Mape dokumentov

Dobre strani elektronsko hranjenjih dokumentov v aplikaciji InMaster so:

• prihranek pri tiskanju (tudi ekološki vidik ni zanemarljiv),
• stalna dostopnost dokumentov od povsod, kjer imamo dostop do medmrežja,
• možnost posredovanja in dodajanja dokumenta v skupno rabo,
• hranjenje in pregled verzij istega dokumenta
• logično upravljanje z dostopnimi pravicami, tako na ravni skupin kot tudi na ravni vsakega uporabnika aplikacije InMaster
  
  

Kje v aplikaciji InMaster lahko dodamo dokument?

Vsak dokument, ki ga dodamo v aplikacijo InMaster se veže na določen podatek (opravilo, poslovni stik, kontaktno osebo, spletno stran, različne listine, uporabnika...). Vsak uporabnik, ki ima v aplikaciji možnost dodajati dokumente in vsaj enega izmed podatkov lahko na njega doda / veže poljubno število dokumentov. Do teh dokumentov ima ta posameznik (v kolikor mu pravice niso odvzete), vse pravice – kar v prostem prevodu pomeni, da lahko ta dokument pregleduje, deli z drugimi, mu spreminja status, dodaja nanj nove verzije in ga tudi briše.

Dokumenti se navadno nahajajo na koncu vsake forme za dodajanje podatkov.

Pri dokumentih imamo nekaj ukaznih gumbov. Pa jih poglejmo.

Ustvari dokument iz predloge
V aplikaciji InMaster je mogoče pred-pripraviti dokumente, ki iz forme prikličejo določena polja, ki jih integrirajo v ta dokument.

Primer: V podjetju je lepo, da se držimo nekih standardov in zato z vsako novo stranko podpišemo standardno pogodbo o sodelovanju. Pogodba je vedno enaka, le podatki stranke se menjujejo.
Administrator aplikacije nam pripravi tako predlogo, in nam jo naloži v spisek, ki ga vidimo, ko kliknemo na gumb »Ustvari dokument iz predloge«.
Vpišemo nov poslovni stik z vsemi želenimi informacijami in pri dokumentih izberemo pripravljeno predlogo s pomočjo ukaznega gumba »Ustvari dokument iz predloge«. Med dokumenti se nam pojavi pogodba, ki ima že izpolnjena vsa želena polja – preostane nam le, da jo natisnemo, iz vseh strani podpišemo in skenirano vrnemo nazaj med dokumente tega poslovnega stika.
Dokument je lahko docx ali pdf formata – glej splošno nastavitev DokumentIzPredlogeVPDF
Skupaj s tako dodanim dokumentom lahko kreiramo tudi opomnik (npr - za obnovitev pogodbe) -  glej splošno nastavitev PrikaziOpomnikPoIzbraniPredlogi

Dodaj bližnjico do dokumenta
Na podatek lahko povežemo dokument, ki je bil že dodan nekje v aplikaciji. To naredimo tako, da kliknemo na ukazni gumb »Dodaj bližnjico do dokumenta«. Odpre se nam pojavno okno, kjer s pomočjo izbirnega gumba odpremo izbirnik vseh dokumentov znotraj naše aplikacije – seveda vidimo samo tiste dokumente, ki jih po omejitvi pravic smemo videti. S klikom izberemo želenega in z gumbom »Poveži dokument« le-tega dejasnko povežemo s formo na kateri se nahajamo.
Pozor – na tem mestu imamo tako samo povezavo na ta dokument, zato dobi ikono (točka 9)
Glej tudi točki 17 in 18.

Dokument lahko naložimo na novo. Pred samim dodajanjem dokumenta lahko opredelimo kdo sme dokument videti.

Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom
V kolikor je dokument občutljive narave in bi želeli imeti dostop do njega samo mi, ga lahko tudi šifriramo. To naredimo s pomočjo našega lastnega certifikata, ki smo ga prej vnesli v aplikacijo. Z gumbom »Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom« izberemo certifikat, ki smo ga dali v aplikacijo (Nastavitve => Nastavitve app => Certifikati). Tako zakodiran dokument bo dostopen le z našim geslom za certifikat. Za razliko od naslednje opcije, ki jo lahko označimo »dokument je zaseben«, se razlikuje po tem, da takega dokumenta ne moremo več »odznačiti«

Glej: Certifikati

V kolikor dokument ni tako občutljive narave, da bi ga morali zaščititi s certifikatom, lahko z naslednjimi opcijami povemo, kako stopnjo zaščitenosti ima dokument, ki ga želimo naložiti. To seveda naredimo tik preden dokument dejansko naložimo.
V kolikor smo dokument že naložili, te opcije popravljamo na urejanju dokumenta (glej točko 11 - Označbe dokumenta)

