Obstajata dva načina in sicer glede na to, ali je stranka račun plačala pred ali po izdanem dobropisu.
Obstajata dva načina in sicer glede na to, ali smo račun plačali pred ali po izdanem dobropisu.
Vedno pa velja, da če zapiramo znesek odprte listine z ustreznim dobropisom, to lahko naredimo tudi na internem bančnem izpisku:
Knjiženih računov v aplikaciji inMaster ni mogoče spreminjati. Aplikacija ima svoje muhe, a ta ni ena izmed njih – spreminjanje že knjiženih računov je zakonsko prepovedano, zato se ob napaki poslužujemo stornacije ali pa dobropisa. Tako dobimo lepo številčno zaporedje vseh listin – tudi »uničenih«, ki navadno še posebej zanimajo davčno upravo.
Stornacija:
Dobropis:
V obeh primerih nas aplikacija vpraša po vzroku dobropisa oziroma stornacije. Dobronamerni nasvet je, da v to okence kar najbolj nadzorno opišite situacijo, ki vas je privedla do tega dejanja. To bo pomagalo, ko boste čez pol leta pojasnjevali računovodju ali pa inšpektorju kaj se je zgodilo.
Postopek stornacije:
Postopek dobropisa ...
… je malo bolj kompleksen.
Začetek je ne glede na želen rezultat. vedno enak
Dobropis vedno lahko naredimo »na roke«, tako kot vsako drugo listino znotraj aplikacije (glej Delni dobropis z zapiranjem).
Na tak način pa smo »zvezali« račun in dobropis s katerim ta račun v celoti ali delno finančno zapiramo.
Zdaj je pred nami neknjižena listina tipa dobropis, ki je v celoti pripravljena za knjiženje:
V kolikor želimo izvesti samo delni dobropis – recimo, da so nam vrnili le enega izmed prodanih artiklov, ali pa zavrnili en del storitev pa je potrebno ustrezno popraviti količine na vrsticah.
Pozor - pri artiklih ki imajo ešo / serijsko številko je potrebno pred knjiženjem vrnjeni artikel opremiti z ustrezno ešo / serijsko številko, ki ustreza vrnjenemu artiklu.
V kolikor pa je bila stranka z narejenim oziroma poslanim zadovoljno, zmotilo pa jo je, da poleg niste dali obljubljenega popusta, pa lahko za del zneska naredimo finančni dobropis:
račun iz katerega smo dobropis kreirali se bo zaprl v višini vpisanega zneska in stranka bo lahko plačala samo ostanek.
Ločimo med nekaj skupinami listin:
Prodajne listne – je skupek različnih listin, ki pa beležijo isto stvar – oddajanje oziroma prodajanje naših artiklov oziroma storitev našim strankam.
Prodajne knjižene listine - vsako listino, ki jo v aplikaciji InMaster kreiramo moramo potrditi s knjiženjem – s tem smo dejansko spremenili zalogo in finančne podatke. Knjižene listine si, tako kot je zahtevano s strani zakona, številčno sledijo, in se jih ne sme spreminjati. Brišejo se lahko le po ustreznem postopku – bodisi z stornacijo ali dobropisom.
Nabavne listine – medtem, ko s prodajnimi listinami prodajamo, nabavne listine skrbijo ravno za nasprotno, z njimi namreč prevzemamo artikle na zalogo oziroma kupujemo storitve od naših poslovnih partnerjev.
Nabavne knjižene listine – ko nabavno listino knjižimo, se vsi podatki iz nje zabeležijo v aplikacijo – poveča se nam zaloga in spremenijo se finančni podatki. Tako kot za prodajne knjižene listine, tudi za te velja, da se ne smejo popravljati oziroma spreminjati.
Delovni nalogi – aplikacija InMaster ima na voljo tudi listine delovnih nalogov s katerimi upravljamo s proizvodnjo znotraj podjetja. Delovni nalog nam iz artiklov, ki smo jih preko nabavnih faktur prejeli na zalogo in z storitvijo naših zaposlenih, naredi naše nove artikle, ki jih prodajamo.
Knjiženi delovni nalogi – ko delovni nalog knjižimo se izvrši vse preračunavanje zalog artiklov, ki so bili na tem delovnem nalogu, hkrati pa se izračuna nabavna vrednost novega (našega) artikla.
