Pregled vseh dokumentov

Dokumente vedno dodajamo na posamezne podatke. Kako si lahko pogledate navodilih "Dokumenti". 

Spiski vseh dokumentov

Namizje => Vsi dokumenti

V aplikaciji imamo tudi seznam vseh dokumentov. Na tem mestu lahko vsak vidi seznam vseh dodanih dokumentov na kateri koli formi v aplikaciji. Katere dokumente vidi pa je seveda nastavljivo s pravicami. Najbolj osnovno je, da vsak vidi vse svoje dokumente. Druga skrajnost pa je, da lahko nekdo vidi vse dokumente, ki so bili dodani v aplikacijo, ne glede na to kdo dejansko jih je dodal.

Pozor – »Vidi vse dokumente« je malce pretirano, saj dokumentov, ki so zaščiteni z osebnimi certifikati vidi le tista oseba, ki ima za ta certifikat geslo. Tudi dokumente, ki so označeni s kvalifikatorjem »zaseben dokument«, vidijo samo uporabniki, ki so dokument dodali. Razlika med enim in drugim je v tem, da je za razliko od »Zasebnega dokumenta«, dokument zaklenjen s certifikatom kriptiran tudi na strežniku in ga brez gesla ni mogoče prebrati.

Že na samem spisku imamo nekaj posebnosti, ki jih po drugih spiskih v aplikaciji ni.

Spisek dokumentov nima tipičnega gumba za dodajanje. Dokument bi moral biti vedno vezan na nek podatek znotraj aplikacije pa naj bo to poslovni stik ali pa preprosta zabeležka na opravilu kot »dospela pošta«. Zgolj zavoljo zelo netipičnih situacij smo na desni naredili možnost dodajanja nerazporejenih dokumentov – za take primere, ko dokumente dodaja v aplikacijo oseba, ki jih ne sme ali ne more razporejati.
Najprej je potrebno označiti morebitne kvalifikatorje, ki opredeljujejo dostopnost dokumenta (zaseben, javen, delno javen dokument alki viden prijavljenim uporabnikom) nato pa ga s pomočjo gumba »Izberi datoteko« izberemo na disku našega računalnika. Ko izbiro potrdimo, je dokument dodan.

Na spiskih pa imamo tudi poseben stolpec z ukazi, ki omogočajo upravljanje z dokumenti.

• Dodaj bližnjico do dokumenta – s klikom na to ikono naredimo bližnjico dokumenta na katerem se nahajamo na nek drug podatek znotraj aplikacije InMaster. Odpre se nam pojavno okno, kjer izberemo tabelo podatkov, kamor želimo narediti povezavo do dokumenta na katerem se nahajamo. Ko izberemo tabelo podatkov, se nam pojavi izbirnik »Podatki«, kjer izberemo še specifičen podatek, kjer naj se povezava prikaže.
• Dodaj dokument v skupno rabo – odpre se nam pojavno okno, kjer določimo na kakšen način bo dokument posredovan drugim osebam.
  • Zadeva – je hkrati tudi polje, ki se zapiše kot naslov elektronskega sporočila, ki ga dobi oseba, kateri smo poslali dokument oziroma povezavo na dokument.
    Aplikacija nam avtomatično napolni polje z v naprej določenim besedilom in imenom dokumenta.
  • Odgovor na – izberemo e-naslov na katerega želimo prejeti morebitni odgovor na elektronsko sporočilo z dokumentom, ki ga bomo poslali. Izbiramo lahko med e-naslovi, ki so dodani na naše podjetje.
  • Vsebina sporočila – tudi ta vsebina se napolni z neko vsebino, ki vsebuje tudi samo povezavo na dokument. Seveda lahko vsebino poljubno spremenimo/dopolnimo, če pa želimo vključiti tudi povezavo na dokument to naredimo tako, da napišemo {POVEZAVA}.
  • Javno – v kolikor označimo to polje, bodo do dokument lahko videli vsi, ki jim bomo sporočilo poslali, ne glede na to, ali so so uporabniki aplikacije InMaster.
  • Pošlji kot priponko – če označimo to opcijo nam bo dokument v elektronsko sporočilo dodalo kot priponko. Največja dovoljena velikost datoteke je 2MB.
  • Datum preteka souporabe – v kolikor pošljemo samo povezavo, lahko določimo tudi datum po kateri dokument ne bo več dostopen na tej povezavi.
  • Briši datoteko po datumu preteka – če označimo to opcijo, nam bo dokument po datumu, ki smo ga vpisali v polje višje, izbrisalo iz aplikacije InMaster, zato je pri uporabi tega potrebna pazljivost.
  • Dodaj elektronski naslov – elektronske naslove lahko dodajmo na dva načina – bodisi ga izberemo med kontakti, kis o vpisani v aplikaciji InMaster, ali pa ga preprosto vpišemo in dodamo s pomočjo ukaznega gumba »Dodaj elektronski naslov«. Vsi dodani elektronski naslovi se izpisujejo pod tem poljem – odstranimo pa jih lahko z ikono za izbris, ki se nahaja poleg vsakega izpisanega e-naslova.
    