• zaseben dokument – dokument bo lahko videl le tisti uporabnik, ki ga je v aplikacijo InMaster dodal;
• dokument je javen – v kolikor označimo dokument s tem kvalifikatorjem, bo le ta viden vsem, ki imajo dostop do njega. V primeru, da dokument posredujemo kot povezavo, ga bodo lahko videle tudi osebe, ki nimajo pravice dostopa do InMaster aplikacije. (glej točko 13)
• viden prijavljenim uporabnikom – tudi če uporabnik aplikacije InMaster ne vidi podatka na katerega je vezan dokument, mu lahko le-tega posredujemo preko elektronskega sporočila (točka 9) – da pa lahko posredovano povezavo tudi odpre mora imeti dokument označeno to opcijo. Za razliko od označbe »javno«, kjer dokument lahko vidijo vsi, ki jim je bila povezava do dokumenta poslana, s to opcijo vidijo dokument samo uporabniki, ki so prijavljeni v aplikacijo InMaster.

Ko dokument dodamo lahko s tem dokumentom tudi upravljamo. Pa poglejmo kako tak izpis dodanega dokumenta lahko izgleda.

1. Predogled dokumenta – v kolikor je format dokumenta takšen, da se zanj lahko tvori predogled, aplikacija to tudi naredi. Slika predogleda se poveča, če se na njen pomudimo z miško. Velikost povečanega predogleda se nastavlja znotraj aplikacije.

2. Mapa dokumenta – Dokumente lahko dodajamo v mape in si s tem olajšamo iskanje. Mape dodajamo poljubno v šifrant, ki ga najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov. Dokument dodamo v mapo na urejanju (Glej točko 11)

3. Naziv oziroma ime dokumenta – le to je lahko enako imenu dokumenta, lahko pa ga ustrezno poimenujemo s pomočjo urejanja. (Glej točko 11)

4. Ob imenu dokumenta se navadno izpiše tudi velikost dokumenta v KB

5. Ikona, ki ponazarja za katero vrsto dokumenta gre (slika, xls...)

6. Datum in čas dodajanja dokumenta, ki se izpišeta pod nazivom dokumenta se zabeležita avtomatično, ko dokument dodamo. Pri povezavi dokumenta pa se doda datum in čas, ko je bil dokument povezan na podatek, na katerem se nahajamo.

7. Ime uporabnika, ki je dodal dokument oziroma tistega, ki je naredil povezavo tega dokumenta na podatek na katerem se nahajamo.

8. Na tem mestu se izpiše verzija dokumenta. 1.0 pomeni, da gre za originalen dokument. Ko zamenjamo dokument z novejšim (to naredimo na urejanju dokumenta (glej točko 9) – se ta številka popravi za eno številko npr.: 1.1.

9.  Ta ikona se na prikazu dokumenta izpiše le, če gre za povezavo. Sporoča nam, da pred nami ni izvirni dokument, ampak je ta dokument na podatek na katerem se nahajamo le povezan.

10. Pravice na dokument – Sivo obarvana ikona nam pove, da na tem dokumentu (oziroma na tej povezavi dokumenta) ni posebej nastavljenih pravic. V kolikor se ikona obarva rdeče, pa nam to pove, da so na ta dokument vezane posebne pravice.

Ko želimo dokument deliti z drugimi uporabniki znotraj aplikacije to naredimo tako, da tem uporabnikom damo ustrezne pravice.

Pravice, da uporabnik naš dokument lahko vidi, lahko dodamo že s tem, da mu omogočimo, da ima možnost videti podatek na katerem se dokument nahaja.

Drugi način pa je, da mu pravice dodamo kar na dokument. To pa naredimo s klikom na ikono za določanje pravic. Odpre se nam pojavno okno, kjer lahko izberemo uporabnika oziroma skupino uporabnikov in jim dodamo ustrezne pravice.

Dodaj uporabnika - odpre se nam seznam vseh uporabnikov aplikacije, kjer izberemo osebo, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Dodaj skupino uporabnikov - odpre se nam seznam vseh skupin uporabnikov aplikacije, kjer izberemo skupino, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Izpišeta se tabeli uporabnikov in skupin z označenimi vrstami pravice.

