HRM - Obračun delovnega časa

Prijava v aplikacijo in pričetek delovnega časa

Ob začetku delovnika se prijavimo v aplikacijo in svojo prisotnost potrdimo s klikom na gumb Pričetek dela, ki ga najdemo na namizju kot namizni element (oziroma ga izberemo v izbirniku, ki se nam odpre po kliku na ukazni gumb "Dodaj namizni element")  - Delovni čas.

V kolikor imamo nezaključena opravila, se nam odpre pojavno okno Nezaključena opravila.
Glej Nezaključena opravila – ob prihodu

Začasni izhod

V kolikor med delovnim časom zapustimo delovne mesto to zabeležimo na namiznem elementu Delovni čas. Na voljo imamo tri vrste začasnih izhodov:

• Službeni izhod
• Zasebni izhod
• Malica

Izberemo enega izmed njih in čas zabeležimo s klikom na gumb Začasni izhod. V primeru nezaključenih opravil se nam odpre enako pojavno okno, kot ob zaključku delovnika.
Glej Nezaključena opravila – ob odhodu

Ob vrnitvi kliknemo na gumb Prihod nazaj. V primeru nezaključenih opravil se nam odpre enako pojavno okno, kot ob pričetku delovnega časa.
Glej Nezaključena opravila – ob prihodu

Konec delovnika

Kliknemo na gumb Končaj z delom, ki nam zaključi delovni čas.

V kolikor imamo nezaključena opravila, se nam odpre pojavno okno Nezaključena opravila.
Glej Nezaključena opravila – ob odhodu

Nezaključena opravila – ob prihodu

V kolikor imamo v aplikaciji opravila, ki niso zaključena se bo, ob prijavi na delo oziroma ob prihodu na delo po začasnem izhodu, odprlo pojavno okno z seznamom vseh nezaključenih opravil. V vsaki vrstici nezaključenega opravila imamo ikono Info, ki nam, če se na njej pomudimo z miško, odpre novo pojavno okno z nekoliko več informacijami o tem nedokončanem opravilu. Poleg pa se nahaja gumb Nadaljuj opravilo, ki kreira novo podopravilo z vpisanim trenutnim datumom in časom v polju Začetek izvajanja.

V kolikor nobenega izmed opravil ne želite nadaljevati pojavno okno zaprete s pomočjo gumba Prezri.

Nezaključena opravila – ob odhodu

Ob prekinitvi dela zaradi začasnega izhoda oziroma ob koncu delovnika se nam tudi odpre pojavno okno z seznamom vseh nezaključenih opravil, a z nekoliko drugačnimi možnostmi.

Zaključi opravilo
V kolikor želimo opravilo v celoti zaključiti, ker smo ga dokončali, to naredimo tako, da kliknemo na ikono Zaključi opravilo. Opravilo se nam bo zaključilo s trenutnim datumom in uro. V kolikor pa na opravilu nimamo vpisanega Začetka izvajanja, se nam bo opravilo zaključilo kot minutno opravilo.

Začasno zaključi opravilo z vpisom procenta opravljenosti naloge
V kolikor želimo začasno zaključiti opravilo, poleg pa sporočiti oziroma si zabeležiti kolikšni del naloge smo že opravili, v vpisno okno zapišemo procent, za katerega menimo, da opisuje naš napredek in vpis potrdimo z gumbom Nadaljeval bom kasneje.

Začasno zaključi opravilo
V kolikor želimo začasno zaključiti opravilo kliknemo na gumb Nadaljeval bom kasneje.

Ob kliku na gumb Nadaljeval bom kasneje bo aplikacija namesto nas

• zapisala procent opravljenosti na tem opravilu (v kolikor je vpisan)
• označila opravilo s kvalifikatorji
  • Začasno prekinjeno opravilo
  • Seštej porabljen čas podopravil
  • Združi podopravila za obračun
  • Ne kaži v koledarju
  • Vrhnje opravilo
  • Ima podopravila
• opravilu dodalo novo podopravilo v katerega bo skopirala podatke tega opravila
• na novo kreirano podopravilo prenesla datum in uro iz polja Začetek izvajanja
• poleg kopiranega naziva bo zapisala kodo, ki nam pove da gre za tako kreirano podopravilo (KA-001, KA-002, …)
• zaključila to novo kreirano podopravilo s trenutnim datumom in uro

Arhiviraj in zaključi opravilo
Na ikono Arhiviraj in zaključi kliknemo, če želimo opravilo zaključiti in pospraviti v arhiv. Opravilo se nam bo zaključilo s trenutnim datumom in uro. V kolikor pa na opravilu nimamo vpisanega Začetka izvajanja, se nam bo opravilo zaključilo kot minutno opravilo. Hkrati pa bo aplikacija opravilo označila kot arhivirano z označbo kvalifikatorja Arhiviraj opravilo.

V vsaki vrstici nezaključenega opravila imamo tudi ikono Info, ki nam, če se na njej pomudimo z miško odpre novo pojavno okno z nekoliko več informacijami o tem nedokončanem opravilu.

