Naslednji polji sta povezani
Posebnosti nabavnih računov je tudi možnost, da se iz njih naredi plačilne naloge, ki jih nato uvozimo v banko in s tem prihranimo čas. Za to funkcionalnost pa moramo imeti izpolnjena tudi naslednja posebna polja:
POZOR – nabavni račun VEDNO ob knjiženju kreira tudi lastno prevzemnico, zato je ob samostojnem knjiženju prevzemnic kasneje potrebno pred knjiženjem nabavnega računa tako prevzemnico nujno povezati z ustreznim nabavnim računom.
Povezavo lahko naredimo iz prevzemnice, ali pa na samem nabavnem računu.
Ko kreiramo nabavni račun, mu določimo poslovni stik (našega dobavitelja) in tako opremljen račun shranimo nam na desni strani ukazni gumb »Kreiraj zbirni račun« odpre pojavno okno, z vsem prevzemnicami z izbranim dobaviteljem, ki so še brez računa (brez finančne listine, so finančno odprte, ...). Iz spiska s potrditvenim poljem poleg številke prevzemnice označimo kateri prevzemni so vključeni v nabavnem računu, ki ga imamo pred sabo in potrdimo svojo izbiro s klikom na gumb »Napolni izbirni račun nabave«. Aplikacija nam bo napolnila vrstice z ustreznimi artikli in količinami, ki so bili na vpisani prevzemnici.
V kolikor se zgodi, da imamo na računu dodatne vrstice artiklov nam je v pomoč splošna nastavitev aplikacije:
Obstajata dva načina in sicer glede na to, ali je stranka račun plačala pred ali po izdanem dobropisu.
Obstajata dva načina in sicer glede na to, ali smo račun plačali pred ali po izdanem dobropisu.
Vedno pa velja, da če zapiramo znesek odprte listine z ustreznim dobropisom, to lahko naredimo tudi na internem bančnem izpisku:
Za kreiranje plačilnih nalogov je seveda najprej potrebno imeti nabavne račune. Hkrati z nabavnimi računi pa tudi urejene poslovne stike naših dobaviteljev.
Poleg izbranega poslovnega stika in določenih datumov listine so, za uspešno kreiran plačilni nalog, potrebna še nekatera polja:
Tako opremljeni nabavni računi so, ko jih knjižimo, ustrezno pripravljeni za pripravo plačilnih nalogov.
Na spisku knjiženih nabavnih računov se med dodatnimi ukazi nahaja ukazni gumb »Pripravi plačilni nalog«.
Odpre se nam okno vseh knjiženih nabavnih računov, ki še niso bili plačani. Status plačane listine dobi račun takrat, ko ga zapremo s knjiženim bančnim izpiskom. Aplikacija nam omogoča, da si iz spiska umaknemo vse račune, ki so že bili dani med plačilne naloge. To naredimo tako, da označimo polje poleg napisa »Skrij vse račune na nalogih«.
Hkrati pa lahko iz spiska umaknemo vse listine, ki so bile že vključene na bančne izpiske, a ti še niso bili knjiženi. To pa naredimo tako, da označimo polje poleg napisa »Skrij vse račune na izpiskih«.
Datum plačilnega naloga je datum, ko smo plačilni nalog kreirali in ga bomo uvozili v banko, ime pa si vpišemo za lažje iskanje ustreznega plačilnega naloga v spiskih.
Bančni račun – na tem mestu lahko iz seznama izberemo bančni račun, na katerega želimo uvoziti plačilni nalog. Nov bančni račun lahko na seznam dodamo tako, da ga vpišemo na naš poslovni stik.
Na samem seznamu računov lahko za vsak nabavni račun posebej popravimo datum valute in namen plačila. Račune, ki jih želimo dodati na plačilni nalog označimo pod stolpcem »Plačaj«.
Ko smo označili vse nabavne račune, ki jih želimo plačati in smo zadovoljni z vpisanimi datumi za plačilo, kliknemo na gumb »Kreiraj plačilni nalog«.
Vsem računom, ki so bili že dodani na plačilne naloge ali bančne izpiske, se v polju »Št. naloga« oziroma »Št. izpiska« izpiše ustrezna številka naloga ali izpiska. Že izvoženi plačilni nalogi poleg številke prikažejo tudi kljukico.
Spisek kreiranih plačilnih nalogov najdemo v aplikaciji pod »Listine => Bančno poslovanje => Plačilni nalogi«.
Plačilni nalog izvozimo iz aplikacije in ga uvozimo v našo banko. Aplikacija avtomatično označi plačilni nalog kot »Izvožen / zaklenjen«. Ko smo uvozili plačilni nalog v banko, ga arhiviramo. To naredimo z ukaznim gumbom »Arhiviraj plačilni nalog«.
Ločimo med nekaj skupinami listin:
Prodajne listne – je skupek različnih listin, ki pa beležijo isto stvar – oddajanje oziroma prodajanje naših artiklov oziroma storitev našim strankam.
Prodajne knjižene listine - vsako listino, ki jo v aplikaciji InMaster kreiramo moramo potrditi s knjiženjem – s tem smo dejansko spremenili zalogo in finančne podatke. Knjižene listine si, tako kot je zahtevano s strani zakona, številčno sledijo, in se jih ne sme spreminjati. Brišejo se lahko le po ustreznem postopku – bodisi z stornacijo ali dobropisom.
Nabavne listine – medtem, ko s prodajnimi listinami prodajamo, nabavne listine skrbijo ravno za nasprotno, z njimi namreč prevzemamo artikle na zalogo oziroma kupujemo storitve od naših poslovnih partnerjev.
Nabavne knjižene listine – ko nabavno listino knjižimo, se vsi podatki iz nje zabeležijo v aplikacijo – poveča se nam zaloga in spremenijo se finančni podatki. Tako kot za prodajne knjižene listine, tudi za te velja, da se ne smejo popravljati oziroma spreminjati.
Delovni nalogi – aplikacija InMaster ima na voljo tudi listine delovnih nalogov s katerimi upravljamo s proizvodnjo znotraj podjetja. Delovni nalog nam iz artiklov, ki smo jih preko nabavnih faktur prejeli na zalogo in z storitvijo naših zaposlenih, naredi naše nove artikle, ki jih prodajamo.
Knjiženi delovni nalogi – ko delovni nalog knjižimo se izvrši vse preračunavanje zalog artiklov, ki so bili na tem delovnem nalogu, hkrati pa se izračuna nabavna vrednost novega (našega) artikla.