    Ko vpišemo vse razpošljemo dokument oziroma povezavo do dokumenta na vse napisane naslove z ukazom »Pošlji sporočilo«.
• Prikaži dokument – izbira te ikone nam prenese izbrano datoteko na naš računalnik.
• Pravice na dokument – Sivo obarvana ikona nam pove, da na tem dokumentu (oziroma na tej povezavi dokumenta) ni posebej nastavljenih pravic. V kolikor se ikona obarva rdeče, pa nam to pove, da so na ta dokument vezane posebne pravice.
  Ko želimo dokument deliti z drugimi uporabniki znotraj aplikacije to naredimo tako, da tem uporabnikom damo ustrezne pravice.
  Pravice, da uporabnik naš dokument lahko vidi, lahko dodamo že s tem, da mu omogočimo, da ima možnost videti podatek na katerem se dokument nahaja.
  Drugi način pa je, da mu pravice dodamo kar na dokument. To pa naredimo s klikom na ikono za določanje pravic. Odpre se nam pojavno okno, kjer lahko izberemo uporabnika oziroma skupino uporabnikov in jim dodamo ustrezne pravice.
  Ob imenu uporabnika oziroma skupine uporabnikov, se v stolpcih naštejejo vrste pravic z ikonami, ki spreminjajo status s klikom nanjo, Ikone imajo štiri statuse.
  • Siva ikona – uporabnik / skupina nima pravice na ta dokument.
  • Svetlo zelena ikona – uporabnik / skupina imajo podedovano pravico na element. Podedovana pravica pomeni, da ima uporabnik neko pravico na sam element, kjer se dokument nahaja, zato ima posledično pravico tudi na dokument.
  • Temno zelena ikona – uporabnik / skupina ima izbrano pravico.
  • Rdeč x – pa pomeni, da ima uporabnik / skupina izrecno prepoved te pravice.

Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:

Ime dokumenta – izpiše se ime dokumenta, ki je navadno ime same datoteke, če ga nismo spremenili. Na tem mestu ga, z ustreznimi pravicami, lahko tudi spremenimo.

Mapa - na tem mestu lahko izberemo mapo, v katero želimo "vložiti" ta dokument, v kolikor nismo tega storili že pri samem vnosu dokumenta. Razporejanje po mapah nam pomaga, da v spisku lažje najdemo dokumente iz želenega področja. Mape so seveda stvar potreb podjetja, zato se jih tudi nastavlja ter kreira na nivoju podjetja. Formo za vnos in urejanje najdemo na Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov
V kolikor mapa ni izbrana se doda v osnovno mapo, ki smo jo poimenovali "Nerazporejeno".

Datoteka – klik na povezavo, nam bo prenesla najnovejšo verzijo dokumenta na naš računalnik. Poleg povezave sta še dva ukazna gumba:

• Pojdi na podatek, ki vsebuje ta dokument – klik na to ikono naredi ravno to – aplikacija nas prestavi na podatek, kjer se med dokumenti nahaja tudi ta dokument.
• Dodaj bližnjico do dokumenta – vsak dokument lahko povežemo na kateri koli podatek znotraj aplikacije, pa naj gre za že povezan dokument ali pa čisto nov, nerazporejen dokument, ki smo ga dodali na spisku vseh dokumentov. To ne pomeni, da smo dokument dejansko prenesli na izbrani podatek – na podatku smo naredili le bližnjico na dokument.
  