Partnerji => Kontaktne osebe

Kontaktne osebe so vsi ljudje s katerimi imamo pri našem poslovanju opravka. Te osebe so tako ali drugače povezani s poslovnimi stiki, pa naj gre za lastnike, samostojne podjetnike, direktorje, računovodje, poslovodje, managerje, zaposlene ali pa drugače povezane na poslovne stike s katerimi sodelujemo.

Zakaj potrebujemo kontaktne osebe?

Poslovnim stikom - podjetjem res izdajamo račune, a dogovori in sodelovanje je vedno na osebni ravni. Znotraj podjetja imama navadno več oseb s katerimi sodelujemo in predvsem iz prodajnega stališča je dobro, da se jih loči glede na njihove naloge in pristojnosti znotraj podjetja. Predvsem ko sodelujemo z večjimi podjetji je dobro, da vedno vemo katera oseba je zadolžena za katero področje znotraj podjetja.

Na vsak poslovni stik je tako lahko vezano več kontaktnih oseb, ki opravljajo različne funkcije znotraj podjetja. Prav tako pa je lahko ena kontaktna oseba vezana na več poslovnih stikov. Za primer vzemimo kontaktno osebo, ki ima računovodski servis in s svojimi storitvami oskrbuje več podjetji. 

Pa poglejmo kako dodamo kontaktno osebo.

Kako dodamo kontaktna oseba?

Kontaktno osebo dodamo z ikono za dodajanje novega podatka na spisku kontaktne osebe oziroma na ukazni vrstici znotraj forme za kontaktno osebo. Odpre se nam nova, prazna formo za vpis podatkov.
Za razliko od poslovnih stikov, kjer je veliko polj obveznih, so tu obvezna le redka. Informacije vpisane v to formo velikokrat služijo za bolj oseben stik z ljudmi, ki so del našega poslovnega življenja. Informacije so pomembne tudi za sodelavce, ki teh oseb morda še ne poznajo, a morajo na tak ali drugačen način stopiti v stik z njimi.

Šifra - šifra je besedna in/ali številska koda vsakega vpisanega kontakta. Oznake šifer so dogovorjene znotraj podjetja, v kolikor jih ne vpišemo jih aplikacija vzame iz pred nastavljene sekvence. Šifre so unikatne - vsaka kontaktna oseba ima svojo.

** Davčna številka - davčna številka osebe je potrebna le v primeru, ko gre za zaposlenega v našem podjetju. Podatek je nujno potreben v primeru da ta oseba oddaja računa direktno na FURS oziroma UJP portal. 

Naziv - polje lahko vsebuje tako vljudnostno naslavljanje osebe (gospod, gospa, mr. miss,...) kot tudi akademske naslove, ki jih je oseba dosegla. To polje se pri sinhronizaciji prenaša tudi na formo naročnikov spletnih novic in se jo lahko uporablja tudi za personalizacijo elektronski sporočil.

Ime in priimek - Polje za vpis osebnega imena in priimka kontakta.

** Naslov - sem vpišemo naslov bivanja kontaktne osebe. Za zaposlene v to polje vpišemo naslov stalnega bivališča.

** Pošta - izberemo kraj in poštna številka bivanja kontaktne osebe.  Za zaposlene v to polje vpišemo kraj stalnega bivališča.  V kolikor kraja v izbirniku ni ga dodamo - kako pa si poglejte na tej povezavi Kraji

Občina - izberemo občino bivanja kontaktne osebe. Gre predvsem za slovenske občine, ki so v izbirnik že dodane.

Regija - izberemo regijo bivanja kontaktne osebe. Gre predvsem za slovenske regije, ki so v izbirnik že dodane.

** Država - Izberemo državo bivanja kontaktne osebe.  Za zaposlene v to polje vpišemo državo stalnega bivališča.

Jezik poslovanja - izberemo jezik, v katerem komuniciramo s kontaktno osebo.

** Datum rojstva - vpišemo datum rojstva kontaktne osebe.

** Kraj rojstva - izberemo kraj rojstva kontaktne osebe.

** Država rojstva - vpišemo kraj rojstva kontaktne osebe.

** EMŠO - vpišemo matično številko zaposlenega.

Poslovni stiki - z gumbom "Dodaj poslovni stik" v spisku vseh vpisanih poslovnih stikov znotraj aplikacije InMaster izberemo tistega oziroma tiste, s katerimi je ta kontaktna oseba povezana. Izbranih poslovnih stikov je lahko več. V kolikor je več izbranih poslovnih stikov, moramo določiti primarni poslovni stik (izbirno polje se nahaja pred nazivom podjetja).

Poleg imena poslovnega stika imamo ikono "Prikaži podrobnosti kontakta" , ki nam odpre pojavno okno, kamor opišemo vrsto povezave med poslovnim stikom in kontaktno osebo.  V tem okencu lahko vpišemo katero delovno mesto ima v tem podjetju, vpišemo kontaktne informacije v relaciji do tega podjetja, s kvalifikatorji določimo za kakšne vrste kontakt gre. 

Kontaktne informacije

Telefon - telefonska številka, ki jo uporablja kontaktna oseba. Ta se lahko avtomatično doda tudi, če uporabljamo povezovanje in dodajanje kontaktnih oseb preko telefonske knjige (telefonska centrala).