Servisni nalogi – prejem in oddajanje artiklov v servis v aplikaciji InMaster beležimo s servisnimi nalogi. Z njimi prevzamemo artikel stranke na zalogo v servisno skladišče in ga od tam tudi vrnemo. Iz servisnih nalogov se kreirajo tudi opravila tipa servis, ki se kasneje lahko tudi obračunajo.
Listine zalog ali medskladiščnice – z medskladišnicami prenašamo artikle med skladišči. Dejanski prenos zalog naredimo s knjiženjem.
Vsaka izmed listin ima polja, ki jih je potrebno izpolniti, da je listina veljavna in da jo je moč knjižiti. Pa poglejmo nekatere, ki se pojavljajo v taki ali drugačni obliki na vseh listinah.
Številka listine – številka listine se izpolni avtomatsko iz številčnih serij, ki smo jih določili za vsako posamezno vrsto listine. Številčne serije so v aplikaciji že določene, lahko pa jih po želji prilagodimo. Formo za številčne serije najdemo pod menijem Nastavitve => Nastavitve listin.
Številka ne-knjiženega računa se razlikuje od številke knjiženega računa. Številke knjiženega računa si morajo slediti po času knjiženja, medtem ko so računi lahko odprti poljubno dolgo in s tem novi računi dobivajo večjo zaporedno številko.
V aplikaciji si med splošnimi nastavitvami aplikacije nastavimo tudi to ali naj imajo vse prodajne knjižene listine eno številčno serijo ali pa vsaka svojo.
Pod menijem Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve poiščemo naslednje nastavitve:
V kolikor so označene s kljukico (vrednost 1), ima vsaka od teh listin svojo številčno serijo, v nasprotnem primeru pa sledijo številčni seriji knjiženih prodajnih računov.
Zaporedje številčne serije različnih listin je bolj pomemben v primeru, če uporabljamo davčne blagajne, kjer so številčne serije vezane na poslovni prostor.
Poslovni stik – Poslovni stik je pravna ali fizična oseba, ki je naročila storitve oziroma artikle, ki smo jih dodali na račun. Ta poslovni stik je lahko ali pa tudi ne naslovnik računa in njegov naslov je lahko ali pa tudi ne pravi naslov za dostavo. Oboje lahko nekoliko nižje na formi listin prilagodimo.
Ko v polje »Poslovni stik« izberemo osebo, se bo avtomatično dodala tudi pod podatke za račun in dostavo. V kolikor želimo kateregakoli izmed podatkov spremeniti, to naredimo tako, da zamenjamo poslovne stike pri podatkih za dostavo oziroma podatkih za račun. Na tiskani listini oziroma na listini, ki bo poslala preko e-pošte, bo vedno naslov poslovnega stika, ki je dodan pod naslovom (razdelkom) »Podatki za račun«.
Pozor – v primeru, da smo na listino dodali poslovni stik, listino shranili, nato pa poslovni stik zamenjali z drugim, bodo podatki za dostavo in račun ostali od poslovnega stika, ki je bil na tej listini prvi shranjen. Podatke lahko popravimo ročno, ali pa z gumbom za osveževanje osvežimo tudi podatke za račun in dostavo.
Datum listine – datum listine se izpolni avtomatično z trenutnim datumom. Ta datum bo izpisan kot datum računa. Isti datum bo na listini izpisan tudi ob navedbi kraja listine.
Datum veljavnosti/ Datum zapadlosti – datum se bo izpisal kot datum veljavnosti ponudbe oziroma datum zapadlosti plačila za knjižene listine. Ta se lahko izpolni avtomatično, v kolikor imamo na izbranem poslovnem stiku določeno zamik plačila. Ta se v dnevih zapiše na formi poslovnega stika v razdelku »Finančni podatki«.
Datum dobave – je tretji datum, ki ga mora listina vsebovati – gre pa za datum, ko je bila zaračunana storitev opravljena oziroma artikel dobavljen.V kolikor želimo knjižiti listino, kjer je datum dobave v drugem mesecu kot pa datum knjiženja, moramo v aplikaciji to dovoliti. To naredimo tako, da v splošno nastavitev (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve) »DovoliRazlicenMesecDobave« označimo s kljukico.
Datum dobave do – v kolikor zaračunavamo storitev, ki je bila oziroma bo izvajana skozi daljše obdobje, recimo najem prostora ipd., izpolnimo tudi to polje. Na listini se bo namesto enega datuma dobave izpisal datum dobave od/do. V kolikor sta datumaDatum dobave in Datum dobave do enaka, se bo izpisalo enako, kot če bi vpisali samo Datum dobave.
Prodajalec – to polje se bo izpolnilo avtomatično z našim imenom – na ta način vemo, kdo je račun vpisal. Ime pa se izpiše tudi na računu pod poljem »Izdal«, ki je na listinah oddanih na FURS (davčne blagajne) tudi obvezen podatek.
Številka zunanje listine – v kolikor delamo s strankami, ki nam blago ali storitve naročajo preko naročilnic lahko v to polje vpišemo številko naročilnice. Vsak vpis v to polje se nam bo na listini izpisal poleg opisa »Zunanja listina«.
Opomba – to polje se lahko vidi tudi na spisku listin, zato si vanj vpisujemo opombe do katerih želimo priti že na samem seznamu listin. Polje se ne izpisuje na računu.
Sklic – sklic se na listine doda avtomatično. V kolikor želimo, da se sklic zapiše drugače v to polje zapišemo želeno obliko in izpisala se bo ob polju »Pri plačilu se sklicujte na:«.
Predloga za tiskanje – v kolikor imamo pripravljene različne predloge za listine na tem mestu izberemo želeno. Ko listino shranimo se predloga za tisk zamenja. Nove predloge vam po vaših željah pripravi skrbnik aplikacije.
Jezik na tiskanih listinah - v kolikor želimo listino izdati v drugem jeziku je to seveda možno. V angleščino je prevedenih že večino inMastrovih listin, vse kar je potrebno je to, da na poslovnem stiku, ki mu želimo izdajati listine v angleščini, kot "Jezik poslovanja" izberemo angleško. Za vse ostale prevode se seveda lahko dogovorimo z administratorjem aplikacije, ki želene prevode vnese v sistem.