Uporabnik/skupina - ime uporabnika ali naziv skupine, ki mu dodajamo oziroma odvzemamo določeno vrsto pravic. Ob imenu se nahajajo ikone, ki istočasno spremenijo vse pravice hkrati:

 Odstrani pravice / z izjemo lastništva - klik na to ikono uporabniku / skupini odstrani vse pravice z izjemo lastniške. V kolikor je uporabnik lastnik tega podatka mu pravice ostanejo.

Dodaj vse prepovedi - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo prepoved na vse vrste pravic.

Dodaj vsa dovoljenja - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo dovoljenja na vse vrste pravic.

Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:

• Spisek – pravica uporabnika / skupine, da vidi vrstico z dokumentom. Sama pravica ne omogoča pregleda ali urejanje dokumenta. Omogoča pa uporabnikom, da vidijo, da se dokument tam nahaja in ga naprej delijo z drugimi uporabniki s tem, da nimamo možnosti odločanja o tem, ali ta dokument uporabniki, ki smo jim povezavo do dokumenta poslali, le-tega vidijo ali ne.
• Poglej – pravica omogoča pregled dokumenta, s tem tudi možnost, da dokument pošljemo kot priponko in s tem omogočimo ogled dokumenta tudi drugim uporabnikom, ki v osnovi na tem dokumentu niso imeli pravice pregleda.
• Spremeni – pravica »spremeni«, sama po sebi ne pomeni dosti, a če ji dodamo pravico »poglej«, uporabnikom omogočimo, da dan dokument lahko spreminjano, kar pomeni, da lahko spremenijo dokumentu ime in če imajo dostop do elementa, kjer se izvorni dokument nahaja, lahko dokument posodobijo na novo verzijo. (glej točko 13)
• Briši – ta pravica je ena izmed najbolj perečih pravic – le te se ne da »popraviti«. V kolikor uporabniku / skupini damo to pravico, ima le ta pravico dokument tudi izbrisati, ne glede na to, kdo je lastnik dokumenta. Torej pri tej pravici velja, da jo podeljujemo previdno.
• Nova verzija – v kolikor ima uporabnik ustrezne pravice (pregled osnovnega dokumenta) mu s to pravico omogočimo dodajanje novih verzij. (glej točki 10 in 13)
• Vse – s to pravico mu omogočimo vse pravice na tem dokumentu. Enake pravice bi uporabniku podelili, če bi označili vse pravice, ki smo jih opisali zgoraj.

Vrste pravice se določijo s klikom na sivo ikono . 
Ob kliku se ikona spremeni:

•  uporabnik / skupina nima te pravice
•  uporabnik / skupina ima to pravico
•  uporabnik / skupina izrecno ne sme videti tega podatka (tudi če ima drugače globalno pravico do teh podatkov)
•  uporabnik je lastnik tega podatka

11.  Uredi dokument – ikona nam odpre novo pojavno okno, kjer lahko, v kolikor imamo ustrezne pravice za spreminjanje dokumentov, spreminjamo določene značilnosti dokumenta.

• Naslov dokumenta – naziv se izpolni avtomatično ob dodajanju dokumenta – z imenom, ki ga ima dokument. To lahko na tem mestu kadarkoli preimenujemo, če imamo pravico »spremeni« na dokumentu. Tako imamo večji pregled nam imeni dokumentov in ga tudi lažje poiščemo.
• Opis dokumenta – če želimo dodati kakršnokoli opombo na sam dokument, to naredimo na tem mestu. Opomba je dostopna vsem, ki imajo možnost spreminjanja ali menjave verzije dokumenta.
• Označbe dokumenta:
  • zaseben dokument – dokument bo lahko videl le tisti uporabnik, ki ga je v aplikacijo InMaster dodal;
  • dokument je javen – v kolikor označimo dokument s tem kvalifikatorjem, bo le ta viden vsem, ki imajo dostop do njega. V primeru, da dokument posredujemo kot povezavo, ga bodo lahko videle tudi osebe, ki nimajo pravice dostopa do InMaster aplikacije. (glej točko 11)
  • viden prijavljenim uporabnikom – tudi če uporabnik aplikacije InMaster ne vidi podatka na katerega je vezan dokument, mu lahko le-tega posredujemo preko elektronskega sporočila (točka 9) – da pa lahko posredovano povezavo tudi odpre mora imeti dokument označeno to opcijo. Za razliko od označbe »javno«, kjer dokument lahko vidijo vsi, ki jim je bila povezava do dokumenta poslana, s to opcijo vidijo dokument samo uporabniki, ki so prijavljeni v aplikacijo InMaster.
• Dodaj novo verzijo dokumenta – z ustreznimi pravicami ( Nova verzija) lahko uporabnik oziroma lastnik dokumenta le tega tudi zamenjata z novejšo verzijo. Razlika med tem da se dokument zamenja oziroma samo doda je v tem, da gre pri menjavi dokumenta za isti dokument z novimi podatki. S tem ko dodajamo nove verzije se stare ne izbrišejo, ampak se hranijo ob trenutno aktivnem dokumentu. Do različnih verzij hitro pridemo tudi s povezavo pod točko 13.
• Ukazni gumb »Kreiraj opravilo« - ukaz nam doda novo opravilo tipa »Pošta in dokumenti«. V ime doda ime samega dokumenta, dokument pa tudi poveže na to opravilo. Enako nalogo opravi tudi ukaz pod točko 10.
• Ukazni gumb »Daj v skupno rabo« - odpre pojavno okno s katerim lahko damo dokument v skupno rabo. (glej točko 13)
• Ukazni gumb »Dodaj bližnjico« - s tem ukazom povežemo dokument z drugim podatkom znotraj aplikacije InMaster. (glej točko 17)
• Ukazni gumb »Izbriši dokument« - nam naredi ravno to – dokument izbriše.
• Predogled in gumb prenesi – v kolikor je mogoč, se predogled dokumenta nahaja na desnem delu, poleg se pojavi tudi gumb »Prenesi«, ki prenese dokument na naš računalnik.
• Spremeni dokument – ukazni gumb shrani vnešene spremembe.

