki med lokacijami (na eni lokaciji višek, na drugi manjko). 

Ukazni gumb Premeči artikle na napačnih skladiščih nam odpre pojavno okno, kjer vrsti najdemo vse artikle, katerih štetje ni ustrezalo dejanski zalogi na skladiščih, kjer so bili prešteti – viški ali manjki istega artikla pa so bili prešteti na drugih skladiščih.

Vsak izpisan artikel ima poleg skladišča, zaloge in dejanskega preštetega stanja tudi stolpec Uskladitev, kjer aplikacija že avtomatično doda število kosov, za katero je možna zamenjava med skladišči. Zamenjavo naredimo z medskladiščnicami, ki jih aplikacija kreira na dva načina.
Zgoraj desno lahko z ukaznim gumbom »Avtomatsko kreiraj vse medskladiščnice« - in aplikacija bo za vsak navedeni artikel kreirala medskladišnico. Na ekranu lahko spremljamo obdelavo.

Pojavnega okna ne zapiramo, saj s tem prekinemo obdelavo!

Še vedno pa seveda obstaja možnost, da vsako postavko pregledamo in kreiramo medskladiščnico z ukanim gumbom »Kreiraj medskladiščnico«, ki se nahaja ob vsaki zamenjavi. Ob tem lahko seveda tudi poljubno popravimo število v polju Uskladitev.

Količine v vrsticah, kjer imamo "negativno razliko", so v plus, kjer imamo pa pozitivno razliko, so v minus (na vseh vrsticah poskušamo spraviti razliko proti ničli – glej sliko zgoraj). Vedno se dela po eno medskladiščnico naenkrat (en artikel in poljubno vrstic za ta artikel).

Ko smo vse artikle prenesli na prava mesta, ponovno poženemo ukaz Preračun zalog in pričnemo z obdelovanjem rezultatov inventure.

* * *

Usklajevanje inventure po LOT-ih

Postopek ni priporočen, saj z menjavo lotov lahko otežimo sledljivost!

Ukazni gumb Usklajevanje inventure po LOT-ih nam lahko zamenja lote enakega artikla med sabo. Aplikacija to naredi za avtomatskim dodajanjem oddajnic, ki lot artikla, ki ga imamo na zalogi preveč knjižijo z minus količino, lot artikla, ki ga je premalo pa doda na listino z isto količino v plus. To lahko naredimo za vse postavke na enkrat z gumbom Avtomatsko kreiraj vse oddajnice, ali pa vsakega posebej z gumbom »Kreiraj oddajnico« pri vsaki taki zamenjavi.

Na prikazu nam poleg lotov, ki so primerni za zamenjavo, pokaže tudi skladišče kjer se lota nahajata, njihovo zalogo, prešteto količino in razliko. V stolpcu Uskladitev pa aplikacija že sama zapiše maksimalno količino za zamenjavo, ki pa jo lahko seveda tudi fizično popravimo.

* * *

 

Inventura potrebenPreracunInventura preracunajZalogo1Po izvedbi ukaza, zaprite okno, po osvežitvi okna boste videli, da se je ponastavil kvalifikator Potreben preračun, ker se je spremenilo stanje zalog.

Preračun lahko izvede na koncu »čiščenja zamenjav« z ukazom Preračunaj zaloge.


Inventura filter obdelavaZa lažje delo na seznamu artiklov so na voljo tudi bližnjice:

  • levi klik na id artikla odpre podatke o tem artiklu v novem zavihku
  • desni klik na id artikla odpre podatke o dogodkih tega artikla v novem zavihku

ID artikla na katerega je potrebno klikniti za prikaz podrobnosti se nahaja v prvem stolpcu inventurne tabele.


Tabelo inventure premikamo gor / dol s puščicami na desni stani:

  • enojna puščica premakne tabelo za eno vrstico gor / dol
  • dvojna puščica jo premakne za en zaslon

Na dnu tabele je izpisano skupno število vrstic inventure, ki ustreza filtrom zgoraj in katere vrstice se trenutno prikazujejo iz tega izbora.

Preračunaj zalogo

Ko se obdelava preračuna zaključi nas pričaka seznam artiklov v različnih barvah:

  • bela (belo ozadnje) – vse OK
  • zelena (zeleno ozadnje) – urejeno stanje
  • rdeča (rdeče ozadnje) – razlika med zalogo in štetim stanjem

V spisku vidimo katere števne liste vsebuje (vključena inventurna štetja), omejimo lahko samo prikaz artiklov z zalogo ali brez, lahko filtriramo tudi po negativni zalogi (teoretične materialne napake …)

Ključni podatek za usklajevalca je v predzadnjem stolpcu Ostane - ta izpiše razliko med količino štetega blaga in količino, ki je zavedena v sistemu.

Artikel se uredi z vpisom količine v ustrezen stolpec, ki bo izenačil zalogo s kreiranjem ustreznega dokumenta in računovodske sledi. Možnosti so:

  • zamenjava (stolpec Zamen.) - količina, ki je bila zamenjana z drugim artiklom
  • kalo (stolpec Kalo) – količina, ki odstopa zaradi kala (razbitja, razlitja, razsutja, loma …)
  • lastna poraba (stolpec Lastna) – količina, ki je bila porabljena v lastnih postopkih (in za kar obstajajo ustrezni računovodski dokumenti)
  • manjki in viški (stolpec manjki / viški) – količina, ki predstavlja manjko ali višek blaga

Ko se količine v stolpcih ujamejo v razliko 0, se ta pobarva v zeleno in lahko nadaljujemo na drug stolpec.

