Nameni plačila

Nabavni računi so kot katerekoli listine, le da podatke navadno prepišemo iz računa, ki nam ga je poslal naš dobavitelj.
Glej tudi Listine

Se pa nabavni računi nekoliko razlikujejo od ostalih listin. Zaradi same namembnosti listine se pojavijo tri nova polja

• Št. zunanje listine: V to polje vpišemo številko računa, ki nam jo je poslal dobavitelj.

Naslednji polji sta povezani

• Neto nabavne listine
• DDV nabavne listine
  Zaradi parske izravnave in zaokroževanja se občasno zgodi, da kljub temu, da smo prepisali vse vrstice artiklov in storitev natančno tako, kot nam jih je poslal dobavitelj, da nam aplikacija izračuna za cent ali dva drugačno ceno. V tem primeru v ta polja vpišemo dobaviteljev izračun neto cene in ddv zaračunanega blaga oziroma/ in storitev.

Posebnosti nabavnih računov je tudi možnost, da se iz njih naredi plačilne naloge, ki jih nato uvozimo v banko in s tem prihranimo čas. Za to funkcionalnost pa moramo imeti izpolnjena tudi naslednja posebna polja:

• Sklic: sklic navadno napiše dobavitelj na računu - to številko preprosto prepišemo v to polje. Sklic je navadno potreben za lažji pregled nad plačili v banki.
• Namen plačila: Obstaja šifrant kod za plačila, ki jih je potrebno izponiti na plačilnih nalogih v banki
  Uporaba kod je posebej pomembna pri izplačevanju plač, pokojnin, regresov, potnih stroškov, socialnih transferjev itd., saj so ta nakazila na račune fizičnih oseb, v primeru, da na računu poteka izvrševanje izvršbe (rubeža sredstev) različno rubljiva glede na zakonodajo.
• Bančni račun: Bančni račun se navadno doda avtomatično, aplikacija pa ga poišče med bančnimi računi, ki so vpisani na poslovnem stiku dobavitelja, za katerega vnašamo račun. Prikaže tistega, ki je označen kot privzeti, lahko pa ga kadarkoli zamenjamo z drugim, ki je vpisan na tem poslovnem stiku.

POZOR – nabavni račun VEDNO ob knjiženju kreira tudi lastno prevzemnico, zato je ob samostojnem knjiženju prevzemnic kasneje potrebno pred knjiženjem nabavnega računa tako prevzemnico nujno povezati z ustreznim nabavnim računom.

Povezavo lahko naredimo iz prevzemnice, ali pa na samem nabavnem računu.

Ko kreiramo nabavni račun, mu določimo poslovni stik (našega dobavitelja) in tako opremljen račun shranimo nam na desni strani ukazni gumb »Kreiraj zbirni račun« odpre pojavno okno, z vsem prevzemnicami z izbranim dobaviteljem, ki so še brez računa (brez finančne listine, so finančno odprte, ...). Iz spiska s potrditvenim poljem poleg številke prevzemnice označimo kateri prevzemni so vključeni v nabavnem računu, ki ga imamo pred sabo in potrdimo svojo izbiro s klikom na gumb »Napolni izbirni račun nabave«. Aplikacija nam bo napolnila vrstice z ustreznimi artikli in količinami, ki so bili na vpisani prevzemnici.

V kolikor se zgodi, da imamo na računu dodatne vrstice artiklov nam je v pomoč splošna nastavitev aplikacije:

• KreirajDodatnoBlagovnoListino
  Označena nastavitev: Če pri delnih prevzemih oziroma oddajah naredimo račun, ki vsebuje več artiklov, kot smo jih dejansko imeli na že knjiženih prevzemnicah oziroma oddajnicah, aplikacija lahko sama kreira prevzemnico oziroma oddajnico za preostale artikle na računu, ki knjiženih blagovnih listin nimajo.
  Neoznačena nastavitev: Aplikacija javi napako. Sami moramo kreirati prevzemnico tudi za tisti del artiklov na listini, ki prevzemnice nimajo.

Pri nabavnih računih je za razliko od prodajnih zaželeno, da se si prejeti računi, dobavnice, naročilnice, ..., preskenirajo in dodajo na koncu forme med dokumente. Tako imamo vse povezane listine na enem mestu.