12.  Dodaj opravilo - ukaz nam doda novo opravilo tipa »Pošta in dokumenti«. V ime doda ime samega dokumenta, dokument pa tudi poveže na to opravilo.

13.  Dodaj dokument v skupno rabo – odpre se nam pojavno okno, kjer določimo na kakšen način bo dokument posredovan drugim osebam.

• Zadeva – je hkrati tudi polje, ki se zapiše kot naslov elektronskega sporočila, ki ga dobi oseba, kateri smo poslali dokument oziroma povezavo na dokument.
  Aplikacija nam avtomatično napolni polje z v naprej določenim besedilom in imenom dokumenta.
• Odgovor na – izberemo e-naslov na katerega želimo prejeti morebitni odgovor na elektronsko sporočilo z dokumentom, ki ga bomo poslali. Izbiramo lahko med e-naslovi, ki so dodani na naše podjetje.
• Vsebina sporočila – tudi ta vsebina se napolni z neko vsebino, ki vsebuje tudi samo povezavo na dokument. Seveda lahko vsebino poljubno spremenimo/dopolnimo, če pa želimo vključiti tudi povezavo na dokument to naredimo tako, da napišemo {POVEZAVA}.
• Javno – v kolikor označimo to polje, bodo do dokument lahko videli vsi, ki jim bomo sporočilo poslali, ne glede na to, ali so so uporabniki aplikacije InMaster.
• Pošlji kot priponko – če označimo to opcijo nam bo dokument v elektronsko sporočilo dodalo kot priponko (splošna nastavitev - PosljiKotPriponko). Največja dovoljena velikost datoteke je 2MB (splošna nastavitev - NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje).
• Datum preteka souporabe – v kolikor pošljemo samo povezavo, lahko določimo tudi datum po kateri dokument ne bo več dostopen na tej povezavi (splošna nastavitev - SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta).
• Briši datoteko po datumu preteka – če označimo to opcijo, nam bo dokument po datumu, ki smo ga vpisali v polje višje, izbrisalo iz aplikacije InMaster, zato je pri uporabi tega potrebna pazljivost.
• Dodaj elektronski naslov – elektronske naslove lahko dodajmo na dva načina – bodisi ga izberemo med kontakti, kis o vpisani v aplikaciji InMaster, ali pa ga preprosto vpišemo in dodamo s pomočjo ukaznega gumba »Dodaj elektronski naslov«. Vsi dodani elektronski naslovi se izpisujejo pod tem poljem – odstranimo pa jih lahko z ikono za izbris, ki se nahaja poleg vsakega izpisanega e-naslova.

Ko vpišemo vse razpošljemo dokument oziroma povezavo do dokumenta na vse napisane naslove z ukazom »Pošlji sporočilo«.

14.  Prikaži nosilni element dokumenta – to ikono vidimo, če se nahajamo na povezavi dokumenta. Klik nanjo pa nas prestavi na podatek, na katerega je pripet originalen dokument, na katerega smo imeli narejeno bližnjico. (glej tudi točko 9)

15.  Različice dokumenta – ikona kaže na sam dokument, ki se nahaja v izbirniku »Vsi dokumenti«. V kolikor za ta dokument obstaja več različic (verzij) le te vidimo na tem mestu, lepo razporejene po datumu dodajanja oziroma menjave. Tako imamo na enem mestu zbrano vso zgodovino tega dokumenta.