Interna telefonska št. - v kolikor je oseba zaposlena v večjem podjetju ima lahko svojo interno številko telefonskega priključka - v kolikor je oseba vključena na več poslovnih stikov se interne telefonske številke vpisujejo za vsak poslovni stik posebej na pojavnem oknu, ki ga odpre klik na ikono "Prikaži podrobnosti kontakta", ki se nahaja poleg naziva poslovnega stika.

GSM - Telefonska številka mobilnega telefona je lahko osebna ali pa telefonska številka, ki mu je bila dodeljena v podjetju - v vsakem primeru pa lahko preko aplikacije nanjo pošiljamo sms, če imamo zakupljeno uporabo le-teh. Ta se lahko avtomatično doda tudi, če uporabljamo povezovanje in dodajanje kontaktnih oseb preko telefonske knjige (telefonska centrala).

Dodatne tel. št. - tudi kontaktna oseba ima lahko več telefonskih številk, ki jih na tem mestu lahko dodamo. Samo vpišemo številko v polje in svoj vpis potrdimo z gumbom "Dodaj". Številko izbrišemo z ikono za izbris .

E-naslov - v to polje vpišemo elektronski naslov, ki ga oseba največkrat uporablja - gre za t.i. primarni elektronski naslov. Poleg vpisanega polja se navadno pojavi kuverta s klikom na katero odpremo formo za pošiljanje elektronskega sporočila, ki ga bo aplikacija poslala tudi na vpisan e-naslov. To možnost dobimo po celi aplikaciji, kjer koli izberemo to osebo (na poslovnem stiku, opravilih...). Ta elektronski naslov se ob sinhronizaciji doda tudi v spisek naročnikov elektronskih novic, v kolikor imamo to označeno s kvalifikatorjem "Želi prejemati e-novice". 

Dodatni e-naslovi - kontaktna oseba ima lahko tudi več elektronskih naslovov, ki jih dodamo tako, da vpišemo elektronski naslov v to polje in svoj vpis potrdimo z gumbom "Dodaj". E-naslov izbrišemo z ikono za izbris .

Spletna stran - v kolikor ima kontaktna oseba svojo spletno stran, jo vpišemo na to mesto.

Uporabnik - v aplikaciji InMaster mora imeti vsak uporabnik aplikacije nase vezano kontaktno osebo. Na tem mestu izberemo uporabniško ime in geslo za to  kontaktno osebo. Uporabniško ime in geslo se doda in določi na uporabnikih (Nastavitve => Uporabniki). Polje je obvezno, če je ta oseba tudi uporabnik aplikacije.

Slika kontakta - za boljšo predstavo s kom govorimo oziroma si dopisujemo včasih pomaga tudi slika te osebe. To dodamo na tem mestu. S pomočjo gumba "Naloži sliko" odpremo okno kamor na sivo polje "povlečemo" želeno sliko oziroma jo z gumbom "Izberi datoteko" poiščemo na našem računalniku. Sliko izbrišemo z ikono za izbris  .

Dodatne opombe - dodatne informacije, ki jih želimo zapisati o tej osebi.

Iskalno polje - sem vpišemo besede oziroma komentarje po katerih želim iskati kontaktno osebo tudi na samem spisku.

** Osnovni podatki označeni z dvema zvezdicama so potrebni v primeru, ko je kontaktna oseba hkrati tudi zaposlen v našem podjetju. Take kotntaktne osebe označimo tudi s kvalifikatorjem "Zaposleni". Ob oznaki kvalifikatorja "Zaposleni", pa se nam odpre nov sklop, ki je namenjen izključno kadrovski evidenci.

Kvalifikatorji

• Ne poznamo - v kolikor smo kontaktno osebo uvozili, ali pa se je dodala sama ob oddajni naročila v spletni trgovini, jo lahko označimo s tem kvalifikatorjem. Ta pomeni, da s to osebo nismo imeli osebnih stikov in jo zato ne poznamo.
• Prejema dnevna obvestila - uporabniki aplikacije lahko na vpisan primarni elektronski naslov dobivajo dnevna obvestila o stanju opravil, kjer so določeni kot kreatorji, odgovorne osebe, izvajalci ali udeleženci.
• ** Zaposleni - v kolikor je oseba, ki smo jo vpisali v aplikacijo zaposlena v našem podjetju, jo označimo s tem kvalifikatorjem. Nižje na formi se odpre nov podsklop "Podatki zaposlenega".
• Želi prejemati e-novice - v kolikor oseba želi prejemati elektronske novice se jo označi s tem kvalifikatorjem. Ob sinhronizaciji naročnikov na novice iz kontaktnih oseb se upoštevajo samo tiste kontaktne osebe, ki so označene s tem kvalifikatorjem. V kolikor je elektronski naslov med naročniki na novice enak kot primarni elektronski naslov kontaktne osebe in ta kontaktna oseba nima označenega tega kvalifikatorja, bo aplikacija ob sinhronizaciji (ukazni gumb na spisku naročniki e-novic - Prenos poslovnih stikov in kontaktov med naročnike in razporejanje v skupine) oziroma ob čiščenju (ukazni gumb na spisku naročniki e-novic - Počisti naročnike e-novic) naročnikov, onemogočila pošiljanje e-novice na tak naslov. Podrobnosti si preberite na naslovu: Prenos poslovnih stikov in kontaktnih oseb med naročnike e-novic.
• Ostane izvajalec - v kolikor želimo, da zaposleni na opravilih ostane zaveden kot izvajalec tudi, če nekdo drugi prevzame tako opravilo, označimo ta kvalifikator. Tako označena oseba ostane izvajalec na opravilu na katerem je dodana, ne glede na to, ali se opravilo prevzame z ali brez izvajalcev. (Glej opravila)

