Oddelki so stvar organizacije podjetja, znotraj aplikacije inMaster pa služijo tudi kot osnova za pravice in določene naloge. Za razliko od večine ostalih podatkov, lahko pri oddelkih njihovo funkcionalnost opredelimo s kvalifikatorji.
HRM pravice - v kolikor oddelke potrebujemo za nastavitev pravic nadzora posameznega vodje moramo oddelek označiti s kvalifikatorjem HRM pravice, ki nam naredi skupino uporabnikov za ta oddelek.
Servisni oddelek – tega uporabljamo na servisnih nalogih. Ko tako označeno skupino vključimo na nalog, se ob prevzemu v servis avtomatično naredi opravilo, kjer so kot izvajalci navedeni vsi člani tega servisnega oddelka. Tako nalogo vidijo vsi, dokler en izmed njih te naloge ne prevzame kot odgovorna oseba.
Na obrazcu pa lahko, ne glede na želeno funkcionalnost, izpolnimo naslednja polja:
Šifra – kot vsak podatek ima tudi oddelek svojo identifikacijsko številko.
Opis – kratek opis oddelka oziroma poimenovanje oddelka znotraj podjetja
Stroškovno mesto – na tem mestu izberemo pripadajoče stroškovno mestom, kar podjetju pomaga pri sledenju stroškov tega oddelka.
Nadrejen oddelek – tu izberemo morebitni nadrejeni oddelek.
Dodaj člana oddelka – na tem mestu izberemo kontaktne osebe, ki pripadajo temu oddelku.
Vsak dodani član oddelka ima ob svojem imenu ikono, ki odpre pojavno okno, kjer definiramo vlogo kontakta in njihove pravice.
Partnerji => Kontaktne osebe
Kontaktne osebe so vsi ljudje s katerimi imamo pri našem poslovanju opravka. Te osebe so tako ali drugače povezani s poslovnimi stiki, pa naj gre za lastnike, samostojne podjetnike, direktorje, računovodje, poslovodje, managerje, zaposlene ali pa drugače povezane na poslovne stike s katerimi sodelujemo.
Poslovnim stikom - podjetjem res izdajamo račune, a dogovori in sodelovanje je vedno na osebni ravni. Znotraj podjetja imama navadno več oseb s katerimi sodelujemo in predvsem iz prodajnega stališča je dobro, da se jih loči glede na njihove naloge in pristojnosti znotraj podjetja. Predvsem ko sodelujemo z večjimi podjetji je dobro, da vedno vemo katera oseba je zadolžena za katero področje znotraj podjetja.
Na vsak poslovni stik je tako lahko vezano več kontaktnih oseb, ki opravljajo različne funkcije znotraj podjetja. Prav tako pa je lahko ena kontaktna oseba vezana na več poslovnih stikov. Za primer vzemimo kontaktno osebo, ki ima računovodski servis in s svojimi storitvami oskrbuje več podjetji.
Pa poglejmo kako dodamo kontaktno osebo.
Kontaktno osebo dodamo z ikono za dodajanje novega podatka na spisku kontaktne osebe oziroma na ukazni vrstici znotraj forme za kontaktno osebo. Odpre se nam nova, prazna formo za vpis podatkov.
Za razliko od poslovnih stikov, kjer je veliko polj obveznih, so tu obvezna le redka. Informacije vpisane v to formo velikokrat služijo za bolj oseben stik z ljudmi, ki so del našega poslovnega življenja. Informacije so pomembne tudi za sodelavce, ki teh oseb morda še ne poznajo, a morajo na tak ali drugačen način stopiti v stik z njimi.
Šifra - šifra je besedna in/ali številska koda vsakega vpisanega kontakta. Oznake šifer so dogovorjene znotraj podjetja, v kolikor jih ne vpišemo jih aplikacija vzame iz pred nastavljene sekvence. Šifre so unikatne - vsaka kontaktna oseba ima svojo.
** Davčna številka - davčna številka osebe je potrebna le v primeru, ko gre za zaposlenega v našem podjetju. Podatek je nujno potreben v primeru da ta oseba oddaja računa direktno na FURS oziroma UJP portal.
Naziv - polje lahko vsebuje tako vljudnostno naslavljanje osebe (gospod, gospa, mr. miss,...) kot tudi akademske naslove, ki jih je oseba dosegla. To polje se pri sinhronizaciji prenaša tudi na formo naročnikov spletnih novic in se jo lahko uporablja tudi za personalizacijo elektronski sporočil.
Ime in priimek - Polje za vpis osebnega imena in priimka kontakta.