Podatki, ki morajo biti predhodno izpolnjeni, da lahko izpeljemo postopek

Za kreiranje plačilnih nalogov je seveda najprej potrebno imeti nabavne račune. Hkrati z nabavnimi računi pa tudi urejene poslovne stike naših dobaviteljev.

Kako morajo biti urejeni poslovni stiki?

• Izpolnjeni morajo biti osnovi podatki poslovnega stika – naziv, naslov, kraj...
• Da poslovni stik lahko dodajamo na nabavne listine, mora biti označen s kvalifikatorjem »Dobavitelj«.
• Imeti mora vpisan vsaj en bančni račun – lahko pa tudi več.

Kako mora biti urejen nabavni račun?

Poleg izbranega poslovnega stika in določenih datumov listine so, za uspešno kreiran plačilni nalog, potrebna še nekatera polja:

• Namen plačila – ki se ob uvozu plačilnega naloga prenese na obrazec banke. Avtomatično se naloži koda OTHR, če želimo drugega, ga izberemo iz šifranta.
• Bančni račun – avtomatsko se doda privzet bančni račun iz poslovnega stika – ta je na poslovnem siku označen s kljukico. V kolikor želimo dobavitelju plačati na drug bančni račun, s pomočjo šifranta izberemo ustreznega.
• Sklic – številka sklica mora biti ustreznega formata – navadno ga določi že dobavitelj. Slovenskega se zapiše s kodo (SI00, SI19...) presledek, ter številka sklica s pomišljaji brez presledkov. Npr.: SI00 2015-000141

Tako opremljeni nabavni računi so, ko jih knjižimo, ustrezno pripravljeni za pripravo plačilnih nalogov.

Potek kreiranja plačilnih nalogov

Na spisku knjiženih nabavnih računov se med dodatnimi ukazi nahaja ukazni gumb »Pripravi plačilni nalog«.

Odpre se nam okno vseh knjiženih nabavnih računov, ki še niso bili plačani. Status plačane listine dobi račun takrat, ko ga zapremo s knjiženim bančnim izpiskom. Aplikacija nam omogoča, da si iz spiska umaknemo vse račune, ki so že bili dani med plačilne naloge. To naredimo tako, da označimo polje poleg napisa »Skrij vse račune na nalogih«.

Hkrati pa lahko iz spiska umaknemo vse listine, ki so bile že vključene na bančne izpiske, a ti še niso bili knjiženi. To pa naredimo tako, da označimo polje poleg napisa »Skrij vse račune na izpiskih«.

Datum plačilnega naloga je datum, ko smo plačilni nalog kreirali in ga bomo uvozili v banko, ime pa si vpišemo za lažje iskanje ustreznega plačilnega naloga v spiskih.

Bančni račun – na tem mestu lahko iz seznama izberemo bančni račun, na katerega želimo uvoziti plačilni nalog. Nov bančni račun lahko na seznam dodamo tako, da ga vpišemo na naš poslovni stik.

Na samem seznamu računov lahko za vsak nabavni račun posebej popravimo datum valute in namen plačila. Račune, ki jih želimo dodati na plačilni nalog označimo pod stolpcem »Plačaj«.

Ko smo označili vse nabavne račune, ki jih želimo plačati in smo zadovoljni z vpisanimi datumi za plačilo, kliknemo na gumb »Kreiraj plačilni nalog«.

Vsem računom, ki so bili že dodani na plačilne naloge ali bančne izpiske, se v polju »Št. naloga« oziroma »Št. izpiska« izpiše ustrezna številka naloga ali izpiska. Že izvoženi plačilni nalogi poleg številke prikažejo tudi kljukico.

Spisek kreiranih plačilnih nalogov najdemo v aplikaciji pod »Listine => Bančno poslovanje => Plačilni nalogi«.

Plačilni nalog izvozimo iz aplikacije in ga uvozimo v našo banko. Aplikacija avtomatično označi plačilni nalog kot »Izvožen / zaklenjen«. Ko smo uvozili plačilni nalog v banko, ga arhiviramo. To naredimo z ukaznim gumbom »Arhiviraj plačilni nalog«.