Servisni nalogi – prejem in oddajanje artiklov v servis v aplikaciji InMaster beležimo s servisnimi nalogi. Z njimi prevzamemo artikel stranke na zalogo v servisno skladišče in ga od tam tudi vrnemo. Iz servisnih nalogov se kreirajo tudi opravila tipa servis, ki se kasneje lahko tudi obračunajo.
Listine zalog ali medskladiščnice – z medskladišnicami prenašamo artikle med skladišči. Dejanski prenos zalog naredimo s knjiženjem.
Vsaka izmed listin ima polja, ki jih je potrebno izpolniti, da je listina veljavna in da jo je moč knjižiti. Pa poglejmo nekatere, ki se pojavljajo v taki ali drugačni obliki na vseh listinah.
Številka listine – številka listine se izpolni avtomatsko iz številčnih serij, ki smo jih določili za vsako posamezno vrsto listine. Številčne serije so v aplikaciji že določene, lahko pa jih po želji prilagodimo. Formo za številčne serije najdemo pod menijem Nastavitve => Nastavitve listin.
Številka ne-knjiženega računa se razlikuje od številke knjiženega računa. Številke knjiženega računa si morajo slediti po času knjiženja, medtem ko so računi lahko odprti poljubno dolgo in s tem novi računi dobivajo večjo zaporedno številko.
V aplikaciji si med splošnimi nastavitvami aplikacije nastavimo tudi to ali naj imajo vse prodajne knjižene listine eno številčno serijo ali pa vsaka svojo.
Pod menijem Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve poiščemo naslednje nastavitve:
V kolikor so označene s kljukico (vrednost 1), ima vsaka od teh listin svojo številčno serijo, v nasprotnem primeru pa sledijo številčni seriji knjiženih prodajnih računov.
Zaporedje številčne serije različnih listin je bolj pomemben v primeru, če uporabljamo davčne blagajne, kjer so številčne serije vezane na poslovni prostor.
Poslovni stik – Poslovni stik je pravna ali fizična oseba, ki je naročila storitve oziroma artikle, ki smo jih dodali na račun. Ta poslovni stik je lahko ali pa tudi ne naslovnik računa in njegov naslov je lahko ali pa tudi ne pravi naslov za dostavo. Oboje lahko nekoliko nižje na formi listin prilagodimo.
Ko v polje »Poslovni stik« izberemo osebo, se bo avtomatično dodala tudi pod podatke za račun in dostavo. V kolikor želimo kateregakoli izmed podatkov spremeniti, to naredimo tako, da zamenjamo poslovne stike pri podatkih za dostavo oziroma podatkih za račun. Na tiskani listini oziroma na listini, ki bo poslala preko e-pošte, bo vedno naslov poslovnega stika, ki je dodan pod naslovom (razdelkom) »Podatki za račun«.
Pozor – v primeru, da smo na listino dodali poslovni stik, listino shranili, nato pa poslovni stik zamenjali z drugim, bodo podatki za dostavo in račun ostali od poslovnega stika, ki je bil na tej listini prvi shranjen. Podatke lahko popravimo ročno, ali pa z gumbom za osveževanje osvežimo tudi podatke za račun in dostavo.
Datum listine – datum listine se izpolni avtomatično z trenutnim datumom. Ta datum bo izpisan kot datum računa. Isti datum bo na listini izpisan tudi ob navedbi kraja listine.
Datum veljavnosti/ Datum zapadlosti – datum se bo izpisal kot datum veljavnosti ponudbe oziroma datum zapadlosti plačila za knjižene listine. Ta se lahko izpolni avtomatično, v kolikor imamo na izbranem poslovnem stiku določeno zamik plačila. Ta se v dnevih zapiše na formi poslovnega stika v razdelku »Finančni podatki«.
Datum dobave – je tretji datum, ki ga mora listina vsebovati – gre pa za datum, ko je bila zaračunana storitev opravljena oziroma artikel dobavljen.V kolikor želimo knjižiti listino, kjer je datum dobave v drugem mesecu kot pa datum knjiženja, moramo v aplikaciji to dovoliti. To naredimo tako, da v splošno nastavitev (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve) »DovoliRazlicenMesecDobave« označimo s kljukico.
Datum dobave do – v kolikor zaračunavamo storitev, ki je bila oziroma bo izvajana skozi daljše obdobje, recimo najem prostora ipd., izpolnimo tudi to polje. Na listini se bo namesto enega datuma dobave izpisal datum dobave od/do. V kolikor sta datumaDatum dobave in Datum dobave do enaka, se bo izpisalo enako, kot če bi vpisali samo Datum dobave.