** Naslov - sem vpišemo naslov bivanja kontaktne osebe. Za zaposlene v to polje vpišemo naslov stalnega bivališča.
** Pošta - izberemo kraj in poštna številka bivanja kontaktne osebe. Za zaposlene v to polje vpišemo kraj stalnega bivališča. V kolikor kraja v izbirniku ni ga dodamo - kako pa si poglejte na tej povezavi Kraji
Občina - izberemo občino bivanja kontaktne osebe. Gre predvsem za slovenske občine, ki so v izbirnik že dodane.
Regija - izberemo regijo bivanja kontaktne osebe. Gre predvsem za slovenske regije, ki so v izbirnik že dodane.
** Država - Izberemo državo bivanja kontaktne osebe. Za zaposlene v to polje vpišemo državo stalnega bivališča.
Jezik poslovanja - izberemo jezik, v katerem komuniciramo s kontaktno osebo.
** Datum rojstva - vpišemo datum rojstva kontaktne osebe.
** Kraj rojstva - izberemo kraj rojstva kontaktne osebe.
** Država rojstva - vpišemo kraj rojstva kontaktne osebe.
** EMŠO - vpišemo matično številko zaposlenega.
Poslovni stiki - z gumbom "Dodaj poslovni stik" v spisku vseh vpisanih poslovnih stikov znotraj aplikacije InMaster izberemo tistega oziroma tiste, s katerimi je ta kontaktna oseba povezana. Izbranih poslovnih stikov je lahko več. V kolikor je več izbranih poslovnih stikov, moramo določiti primarni poslovni stik (izbirno polje se nahaja pred nazivom podjetja).
Poleg imena poslovnega stika imamo ikono "Prikaži podrobnosti kontakta" 
, ki nam odpre pojavno okno, kamor opišemo vrsto povezave med poslovnim stikom in kontaktno osebo. V tem okencu lahko vpišemo katero delovno mesto ima v tem podjetju, vpišemo kontaktne informacije v relaciji do tega podjetja, s kvalifikatorji določimo za kakšne vrste kontakt gre.
Kontaktne informacije
Telefon - telefonska številka, ki jo uporablja kontaktna oseba. Ta se lahko avtomatično doda tudi, če uporabljamo povezovanje in dodajanje kontaktnih oseb preko telefonske knjige (telefonska centrala).
Interna telefonska št. - v kolikor je oseba zaposlena v večjem podjetju ima lahko svojo interno številko telefonskega priključka - v kolikor je oseba vključena na več poslovnih stikov se interne telefonske številke vpisujejo za vsak poslovni stik posebej na pojavnem oknu, ki ga odpre klik na ikono "Prikaži podrobnosti kontakta", ki se nahaja poleg naziva poslovnega stika.
GSM - Telefonska številka mobilnega telefona je lahko osebna ali pa telefonska številka, ki mu je bila dodeljena v podjetju - v vsakem primeru pa lahko preko aplikacije nanjo pošiljamo sms, če imamo zakupljeno uporabo le-teh. Ta se lahko avtomatično doda tudi, če uporabljamo povezovanje in dodajanje kontaktnih oseb preko telefonske knjige (telefonska centrala).
Dodatne tel. št. - tudi kontaktna oseba ima lahko več telefonskih številk, ki jih na tem mestu lahko dodamo. Samo vpišemo številko v polje in svoj vpis potrdimo z gumbom "Dodaj". Številko izbrišemo z ikono za izbris 
.
E-naslov - v to polje vpišemo elektronski naslov, ki ga oseba največkrat uporablja - gre za t.i. primarni elektronski naslov. Poleg vpisanega polja se navadno pojavi kuverta s klikom na katero odpremo formo za pošiljanje elektronskega sporočila, ki ga bo aplikacija poslala tudi na vpisan e-naslov. To možnost dobimo po celi aplikaciji, kjer koli izberemo to osebo (na poslovnem stiku, opravilih...). Ta elektronski naslov se ob sinhronizaciji doda tudi v spisek naročnikov elektronskih novic, v kolikor imamo to označeno s kvalifikatorjem "Želi prejemati e-novice".
Dodatni e-naslovi - kontaktna oseba ima lahko tudi več elektronskih naslovov, ki jih dodamo tako, da vpišemo elektronski naslov v to polje in svoj vpis potrdimo z gumbom "Dodaj". E-naslov izbrišemo z ikono za izbris .
Spletna stran - v kolikor ima kontaktna oseba svojo spletno stran, jo vpišemo na to mesto.