** Podatki zaposlenega

Nastavitve => Splošni šifranti => Mesečna obdobja

Šifrant mesečnih obdobji za vsako leto sproti uvozi administrator aplikacije. V bistvu gre za opredelitev mesecev za obračun delovnega časa – opredeliti je potrebno število delovnih ur, praznikov in rednih delovnih ur, ki jih dopušča vsak posamezni mesec leta.

Partnerji => Poslovni stiki

Poslovni stiki so navadno podjetja s katerimi smo v poslovnem odnosu. V kolikor pa poslujemo s fizičnimi osebami, pa tudi te postanejo naši poslovni stiki, saj so na njih vezane finančne listine.

Po kliku na meni »POSLOVNI STIKI« v pokončnem meniju na levi strani se prikaže seznam poslovnih stikov. Vsak uporabnik vidi »svoje« poslovne stike s katerimi posluje, ne glede na to, koliko je uporabnikov aplikacije. V primeru administracijskih pravic pa lahko vidimo vse vpisane poslovne stike.

Poslovni stik izberemo s klikom nanj, če jih v seznamu preveč pa ga poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. (v ime / naziv bi vpisali del imena, ki ga iščete)

Dodajanje poslovnega stika

Če poslovni stik še ni zaveden v sistem ga dodamo tako, da obrazec izpolnimo s podatki, ki zagotovijo pravilno nadaljnje poslovanje / komunikacijo s tem poslovnim stikom.

Za hiter vnos poslovnega stika je aplikacija povezana s poslovnim registrom davčne uprave, kar omogoča samodejno predizpolnitev polj.

Način 1 – zelo natančen in hiter:

v polje davčna številka vpišemo davčno številko in kliknemo lupo na koncu polja. Polja se popolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. V kolikor nismo vpisali vseh številk se ob kliku na lupo odpre okno, kjer lahko izberemo ustrezen poslovni stik.

Način 2 – enostaven:

v polje ime vpišemo čimvečji del ali celotno ime poslovnega stika in kliknemo lupo na koncu polja. Polja se popolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. Če je možnih rezultatov več, se bodo ti prikazali v oknu, kjer boste lahko izbrali ustreznega.

POZOR:

Šifra poslovnega stika je vedno njegova davčna številka brez označbe SI. Na tak način se enostavno prepreči podvojevanje poslovnih stikov.

Seveda pa enakega sistema ne moremo uporabljati, če gre na drugi strani za poslovni stik, ki je fizična oseba. V tem primeru je potrebno polja izpolniti ročno, šifre pa so stvar dogovora znotraj podjetja.

Urejanje poslovnega stika

Šifra – identifikacijske šifre poslovnih stikov so vedno odvisne od same politike podjetja. Včasih je ta šifra za nas pomembna in nam že sama po sebi marsikaj pove o poslovnem stiku, lahko pa gre zgolj za zaporedno številko vnosa poslovnega stika – odločitev za to pa je popolnoma naši strani. Šifro vpišemo sami, ali pa nam jo določi aplikacija. Znotraj aplikacije je možno tudi že v naprej pripraviti številsko serijo po kateri označujemo nove poslovne stike.

Davčna številka – lahko jo vpišemo in enostavno nadaljujemo z vpisovanjem drugih polj, lahko pa jo vpišemo in kliknemo  lupo ob koncu polja. Polja se izpolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. V kolikor nismo vpisali vseh številk se ob kliku na lupo odpre okno, kjer lahko izberemo ustrezen poslovni stik. Poleg slovenske baze podatkov imamo na voljo tudi bazo  VIES, ki bodisi samo preveri legitimnost davčne številke pravnega subjekta EU ali pa omogoči (podobno kot slovenska verzija) vpis nekaterih podatkov direktno v aplikacijo. Kateri in koliko podatkov se prikaže pa je odvisno od posamezne države EU.
V kolikor je davčna številka najdena v iskalniku VIES nas bo aplikacija opozorila, da moramo poslovni stik označiti s kvalifikatorjem »Davčni zavezanec«. Pri iskanju po domačem davčnem registru pa nas bo aplikacija opozorila le, če je poslovni stik res davčni zavezanec.

 Poleg polja se nahaja še ikona, ki kopira davčno številko v šifro.

Ime – sem vpišemo kratki naziv podjetja ali pa ime in priimek fizične osebe, v kolikor so le te naši končni kupci.

Dolgo ime – to je namenjeno dolgim nazivom pravnih subjektov.

Poslovna enota od – v primeru, da je poslovni stik poslovna enota drugega poslovnega stika, vpišemo oba poslovna stika, potem pa ju s tem poljem povežemo. *

Naslov – na to mesto vpišemo naslov poslovnega stika.