  Odpre se nam pojavno okno, kjer vidimo ime dokumenta, ki ga bomo povezali.
  • Tabela podatkov – najprej izberemo v katero področje spada podatek, na katerega bomo ta dokument povezali. Odpre se nam pojavno okno z vsemi možnimi formami znotraj aplikacije (npr: opravila, poslovni stiki, kontaktni, knjiženi prodajni računi, …). S pomočjo filtriranja najdemo pravega in ga izberemo. Odpre se nam nov izbirnik.
  • Podatek - odpre se nam pojavno okno s spiskom vseh podatkov znotraj zgoraj izbranega področja (vsa opravila, vsi poslovni stiki...). S pomočjo filtriranja najdemo želen podatek.
    Dokument povežemo na podatek s potrditvijo na gumb »Poveži dokument« ali »Poveži dokument in prikaži«, le da nas bo slednji prestavil na izbrani podatek. Tak dokument se bo dodal v tabelo vseh dokumentov kot »povezani dokument«.

Izvorni (ne povezani dokumenti) imajo nekoliko nižje pod naslovom »Verzije dokumentov«, priložene vse verzije tega dokumenta, ki smo jih dodajali na ta dokument. Glej Dokumenti – ikono Uredi dokumente.
Na samih podatkih, kjer dodajamo dokumente in spreminjamo njihove vrednosti se vedno prikaže samo zadnja verzija takega dokumenta. Da je nova verzija vemo le po številki verzije, ki je izpisana na prikazu dokumenta. Na tem mestu pa lahko vse te verzije tudi vidimo.

Kvalifikatorji na dokumentih

• Javno dostopen – to je edini kvalifikator, ki ga je mogoče označiti na samem dokumentu. Z njim določimo, da lahko dokument vidi vsakdo, ki ima dostop do njega oziroma vsi, ki jim je bil dokument ali povezava nanj posredovana na e-mail, tudi če nimajo nikakršnega dostopa do aplikacije.
• Bo izbrisan po preteku souporabe – ta kvalifikator bo označen, če je bil dokument dan v skupno rabo in ob tem označen, da ga ob preteku souporabe izbrišejo. Ta kvalifikator se doda avtomatično in ga ni moč spremeniti.
• Bližnjica – ta kvalifikator se samodejno označi v kolikor se nahajamo le na bližnjici izvirnega dokumenta, ki se nahaja nekje drugje znotraj aplikacije,
  Pozor – bližnjice na zunanje podatke (internet, računalnik, strežnik, …) se ne shranjujejo na tak način.
  
• Je bil javno dostopen – s tem kvalifikatorjem se avtomatično označijo vsi, ki so bili kadarkoli označeni kot javno dostopen dokument in bili posredovani vsaj eni osebi.

Splošne nastavitve

• SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta 
  Dodaj dokument v skupno rabo - število dni, ko je še omogočen dostop do dokument danega v souporabo
  Na dokumentih dodanih v aplikacijo imamo ukazni gumb "Dodaj dokument v skupno rabo", ki odpre pojavno okno v katerem določimo parametre dostopa do tega dokumenta, preden ga dejansko pošljemo uporabniku.
  Med temi parametri je tudi nastavljen datum do katerega bo imela oseba, kateri povezavo do dokumenta pošljemo, tudi dostop do njega. V to nastavitev vpišemo  število dni, ki jih aplikacija prišteje trenutnemu datumu in ga izpiše v polju "Datum preteka souporabe".
  
  
• NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje
  Dodaj dokument v skupno rabo - dovoljena velikost deljene datoteke (mb).
  V to nastavitev vpišemo celo številko, ki ponazarja velikost datotek v Mb, ki je še dovoljena, da lahko dokument dodamo v skupno rabo.
  
  
• PosljiKotPriponko
  Dodaj dokument v skupno rabo - deljena datoteka se pošlje kot priponka
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, nam aplikacija, ko želimo dati dokument v skupno rabo, v pojavnem oknu avtomatično označi polje "Pošlji kot priponko".
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, se ta nastavitev ne označi.
  To polje pa lahko v samem pojavnem oknu označimo oziroma odznačimo tudi ročno.