Uporabnik - v aplikaciji InMaster mora imeti vsak uporabnik aplikacije nase vezano kontaktno osebo. Na tem mestu izberemo uporabniško ime in geslo za to kontaktno osebo. Uporabniško ime in geslo se doda in določi na uporabnikih (Nastavitve => Uporabniki). Polje je obvezno, če je ta oseba tudi uporabnik aplikacije.
Slika kontakta - za boljšo predstavo s kom govorimo oziroma si dopisujemo včasih pomaga tudi slika te osebe. To dodamo na tem mestu. S pomočjo gumba "Naloži sliko" odpremo okno kamor na sivo polje "povlečemo" želeno sliko oziroma jo z gumbom "Izberi datoteko" poiščemo na našem računalniku. Sliko izbrišemo z ikono za izbris .
Dodatne opombe - dodatne informacije, ki jih želimo zapisati o tej osebi.
Iskalno polje - sem vpišemo besede oziroma komentarje po katerih želim iskati kontaktno osebo tudi na samem spisku.
** Osnovni podatki označeni z dvema zvezdicama so potrebni v primeru, ko je kontaktna oseba hkrati tudi zaposlen v našem podjetju. Take kotntaktne osebe označimo tudi s kvalifikatorjem "Zaposleni". Ob oznaki kvalifikatorja "Zaposleni", pa se nam odpre nov sklop, ki je namenjen izključno kadrovski evidenci.
** Podatki zaposlenega
Ob kliku na menijski gumb “Opravila„, se nam prikaže levi meni z vsemi tipi opravil, ki jih ima naša aplikacija. Tipe lahko odpiramo tudi sami, oziroma to naredi pooblaščena oseba v podjetju - administrator.
Glej Nastavitve => Nastavitve APP => Tipi opravil
Ob izbiri želenega tipa nas prestavi na spisek že obstoječih opravil tega tipa. Kot smo že vajeni, je na desni strani ikona za dodajanje novega opravila.
Glej tudi “Spiski„ in Statusi opravil
Forme opravil se prilagajajo glede na potrebe posameznega podjetja, zato vas naj ne skrbi, če jih je na tem mestu opisanih več, kot jih vidite.
Opravilo odprl/a - ob kreiranju novega opravila se to polje izpolni z našimi podatki - imenom in priimkom ter dnevom in uro, ko smo to opravilo odprli. Iz našega stališča gre za trenutni datum in uro.
Poleg imena kreatorja sta tudi dve ikoni.
Pošlji sporočilo kreatorju - v kolikor nam je bilo opravilo delegirano, lahko s to ikono obvestimo kreatorja opravila o našem napredku oziroma o zaključku naloge. Odpre se nam pojavno okence v katerem so že izpisane določene informacije iz trenutnega opravila.
Zadeva - je naziv opravila
Vsebina sporočila - sem pa se vpiše vsebina obeh polji z opisom - opis in dodatni opis.
Opis - navadno vpiše kreator in ga odgovorna oseba nima pravice spreminjati, če seveda ne gre za isto osebo.
Dodaten opis - vpis, ki ga doda lahko odgovorna oseba tega opravila.
Pod vsebino seveda lahko po želji vpišemo tudi dodatno besedilo.
Sporočilo lahko s kljukico označimo kot “nujno„ - to pomeni, da bo prejemniku sporočila aplikacija takoj ob prijavi odprla okno s sporočili. V primeru, da je v času pošiljanja nujnega sporočila prejemnik že prijavljen v aplikacijo, se okno sporočila takoj odpre in s tem opozori prejemnika na nujnost le-tega.
Poleg okna za vsebino sporočilo se nahaja ikona, ki nam omogoča, da v sporočilo dodamo v naprej pripravljen tekst, ki smo ga dodali pod nastavitvami.
Glej Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti
Dodeli opomnik kreatorju - namen opomnikov je, da se v prihodnosti opozorimo na določeno nalogo, ki jo moramo opraviti, enako seveda lahko opozorimo tudi drugega uporabnika - v tem primeru kreatorja opravila.
Nadrejeno opravilo* - v kolikor ima opravilo, ki ga vpisujemo tudi svoje nadopravilo, ga na tem mestu izberemo s pomočjo ikone “Izbirnika„. Odpre se nam seznam vseh opravil, ne glede na tip, kjer s pomočjo filtriranja poiščemo in s klikom izberemo želeno opravilo.
Ko izberemo nadopravilo se pojavita še dve ikoni:
prikaži nadrejeno opravilo - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbrano nadopravilo.
izprazni polje nadrejenega opravila - klik na to ikono izbrano nadrejeno opravilo izbriše.