Pošta – poleg polja je gumb za izbiro pošte in poštne številke, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik pošt in poštnih številk, kjer želeno izberemo s klikom nanjo, če pa jih je v seznamu preveč pa jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. *

Občina – poleg polja je gumb za izbiro občine, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik šifranta občin, kjer želeno izberemo s klikom nanjo. V kolikor jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Zadosti je že nekaj črk. *

Regija – poleg polja je gumb za izbiro regije, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik šifranta regij, kjer želeno izberemo s klikom nanjo. V kolikor jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Zadosti je že nekaj črk. *

Prodajno področje – izberemo prodajno območje, kjer je poslovni stik. Prodajna področja so dodeljena v skladu z dogovorom znotraj podjetja.*

Država – tudi ob tem polju je gumb, ki nam omogoča izbiro držav iz vnaprej pripravljenega šifranta. Izberemo jo s klikom nanjo. V kolikor pa jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Navadno zadostuje že nekaj črk.* Polje je obvezno.
V kolikor se država, kjer se nahaja sedež našega podjetja razlikuje od države poslovnega stika, ki smo ga na novo vnesli v naš seznam, aplikacija novo vneseni poslovni stik sama označi, če gre za državo znotraj EU (kvalifikator EU) oziroma zunaj EU (kvalifikator Tujina). V kolikor ima poslovni stik sedež v isti državi kot naše podjetje, pa ga aplikacija ne označi z nobenim od kvalifikatorjem za določitev lokacije.
Kje se poslovni stik nahaja postane pomembno, ko zanj kreiramo listino. Glede na lokacijo znotraj oziroma zunaj EU veljajo za poslovni stik drugačni računovodski standardi, predvsem kar se tiče obračunavanja davka.

Jezik poslovanja – je navadno jezik v katerem komuniciramo s stranko. Izbirnik nam odpre šifrant, kjer s pomočjo filtriranja pridemo do želenega jezika. Jezik poslovanja se upošteva tudi pri sami izdaji listin – v kolikor imamo narejene prevode v izbrani jezik, nam vedno, ko tiskamo listino za ta poslovni stik, le to natisne v izbranem jeziku. *

Zemljepisna širina in Zemljepisna širina – sta dve polji namenjeni koordinatam sedeža poslovnega stika. Koordinate pridobimo s pomočjo klika na  lupo poleg polja. Aplikacija glede na vpisane podatke  (naslov, pošta in  država) prikaže ustrezne koordinate. V kolikor ima aplikacija vključeno uporabo zemljevida, si lahko pozicijo poslovnega stika pogledamo tudi na pojavnem oknu, ki se odpre s klikom na ikono  »Prikaži na zemljevidu«.

Gsm – Nove oblike telefonije so že skoraj popolnoma izpodrinile klasično in na to mesto vpišemo mobilno številko poslovnega stika.
Pozor – v primeru, da koristimo aplikacijo tudi za razpošiljanje kratkih sporočil (sms), bodo ta sporočila za to podjetje poslana na tu vpisano gsm številko.

Telefon – da v to polje vpišemo telefonsko številko poslovnega stika, najbrž ni potrebno poudarjati, je pa na mestu pripomba, da je zaradi lažjega iskanja (telefonska številka je tudi način iskanja v spiskih poslovnih stikov), telefonske številke vedno vpisujemo v enaki, v naprej dogovorjeni, obliki.

Dodatne tel. št. - v podjetju redko kličejo le iz enega telefona – na tem koncu dodamo vse ostale telefonske številke. Številko vpišemo v polje in jo potrdimo z gumbom »Dodaj«. V kolikor uporabljamo tudi telefonsko knjigo se številke lahko dodajajo tudi, ko povežemo neznano telefonsko številko na obstoječi poslovi stik.

Fax - izumirajoča, a še vedno ne pozabljena oblika pošiljanja informacij, zahteva svojo številko, ki jo vpišemo v to polje.

Spletna stran – v kolikor ima poslovni stik svojo spletno stran njen naslov vpišemo na to mesto.

E-naslov – naslov za trenutno najbolj popularno obliko komuniciranja vpišemo na to mesto. Ta elektronski naslov se nam vpiše kot naslov prejemnika pri pošiljanju računov iz aplikacije.
Pri poslovnem stiku, ki je nosilec aplikacije, pa se ta naslov prikaže pri pošiljanju računov, kot naslov pošiljatelja.
Pozor – v primeru, da koristimo aplikacijo tudi za razpošiljanje novic, bo novica za to podjetje poslana na tu vpisan elektronski naslov ne pa tudi na dodatne e-naslove.

Dodatni e-naslovi - na tem koncu dodajamo dodatne e-naslove, ki jih uporablja poslovni stik. Naslov vpišemo v polje in kliknemo na gumb dodaj.

Matična številka – matična številka poslovnega subjekta je tudi edinstvena številka

Kontakti – Na tem mestu povežemo kontaktne osebe s poslovnimi stiki. 
S klikom na ukazni gumb se odpre okno s seznamom vseh kontaktnih oseb. Če je spisek predolg, lahko pravo kontaktno osebo najdemo tako, da v polje »Ime in priimek« vpišemo del imena ali priimka, da se seznam sfiltrira in skrajša. (glej - spiski)
Izbiro potrdimo s klikom na ime kontaktne osebe.
Enemu poslovnemu stiku lahko dodamo več kontaktnih oseb. Ti poslovni stiki se hkrati pojavijo na straneh kontaktnih oseb, tako da tudi pri kontaktni osebi lahko vidimo katerim poslovnim stikom je dodana.