Število tiskov računa – gre za izpis kolikokrat je bila listina pregledana oziroma natisnjena. Številka se poveča vsakič, ko nekdo klikne na ukaz »Predogled listine« na neknjiženih računih. Na knjiženih računih pa je zadeva malce drugačna. Zabeleži se prvi natis računa. Naslednjič nam ukaz »Tiskaj račun« odpre samo kopijo tega istega izpisa. Zakonodaja zahteva, da se na vsaki kopiji računa, ki ga izdamo stranki izpiše tudi zaporedna številka kopije, zato se po prvem tisku računa uporablja ukaz »Tiskaj kopijo računa«. Ta nam povečuje številko tiskov v tem polju, hkrati pa se ta številka izpiše tudi na sami tiskani listini.
Poleg polja je gumb, ki nam odpre pojavno okno s seznamov vseh uporabnikov, ki so ta izpis pogledali, z natančnim datumom in časom izpisa.
Poslovno leto – polje se vedno napolni s poslovnim letom, ki ga imamo izbranega na svojem profilu. Ob prehodu poslovnega leta ga moramo zamenjati na formi »Moje nastavitve«. V primeru, da se poslovno leto na listini in poslovno leto, ki smo ga izbrali na svojem profilu ne ujemata, listine ne moremo knjižiti. Za pregled listin iz različnih poslovnih let ni potrebno zamenjati poslovnega leta na profilu.
Tip plačila – to polje je zaradi davčnih blagajn postalo obvezno, saj se morajo vsi računi, ki so plačani z gotovino oziroma kartico prijaviti na FURS. V kolikor takega poslovanja nimamo – navadno je to v primerih, ko delamo samo s podjetji – lahko v svojem profilu nastavimo najpogostejši tip plačila, ki se bo avtomatično dodajal na vse listine, ki jih bomo kreirali sami. To naredimo tako, da na formi »Moje nastavitve« pod razdelkom »Splošne nastavitve« v polju z imenom PrivzetiTipPlačila izberemo tip plačila, za katerega želimo, da se nam avtomatično napolni.
Pri spletnih naročilih se bo to polje izpolnilo glede na to, kateri tip plačila je želela stranka, ki je oddala naročilo.
Status – polje obstaja le na listinah, ki so namenjene prejemanju direktnih naročil iz spletne trgovine (vp predračuni in spletna naročila). Preko tega polja lahko stranki na predogledu naročila, do katerega ima dostop na spletni strani trgovine, sporočimo, v kakšnem stanju je njeno naročilo. Statuse si lahko seveda prilagodimo, dodajamo pa jih v aplikaciji pod menijem Nastavitve => Splošni šifranti => Statusi listine.
Datum prejema – v polju izberemo datum, ko smo prejeli listino.
Sklic – sklice pri nabavnih listinah moramo vpisati, če uporabljamo plačilne naloge. Določi ga naš dobavitelj in je eno izmed polj, ki se uvozi v banko.
Namen plačila – gre za šifrant, ki ga navadno uporabljamo v bankah za plačilo raznih računov. Izbrati moramo za enega izmed obstoječih šifer, ki bankam pove za kak namen je bil denar nakazan. To polje mora biti izpolnjeno, če uporabljamo modul »Plačilni nalogi«, kjer si iz obstoječih knjiženih računov, ki jih moramo plačati, naredimo plačilni nalog, ki ga potem samo uvozimo v banko.
Bančni račun - na poslovnem stiku lahko dodamo več bančnih računov, ki jih ta poslovni stik uporablja. Na tem mestu moramo izbrati enega izmed njih. Če bančnega računa na poslovnem stiku ne vpišemo, ga na tem mestu ne moremo izbrati in zato tega računa ne moremo izvoziti v plačilni nalog.
Številka zunanje listine – na nabavnih računih v to polje vpišemo številko oziroma oznako prejetega računa.
Neto nabavne listine in DDV nabavne listine – zaradi različnega zaokroževanja računovodskih programov se zgodi, da je kljub enako vpisanim cenam na posamezni postavki računa, naš skupni bruto znesek računa za cent ali dva drugačen kot je na računu, ki smo ga prejeli od dobavitelja. V tem primeru iz prejete listine prepišemo neto ceno in znesek ddv v ti dve polji in tako uskladimo dejansko stanje.
Poslovni prostor – izpiše se poslovni prostor v katerem je bil račun izdan.
Knjižil – izpiše se ime uporabnika, ki je knjižil račun.
Datum knjiženja – izpiše se datum, ko je bil račun knjižen.
Datum DDV – Datum za DDV je navadno enak datumu knjiženja.
Datum za temeljnico – je navadno enak datumu knjiženja.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za dostavo.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov - Podatki za dostavo se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da je blago poslano na drug naslov na tem mestu izberemo drug poslovni stik – tistega, kamor naj se kupljeno blago pošlje.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni«.
Kontakt dostave – pod kontaktne osebe lahko vnesemo tudi osebo, ki ji moramo blago dostaviti. Kot vse kontaktne osebe v aplikaciji InMaster, se tudi to doda na formi »Kontaktne osebe« in se jo potem izbere iz seznama.
Tip dostave – na tem lahko izberemo tip dostave, ki ga izberemo iz šifranta vseh načinov dostave, ki se nahaja v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Načini dostave. V primeru, da gre za naročilo iz spletne trgovine, se to polje napolni z načinom dostave, ki ga je izbrala stranka v košarici.
Teža (Kg) – na formi za dodajanje artiklov imamo opcijo dodajanja lastnosti artikla. Ena izmed lastnosti se imenuje TEŽA, kjer v kilogramih opredelimo težo artikla. V kolikor imamo vpisano to lastnost na posameznih artiklih, ki so na listini, lahko izračunamo skupno težo pošiljke za dostavo. Poleg polja je ikona, ki nam odpre seznam vseh artiklov, ki so vključeni na listino in njihovo težo, če jo imajo vpisano. S potrditvijo na gumb »Preračunaj«, se nam seštejejo vse vpisane postavke teže in vsota se zapiše v polje Teža (kg). Ko je to polje izpolnjeno, se izpiše tudi na listini.
Število paketov - v to polje vpišemo število paketov, ki jih bomo dostavili, če želimo, da se to število izpiše tudi na natisnjeni listini.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za račun.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov, pošta - Podatki za račun se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da se listina glasi na drug poslovni stik ga na tem mestu izberemo.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za račun ne spremeni«.