Naziv opravila - v to polje vpišemo kratek naslov naloge, ki jo kreiramo. Ta vpis se lahko prikazuje tudi v spiskih, zato je dobro, da vsebuje vsaj osnovne informacije o nalogi, nikakor pa ne njenega opisa - za to je namenjeno drugo polje.
Tip opravila - to polje je že izpolnjeno, če smo opravilo kreirali iz spiska določenega tipa. Lahko pa tip opravila kasneje tudi spreminjamo.
Poslovni stik* - opravila, ki jih izvajamo, so navadno vezana na določen poslovni stik, pa naj gre to za naše podjetje ali pa za zunanjega naročnika. S pomočjo ikone za izbiranje, se nam odpre spisek vseh poslovnih stikov, ki so vpisani v našo aplikacijo. Med njimi pa potem izberemo tistega, za katerega to nalogo opravljamo. Kasneje se glede na te vpise lahko znotraj aplikacije izpiše poročilo vseh opravil, ki so bila vezana na določen poslovni stik.
Ko izberemo poslovni stik se pojavita še dve ikoni: prikaži poslovni stik - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbran poslovni stik. izprazni polje poslovnega stika - ikona rdečega križca pa nam polje izprazni.
Kontaktna oseba* - v primeru, da nam nalogo naloži specifična oseba znotraj navedenega podjetja, jo na tem mestu izberemo - če je seveda vpisana v aplikacijo.
Ob izberi se nam pojavi več ikon: prikaži kontakt - klik nas prestavi na izbrano kontaktno osebo; izprazni polje kontakta - ikona nam izbriše izbrano kontaktno osebo; pošlji sporočilo - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
pošlji sms - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sms sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
Lokacija - v kolikor je za nalogo in kasnejše analize opravil pomembno, lahko vpišemo tudi lokacijo, kjer se bo naloga izvajala.
Vrednost - vsako izmed opravil ima lahko svojo vrednost, ki jo vpišemo v to polje. Pri izpisu poročil vseh opravil na ta način lahko hitro vidimo, koliko je bilo vredno delo v določenem času, znotraj enega projekta, enega ali skupine zaposlenih.
Opravljeno - opravilo je lahko tudi tako, da se nam razvleče na več dni - za informiranje drugih, ki bi bili lahko udeleženi v fazah pred, med in za opravilom, lahko tudi beležimo naš napredek. V pojavnem oknu, ki se odpre, ko kliknemo na ikono "sprememba opravljenosti" poleg polja, vpišemo procente opravljenosti in kratek komentar, ki bo poročal o stanju. Tako kratko "poročilo" lahko oddamo večkrat - vse do 100% opravljenega opravila.
Storitev - včasih imamo naloge, ki so vezane na določene storitve, ki jih kasneje lahko tudi obračunamo strankam. Tu s pomočjo izbirnika poiščemo ustrezno storitev.
Odgovorna oseba* - je oseba, ki je zadolžena za dejansko izvedbo naloge. Če sami kreiramo opravilo se ob shranitvi, v kolikor nismo izbrali drugega kontakta, avtomatično doda naše ime. Seveda lahko sebe tudi kasneje izbrišemo in dodamo drugo osebo, če nam funkcija v podjetju to dovoljuje.
Opravila brez odgovorne osebe ne moremo shraniti. Edina možnost, da se opravilo shrani brez odgovorne osebe je, da je določen vsaj en izvajalec, ki lahko kasneje sam prevzame odgovornost za to nalogo. V primeru, ko smo določili enega ali več izvajalcev in smo izbrisali odgovorno osebo, se opravilo prikaže vsem izbranim izvajalcem v njihovem koledarju med opravili brez odgovorne osebe. Vsaka izmed teh oseb lahko potem opravilo “prevzame„ kot odgovorna oseba. Če je izvajalcev več lahko prevzamemo opravilo na dva načina s pomočjo dveh ikon, ki se ob takih primerih pojavijo ob polju “odgovorna oseba„.
Prevzemi opravilo - je prva ikona, pri katerih eden izmed izvajalce opravil, opravilo prevzame tako, da on postane odgovorna oseba, istočasno pa se vsi drugi izvajalci pobrišejo in na tak način tega opravila več ne vidijo med svojimi opravili.
Prevzemi opravilo s soizvajalci - klik na drugo ikono, nas postavi za odgovorno osebo, a ostalih izvajalcev, ki so bili poleg nas določeni na tem opravilu ne izbriše, kar pomeni, da le-ti še vedno vidijo to opravilo med svojimi.