16.  Izbriši dokument – v kolikor gre za bližnjico (glej točko 7) in ne dejanski dokument, s klikom na to ikono umaknemo povezavo. V kolikor pa gre za dejanski dokument pa ga s tem gumbom izbrišemo.

17.  Dodaj bližnjico do dokumenta – s klikom na to ikono naredimo bližnjico dokumenta na katerem se nahajamo na nek drug podatek znotraj aplikacije InMaster. Odpre se nam pojavno okno, kjer izberemo tabelo podatkov, kamor želimo narediti povezavo do dokumenta na katerem se nahajamo. Ko izberemo tabelo podatkov, se nam pojavi izbirnik »Podatki«, kjer izberemo še specifičen podatek, kjer naj se povezava prikaže.

18. Seznam povezav na dokument z obveščanjem lastnikov povezav – pri tej ikoni se vidi koliko povezav je narejeno na dokument na katerem se trenutno nahajamo. Povezave so lahko narejene tudi na bližnjico dokumentov. Zato prvo število govori o številu vseh direktnih povezav, drugo število pa vseh povezav skupaj – tudi tistih, ki so narejene na že narejenih povezavah. V kolikor dokument zamenjamo ali spremenimo lahko o tem obvestimo vse, ki so posredno ali neposredno naredili povezave na ta dokument. Klik na ikono nam odpre pojavno okno, kjer vidimo seznam vseh direktnih povezav na dokument na katerem se nahajamo in njihovih lastnikov.

Ukazni gumb »Prikaži vse povezave« nam prikaže tudi tiste povezave, ki so na drugem, tretjem ali nižjem nivoju povezane na naš izvoren dokument, Z označbo ki se nahaja v stolpcu »obvesti« bo aplikacija tiste, ki smo jih označili obvestila o tem, da nameravamo dokument tako ali drugače obvestiti. Ko izberemo komu bomo obvestilo poslali in to potrdilo z gumbom »Pošlji sporočilo izbranim lastnikom povezav«, se nam odpre novo pojavno okno s formo za pošiljanje e-sporočila, ki ga poljubno izpolnimo.
Na desni strani tega okna imamo na izbiro če želimo, da se obvestilo pošlje tudi na sms oziroma, če želimo, da to sporočilo kaže na ta podatek, kjer se dokument nahaja. Pod tema opcijama imamo naštete uporabnike aplikacije InMaster, ki bodo to sporočilo dobili. Na tem mestu lahko katerega od uporabnikov tudi odznačimo. Ko smo z vsebino zadovoljni, sporočilo pošljemo z gumbom »Pošlji sporočilo«.

19. Na tem mestu vidimo izpis označbe dokumenta, če je ta seveda določen (glej točko 9). Na voljo so javen dokument, zaseben dokument, viden prijavljenim uporabnikom.

Splošne nastavitve

• SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta
  Dodaj dokument v skupno rabo - število dni, ko je še omogočen dostop do dokument danega v souporabo
  Na dokumentih dodanih v aplikacijo imamo ukazni gumb "Dodaj dokument v skupno rabo", ki odpre pojavno okno v katerem določimo parametre dostopa do tega dokumenta, preden ga dejansko pošljemo uporabniku.
  Med temi parametri je tudi nastavljen datum do katerega bo imela oseba, kateri povezavo do dokumenta pošljemo, tudi dostop do njega. V to nastavitev vpišemo  število dni, ki jih aplikacija prišteje trenutnemu datumu in ga izpiše v polju "Datum preteka souporabe".
  
  
• NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje
  Dodaj dokument v skupno rabo - dovoljena velikost deljene datoteke (mb).
  V to nastavitev vpišemo celo številko, ki ponazarja velikost datotek v Mb, ki je še dovoljena, da lahko dokument dodamo v skupno rabo.
  
  
• PosljiKotPriponko
  Dodaj dokument v skupno rabo - deljena datoteka se pošlje kot priponka
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, nam aplikacija, ko želimo dati dokument v skupno rabo, v pojavnem oknu avtomatično označi polje "Pošlji kot priponko".
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, se ta nastavitev ne označi.
  To polje pa lahko v samem pojavnem oknu označimo oziroma odznačimo tudi ročno.
  