V primeru, da v aplikaciji uporabljamo oddajanje e-računov na portal javne uprave UJP je potrebno izpolniti polje »Številka naročilnice« oziroma »Številka pogodbe«. Tudi če teh dveh številk nimamo je potrebno polja izpolniti, saj v nasprotnem primeru naročilo ne bo mogoče oddati. V polje lahko napišemo tudi »telefonsko naročilo«. Težava v takem primeru nastane le, če račun zavrnejo, ker ne obstaja uradno naročilo. Datum pogodbe oziroma naročilnice je zaželen, ni pa nujen.
Vrstice listin se med seboj razlikujejo le po tem, da imajo nekoliko različne stolpce. Vsa polja pa lahko vidimo tako, da kliknemo na ikono izbirnika levo od vrstice vpisanega artikla oziroma storitve.
Novo vrstico lahko dodamo tako, da ob vpisu prve vrstice pritisnemo na smerno tipko, ki nas premakne navzdol.
Vrstico pa lahko dodamo tudi s pomočjo ukaznega gumba, ki ga najdemo nad vrsticami.
Poglejmo nekaj stolpcev in njihove funkcionalnosti.
# - polje je namenjeno zaporedni številki vrstice – ta se povečuje za 1000 in je namenjena sortiranju vrstic. Če te številke izpolnimo sami, se bodo vrstice razvrstile po vpisanih številka naraščajoče.
Tip – v aplikaciji InMaster imamo dva tipa zapisa na listinah – artikli in storitve. To polje je vedno potrebno izbrati, zato je priporočljivo, da si na formi »Moje nastavitve« izberemo prevzet tip listine (artikel ali storitev), odvisno od tega kateri tip največkrat pri vpisu listine potrebujemo. Ta se lahko vedno tudi zamenja. Tip nam tudi pove iz katerega seznama bomo izbirali zapis v vrstici – ali bo šlo za seznam artiklov ali pa za seznam storitev.
ID – s pomočjo vpisa id-ja oziroma šifre artikla ali storitve napolnimo celotno vrstico z ustreznimi informacijami o ceni, popustih, nabavni ceni, ddv-ju – skratka vsem, kar imamo vpisano na posameznem artiklu oziroma storitvi.
Skoraj vsa polja, ki se napolnijo z izbiro ustreznega artikla/S76/A652/Storitve lahko prilagodimo ali spreminjamo z izjemo zneska ddv-ja in mpc cene, ki se izračuna iz vpisanih cen in popustov.
Kol. - v to polje vpišemo količino izdanih artiklov oziroma zaračunanih storitev. To polje v povezavi z »enoto«, nam omogoča upravljanje z zalogo.
Enota – enota v kateri prejmemo oziroma oddajamo artikle oziroma storitev, se določi že na samem artiklu oziroma storitvi, tako se nam od dodajanju novih vrstic že samo od sebe napolni tudi to polje. Občasno se zgodi, da dobimo račun z artikli v drugačni merski enoti, kot jo imamo mi zavedeno na samem artiklu in v kateri vodimo našo zalogo. Človek tako vzame kalkulator in preračuna iz metrov v centimetre ali litrov mililitre...v InMastru pa to ni potrebno. Potrebno je določiti možne pretvorbe za izbrano enoto mere na formi artiklov in, v kolikor še niso, določiti pretvorbe na enotah. Na liste nato z dvo-klikom izberemo katerokoli enoto želimo in ob knjiženju nam aplikacija sama pretvori v našo osnovno enoto mere.
Popust - lahko vpišemo v procentih ali pa znesku. Popust lahko spremenimo na vseh vrsticah hkrati, če ga vpišemo v polje »Spremeni popust na vseh vrsticah« in vpis potrdimo z gumbom »Spremeni«.
DDV – je navadno določen že na sami storitvi oziroma artiklu, ker tam pač mora biti.
Zgodi pa se, da je potrebno zamenjati stopnjo ddv-ja na listini – največkrat, ko je listina namenjena za tujino. DDV lahko umaknemo s celotne listine na enkrat in sicer z ukazno ikono, ki se nahaja desno nad vrsticam. V kolikor poslovni stik ni označen s kvalifikatorjem tujina nas bo ob knjiženju aplikacija opomnila, da je zneske ddv-ja nič.Lokacija – to polje se veže na skladišče, kjer se artikel nahaja. Na voljo imamo poljubno število skladišč, ki jih prilagodimo našim potrebam. Dodajamo jih s formo, ki jo najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča. To polje v vrstici se napolni avtomatično s skladiščem, ki ga imamo na Mojih nastavitvah izbranega kot »prevzeto skladišče«. Artikel lahko prodamo iz skladišča, kjer se ne nahaja v primeru, ko aplikacijo nastavimo tako, da se lahko knjiži v minus – se pravi, da lahko prodajamo brez zaloge – ne da bi dejansko artikel na tak ali drugačen način prevzeli na zalogo. V kolikor imamo artikel na zalogi v drugem skladišču, ki ni izbran za prevzetega, nam bo aplikacijo pustila prodajo samo v primeru, da sta prevzeto skladišče in skladišče, kjer se artikel nahaja povezana. V nasprotnem primeru moramo skladišče na vrstici zamenjati. Dvoklik na polje nam odpre pojavno okno, kjer lahko vidimo tudi zalogo tega artikla na posameznem izbranem skladišču.
Lokacija na - posebnost na listinah medskladišlnice - s katerimi premeščamo artikle iz enega na drugo skladišče - na tem mestu izberemo skladišče kamor želimo artikle premestiti.
Zalogo lahko preverimo tudi s klikom na ikono, ki jo najdemo desno nad vrsticami listine. Klik na nanjo nam bo ob začetku vrstice izrisal ikono zelene, oranžne oziroma rdeče barve. Zelena pomeni, da je artikel na izbrani lokaciji na zalogi. Oranžna nam pove, da je artikel na zalogi, le da ni v izbrani lokaciji, temveč na povezanem skladišču. Rdeča ikona pa nam pove, da artikla nimamo na zalogi.
kacijo/skladišče lahko tudi zamenjamo na vseh vrsticah hkrati in sicer z ukaznim gumbom, ki se nahaja nad vrsticami desno. Odpre se nam pojavno okno s seznamom skladišč, kjer ustreznega izberemo.