Opis - polje opisa je namenjen kratkemu opisu naloge, ki smo jo opravili oziroma, v primeru, da smo nalogo delegirali drugi osebi, na to mesto vpišemo kratka pojasnila, kaj želimo, da ta oseba naredi. Polje lahko spremeni le kreator opravila.
Dodaten opis - v kolikor nam je bila naloga delegirana, opisa ne moremo spreminjati - zato svoje opombe in sporočila kreatorju tega opravila vpišemo v to polje za dodaten opis.
*Pri poljih, ki jih izberemo s pomočjo izbirnika in se vežejo na druge podatke, ki so vpisani znotraj naše aplikacije, imamo možnost, da se opisi polj povežejo na izbrani podatek. Tako nas klik na opis polja prestavi na izbrani podatek. Vsak uporabnik si to lahko nastavi sam na strani Moje nastavitve => Splošne nastavitve => LinkNaLookupTekst (on-vključen).
Načrtovanje opravila je tako obširno in pomembno, da zasluži svoje poglavje. Vsa naša uspešnost je navadno odvisna od ustreznega načrtovanja našega časa in s tem naših nalog. Na tem mestu načrtujemo, določamo roke in organiziramo naš delovnik.
V kolikor ni vpisanih rokov oziroma datumov začetka in konca na opravilu, se ta izpiše v koledarju na desni strani - med neopredeljenimi opravili. Glej tudi Koledar.
Obenem pa se naloga brez vpisanih datumov pojavi tudi na strani za razporejanje opravil, v kolikor ima določen vsaj predviden čas, ki ga bo naloga vzela. Glej poglavje Razporejanje opravil.
Načrtovan začetek in načrtovan zaključek - v kolikor smo določili samo načrtovan začetek trajanja se nam opravilo pojavi med neopredeljenimi opravili. Če je načrtovan začetek že pretekel, se nam ob nalogi pri neopredeljenih opravilih prikaže rdeča ikona, ki nam pove, da smo datum prekoračili. Z načrtovanim začetkom in koncem trajanja, pa se nam opravilo izriše na koledarju. To opravilo lahko na koledarju poljubno premikamo, mu skrajšujemo oziroma podaljšujemo rezerviran čas vse dokler ga dejansko ne zaključimo.
Čas načrtovanega trajanja - informativno polje služi le temu, da prikaže koliko časa smo skupaj namenili za izvedbo opravila.
Rok za dokončanje - opravila so velikokrat vezana na določen rok, do katerega mora biti naloga opravljena. V kolikor smo nalogo delegirali in dodali rok, do katerega mora biti opravljena, se poleg polja pojavi nova ikona
Zahtevaj potrditev sprejema - ta odgovorni osebi desno pod naslovno vrstico opravila prikaže gumb za potrditev sprejema. Odgovorna oseba, ko pogleda opravilo s tem gumbom potrdi, da si je opravilo ogledala. Kreator opravila pa to vidi kot novo ikono 
ob neopredeljenem opravilu.
Začetek izvajanja in zaključek - najbrž ni potrebno posebej poudarjati, da gre za polja, ker označimo dejanski začetek in konec izvajanja opravila. Ta datumski in časovni interval se izriše tudi na koledarju, če ni s kvalifikatorjem drugače določeno.
V kolikor imamo pri opravilu že vpisan načrtovan začetek in konec opravila in je ta enak dejanskemu, lahko z ikono 
Kopiraj načrtovan čas enostavno skopiramo načrtovan čas v polja dejanskega začetka in zaključka opravila in ga s tem zaključimo.
Občasno pa moramo zaključiti opravilo, ki mu ne moremo določiti čas trajanja na tak način. Recimo, da gre za nadopravilo, pod katerim je bilo več podopravil, ki smo jih že zaključili in na ta način zaključili tudi glavno nalogo. Če želimo izvedeti koliko časa smo porabili za določeno opravilo pregledamo vse naloge, ki so sledile iz tega opravila - medtem, ko glavna nalogo nima lastnega časa izvajanja. Da pa bi lahko nalogo zaključili in jo na ta način umaknili med opravljena opravila lahko z ikono 
Zaključi kot minutno opravilo to tudi naredimo.
POZOR - čas začetka izvajanja in zaključka opravila ne sme biti večji od trenutnega!
Čas dejanskega trajanja - gre za polje informativnega značaja, kjer se v urah izpiše čas trajanja opravila.