Poleg izpisanega kontakta se tudi ikona za opredelitev odnosa med poslovnim stikom in kontaktom.
Podrobnosti kontakta – odpre se nam novo okno v katerem opredelimo, kako sta povezana ta kontaktna oseba in poslovni stik. Na tem mestu lahko vpišemo dodatne informacije o delovnem mestu, ki ga ima ta oseba znotraj podjetja na katerega smo jo povezali.

Poslovne enote – nam odpre izbirnik vseh ostalih poslovnih stikov. Izberemo tiste, ki so poslovne enote od podjetja, kjer se nahajamo. Na tem mestu se izpišejo vsi poslovni stiki, ki imajo v polju »Poslovna enota od« izbran poslovni stik na katerem se nahajamo. Poslovnih enot (poslovalnic)  je seveda lahko več.

Bančni računi – Odpre se okence kamor vpišete podatke o bančnem računu poslovnega stika. Bančnih računov lahko dodamo tudi več. 
V primeru, da uporabljamo aplikacijo tudi za knjigovodstvo oziroma računovodstvo, se pri uvozi bančnih izpiskov, le ta avtomatično poveže s podjetjem, ki ima ustrezen bančni račun in tako zapira odprte postavke.

Zamik plačila (dni) - v to polje vpišemo število dni zamika plačila, ki naj bi ga imel ta poslovi stik. Ta se bo upošteval na listinah - ko bomo skreirali listino za ta poslovni stik se bo datumu listine prištelo število vpisanih dni in datum se bo zapisal v datum zapadlosti.

* Kaj narediti, če v izbirniku ni iskanega podatka (pošte, regije, prodajnega področja, države...)?
Vsakega izmed teh podatkov je možno dodati v šifrante, ki so znotraj aplikacije. Da ne pride do zmede navadno to častno delo opravlja skrbnik aplikacije znotraj podjetja, lahko pa, če je dogovor znotraj podjetja tak, to odgovorno delo prevzamete tudi sami. V okencu izbirnika je v zgornjem levem kotu tudi ikona za dodajanje podatkov v šifrant na katerem se v tistem trenutku nahajate, ki nam to omogoča.

Zadnji dogodki

Pod zadnjimi dogodki se beležijo zadnji vpisi v aplikacije, ki so bili narejeni v povezavi s tem poslovnim stikov (zadnji račun, zadnja ponudba, zadnje opravilo...)

Odgovorne osebe za ta poslovni stik – Odgovorna oseba je uporabnik aplikacije, ki največ ve – je prvi kontakt v podjetju za ta poslovni stik. Pri vnosu novih poslovnih stikov je to največkrat kar oseba, ki vnaša poslovni stik.

Finančni podatki

Odprto prodaja - znesek vseh knjiženih prodajnih listin, ki še niso bila zaprta z bančnimi izpiski.

Skupno prodaja - znesek vseh knjiženih prodajnih listin.

Odprto nabava - znesek vseh knjiženih nabavnih listin, ki še niso bila zaprta z bančnimi izpiski.

Skupno nabava - znesek vseh knjiženih prodajnih listin.

Preplačila dobaviteljem - v kolikor smo plačali dobaviteljem brez ustrezne nabavne listine in smo plačilo zavedli na bančnem izpisku kot nabava brez listine ter bančni izpisek sknjižili  - se v tem polju izpiše znesek tega preplačila.

Preplačila strank - v kolikor so nam stranke plačale brez ustrezne knjižene prodajne listine (recimo po predračunu) in smo plačilo zavedli na bančnem izpisku kot prodaja brez listine ter bančni izpisek sknjižili  - se v tem polju izpiše znesek tega preplačila. 

Zapiranje preplačil - ta ukaz je namenjen za zapiranje zgoraj omenjenih preplačil. Ko imamo v aplikaciji zabeleženo knjiženo listino, katere znesek smo predhodno zaprli s knjiženim bančnim izpiskom brez listine, lahko te odprte zneske povežemo z ustreznimi listinami. Odpre se nam pojavno okno, kjer s klikom izberemo vrstico ustrezne listine na levi in povežemo z ustreznim zneskom na desni strani okna. V novem oknu se pokažejo podrobnosti listine (prodajne ali nabavne) na eni strani in podrobnosti plačila na drugi - če želimo povezavo potrditi to naredimo z ukaznim gumbom.

Proračunski uporabniki

Aplikacija omogoča tudi pošiljanje računov na UJP portal, ki je v Sloveniji edini način dostavljanja računov proračunskim uporabnikom. Kaj potrebujemo?