Na tem mestu je potrebno omeniti tudi posebnost na listinah zalog - medskladiščnice, kjer imamo dodaten gumb za zamenjavo vseh lokacij hkrati tudi na polju "Lokacija na". Tu izberemo lokacijo kamor z medskladišnico prenesemo zalog iz skladiča, ki smo ga izbrali na polju "lokacija".Element – to polje je na posamezni vrstici namenjen povezavi posameznega artikla z določenim podatkom znotraj aplikacije.
Z ikono desno nad vrsticami, lahko element poljubno izberemo in ga hkrati dodamo na vse vrstice računa.Poleg povezave artikla oziroma storitve z določenim podatkom znotraj aplikacije ima ta funkcionalnost tudi povsem uporaben namen.
Če pri poslovanju uporabljamo prevzemnice in ob vrstici vedno napišemo za katero stranko bomo artikel uporabili, lahko konec meseca dobimo poročilo porabljenih artiklov za določeno stranko, ki ga dobimo na spisku poslovnih stikov.
Oglejte si - Sled za nabavljenim materialom
Izbirnik ob koncu vsake vrstice nam odpre možnost izbire ešo/serijske številke za vsak prodan artikel. Serijsko številko dobimo tako, da artikel ob nabavi prevzamemo s serijsko številko oziroma z lastno proizvodnjo, kjer serijsko številko določimo sami oziroma jo avtomatično naredi aplikacija.
Artikel lahko dodamo na vrstico tudi tako, da v polje »Na listino dodaj artikel s serijsko številko« vpišemo serijsko številko artikla oziroma jo odčitamo s čitalnikom.
Aplikacija omogoča večjezičnost in v kolikor imamo nazive artiklov in storitev ter opise prevedene, lahko s pomočjo ikone, ki jo najdemo nad vrsticami desno, spremenimo opise artiklov in storitev v kateri koli jezik.
Na vrstice lahko vključimo tudi celoten opis artikla, ki ga imamo v aplikaciji. To naredimo s klikom na ikono, ki se nahaja desno nad vrsticami. Pozor – dodali se bodo le opisi artiklov, ki imajo na svoji formi označen kvalifikator »Uporabi opis«.
Občasno (predvsem pri delovnih nalogih) želimo količino vseh dodanih vrstic povečati oziroma pomanjšati za enak delež. To storimo z ukaznim gumbom "Pomnoži količine v vrsticah". Vpisano število nam pomnoži vse vpisane količine.V ti dve polji lahko vpišemo poljubno besedilo, ki se bo izpisovalo na listini pred ali za vrsticami. Če se besedila, ki jih želimo dodati na listine večkrat ponavljajo, jih vpišemo v formo »Predpripravljena besedila«, ki jih najdemo na zavihku Nastavitve => Nastavitve listin. Z ustreznimi oznakami aplikaciji povemo, ali gre za predhodno ali pa zaključno besedilo. Ko besedilo shranimo, ga lahko na listini samo izberemo. Besedilo lahko poljubno dopolnimo na vsaki posamezni listine, s tem pa ne povozimo izvornega besedila.
Dokumenti se na listinah pojavljajo, kot možnost hranjenja naročilnic na prodajnih listinah oziroma shranjevanje nabavnih faktur na nabavnih listinah.
Tiskaj listino oziroma Predogled listine (ponudbo, predračun, račun...) – nam naredi pdf izpis listine.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (PDF) – pošiljanje pdf listine na elektronski naslov stranke. Elektronski naslov aplikacija dobi iz vpisanega elektronskega naslova na poslovnem stiku, kateremu je listina namenjena, lahko pa ga vpišemo tudi sami. Če je prejemnikov več e-naslove ločimo s podpičjem.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (eSlog) – eSlog je oblika zapisa računa, ki ga je moč uvoziti v banko. S tem olajšamo delo našim strankam, saj jim računa ni potrebno ročno vnašati v banko.
Premakni v listino (ponudbo, predračun, račun...) – Katerokoli listino lahko s tem ukaznim gumbom premaknemo v drugo navedeno listino, kar pomeni, da te listine ne bo več, bo pa nova z enakimi podatki.
Kopiraj listino (ponudbo, predračun, račun...) – za razliko od premika listine, tu kopirana listina ostane na svojem mestu, naredimo pa poljubno novo listino z enakimi podatki.
Izvozi listino – s tem ukazom vse vrstice listin izvozimo v excel-ovo tabelo.
Knjiži listino – listino s tem ukazom knjižimo.
Knjiži in tiskaj listino – ukaz bo knjižil listino in nas ob knjiženju premaknil na to knjiženo listino, tako da jo lahko tudi natisnemo.
Razbij komplete – je ukaz vezan na prodajne listine. Aplikacija namreč omogoča prodajo kompletov, ki se vežejo na en artikel – komplet lahko prodamo, da pa bi razknjižili prave artikle in s tem poskrbeli za pravilno vodenje zalog moramo tak komplet razdeliti na njegove komponente – posamezne artikle. To seveda lahko naredimo na roke, lahko pa nam pomaga ta ukazni gumb. Namesto kompleta se bodo na vrsticah pojavili vsi artikli, ki ta komplet sestavljajo.
Ustvari delovni nalog – pri lastni proizvodnji lahko, ob kreiranju računa za stranko, kreiramo tudi delovni nalog, da to naročilo lahko izdelamo. To naredimo s tem ukaznim gumbom, ki se nahaja na prodajnih listinah. Tako se naročilo, ki ga zavedemo na prodajno listino (ponudba, račun, predračun...) poveže na delovni nalog. Delovni nalog je tako vezan na naročnika in vsebuje vrstice z naročenimi izdelki, ki jih nato lahko pripravimo za izdelavo. Ukazni gumb na naročilu se spremeni v »Pojdi na delovni nalog«, ki nas prestavi na te že izdelan nalog. S tem se prepreči možnost podvojitve in omogoči lažji pregled s statusom naročila.
Tiskaj kopijo računa – zaradi določil FURS-a ob izdaji davčnih računov moramo zabeležiti, če strani izdamo kopijo računa – mora biti zabeleženo tudi katera kopija po vrsti je bila izstavljena. Številka kopije se izpiše tudi na natisnjenem računu.
Tiskaj račun z oddajnico – finančna listina ob knjiženju vedno dobi poleg tudi blagovno. Ob kliku na ta ukaz pa se nam odpreta pdf zapisa tako finančne kot blagovne listine.
Tiskaj plačilni nalog UPN – je koristen ukaz predvsem za spletne trgovine, kjer pošiljamo artikle s plačilom po povzetju. Tu natisnemo podatke na UPN položnico.