Predviden datum - določene naloge so take narave, da ni potrebno, da jih naredimo do določenega datuma, so pa tako pomembne, da bi bilo dobro, da jih naredimo čimprej. S tem datum si jih damo v koledar razporejenih opravil (glej Razporejanje opravil), kjer aplikacija sama poskrbi, da se opravilo vsakodnevno pojavlja med opravili.
Predviden čas - za vsako nalogo lahko ocenimo vsaj približen čas, ki bo porabljen zanjo in tega vpišemo v to polje. Če želim opravilo dodati med vsa opravila med nerazporejenimi opravili, je to polje obvezno.
glej - Razporejanje opravil
Barve - te služijo le zaradi lažjega pregleda opravljenih nalog na samem koledarju. Če določen tip opravil vedno obarvamo enako, se na koledarju že na prvi pogled vidi, koliko časa je šlo za določen tip opravil.
Glej tudi Statusi opravil
Izvajalci opravila so lahko vsi kontakti, ki aplikacijo uporabljajo in lahko določeno nalogo v celoti ali pa vsaj delno opravijo.
Izvajalec je lahko en, lahko pa gre za celo skupino ljudi, ki morajo sodelovati, da se opravilo uspešno zaključi - recimo na sestankih.
V primeru, da je v podjetju več ljudi, ki bi lahko naredilo dano nalogo po sistemu, kdor prej uspe, lahko na to mesto dodamo več izvajalcev in višje v opravilu ne določimo odgovorne osebe. Tako prvi izmed izvajalcev, ki bo imel čas opraviti nalogo, opravilo prevzame kot odgovorna oseba (glej odgovorna oseba) in s tem ostalim izvajalcem to možnost vzame.
Izvajalce izberemo s pomočjo prve ikone “Dodaj izvajalca„, kjer z miško v seznamu kontaktnih oseb s klikom označimo vse želene izvajalce. Izbrani izvajalci v seznamu postanejo sivi. Če označen kontakt ponovno kliknemo z miško, ga iz seznama odstranimo.
Da si prihranimo čas lahko izberemo tudi skupino izvajalcev. S klikom na ikono “Dodaj skupino izvajalcev„ se nam odpre spisek poslovnih stikov. Ko izberemo želen poslovni stik se nam med izvajalce dodajo vsi kontakti, ki so dodani k določenem poslovnem stiku.
Za izbris vseh kontaktnih oseb na enkrat pa izberemo ikono v ukazni vrstici “Izbriši vse izvajalce„.
Če želimo izbrisati katerega le enega izmed že izbranih kontaktov pa v vrstici želenega kontakta preprosto kliknemo na ikono za izbris “Odstrani kontaktno osebo„.
Četrta ikona po vrsti pa omogoča, da vsem izbranim kontaktom naenkrat pošljemo sporočilo. Klik na ikono “Pošlji sporočilo vsem izvajalcem„ nam odpre novo pojavno okno.
Zadeva - to polje se avtomatično napolni z nazivom opravila na katerem se nahajamo.
Vsebina sporočila - v kolikor smo vpisali opis in/ali dodaten opis opravila, se le to vpiše v to polje. Če nismo je polje prazno. V vsakem primeru pa lahko v polja vpišemo karkoli želimo, pri čemer lahko samo dopišemo ali pa nadomestimo že naloženo vsebino.
Izberi predpripravljeno besedilo - v kolikor se določeno besedilo za elektronska sporočila večkrat ponavlja, ga lahko vpišemo enkrat in ga nato s pomočjo ikone na desni strani okna za vsebino sporočila, s pomočjo te ikone izberemo izmed vseh pripravljenih vsebin za elektronska sporočila. Ta besedila dodajamo v meniju Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti.
*V kolikor izberemo vnaprej pripravljeno besedilo, se nam vsa prej izpolnjena polja nadomestijo s temi pripravljenimi vsebinami.
V sporočilo dodaj povezavo na stran - Sporočilo lahko vsebuje oziroma “kaže„ na določeno spletno stran, pa naj bo to znotraj ali zunaj te aplikacije. Sem vpišemo celoten url naslov (npr: http://www.infomaster.si) spletne strani, na katero želimo, da nas sporočilo usmeri.
Na desni strani pojavnega okna imamo na izbiro opcije:
Pošlji SMS - ki poleg elektronskega sporočila pošlje tudi sms - če imajo prejemniki to možnost seveda omogočeno.
Pozor sms je omejen na 640 znakov, če ne vsebuje posebnih znakov (č š ž …), z njimi pa na 317 znakov.
Sporočilo naj kaže na to opravilo - če izberemo to opcijo, nam aplikacija sama doda povezavo na opravilo iz katerega pošiljamo sporočilo.
