Oddaja računov na UJP-portal

Podatki, ki morajo biti predhodno izpolnjeni, da lahko izpeljemo postopek

  1. Priskrbimo digitalno potrdilo - certifikat - s katerim se identificiramo na portalu (sigen ca, poštarca,...), ki ga uvozimo v našo aplikacijo Nastavitve => Nastavitve APP => Certifikati
    Nekateri certifikati so brezplačni, nekatere pa je potrebno plačati.
  2. Obvestimo našega skrbnika aplikacije, o naši želji, da se sproži postopek prijave vašega certifikata na portal
  3. Poslovni stiki, ki so proračunski uporabniki morjo biti pravilno izpolnjeni - IUP portal zahteva naslednja polja:
    • Šifra – to lahko vpišemo sami, v kolikor je ne, jo določi računalnik. Naša lastna šifra nam kasneje pomaga pri iskanju v spiskih poslovnih stikov.
    • Davčna številka – vpišemo davčno številko ob koncu vrstice kliknemo na lupo. Aplikacija bo poskusila najti poslovni stik v ajpesovi bazi in napolniti vsa polja, ki jih tam najde. Vse kar moramo storiti je, da vpise pregledamo in uredimo morebitne napake.
      Zdaj bi že morali imeti napolnjena vsa polja, ki jih potrebujemo, da lahko za ta poslovni stik izdamo račun za proračunskega uporabnik, ampak  vseeno poglejmo še ostala.
    • Ime - Naziv poslovnega stika, po katerem ga iščemo tudi v spiskih
    • Dolgo ime - Naziv poslovnega stika, ki se bo videlo na  tiskanem računu
    • Naslov - Naslov poslovnega stika, ki se bo videlo na listinah
    • Pošta - Poštno številko, za razliko od zgornjih polj, dodamo tako, da kliknemo na ikono izbirnika, ki se nahaja ob polju. Odpre se novo pojavno okno, ki vsebuje slovenske poštne številke. Številko poiščemo in izberemo s klikom miške.
    • Telefonska številka - v kolikor jo imamo podano mora vsebovati le številke
    • Matična številka -  matična številka poslovnega stika.
    • Bančni računi - Bančni račun stranke dodamo z gumbom »Dodaj bančne podatke«.  Ime računa je poljubno, lahko pa sem vpišemo za katero banko gre. V številko računa vpišemo številko vključno z začetkom SI56. Preko izbirnika dodamo še banko, ki je za proračunskega uporabnika vedno Banka Slovenije. Izberem pa tudi valuto Evro.

      Kvalifikatorji
      Na desni strani je potrebno označiti za kakšen poslovni stik. Kvalifikatorjev je kar nekaj, našteli pa bomo le tiste, ki so za naše poslovanje pomembni. Take kvalifikatorje označimo s klikom miške, kar podatek označi s kljukico.
    • Kupec – s tem kvalifikatorjem označimo vse naše kupce. Če te oznake nima, ga ne moremo dodati na račun.
    • Davčni zavezanec – v kolikor je naš kupec tudi davčni zavezanec, označimo ta kvalifikator.
    • Prejemnik eRačunov – v kolikor želimo, da naša stranka prejema e-račune, jo označimo s tem kvalifikatorjem.
    • Prejemnik e-mail računov – v kolikor želi stranka prejemati račune tudi preko elektronske pošte, ga označimo s tem kvalifikatorjem
    • Proračunski uporabnik - V kolikor je stranka proračunski uporabnik označimo tudi ta kvalifikator.

      Kadar koli lahko te podatke tudi popravimo oziroma spremenimo.
  4. Na sami listini je potrebno vpisati številko naročilnice oziroma pogodbe - polje za vpis obeh številk najdemo pod naslovom Referenčne listine. Polja datumov so opcijska.

Potek oddaje e-računov na UJP-portal

Račune smo knjižili, zato jih zdaj najdemo med knjiženimi računi. Radi pa bi jih oddali preko UJP portala. Na desni strani pod Dodatni ukazi najdemo gumb Oddaja eRačunov na UJP. Opre se nam okno, kjer izberemo naš certifikat, s katerimo smo prijavljeni na portalu in vpišemo geslo, ki smo ga sami določili ob uvozu certifikata.  Odpre se nam okno, kjer določimo kateri računi se bodo poslali iz naše aplikacije na portal UJP.
Da omejimo račune na aktualne vpišemo v datumske polje od katerega do katerega datuma kreirane listine naj se oddajo preko e-računov. Lahko pa vpišemo številke listine in sicer od katere do katere številke listine, želimo da se oddajo preko e-računov.
Označeno mora biti tudi, da so prejemniki e računov. Ob opciji »Prejemnik eRačunov« mora biti izbrano »Mora biti« ob »Prejemnik računov po e-mailu« določeno »Ni pomembno«. To pomeni, da so gre tu le za poslovne stike, ki imajo na desni strani obkljukan kvalifikator »Prejemnik eRačunov«. Ko smo določili datume oziroma številke listine  kliknemo na gumb »Filtriraj«. Prikazal se nam bo spisek vseh listin, ki jih je mogoče oddati preko eRačunov. Če želimo katerega izmed njih izpustiti preprosto s klikom odstranimo kljukico ob koncu vrstice. Ko smo smo uredili tudi to, kliknemo na gumb »Oddaj eRačune«.

Prav tako kot na spisku imamo tudi na sami knjiženi listini možnost, da jo pošljemo na portal UJP. Na tak način pošljemo vsako listino posebej.

Na želenem knjiženem računu, ki ga izberemo v spisku vseh knjiženih računov, kliknemo na ukazni gumb »Oddaj eRačun na UJP«. Odpre se nam okence, kjer izberemo naš certifikat. Ko izberemo certifikat se nam odpre še eno okno, kamor vpišemo geslo, ki smo ga določili za svoj certifikat in ga potrdimo. S tem smo že poslali e-račun na portal UJP. 

Kot potrdilo pa na desni strani pod poljem Lastnosti dobimo oddajno številko pod katero se vodi naš račun.