Oddaj račun na UJP – s tem ukazom oddamo račun na portal javne uprave. Seveda moramo za to funkcionalnost imeti izpolnjene pogoje.
Kreiraj dobropis – V kolikor želimo račun izničiti izven davčnega obdobja v katerem je bil izdan, uporabimo ta ukaz. Dobimo novo listino – dobropis, ki ga je potrebno sknjižiti.
Storniraj račun – v primeru napake na knjiženem računu ga lahko storniramo. Stornacijo lahko naredimo v istem davčnem obdobju. Na ta način listino izničimo.
Tako za stornacijo kot za dobropis potrebujemo pojasnilo, ki ga vpišemo v polje, ki ga ponudi aplikacija, ko želimo kreirati listino. To pojasnilo mora biti tako, da zadosti vprašanjem, ki bi ga lahko imel inšpektor ob pregledu našega poslovanja.
Kvalifikatorji na listinah so različni - navadno odvisni tudi od naših potreb. Poglejmo pa nekaj koristnih:
Prevzemnica je nabavna blagovna listina, ki nam v aplikaciji spremeni zalogo. Prevzemnico lahko naredimo kot samostojno listino, ki jo kasneje po potrebni povežemo z finančno listino – nabavnim računom.
Prevzemnico tako kot katero koli drugo listino izpolnimo s potrebnimi podatki.
Glej Listine.
S samo prevzemnico navadno prevzamemo, lahko pa tudi oddamo (količina v minus) artikle, kar nam prinese spremembe v zalogi. Na sami prevzemnici, ravno tako kot tudi na nabavnih računih, imamo možnost avtomatičnega kreiranja lot artiklov.
Glej Lot artikli oziroma serije artiklov
POZOR – nabavni račun VEDNO ob knjiženju kreira tudi lastno prevzemnico, zato je ob samostojnem knjiženju prevzemnic kasneje potrebno pred knjiženjem nabavnega računa tako prevzemnico nujno povezati z ustreznim nabavnim računom.
Samostojno narejena in knjižena prevzemnica se označi s kvalifikatorjem »Brez računa«. Da bi kreirali še finančni del - nabavni računa – se poslužimo ukaznega gumba »Kreiraj nabavni račun«, ki bo na osnovi prevzemnice napolnil listino ter povezal prevzemnico na račun. Nabavni račun nato izpolnimo še z ustreznimi datumi in cenami ter sknjižimo.
Glej Nabavni račun
POZOR - Za razliko od finančnih listin, STORNACIJA samostojne prevzemnice, le to izbriše.
Priporočljivo je, da dokument, ki smo ga ob prevzemu dobili od dobavitelja preskeniramo in dodamo na koncu forme med dokumente.
Za vsako naročanje moramo uporabljati module, ki omogočajo vodenje zalog – ustrezne listine in skladišča / lokacije.
Imeti moramo vnešene artikle, ki jih želimo prodajati/naročati, z ustreznimi minimalnimi in maksimalnimi količinami zaloge.
V meniju Trgovina => Artikli pod podnaslovom »Zaloga« v polja Min. količina in Max. količina, za vsak artikel, vpišemo želene količine.
Na zavihku Poročila => Poročila nabave => Poročilo za naročaje izberemo »Tip izpisa – pojavno okno« in potrdimo izbiro s klikom na gumb »Izpiši poročilo za naročanje«.
Odpre se nam pojavno okno s spiskom vseh artiklov, ki jih imamo vpisane v aplikaciji z vsemi informacijami o trenutni zalogi oziroma naročilih.
Pa si pobližje poglejmo tabelo:
Šifra artikla in Ime artikla sta polji, ki jih aplikacija vzame iz forme za vnos artiklov.
Blag. zaloga – blagovna zaloga – je dejanska fizična zaloga artiklov, ki jo imamo v naših skladiščih.
Naročena kol. - naročena količina – gre za že vpisana naročila, ki smo jih bodisi samo naredili s pomočjo tega poročila ali pa tako, da smo na roke izpolnili naročilnico (Listine => Nabavne listine => Naročilnice). Ob naročanju se upošteva tudi ta, že naročena količina, ki se prišteje k obstoječi blagovni zalogi.
Min zaloga, Max zaloga – prikaz vpisanih količin na samem artiklu.
Naročeno v enem mesecu – prikaz števila naročenih kosov artikla v zadnjem mesecu.
Naročeno v enem letu – prikaz števila naročenih kosov artikla v zadnjem letu.
Prim. dobavitelj - primarni dobavitelj – tega določimo na samem artiklu. Naročilnica se bo glasila na tega dobavitelja. Na sami naročnici lahko dobavitelja kasneje tudi zamenjamo preprosto tako, da zamenjamo poslovni stik listine.
Količina - sem ročno vpišemo ali pa avtomatično določimo število kosov artiklov, ki jih želimo naročiti.
Naroči – s kljukico v tem polju potrdimo, da želimo ta artikle z vpisano količino dodati na naročilnico.
Kot smo že omenili, lahko količino naročila vpišemo na roke. Druga možnost pa je seveda lažja, če smo prej določili minimalno in maksimalno zalogo.
Možnosti pa so različne kombinacije izbirnikov »Izbira« in »Napolni količine«.
| Izbira | Napolni količino | |
| Označi vse | do minimalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo. |
| Označi vse | do sredine med min in max zalogo | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je srednja vrednost med vpisano minimalno in maksimalno zalogo. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo. |
| Označi vse | do maximalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge | do minimalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge | do sredine med min in max zalogo | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo. |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge | do maximalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila | do minimalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila | do sredine med min in max zalogo | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo. označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila |
| označi vse z zalogo manjšo od minimalne zaloge, ki še nimajo naročila | do maximalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju min. zaloga in trenutno ni med naročili. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge | do minimalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano minimalno zalogo. |
| označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge | do sredine med min in max zalogo | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in to sredinsko vrednostjo. |
| označi vse z zalogo manjšo od maksimalne zaloge | do maximalne zaloge | Označilo bo artikle, ki imajo zalogo manjšo kot je predvidena v polju max. zaloga. V polje »količina« se bo izpisala razlika med trenutno blagovno zalogo skupaj z že naročeno količino in vpisano maksimalno zalogo. |
Ko določimo parametre po katerih želimo naročati izbiro potrdimo z gumbom »Kreiraj naročilo«.
