Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov
Dokumente, ki jih lahko dodajamo na vsakem področju aplikacije InMaster, lahko tudi označimo z ustrezno mapo in s tem pripomoremo k lažjemu iskanju dokumentov - v spisku vseh dokumentov v stolpcu mapa sfiltriramo želeno mapo in tako pridemo do ustreznih dokumentov.
Tako kot je v InMastru v navadi, novo mapo dodamo z ikono za dodajanje, ki jo najdemo v desnem stolpcu spiska.
Šifra - Mape si poleg imen lahko označimo tudi s šifro, ki se pojavlja poleg imena v spiskih za fitriranje dokumentov. V zapletenejših postavitvah dokumentnega sistema nam preglednost šifer omogoča lažje iskanje. Šifro lahko recimo nastavimo v več sklopih po 3 številke, kjer nam vsak sklop ponazarja svoje področje (prve tri številke glavno področje, naslednje tri podpodročje - drugi nivo, naslednje tri področja tretjega nivoja itd.).
Ime mape - ni ga čez dobre besedne opise map, kjer že na prvi pogled vidimo, kaj se v njen nahaja.
Nadrejena mapa - na tem mestu izberemo nadrejene mape, v kolikor smo postavili sistem, kjer se mape gnezdijo.
Dobre strani elektronsko hranjenjih dokumentov v aplikaciji InMaster so:
Vsak dokument, ki ga dodamo v aplikacijo InMaster se veže na določen podatek (opravilo, poslovni stik, kontaktno osebo, spletno stran, različne listine, uporabnika...). Vsak uporabnik, ki ima v aplikaciji možnost dodajati dokumente in vsaj enega izmed podatkov lahko na njega doda / veže poljubno število dokumentov. Do teh dokumentov ima ta posameznik (v kolikor mu pravice niso odvzete), vse pravice – kar v prostem prevodu pomeni, da lahko ta dokument pregleduje, deli z drugimi, mu spreminja status, dodaja nanj nove verzije in ga tudi briše.
Dokumenti se navadno nahajajo na koncu vsake forme za dodajanje podatkov.
Pri dokumentih imamo nekaj ukaznih gumbov. Pa jih poglejmo.
Ustvari dokument iz predloge
V aplikaciji InMaster je mogoče pred-pripraviti dokumente, ki iz forme prikličejo določena polja, ki jih integrirajo v ta dokument.
Primer: V podjetju je lepo, da se držimo nekih standardov in zato z vsako novo stranko podpišemo standardno pogodbo o sodelovanju. Pogodba je vedno enaka, le podatki stranke se menjujejo.
Administrator aplikacije nam pripravi tako predlogo, in nam jo naloži v spisek, ki ga vidimo, ko kliknemo na gumb »Ustvari dokument iz predloge«.
Vpišemo nov poslovni stik z vsemi želenimi informacijami in pri dokumentih izberemo pripravljeno predlogo s pomočjo ukaznega gumba »Ustvari dokument iz predloge«. Med dokumenti se nam pojavi pogodba, ki ima že izpolnjena vsa želena polja – preostane nam le, da jo natisnemo, iz vseh strani podpišemo in skenirano vrnemo nazaj med dokumente tega poslovnega stika.
Dokument je lahko docx ali pdf formata – glej splošno nastavitev DokumentIzPredlogeVPDF
Skupaj s tako dodanim dokumentom lahko kreiramo tudi opomnik (npr - za obnovitev pogodbe) - glej splošno nastavitev PrikaziOpomnikPoIzbraniPredlogi
Dodaj bližnjico do dokumenta
Na podatek lahko povežemo dokument, ki je bil že dodan nekje v aplikaciji. To naredimo tako, da kliknemo na ukazni gumb »Dodaj bližnjico do dokumenta«. Odpre se nam pojavno okno, kjer s pomočjo izbirnega gumba odpremo izbirnik vseh dokumentov znotraj naše aplikacije – seveda vidimo samo tiste dokumente, ki jih po omejitvi pravic smemo videti. S klikom izberemo želenega in z gumbom »Poveži dokument« le-tega dejasnko povežemo s formo na kateri se nahajamo.
Pozor – na tem mestu imamo tako samo povezavo na ta dokument, zato dobi ikono (točka 9)
Glej tudi točki 17 in 18.