  
• DokumentIzPredlogeVPDF
  Ustvari dokument iz predloge - format kreiranega dokumenta iz docx v pdf
  V aplikaciji lahko naredimo predloge dokumentov, ki jih potem lahko prikličemo v različne konce. Glede na formo se v take dokumente avtomatično dodajo podatki, ki smo jih na to formo vpisali.
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, se tako dodani (docx) dokumenti avtomatično pretvorijo v pdf datoteke. S tem postanejo varne pred spreminjanjem.
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, tako dodane datoteke ostanejo v osnovnem formatu.
  
  
• PrikaziOpomnikPoIzbraniPredlogi
  Odpiranje okna opomnika ob dodajanju prilagojenih predlog - ob kliku na - Ustvari dokument iz predloge
  Če je nastavitev označena se okno opomnika odpre - to potrebujemov v primeru, ko želimo, da nas aplikacija obvesti o nečem v zvezi s tem dokumentom, ki ga dodajamo iz predloge.<br> <br> Npr.: Imamo predlogo pogodbe, ki je vezana na časovno obdobje enega leta. V tem primeu si lahko od dodajanju pogodbe skreiramo opomnik, ki nas malce pred iztekom pogodbe obvesti o njenem preteku in nas tako opomni, da jo moramo podaljšati

Povezana navodila

• Pregled vseh dokumentov

Dokumente vedno dodajamo na posamezne podatke. Kako si lahko pogledate navodilih "Dokumenti". 

Spiski vseh dokumentov

Namizje => Vsi dokumenti

V aplikaciji imamo tudi seznam vseh dokumentov. Na tem mestu lahko vsak vidi seznam vseh dodanih dokumentov na kateri koli formi v aplikaciji. Katere dokumente vidi pa je seveda nastavljivo s pravicami. Najbolj osnovno je, da vsak vidi vse svoje dokumente. Druga skrajnost pa je, da lahko nekdo vidi vse dokumente, ki so bili dodani v aplikacijo, ne glede na to kdo dejansko jih je dodal.

Pozor – »Vidi vse dokumente« je malce pretirano, saj dokumentov, ki so zaščiteni z osebnimi certifikati vidi le tista oseba, ki ima za ta certifikat geslo. Tudi dokumente, ki so označeni s kvalifikatorjem »zaseben dokument«, vidijo samo uporabniki, ki so dokument dodali. Razlika med enim in drugim je v tem, da je za razliko od »Zasebnega dokumenta«, dokument zaklenjen s certifikatom kriptiran tudi na strežniku in ga brez gesla ni mogoče prebrati.

Že na samem spisku imamo nekaj posebnosti, ki jih po drugih spiskih v aplikaciji ni.

Spisek dokumentov nima tipičnega gumba za dodajanje. Dokument bi moral biti vedno vezan na nek podatek znotraj aplikacije pa naj bo to poslovni stik ali pa preprosta zabeležka na opravilu kot »dospela pošta«. Zgolj zavoljo zelo netipičnih situacij smo na desni naredili možnost dodajanja nerazporejenih dokumentov – za take primere, ko dokumente dodaja v aplikacijo oseba, ki jih ne sme ali ne more razporejati.
Najprej je potrebno označiti morebitne kvalifikatorje, ki opredeljujejo dostopnost dokumenta (zaseben, javen, delno javen dokument alki viden prijavljenim uporabnikom) nato pa ga s pomočjo gumba »Izberi datoteko« izberemo na disku našega računalnika. Ko izbiro potrdimo, je dokument dodan.

Na spiskih pa imamo tudi poseben stolpec z ukazi, ki omogočajo upravljanje z dokumenti.