Primer:
za artikel smo manjkajočih 11 kosov našli na skladišču izmeta, ker so bili poškodovani in bodo z zapisnikom predani v ustrezno hrambo / uničenje. Količino 11 vnesemo v stolpec Kalo, ki uskladi zalogo.

Najpogosteje se srečamo z viški in manjki, ki jih uskladimo z vpisom količine v stolpcu Manjki / Viški, ki je lahko

  • pozitivna (višek artikla – prešteli smo jih več, kot pa jih imamo na računovodski zalogi ) ali
  • negativna (manjko artikla - moralo bi jih biti več, kot pa smo jih našli pri štetju)

Če je potrebno narediti poročilo o razlogu za kalo / izmet, se naredi izmet po postopku za izmet za vse artikle, kjer imamo kalo in potem ponovno požene Preračun zaloge.

Če so pri inventurnem štetju kakšne posebnosti (ve se, da so artikli nekje drugje in jih ni bilo moč prešteti v okviru štetij artklov) so na voljo dodatni štirije stolpci Prešt 1 do Prešt 4, kjer lahko vpišemo 4 take izjeme, na dnu pa moramo dodati komentarje kaj pomeni posamezen stolpec.

3. del – zaključevanje inventure

Ko so usklajene in raziskane vse inventurne razlike je potrebno v sistemu izdelati ustrezne računovodske listine, ki služijo izenačitvi zalog z dejanskim stanjem v skladiščih.

Inventura preracunajZalogoKo imamo je celotna inventurna lista usklajena, se na dnu vidi podatek Količina ostane, ki mora biti 0, To pomeni, da je inventura usklajena in lahko naredimo prevzemnice in oddajnice za vse vrstice, ki smo jih vpisali v manjke, viške, kalo in lastno porabo.

To naredimo tako, da kliknemo na ukaz Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune.


Ukaz sproži obdelavo, ki pregleda in obdela inventurni seznam in pripravi listine za knjižbe manjkov, viškov, zamenjav in ostalih dejanj nad artikli zaloge.
Finančno računovodska služba te listine uporabi kot osnovo za knjižbe teh dogodkov. (kot inventurno stanje na nek datum)

Pozor - Ta ukaz se lahko požene tudi preden je inventura popolnoma usklajena, vendar v tem primeru zahteva od uporabnika pojasnilo, zakaj se knjiži neusklajena inventura. Inventure, ki je zaključena, ne moremo več spreminjati, lahko pa naredimo nov dokument inventure.

Inventurna komisija potem napiše inventurni zapisnik, kjer se utemelji vse viške in manjke ipd. Člani inventurne komisije tak zapisnik potem podpišejo in ga skeniranega dodajo v aplikacijo na samo obdelavo inventure.(dokumentni sistem)

Posebnosti in funkcionalnosti inventurne tabele

  • levi klik na šifro artikla v prvem stolpcu pokaže v novem oknu/zaviklu podatke tega artikla
  • desni klik na šifro artikla v prvem stolpcu pokaže v novem oknu/zaviklu dogodke tega artikla ( enako kot ukaz "Prikaži dogodke artikla" na urejanju posameznega artikla )
  • spisek lahko filtriramo s kljukicami nad spiskom ali z vpisom texta v polji "Id artikla" in "Ime/naziv artikla" nad tabelo
  • tabelo premikamo gor/dol s puščicami na desni stani, Enojna puščica premakne tabelo za eno vrstico gor/dol, dvojna puščica za en zaslon
  • na dnu tabele imamo izpisano skupno število vrstic inventure, ki ustreza filtrom zgoraj in katere vrstice se trenutno prikazujejo iz tega izbora.

Atomizirani podatki

v uvodu smo zapisali, da je potrebno pred inventuro zaključiti vse postopke, ki bi lahko vplivali na stanje zalog. Posebej občutljivo področje je proizvodnja, saj v osnovi spreminja več izdelkov v enega (sestavnice / recepture / porabe ...).
Kljub vsemu, pa včasih potrebujemo poročilo (za dobavitelja, za planiranje, za naročnika ...), ki sestavljene (proizvedene) artikle prikaže v stanju zaloge, ki je veljalo na začetku proizvodnje.

Inventura atomiziranaInventuraPrimer:
Artikel A proizvajamo iz sestavnih delov B, C in D po recepturi, ki pravi, da se vzame 2 kom. B, 3 kom. C in 1 kom. D, da bi dobili 1 kom A.
Če na inventuri preštejemo 5 kom. izdelka A, smo zanj porabili 10 kom. B, 15 kom. C in 5 kom. D.

Poročilo Pripravi atomizirano inventuro naredi točno to. Poročilo se nahaja med dodatnimi ukazi na spisku artiklov (Trgovina => Artikli, dodatni ukazi na desni strani)
Ker se poročilo lahko izdeluje dalj časa, se po kliku zapiše med sistemska opravila.

 

Inventura sistemskaOpravila Ko je poročilo izdelano, do njega pridemo prek bližnjice sistemskih opravil
(ikona tipa, ki sloni na lopati)















Zaključevanje, arhiviranje inventurnih dokumentov

Ko je inventura v celoti fizično obdelana, urejena in usklajena jo je potrebno zaključiti.
To se naredi na posamični obdelavi inventure z ukazom Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune

Dokumenti se po obdelavi posredujejo v FRS, da jih ustrezno obdela.
K poročilu inventurne komisije lahko priložite tudi končno ugotovljeno inventurno stanje, kar narediti s poročilom Izvozi tabelo obdelave inventure v xls, ki celotno inventuro izvozi v excelovo datoteko, da jo potem lahko popečete na cd, ali natisnete na papir za arhiv.

Oba ukaza se nahajata na posamični obdelavi inventure v sklopu dodatnih ukazov na desni strani.

 

Povezana navodila