Dokument lahko naložimo na novo. Pred samim dodajanjem dokumenta lahko opredelimo kdo sme dokument videti.
Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom
V kolikor je dokument občutljive narave in bi želeli imeti dostop do njega samo mi, ga lahko tudi šifriramo. To naredimo s pomočjo našega lastnega certifikata, ki smo ga prej vnesli v aplikacijo. Z gumbom »Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom« izberemo certifikat, ki smo ga dali v aplikacijo (Nastavitve => Nastavitve app => Certifikati). Tako zakodiran dokument bo dostopen le z našim geslom za certifikat. Za razliko od naslednje opcije, ki jo lahko označimo »dokument je zaseben«, se razlikuje po tem, da takega dokumenta ne moremo več »odznačiti«
Glej: Certifikati
V kolikor dokument ni tako občutljive narave, da bi ga morali zaščititi s certifikatom, lahko z naslednjimi opcijami povemo, kako stopnjo zaščitenosti ima dokument, ki ga želimo naložiti. To seveda naredimo tik preden dokument dejansko naložimo.
V kolikor smo dokument že naložili, te opcije popravljamo na urejanju dokumenta (glej točko 11 - Označbe dokumenta)
Ko dokument dodamo lahko s tem dokumentom tudi upravljamo. Pa poglejmo kako tak izpis dodanega dokumenta lahko izgleda.
1. Predogled dokumenta – v kolikor je format dokumenta takšen, da se zanj lahko tvori predogled, aplikacija to tudi naredi. Slika predogleda se poveča, če se na njen pomudimo z miško. Velikost povečanega predogleda se nastavlja znotraj aplikacije.
2. Mapa dokumenta – Dokumente lahko dodajamo v mape in si s tem olajšamo iskanje. Mape dodajamo poljubno v šifrant, ki ga najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov. Dokument dodamo v mapo na urejanju (Glej točko 11)
3. Naziv oziroma ime dokumenta – le to je lahko enako imenu dokumenta, lahko pa ga ustrezno poimenujemo s pomočjo urejanja. (Glej točko 11)
4. Ob imenu dokumenta se navadno izpiše tudi velikost dokumenta v KB
5. Ikona, ki ponazarja za katero vrsto dokumenta gre (slika, xls...)
6. Datum in čas dodajanja dokumenta, ki se izpišeta pod nazivom dokumenta se zabeležita avtomatično, ko dokument dodamo. Pri povezavi dokumenta pa se doda datum in čas, ko je bil dokument povezan na podatek, na katerem se nahajamo.
7. Ime uporabnika, ki je dodal dokument oziroma tistega, ki je naredil povezavo tega dokumenta na podatek na katerem se nahajamo.
8. Na tem mestu se izpiše verzija dokumenta. 1.0 pomeni, da gre za originalen dokument. Ko zamenjamo dokument z novejšim (to naredimo na urejanju dokumenta (glej točko 9) – se ta številka popravi za eno številko npr.: 1.1.
9. Ta ikona se na prikazu dokumenta izpiše le, če gre za povezavo. Sporoča nam, da pred nami ni izvirni dokument, ampak je ta dokument na podatek na katerem se nahajamo le povezan.
10. Pravice na dokument – Sivo obarvana ikona nam pove, da na tem dokumentu (oziroma na tej povezavi dokumenta) ni posebej nastavljenih pravic. V kolikor se ikona obarva rdeče, pa nam to pove, da so na ta dokument vezane posebne pravice.
Ko želimo dokument deliti z drugimi uporabniki znotraj aplikacije to naredimo tako, da tem uporabnikom damo ustrezne pravice.
Pravice, da uporabnik naš dokument lahko vidi, lahko dodamo že s tem, da mu omogočimo, da ima možnost videti podatek na katerem se dokument nahaja.
Drugi način pa je, da mu pravice dodamo kar na dokument. To pa naredimo s klikom na ikono za določanje pravic. Odpre se nam pojavno okno, kjer lahko izberemo uporabnika oziroma skupino uporabnikov in jim dodamo ustrezne pravice.
Dodaj uporabnika - odpre se nam seznam vseh uporabnikov aplikacije, kjer izberemo osebo, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.
Dodaj skupino uporabnikov - odpre se nam seznam vseh skupin uporabnikov aplikacije, kjer izberemo skupino, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.
Izpišeta se tabeli uporabnikov in skupin z označenimi vrstami pravice.