• Dodaj bližnjico do dokumenta – s klikom na to ikono naredimo bližnjico dokumenta na katerem se nahajamo na nek drug podatek znotraj aplikacije InMaster. Odpre se nam pojavno okno, kjer izberemo tabelo podatkov, kamor želimo narediti povezavo do dokumenta na katerem se nahajamo. Ko izberemo tabelo podatkov, se nam pojavi izbirnik »Podatki«, kjer izberemo še specifičen podatek, kjer naj se povezava prikaže.
• Dodaj dokument v skupno rabo – odpre se nam pojavno okno, kjer določimo na kakšen način bo dokument posredovan drugim osebam.
  • Zadeva – je hkrati tudi polje, ki se zapiše kot naslov elektronskega sporočila, ki ga dobi oseba, kateri smo poslali dokument oziroma povezavo na dokument.
    Aplikacija nam avtomatično napolni polje z v naprej določenim besedilom in imenom dokumenta.
  • Odgovor na – izberemo e-naslov na katerega želimo prejeti morebitni odgovor na elektronsko sporočilo z dokumentom, ki ga bomo poslali. Izbiramo lahko med e-naslovi, ki so dodani na naše podjetje.
  • Vsebina sporočila – tudi ta vsebina se napolni z neko vsebino, ki vsebuje tudi samo povezavo na dokument. Seveda lahko vsebino poljubno spremenimo/dopolnimo, če pa želimo vključiti tudi povezavo na dokument to naredimo tako, da napišemo {POVEZAVA}.
  • Javno – v kolikor označimo to polje, bodo do dokument lahko videli vsi, ki jim bomo sporočilo poslali, ne glede na to, ali so so uporabniki aplikacije InMaster.
  • Pošlji kot priponko – če označimo to opcijo nam bo dokument v elektronsko sporočilo dodalo kot priponko. Največja dovoljena velikost datoteke je 2MB.
  • Datum preteka souporabe – v kolikor pošljemo samo povezavo, lahko določimo tudi datum po kateri dokument ne bo več dostopen na tej povezavi.
  • Briši datoteko po datumu preteka – če označimo to opcijo, nam bo dokument po datumu, ki smo ga vpisali v polje višje, izbrisalo iz aplikacije InMaster, zato je pri uporabi tega potrebna pazljivost.
  • Dodaj elektronski naslov – elektronske naslove lahko dodajmo na dva načina – bodisi ga izberemo med kontakti, kis o vpisani v aplikaciji InMaster, ali pa ga preprosto vpišemo in dodamo s pomočjo ukaznega gumba »Dodaj elektronski naslov«. Vsi dodani elektronski naslovi se izpisujejo pod tem poljem – odstranimo pa jih lahko z ikono za izbris, ki se nahaja poleg vsakega izpisanega e-naslova.
    
    Ko vpišemo vse razpošljemo dokument oziroma povezavo do dokumenta na vse napisane naslove z ukazom »Pošlji sporočilo«.
• Prikaži dokument – izbira te ikone nam prenese izbrano datoteko na naš računalnik.
• Pravice na dokument – Sivo obarvana ikona nam pove, da na tem dokumentu (oziroma na tej povezavi dokumenta) ni posebej nastavljenih pravic. V kolikor se ikona obarva rdeče, pa nam to pove, da so na ta dokument vezane posebne pravice.
  Ko želimo dokument deliti z drugimi uporabniki znotraj aplikacije to naredimo tako, da tem uporabnikom damo ustrezne pravice.
  Pravice, da uporabnik naš dokument lahko vidi, lahko dodamo že s tem, da mu omogočimo, da ima možnost videti podatek na katerem se dokument nahaja.
  Drugi način pa je, da mu pravice dodamo kar na dokument. To pa naredimo s klikom na ikono za določanje pravic. Odpre se nam pojavno okno, kjer lahko izberemo uporabnika oziroma skupino uporabnikov in jim dodamo ustrezne pravice.
  Ob imenu uporabnika oziroma skupine uporabnikov, se v stolpcih naštejejo vrste pravic z ikonami, ki spreminjajo status s klikom nanjo, Ikone imajo štiri statuse.
  • Siva ikona – uporabnik / skupina nima pravice na ta dokument.
  • Svetlo zelena ikona – uporabnik / skupina imajo podedovano pravico na element. Podedovana pravica pomeni, da ima uporabnik neko pravico na sam element, kjer se dokument nahaja, zato ima posledično pravico tudi na dokument.
  • Temno zelena ikona – uporabnik / skupina ima izbrano pravico.
  • Rdeč x – pa pomeni, da ima uporabnik / skupina izrecno prepoved te pravice.

Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:

Ime dokumenta – izpiše se ime dokumenta, ki je navadno ime same datoteke, če ga nismo spremenili. Na tem mestu ga, z ustreznimi pravicami, lahko tudi spremenimo.

Mapa - na tem mestu lahko izberemo mapo, v katero želimo "vložiti" ta dokument, v kolikor nismo tega storili že pri samem vnosu dokumenta. Razporejanje po mapah nam pomaga, da v spisku lažje najdemo dokumente iz želenega področja. Mape so seveda stvar potreb podjetja, zato se jih tudi nastavlja ter kreira na nivoju podjetja. Formo za vnos in urejanje najdemo na Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov
V kolikor mapa ni izbrana se doda v osnovno mapo, ki smo jo poimenovali "Nerazporejeno".