Pošlji sporočilo kontaktom - spodaj so našteti vsi izbrani kontakti, ki so označeni s kljukicami v poljih poleg njihovega imena in priimka. V kolikor kljukice odstranimo, tega sporočila ne bodo prejeli.
S klikom na gumb “Pošlji sporočilo„, bo sporočilo poslano na elektronski naslov, ki je bil vpisan na kontaktni osebi, hkrati pa bo poslano tudi kot sporočilo v aplikaciji.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo izvajalcev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za izvajalce". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Opravilo v katerem smo opredeljeni kot udeleženec, lahko v svojem koledarju vidimo, ko ima le to opredeljen predviden ali pa dejanski začetek in konec, ki ga določi odgovorna oseba opravila. Lahko si ga tudi ogledamo, nimamo pa pravice, da bi ga spreminjali.
Skratka - udeleženci so vsi kontakti, ki bodo zaradi tega ali onega razloga udeleženi ob izvajanju opravila, a v njegovi predpripravi ne bodo sodelovali. Tipičen primer je predavanje. Izvajalci so predavatelji, udeleženci pa le slušatelji - oboji pa morajo imeti za to opravilo rezerviran čas.
Ukazi in funkcionalnosti so enaki kot pri Izvajalcih.
Pravico pošiljanja sporočil vsem udeležencem ima tudi vsak posamezni udeleženec tega opravila.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo udeležencev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za udeležence". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Resursi so sredstva, ki jih potrebujemo za opravljanje določenih nalog, se pa razlikujejo glede na to s čem se naše podjetje ukvarja. V podjetju s trgovskimi potniki so resursi avtomobili, v podjetju, ki se ukvarjajo z izobraževanjem pa so resursi recimo lahko učilnice. V kolikor za opravljaje naloge potrebujemo določen resurs ga na tem mestu izberemo. Na tak način ga tudi rezerviramo in vsem ostalim v podjetju povemo, da v tem času izbrano sredstvo ni več na voljo. S tem podjetje pridobiva tudi informacije o dejanski izrabi resusov, kar lahko uporabi za optimizacijo le teh.
Dodaj resurs - s pomočjo ikone izberemo potrebna sredstva in jih s tem rezerviramo za čas, ki smo ga namenili temu opravilu. V kolikor je želeni resus že zaseden nas aplikacija opozori in nam odpre koledar s prikazom zasedenosti tega resusa.
Briši vse resurse - gumb, kot poveže že ime, izbriše vse dodane resurse
glej - Resursi in Obračunavanje resursov preko opravil
Lastnosti opravila so značilnosti opravila, ki se razlikujejo glede na potrebe uporabnikov aplikacije.
Imamo pa tudi splošne lastnosti, ki se izpisujejo glede na nastavitve aplikacije (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve):
Aplikacija ima možnost, da se nastavi tako, da se na desni pojavi tudi gumb z nadopravilo opravila na katerem se nahajajo. Klik nanj nas prestavi na to nadopravilo.
V kolikor jih opravilo na katerem se nahajamo ima, se tu prikaže spisek z vsemi podopravili. V naslovni pasici imamo dve ikone:
dodaj novo podopravilo - odpre nam novo formo za dodajanje opravila, ki jo nato poljubno izpolnimo. Se pa opravilo, iz katerega smo prej skreirali to novo podopravila doda v polje “Nadopravilo„. 
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
briši vsa podopravila - kot nam že ime pove, ta gumb poskrbi za to, da se temu opravilu umaknejo vsa podopravila naenkrat. Podopravila se ne izbrišejo, izbriše se samo polje nadrejenega opravila.
Glej tudi Statusi opravil
Vsaka vrstica podopravila ima dve statusni in dve ukazni ikoni:
Status lastništva
kreator opravila
če imate pravice in določenega opravila ne vidite si s klikom na to ikono dodate lastniško (owner pravico na ta podatek)
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo.
briši podopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to podopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
Pod tem naslovom najdemo vsa opravil, ki jih je potrebno dokončati, preden lahko začnemo in/ali dokončamo opravilo na katerem se nahajamo. V naslovni pasici imamo dve ikoni: dodaj predopravilo - odpre nam novo pojavno okno, kjer med spiskom opravil poiščemo opravilo, ki ga moramo opraviti, preden se lahko lotimo opravila na katerem se nahajamo. prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono. briši vsa predopravila - S klikom na ta gumb odstranimo vsa izbrana predopravila naenkrat.