Uporabnik/skupina - ime uporabnika ali naziv skupine, ki mu dodajamo oziroma odvzemamo določeno vrsto pravic. Ob imenu se nahajajo ikone, ki istočasno spremenijo vse pravice hkrati:
Odstrani pravice / z izjemo lastništva - klik na to ikono uporabniku / skupini odstrani vse pravice z izjemo lastniške. V kolikor je uporabnik lastnik tega podatka mu pravice ostanejo.
Dodaj vse prepovedi - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo prepoved na vse vrste pravic.
Dodaj vsa dovoljenja - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo dovoljenja na vse vrste pravic.
Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:
Vrste pravice se določijo s klikom na sivo ikono .
Ob kliku se ikona spremeni:
11. Uredi dokument – ikona nam odpre novo pojavno okno, kjer lahko, v kolikor imamo ustrezne pravice za spreminjanje dokumentov, spreminjamo določene značilnosti dokumenta.
12. Dodaj opravilo - ukaz nam doda novo opravilo tipa »Pošta in dokumenti«. V ime doda ime samega dokumenta, dokument pa tudi poveže na to opravilo.
13. Dodaj dokument v skupno rabo – odpre se nam pojavno okno, kjer določimo na kakšen način bo dokument posredovan drugim osebam.
Ko vpišemo vse razpošljemo dokument oziroma povezavo do dokumenta na vse napisane naslove z ukazom »Pošlji sporočilo«.
14. Prikaži nosilni element dokumenta – to ikono vidimo, če se nahajamo na povezavi dokumenta. Klik nanjo pa nas prestavi na podatek, na katerega je pripet originalen dokument, na katerega smo imeli narejeno bližnjico. (glej tudi točko 9)
15. Različice dokumenta – ikona kaže na sam dokument, ki se nahaja v izbirniku »Vsi dokumenti«. V kolikor za ta dokument obstaja več različic (verzij) le te vidimo na tem mestu, lepo razporejene po datumu dodajanja oziroma menjave. Tako imamo na enem mestu zbrano vso zgodovino tega dokumenta.
16. Izbriši dokument – v kolikor gre za bližnjico (glej točko 7) in ne dejanski dokument, s klikom na to ikono umaknemo povezavo. V kolikor pa gre za dejanski dokument pa ga s tem gumbom izbrišemo.
17. Dodaj bližnjico do dokumenta – s klikom na to ikono naredimo bližnjico dokumenta na katerem se nahajamo na nek drug podatek znotraj aplikacije InMaster. Odpre se nam pojavno okno, kjer izberemo tabelo podatkov, kamor želimo narediti povezavo do dokumenta na katerem se nahajamo. Ko izberemo tabelo podatkov, se nam pojavi izbirnik »Podatki«, kjer izberemo še specifičen podatek, kjer naj se povezava prikaže.
18. Seznam povezav na dokument z obveščanjem lastnikov povezav – pri tej ikoni se vidi koliko povezav je narejeno na dokument na katerem se trenutno nahajamo. Povezave so lahko narejene tudi na bližnjico dokumentov. Zato prvo število govori o številu vseh direktnih povezav, drugo število pa vseh povezav skupaj – tudi tistih, ki so narejene na že narejenih povezavah. V kolikor dokument zamenjamo ali spremenimo lahko o tem obvestimo vse, ki so posredno ali neposredno naredili povezave na ta dokument. Klik na ikono nam odpre pojavno okno, kjer vidimo seznam vseh direktnih povezav na dokument na katerem se nahajamo in njihovih lastnikov.
Ukazni gumb »Prikaži vse povezave« nam prikaže tudi tiste povezave, ki so na drugem, tretjem ali nižjem nivoju povezane na naš izvoren dokument, Z označbo ki se nahaja v stolpcu »obvesti« bo aplikacija tiste, ki smo jih označili obvestila o tem, da nameravamo dokument tako ali drugače obvestiti. Ko izberemo komu bomo obvestilo poslali in to potrdilo z gumbom »Pošlji sporočilo izbranim lastnikom povezav«, se nam odpre novo pojavno okno s formo za pošiljanje e-sporočila, ki ga poljubno izpolnimo.