Aplikacija nam bo kreirala naročilnice z ustreznimi količinami artiklov. Naročilnic je toliko, kolikor je različnih poslovnih stikov navedenih kot primarni dobavitelj za naročene artikle.
Naročilnice (Listine => Nabavne listine => Naročilnice) lahko bodisi v tiskani obliki oziroma v pdf obliki preko elektronske pošte posredujemo dobavitelju in na tak način svoj del naročanja opravimo.
Prevzem artiklov seveda lahko naredimo brez naročilnice. Ko artikle prejmemo izpolnimo prevzemnico oziroma kar nabavni račun in jo/ga knjižimo.
Pozor!
V kolikor smo naredili nabavni račun nam ni potrebno posebej narediti prevzemnice, ker jo ob knjiženju aplikacija naredi sama. Ravno zaradi tega je potrebno ob prejemu nabavnih računov vedno preveriti, če nismo že prevzeli artiklov s prevzemnico. Če smo jih, je potrebno nabavni račun povezati na pripadajočo knjiženo prevzemnico. To naredimo tako, da na knjiženi prevzemnici za katero smo prejeli nabavni račun, kreiramo le tega s klikom na ukazni gumb »Kreiraj nabavni račun«.
Ne glede na to, ali smo kreirali naročilnice »na roke«, ali pa s pomočjo poročila za kreiranje naročilnic je postopek enak.
V primeru:
Občasno svoje naročilo tudi v celoti ali delno prekličemo.
(ikona se nahaja direktno nad vrsticami) damo vrednost ddv na 0 Na računu ne pozabite navesti pojasnilo za tak obračum ddv-ja in zakon, ki nam obrnjeno davčno obveznost omogoča. Opombe se navedejo v zaključna besedila
"DDV ni obračunan na podlagi obrnjene davčne obveznosti po 76.a členu ZDDV-1
Podatki o davčni osnovi in znesku DDV, ki ga po 76.a členu ZDDV-1 kot obveznost izkaže kupec blaga in ni vštet v znesek obračunanega DDV po tem računu"
ODOBRITELJ - Oseba, ki ima v podjetju pravico odobriti listine za plačilo mora imeti za to določene posebne pravice.
Odobrimo lahko neknjižene ter knjižene nabavne račune in nabavne avansne račune.
Na spisku v stolpcu A (avtoriziraj) se v primeru zadostnih pravic pojavi ikona za potrjevanje. Klik nanjo nam odpre pojavno okno:
Poslovni stik – poslovni stik, ki nam je listino izdal.
Desno od polja se nahaja statusna ikona, ki nam pove v kakšnem stanju je plačilo:
- oranžno (oranžna statusna ikona) – čaka na odobritev
- zeleno (zelena statusna ikona) – odobreno v celoti
- rumeno (rumena statusna ikona) – delno odobreno
- rdeče (rdeča statusna ikona) – zavrnjeno
Številka zunanje listine – številka prejete listine.
Skupni znesek listine – celotni znesek listine z vključenim ddv-jem.
Že odobreni znesek – v kolikor je bila listina v preteklosti delo odobrena ali v celoti odobrena se tu izpiše znesek zadnje odobritve.
Znesek odobritve – vnosno polje – v to polje vpišemo znesek za delno odobritev
Opomba/komentar – vnosno polje – v kolikor imamo opombo glede plačila, to vpišemo na tem mestu.
Zapri okno – ukazni gumb, ki samo zapre pojavno okno.
Odobri v celoti – ukazni gumb,ki plačilo odobri v celoti.
Delno odobri – ukazni gumb, ki delno odobri plačilo. Znesek in pojasnilo vpišemo v polje Znesek odobritve in Opomba/komentar.
Zavrni – ukazni gumb, ki plačilo zavrne v celoti. Priporočeno je vpisati vzrok v polje Opomba/komentar.
V kolikor je bil na listini že spremenjen status plačila pod ukaznimi gumbi vidimo posamezni dogodek. Že v naslovu je izpisano ali gre za celotno ali delno odobritev oziroma zavrnitev računa. Poleg samega napisa je tudi statusna ikona:
- oranžno (oranžna statusna ikona) – čaka na odobritev
- zeleno (zelena statusna ikona) – odobreno v celoti
- rumeno (rumena statusna ikona) – delno odobreno
- rdeče (rdeča statusna ikona) – zavrnjeno
V posameznem razdelku vidimo tudi:
Odobril – uporabnik, ki je status odobritve vnesel
Datum – datum in ura, ko je bil status odobritve spremenjen
Znesek odobritve – polje se pojavi samo pri delni odobritvi – izpiše pa se znesek za katerega je bila odobritev potrjena.
Opomba/komentar – morebitni komentar, ki ga je podal uporabnik ob spremembi statusa odobritve.
Statusne ikone plačila vidijo v spisku vse osebe, ki imajo posebno pravico.
Pomen statusnih ikon:
- oranžno (oranžna statusna ikona) – čaka na odobritev
- zeleno (zelena statusna ikona) – odobreno v celoti
- rumeno (rumena statusna ikona) – delno odobreno
- rdeče (rdeča statusna ikona) – zavrnjeno
V kolikor se z miško pomudimo na njih se status tudi izpiše. Pri rumeni statusni ikoni – delno odobrenemu plačilu - pa se poleg izpiše tudi odobreni znesek.
V istem stolpcu se v primeru obstoječega komentarja prikaže tudi ikona zanj. Če se z miško pomudimo na ikoni, se nam komentar tudi izpiše.
Osebam, ki imajo zadostne pravice se ikona statusa pokaže tudi na obrazcu posamezne listine – desno od naslova. S klikom na ikono se nam odpre pojavno okno, kjer vidimo podrobnosti vseh dotedanjih statusov.
Serija oz. lot – predstavlja enoto živila v prometu, ki je izdelano, predelano ali pakirano pod enakimi pogoji.
Določene vrste artiklov je potrebno voditi po lotih oziroma serijah in s tem ohranjati sledljivost nabave/prodaje.
V aplikaciji InMaster lahko vodimo evidenco lot artiklov tako za vsako serijo posebej kot tudi skupno za določen izdelek. Artikle je le potrebno ustrezno označiti.
Najprej kreiramo nosilne LOT artikle. Artikel vnesemo kot vsak drug artikel, le da ga označimo s kvalifikatorjem »Nosilni LOT artikel«. Artikel izpolnimo z vsemi potrebnimi polji, saj se bodo prav vsa vedno skopirala v nov LOT artikel oziroma serijo tega artikla.