Datoteka – klik na povezavo, nam bo prenesla najnovejšo verzijo dokumenta na naš računalnik. Poleg povezave sta še dva ukazna gumba:

• Pojdi na podatek, ki vsebuje ta dokument – klik na to ikono naredi ravno to – aplikacija nas prestavi na podatek, kjer se med dokumenti nahaja tudi ta dokument.
• Dodaj bližnjico do dokumenta – vsak dokument lahko povežemo na kateri koli podatek znotraj aplikacije, pa naj gre za že povezan dokument ali pa čisto nov, nerazporejen dokument, ki smo ga dodali na spisku vseh dokumentov. To ne pomeni, da smo dokument dejansko prenesli na izbrani podatek – na podatku smo naredili le bližnjico na dokument.
  
  Odpre se nam pojavno okno, kjer vidimo ime dokumenta, ki ga bomo povezali.
  • Tabela podatkov – najprej izberemo v katero področje spada podatek, na katerega bomo ta dokument povezali. Odpre se nam pojavno okno z vsemi možnimi formami znotraj aplikacije (npr: opravila, poslovni stiki, kontaktni, knjiženi prodajni računi, …). S pomočjo filtriranja najdemo pravega in ga izberemo. Odpre se nam nov izbirnik.
  • Podatek - odpre se nam pojavno okno s spiskom vseh podatkov znotraj zgoraj izbranega področja (vsa opravila, vsi poslovni stiki...). S pomočjo filtriranja najdemo želen podatek.
    Dokument povežemo na podatek s potrditvijo na gumb »Poveži dokument« ali »Poveži dokument in prikaži«, le da nas bo slednji prestavil na izbrani podatek. Tak dokument se bo dodal v tabelo vseh dokumentov kot »povezani dokument«.

Izvorni (ne povezani dokumenti) imajo nekoliko nižje pod naslovom »Verzije dokumentov«, priložene vse verzije tega dokumenta, ki smo jih dodajali na ta dokument. Glej Dokumenti – ikono Uredi dokumente.
Na samih podatkih, kjer dodajamo dokumente in spreminjamo njihove vrednosti se vedno prikaže samo zadnja verzija takega dokumenta. Da je nova verzija vemo le po številki verzije, ki je izpisana na prikazu dokumenta. Na tem mestu pa lahko vse te verzije tudi vidimo.

Kvalifikatorji na dokumentih

• Javno dostopen – to je edini kvalifikator, ki ga je mogoče označiti na samem dokumentu. Z njim določimo, da lahko dokument vidi vsakdo, ki ima dostop do njega oziroma vsi, ki jim je bil dokument ali povezava nanj posredovana na e-mail, tudi če nimajo nikakršnega dostopa do aplikacije.
• Bo izbrisan po preteku souporabe – ta kvalifikator bo označen, če je bil dokument dan v skupno rabo in ob tem označen, da ga ob preteku souporabe izbrišejo. Ta kvalifikator se doda avtomatično in ga ni moč spremeniti.
• Bližnjica – ta kvalifikator se samodejno označi v kolikor se nahajamo le na bližnjici izvirnega dokumenta, ki se nahaja nekje drugje znotraj aplikacije,
  Pozor – bližnjice na zunanje podatke (internet, računalnik, strežnik, …) se ne shranjujejo na tak način.
  
• Je bil javno dostopen – s tem kvalifikatorjem se avtomatično označijo vsi, ki so bili kadarkoli označeni kot javno dostopen dokument in bili posredovani vsaj eni osebi.

Splošne nastavitve

• SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta 
  Dodaj dokument v skupno rabo - število dni, ko je še omogočen dostop do dokument danega v souporabo
  Na dokumentih dodanih v aplikacijo imamo ukazni gumb "Dodaj dokument v skupno rabo", ki odpre pojavno okno v katerem določimo parametre dostopa do tega dokumenta, preden ga dejansko pošljemo uporabniku.
  Med temi parametri je tudi nastavljen datum do katerega bo imela oseba, kateri povezavo do dokumenta pošljemo, tudi dostop do njega. V to nastavitev vpišemo  število dni, ki jih aplikacija prišteje trenutnemu datumu in ga izpiše v polju "Datum preteka souporabe".
  
  
• NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje
  Dodaj dokument v skupno rabo - dovoljena velikost deljene datoteke (mb).
  V to nastavitev vpišemo celo številko, ki ponazarja velikost datotek v Mb, ki je še dovoljena, da lahko dokument dodamo v skupno rabo.
  
  
• PosljiKotPriponko
  Dodaj dokument v skupno rabo - deljena datoteka se pošlje kot priponka
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, nam aplikacija, ko želimo dati dokument v skupno rabo, v pojavnem oknu avtomatično označi polje "Pošlji kot priponko".
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, se ta nastavitev ne označi.
  To polje pa lahko v samem pojavnem oknu označimo oziroma odznačimo tudi ročno.