Na desni strani tega okna imamo na izbiro če želimo, da se obvestilo pošlje tudi na sms oziroma, če želimo, da to sporočilo kaže na ta podatek, kjer se dokument nahaja. Pod tema opcijama imamo naštete uporabnike aplikacije InMaster, ki bodo to sporočilo dobili. Na tem mestu lahko katerega od uporabnikov tudi odznačimo. Ko smo z vsebino zadovoljni, sporočilo pošljemo z gumbom »Pošlji sporočilo«.
19. Na tem mestu vidimo izpis označbe dokumenta, če je ta seveda določen (glej točko 9). Na voljo so javen dokument, zaseben dokument, viden prijavljenim uporabnikom.
Dokumente vedno dodajamo na posamezne podatke. Kako si lahko pogledate navodilih "Dokumenti".
Namizje => Vsi dokumenti
V aplikaciji imamo tudi seznam vseh dokumentov. Na tem mestu lahko vsak vidi seznam vseh dodanih dokumentov na kateri koli formi v aplikaciji. Katere dokumente vidi pa je seveda nastavljivo s pravicami. Najbolj osnovno je, da vsak vidi vse svoje dokumente. Druga skrajnost pa je, da lahko nekdo vidi vse dokumente, ki so bili dodani v aplikacijo, ne glede na to kdo dejansko jih je dodal.
Pozor – »Vidi vse dokumente« je malce pretirano, saj dokumentov, ki so zaščiteni z osebnimi certifikati vidi le tista oseba, ki ima za ta certifikat geslo. Tudi dokumente, ki so označeni s kvalifikatorjem »zaseben dokument«, vidijo samo uporabniki, ki so dokument dodali. Razlika med enim in drugim je v tem, da je za razliko od »Zasebnega dokumenta«, dokument zaklenjen s certifikatom kriptiran tudi na strežniku in ga brez gesla ni mogoče prebrati.
Že na samem spisku imamo nekaj posebnosti, ki jih po drugih spiskih v aplikaciji ni.
Spisek dokumentov nima tipičnega gumba za dodajanje. Dokument bi moral biti vedno vezan na nek podatek znotraj aplikacije pa naj bo to poslovni stik ali pa preprosta zabeležka na opravilu kot »dospela pošta«. Zgolj zavoljo zelo netipičnih situacij smo na desni naredili možnost dodajanja nerazporejenih dokumentov – za take primere, ko dokumente dodaja v aplikacijo oseba, ki jih ne sme ali ne more razporejati.
Najprej je potrebno označiti morebitne kvalifikatorje, ki opredeljujejo dostopnost dokumenta (zaseben, javen, delno javen dokument alki viden prijavljenim uporabnikom) nato pa ga s pomočjo gumba »Izberi datoteko« izberemo na disku našega računalnika. Ko izbiro potrdimo, je dokument dodan.
Na spiskih pa imamo tudi poseben stolpec z ukazi, ki omogočajo upravljanje z dokumenti.
Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:
Ime dokumenta – izpiše se ime dokumenta, ki je navadno ime same datoteke, če ga nismo spremenili. Na tem mestu ga, z ustreznimi pravicami, lahko tudi spremenimo.
Mapa - na tem mestu lahko izberemo mapo, v katero želimo "vložiti" ta dokument, v kolikor nismo tega storili že pri samem vnosu dokumenta. Razporejanje po mapah nam pomaga, da v spisku lažje najdemo dokumente iz želenega področja. Mape so seveda stvar potreb podjetja, zato se jih tudi nastavlja ter kreira na nivoju podjetja. Formo za vnos in urejanje najdemo na Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov
V kolikor mapa ni izbrana se doda v osnovno mapo, ki smo jo poimenovali "Nerazporejeno".
Datoteka – klik na povezavo, nam bo prenesla najnovejšo verzijo dokumenta na naš računalnik. Poleg povezave sta še dva ukazna gumba:
Izvorni (ne povezani dokumenti) imajo nekoliko nižje pod naslovom »Verzije dokumentov«, priložene vse verzije tega dokumenta, ki smo jih dodajali na ta dokument. Glej Dokumenti – ikono Uredi dokumente.
Na samih podatkih, kjer dodajamo dokumente in spreminjamo njihove vrednosti se vedno prikaže samo zadnja verzija takega dokumenta. Da je nova verzija vemo le po številki verzije, ki je izpisana na prikazu dokumenta. Na tem mestu pa lahko vse te verzije tudi vidimo.