Nosilnega LOT artikla navadno ne prodajamo oziroma kupujemo – namenjen je temu, da se na njem združujejo vse skupine serij tega artikla, ki jih bomo v prihodnosti kupili in/ali prodali.
Nosilni LOT artikel je tudi osnova za vsa poročila prodaje, saj se vsa prodaja beleži nanj. Seveda pa je možna tudi analitika po vsaki seriji artikla posebej.
Za to sta dva načina.
Prvi ročni način je s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj nov LOT artikel«, ki se nahaja na nosilnem LOT artiklu.
S klikom na gumb kreiramo artikel, ki je identičen nosilnemu LOT artiklu – edina razlika je, da se v id artikla doda sid številka novo kreiranega artikla. Vsa polja seveda lahko poljubno spremenimo – razen polja Nosilni artikel, kjer ostane povezava na artikel iz katerega smo ta lot artikel kreirali. Ob kreiranju se na novem artiklu avtomatično označi kvalifikator »LOT artikel«.
Lot artikle se kreira tudi na samih nabavnih listinah (račun in prevzemnica).
Listino ustrezno opremimo z vsemi potrebnimi podatki – od poslovnega stika do datumov, nato v vrstico pokličemo nosilni lot artikel in mu vpišemo ceno ter količino kosov. Na desni z ukaznim gumbom »Kreiraj LOT artikle« odpremo pojavno okno, kjer popravimo šifro (id) artikla, vpišemo rok uporabe te serije, ki smo jo prejeli in potrdimo svoje vpise z gumbom »Kreiraj LOT artikel«. Aplikacija bo takoj po potrditvi kreirala nov artikel, ki ga je označila kot LOT artikel in mu dodala kot nosilni lot artikel tistega, ki smo ga dodali na vrstico listine. Vse informacije nosilnega lot artikla se bodo skopirale tudi na ta, novo kreirani lot artikel.
Tako kreiran artikel se avtomatično označi s kvalifikatorjem »LOT artikel«, doda pa se mu tudi lastnost »Rok uporabe«, z datumom, ki smo ga vpisali na listini.
Ko knjižimo prevzemno listino (nabavni račun ali prevzemnico), ki smo jo naredili na tak način, pridobimo na zalogo točno to, vpisano serijo (lot) artiklov.
Pozor - pri prodaji LOT artiklov je potrebno biti pozoren, da na listino vedno vključimo artikle, ki jih dejansko damo stranki.
V proizvodnji občasno prejmemo artikle v več posodah / zabojih / škatlah. V takih primerih lahko prejeto prevzamemo kot en sam lot z enotno količino, lahko pa naredimo za vsako posodo svoj »podlot« in s tem dodatno opredelimo način kako je bilo blago dostavljeno (vpr.: v treh sodih, v petih zabojih ...).
Če blago delno porabljamo, tako vemo, katero izmed posod / zabojev ali škatel smo že porabili v proizvodnji. Tako ustvarimo boljšo sledljivost in kar je najpomembneje, vedno vemo koliko surovine je v posamezni posodi.
Poglejmo na primeru.
Primer: Na prevzem čaka 5 posod. Vsaka posoda vsebuje 5 kg surovine in za vse te surovine je določen enak rok uporabe.
1. na prevzemnico dodamo eno vrstico, na kateri prevzamemo 25 kilogramov surovine
S pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj LOT artikle« naredimo nov lot osnovnega artikla, ki smo ga dodali na vrstico. V pojavnem oknu, ki se nam odpre, vpišemo rok uporabe in poleg vrstice kliknemo na gumb Kreiraj LOT artikel. Za ostalo poskrbi aplikacija sama.
To je klasičen način – 5 posod s po 5kg. Surovine z enakimi lastnostmi smo prevzeli kot 25 kg. Surovine – kar je skladno s spremnimi dokumenti
2. na listino dodamo 5 vrstic in v vsako vpišemo količino ene posode (5 kilogramov).
Enako kot pri kreiranju lot artiklov najprej s pomočjo ukaznega gumba »Kreiraj LOT artikle« odpremo pojavno okno. Tokrat imamo namesto ene vrstice 5 enakih vrstic. V vsako vrstico vpišemo rok uporabe, ki je povsod enak. Aplikacija pri prvi, identično kot v zgornjem primeru, naredi lot artikel.
Ko želimo narediti lot pri artiklu v drugi vrstici, se odpre pojavno okno, ki nas opozori, da enaka surovina z enakim rokom uporabe že obstaja, ter nam ponudi dve možnosti:
Na tak način smo med seboj ločili ne samo lote, ampak tudi posode, ki so vsebovale enako surovino z enakim rokom uporabe oziroma enakim datumom prevzema, kjer beleženje roka uporabe ni smiselna.
Slednji postopek se uporablja v skladu s SOP, tam kjer je zahtevana višja stopnja sledljivosti izvora blaga, kot jo zagotavlja spremna dokumentacija.
Pri obrtniških delih se velikokrat naredi, da od naših dobaviteljev prevzamemo material, ki ga nekaj ur za tem že pridno vgrajujemo pri naših strankah. V kolikor delo pri stranki traja dlje časa težko sledimo katere artikle smo uporabili pri stranki. In ko konec meseca oziroma ob zaključku dela poskusimo narediti obračun brskamo po spominu in prevzemnicah, da bi prišli pravih informacij.
Aplikacija vam to delo malce olajša, še posebej, če smo dovolj disciplinirani, da vsakodnevno vpisujemo vanjo vse prevzemnice. Ob vrstici na sami prevzemnici imamo polje Element, kjer izberemo iz izbirnika poslovnih stikov tistega, za katerega je bil artikel v tej vrstici namenjen.
Vsako prevzemnico knjižimo in tako delamo nekakšno beležko.
Ko želimo pregledati katere artikle smo porabili pri stranki gremo na spisek poslovnih stikov in kliknemo na ukazni gumb »Izpis prevzemov in oddaj«, ki ga najdemo na desni med ukaznimi gumbi. V polje »Išči P.S. ali artikel« vpišemo ime stranke in aplikacija bo poiskala vse prevzemnice, ki vsebujejo artikle, ki smo jim v polje element vpisali izbrano stranko. Če kliknemo na prevzemnico nam po prikazalo tudi artikle.