• Nosilni poslovni stik - se pravi stik našega podjetja mora biti urejen s potrebnimi informacijami - naziv, naslov, kraj, država, davčna in matična števila, številka bančnega računa...
• Imeti moramo enega izmed zahtevanih certifikatov *, ki kora biti naložen v aplikacijo (Nastavitve => Nastavitve APP => Certifikati)
•  SIGOV-CA 
•  SIGEN-CA 
•  POŠTA®CA
•  HALCOM-CA
•  AC NLB
• Aplikacijo je potrebno prijaviti na portal (to na vašo zahtevo naredi skrbnik aplikacije)
• Potrebno je ustrezno označiti poslovni stik proračunskega uporabnika, ki za oddajo e-računa potrebuje:
  • Naziv
  • Naslov
  • Kraj
  • Država
  • Davčna številka
  • Matična številka
  • TRR račun odprt na BANKA SLOVENIJE
  • Označeni morajo biti vsaj z naslednjimi kvalifikatorji - Kupec, Prejemnik eRačunov, Proračunski uporabnik

Dodatni ukazi in kvalifikatorji

Dodatni ukazi

Knjižene listine – odpre se pojavno okno, ki vsebuje seznam vseh izdanih in prejetih knjiženih listin, ki smo jih dali oziroma prejeli od poslovnega stika na katerem se nahajamo. S kvalifikatorji, ki jih najdemo nad spiski si lahko prikažemo samo prodajne oziroma nabavne listine oziroma tiste, ki še niso bile zaprte s plačilom (bodisi z označbo na spiskih ali pa s pomočjo bančnih izpiskov).

Neknjižene listine – odpre se pojavno okno, ki vsebuje seznam vseh neknjiženih nabavnih in prodajnih listin (ponudbe, naročila, predračuni, ...), ki smo jih vpisali v aplikacijo za ta poslovni stik.

Podrobnosti prodaje – Na tem mestu lahko vidimo vse artikle in/ali storitve, ki smo jih prodali poslovnemu stiku, na katerem se nahajamo.
Na vrhu pojavnega okna, lahko prikaz prodaje omejimo na poslovno leto, samo po artiklih oziroma storitvah, ali pa datumu.
V prikazanem spisku vidimo šifro, naziv storitve oziroma artikla, količino prodanega artikla/S76/A652/Storitve, povprečno ceno posamezne enote in znesek celotne prodaje.

Tiskanje poročila odprtih listin – v kolikor obstajajo odprte prodajne listine za ta poslovni stik, jih aplikacija združi v poseben dokument, ki ga lahko natisnemo.

Kreiraj listino – pojavno okno, ki se nam odpre prikaže vse možne listine, ki jih lahko naredimo. Želeno označimo in kliknemo gumb »Kreiraj listino«. Aplikacija nam bo naredila novo listo z vključenim poslovnim stikom na katerem se nahajamo.

Odjava komisije – v kolikor nam je poslovni stik izdal svoje produkte na komisijo in smo te tudi prodali, lahko s pomočjo tega ukaza naredimo odjavo – nabavni račun z vsemi artikli, ki smo jih imeli na komisiji, prodali.

Ustvari prodajni račun – ukaz nam nudi možnost avtomatičnega kreiranja računa za trenutni poslovni stik na podlagi pravilno označenih opravil.
Več o postopku lahko pogledate na naslovu Obračunavanje opravil

Izvozi/uvozi veleprodajnih cen – za vsak poslovni stik lahko nastavimo svoje cene. Navadno to uredimo kar na samem artiklu (glej Artikli => podnaslov Veleprodaja).
Lahko pa na tem mestu tudi izvozimo xlsx datoteko z vsemi vpisanimi veleprodajnimi popusti, jih popravimo in na tem istem pojavnem oknu zopet uvozimo.

Tiskanje naslova – na mestu, kjer se navadno nahaja okence na »amerikanki« se nam v pdf izpiše naslov poslovnega stika na katerem se nahajamo. Stran natisnemo, zložimo in dodamo v kuverto.

Izdelaj IOP obrazec – IOP – izpis odprtih postavk se natisne v priročnem dokumentu, ki ga lahko natisnemo ali pa pošljemo stranki direktno iz aplikacije. Obrazec se naredi samo v primeru, ko odprte prodajne listine za ta poslovni stik tudi obstajajo.

Kreiraj in poveži ePI – s tem ukazom keriramo nov zapis v poslovni imenik. Nanj se avtomatično kopirajo vsi vpisani podatki, hkrati pa se poslovni stik in vpis v poslovni imenik povežeta z lastnostjo.

Kvalifikatorji poslovnega stika

Kvalifikatorji so različni glede na formo, ki je pred nami - vsak izmed njih pa ima dve vrednosti: da, če je izbran oziroma ne, če kvalifikator ni izbran. Nekateri kvalifikatorji so informativnega značaja, kar pomeni, da služijo le temu, da podatek označimo in ga po tej oznaki kasneje tudi z poiščemo, drugi kvalifikatorji so pomembni za razvrščanje podatka v druge tabele, tretji pa za samo delovanje določenih delov aplikacije.
Vsaka aplikacija ima lahko tudi posebne kvalifikatorje, ki so narejene po dogovoru in imajo 