Glej tudi Statusi opravil
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo. briši predopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to predopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
S klikom na ikono za dodajanje zaopravila se odpre nova forma, ki jo izpolniš kot vsa ostala opravila. Edina razlika je, da je opravilo, iz katerega smo to zaopravilo kreirali, postane predopravilo temu opravilu. prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
Glej tudi Statusi opravil
Ravno tako kot prioriteta nam filtriranje po spiskih olajša tudi to označevanje opravil s kombinacijo prioritete in pomembnosti. Naloge so lahko:
- nujne in pomembne
- NE nujne a pomembne
- nujne a NE pomembne
- NE nujne in NE pomembne
...in na ta način lahko naloge ustrezno razvrstimo v planer opravil.
Tudi ta polja so namenjena filtriranju med opravili, saj si s pomočjo njih lažje organiziramo svoj čas namenjen delu.
Nastavitve => Skupine uporabnikov
Nastavljanje in določanje pravic je zelo specifična naloga, ki je navadno zaupana skrbniku aplikacije, zato bomo na tem mestu pogledali samo pomen določenih skupin.
Vsak uporabnik aplikacije mora vedno imeti skupino pravic SPL Splošni šifranti.
Ostalo pa je odvisno od dela, ki naj bi ga uporabnik opravljal v aplikaciji.
Vsaka stran v aplikaciji ima svoje pravice. Pa za primer poglejmo poslovne stike.
Da nekdo v aplikaciji lahko vidi stran s poslovni stiki ima lahko eno od dveh skupin pravic:
Taka pravila veljajo skozi vse pravice - če imajo pravice v imenu Admin, to pomeni, da imajo pravice dodajati vpis. Vidi, spreminja in briše pa lahko vse podatke znotraj izbranih tabel. V kolikor v imenu ni besedice admin, pa lahko podatek doda - vidi, spreminja in briše pa le svoje vpise.
Vse pravice, ki se začnejo z SPL - pomenijo, da se set pravic nanaša na splošne nastavitve aplikacije. Katere splošne nastavitve pa nam pove ime, ki temu sledi.
Izjema je SPL koledar, ki uporabniku da pravico, da vidi koledar in vsaj en tip opravil.
Naslednji sklop skupin se začne z Uvozi/izvozi, ki uporabnikom omogočajo izvoze in uvoze podatkov iz in v aplikacijo. Tudi tu imamo dve stopnji in sicer lahko izvozimo/uvozimo samo svoje vpise (uvoz/izvoz lastnih...) ali pa vseh vpisov (uvoz/izvoz vseh...).
Potem je sklop skupin, ki nam podeljujejo pravice do poročil - Poročila....
Poročila se seveda vežejo tudi na to, kaj dejansko oseba lahko vidi v aplikaciji. Kljub temu, da ima dostop do poročil artiklov, to še e pomeni, da lahko vidi promet artiklov, če nima ustrezne pravice na listinah in artiklih.
Če bližje pogledamo skupino, vidimo, da so na začetku vsake skupine našteti/izbrani uporabniki, ki imajo to skupino pravic. Vse izbrane skupine lahko vidimo tudi na uporabnikih.
Nekoliko nižje pa so naštete vse pravice, ki jih ima ta skupina. Ko kreiramo novo skupino uporabnikov si lahko pomagamo tudi z ukazom "Kopiraj pravice iz druge skupine", ki nam bo naredilo prav to - iz izbrane skupine nam bo skopiramo vse pravice v to novo skupino. Tako lahko združimo več skupin v eno, dodamo ali pobrišemo določene pravice in tako kreiramo svojo lastno skupino.
Za to pa je potrebno znanje o pravicah.
Definicija stroškovnega mesta pravi, da je stroškovno mesto namensko, prostorsko ali stvarno zaokrožena enota v družbi, v kateri ali v zvezi s katero se pri poslovanju pojavljajo stroški, ki jih je mogoče neposredno ali posredno razporejati na poslovne učinke.
Značilnost stroškovnih mest je, da se nanje zbirajo stroški, ki se nato od tam razporejajo na proizvode oz. končne stroškovne nosilce.
Šifra - šifriranje stroškovnih mest je stvar organizacije v podjetju.
Opis - je polje v katerega vpišete naziv ali kratek opis stroškovnega mesta, ki ga dodajamo v šifrant.
Konto - stroškovno mesto lahko povežemo na svoj konto oziroma podkonto in s tem pridobimo dodatno globino pri analitiki stroškov.
Poslovno leto - stroškovna mesto vedno vežemo na računovodsko / poslovno leto.