• Dobavitelj - s tem kvalifikatorjem označimo naše dobavitelje. Poslovni stik s to oznako lahko izberemo v nabavnih listinah.
• Proizvajalec - s tem kvalifikatorjem označimo proizvajalce. Poslovni stik s to oznako je dodan v izbirnik proizvajalcev (npr.: na modulu artikli).
• Kupec -  s tem kvalifikatorjem označimo naše kupce. Poslovni stik s to oznako lahko izberemo v prodajnih listinah.
• Posebni poslovni stik - ta kvalifikator je informativne narave. Z nim pa označimo poslovne stike, ki za za nas "posebni".
• Tujina - s tem kvalifikatorjem, ki je pomemben za računovodski del aplikacije,  morajo biti označeni vsi poslovni stiki, ki imajo svoj sedež izven EU in/ali nimajo sedeža v isti državi kot naše podjetje. Polje se ob izbiri države izpolni samo.
• Blokirana stranka - s tem kvalifikatorjem označimo poslovni stik s katerim ne želimo več sodelovati. Poslovni stik bo izginil iz vseh seznamov na prodajnih in nabavnih listinah.
• EU  - s tem kvalifikatorjem, ki je pomemben za računovodski del aplikacije, morajo biti označeni vsi poslovni stiki, ki imajo svoj sedež znotraj EU. NE pa poslovni stiki, ki imajo sedež v Sloveniji oziroma v državi, kjer se nahaja sedež našega podjetja. Polje se ob izbiri države izpolni samo.
• Obračun opravil na eno listino - aplikacija omogoča avtomatičen obračun opravil iz katerih se kreira listina. V kolikor imamo označen ta kvalifikator, bo aplikacija pogledala, če že obstaja odprta listina za ta poslovni stik in bo samo dodala vrstice izbranih opravil na obstoječ odprt prodaji račun. V kolikor ta kvalifikator ni označen, bo aplikacija kljub obstoju odprtega računa dodala nov račun samo z izbranimi opravili.
• Neaktivna stranka - ta kvalifikator je informativne narave. Z njim pa označimo poslovne stike s katerimi smo izgubili stike in že dolgo ne sodelujemo več.
• Stranka v pridobivanju - kvalifikator je informativne narave. Z njim označujemo stranke, s katerimi v prihodnosti želimo navezati poslovni odnos.
• Ponudba pri stranki - kvalifikator je informativne narave. Z njim označujemo stranke, ki smo jim že poslali naše ponudbe in od njih čakamo odgovor.
• Redno posluje z nami - kvalifikator je informativne narave. Z njim označujemo poslovne stike, s katerimi redno poslujemo. 
• Slab plačnik - kvalifikator je informativne narave. Z njim označujemo poslovne stike, ki nam ne plačuje redno. 
• Dober plačnik - kvalifikator je informativne narave. Z njim označujemo poslovne stike, ki plačuje vse ob roku. 
• WEB kupec - aplikacija ima tudi spletno trgovino, zato se nekateri poslovni stiki zapišejo takrat, ko stranka odda naročilo na spletni strani. Ti poslovni stiki se avtomatično označijo s tem kvalifikatorjem.
• Želi prejemati e-novice - aplikacija ima svoj novičarski sistem - s tem kvalifikatorjem označujemo poslovne stike, ki želijo prejamti naše novice oziroma reklamna obvestila.
• Fizična oseba - poslovni stik je vsakdo, ki mu izdamo listino. Ta kvalifikator pa je informativne narave in nam pove, da pri tem poslovnem stiku ne gre za podjetje ampak za fizično osebo.
• Davčni zavezanec - s tem kvalifikatorjem, ki je pomemben za računovodstvo, označimo vse poslovne stike, ki so davčni zavezanci.
• Prejemnik eRačunov - aplikacijo omogoča tudi izdajo elektronskih računov - ta kvalifikator pa mora biti označen, če je poslovni stik prejemnik e-računov. Kvalifikator nam pomaga tudi pošiljanju eRačunov na več naslovov hkrati. Kvalifikator mora biti označen, če je poslovni stik Proračunski uporabnik.
• Prejemnik e-mail računov - aplikacijo omogoča tudi pošiljanje pdf računov na mail. Kvalifikator nam pomaga tudi pošiljanju pdf računov na elektronski naslov na več naslovov hkrati.
• Proračunski uporabnik - s tem kvalifikatorjem morajo biti označeni vsi poslovni stiki, ki jim preko naše aplikacije pošiljamo račune na UJP portal.
• BizBox - v kolikor s tem poslovnim stikom izmenjujejo eRačune preko sistema BizBox označimo ta kvalifikator.
• B2B kupec - s tem kvalifikatorjem morajo biti označeni vsi poslovni stiki, ki so naši veleprodajalci - s tem jih dodamo v seznam poslovnih stikov, ki jim lahko izdajamo veleprodajne predračune in račune, ter jim tako omogočamo naše individualne veleprodajne cene.

Pred nami je samo šifrant z vsemi državnimi prazniki, ki so hkrati tudi dela prosti dnevi. Ti se upoštevajo pri obračunu delovnega časa. Ker se datumi praznikov tudi spreminjajo, jih ob začetku leta za vas vnese skrbnik administracije.

Pri tem obrazcu je potrebno izpolniti samo naslednja polja:

• Naziv - naziv praznika
• Datum - datum praznika
• Država - izberemo državo, kjer se prazuje ta praznik.