Prodajalec – to polje se bo izpolnilo avtomatično z našim imenom – na ta način vemo, kdo je račun vpisal. Ime pa se izpiše tudi na računu pod poljem »Izdal«, ki je na listinah oddanih na FURS (davčne blagajne) tudi obvezen podatek.
Številka zunanje listine – v kolikor delamo s strankami, ki nam blago ali storitve naročajo preko naročilnic lahko v to polje vpišemo številko naročilnice. Vsak vpis v to polje se nam bo na listini izpisal poleg opisa »Zunanja listina«.
Opomba – to polje se lahko vidi tudi na spisku listin, zato si vanj vpisujemo opombe do katerih želimo priti že na samem seznamu listin. Polje se ne izpisuje na računu.
Sklic – sklic se na listine doda avtomatično. V kolikor želimo, da se sklic zapiše drugače v to polje zapišemo želeno obliko in izpisala se bo ob polju »Pri plačilu se sklicujte na:«.
Predloga za tiskanje – v kolikor imamo pripravljene različne predloge za listine na tem mestu izberemo želeno. Ko listino shranimo se predloga za tisk zamenja. Nove predloge vam po vaših željah pripravi skrbnik aplikacije.
Jezik na tiskanih listinah - v kolikor želimo listino izdati v drugem jeziku je to seveda možno. V angleščino je prevedenih že večino inMastrovih listin, vse kar je potrebno je to, da na poslovnem stiku, ki mu želimo izdajati listine v angleščini, kot "Jezik poslovanja" izberemo angleško. Za vse ostale prevode se seveda lahko dogovorimo z administratorjem aplikacije, ki želene prevode vnese v sistem.
Število tiskov računa – gre za izpis kolikokrat je bila listina pregledana oziroma natisnjena. Številka se poveča vsakič, ko nekdo klikne na ukaz »Predogled listine« na neknjiženih računih. Na knjiženih računih pa je zadeva malce drugačna. Zabeleži se prvi natis računa. Naslednjič nam ukaz »Tiskaj račun« odpre samo kopijo tega istega izpisa. Zakonodaja zahteva, da se na vsaki kopiji računa, ki ga izdamo stranki izpiše tudi zaporedna številka kopije, zato se po prvem tisku računa uporablja ukaz »Tiskaj kopijo računa«. Ta nam povečuje številko tiskov v tem polju, hkrati pa se ta številka izpiše tudi na sami tiskani listini.
Poleg polja je gumb, ki nam odpre pojavno okno s seznamov vseh uporabnikov, ki so ta izpis pogledali, z natančnim datumom in časom izpisa.
Poslovno leto – polje se vedno napolni s poslovnim letom, ki ga imamo izbranega na svojem profilu. Ob prehodu poslovnega leta ga moramo zamenjati na formi »Moje nastavitve«. V primeru, da se poslovno leto na listini in poslovno leto, ki smo ga izbrali na svojem profilu ne ujemata, listine ne moremo knjižiti. Za pregled listin iz različnih poslovnih let ni potrebno zamenjati poslovnega leta na profilu.
Tip plačila – to polje je zaradi davčnih blagajn postalo obvezno, saj se morajo vsi računi, ki so plačani z gotovino oziroma kartico prijaviti na FURS. V kolikor takega poslovanja nimamo – navadno je to v primerih, ko delamo samo s podjetji – lahko v svojem profilu nastavimo najpogostejši tip plačila, ki se bo avtomatično dodajal na vse listine, ki jih bomo kreirali sami. To naredimo tako, da na formi »Moje nastavitve« pod razdelkom »Splošne nastavitve« v polju z imenom PrivzetiTipPlačila izberemo tip plačila, za katerega želimo, da se nam avtomatično napolni.
Pri spletnih naročilih se bo to polje izpolnilo glede na to, kateri tip plačila je želela stranka, ki je oddala naročilo.
Status – polje obstaja le na listinah, ki so namenjene prejemanju direktnih naročil iz spletne trgovine (vp predračuni in spletna naročila). Preko tega polja lahko stranki na predogledu naročila, do katerega ima dostop na spletni strani trgovine, sporočimo, v kakšnem stanju je njeno naročilo. Statuse si lahko seveda prilagodimo, dodajamo pa jih v aplikaciji pod menijem Nastavitve => Splošni šifranti => Statusi listine.
Datum prejema – v polju izberemo datum, ko smo prejeli listino.
Sklic – sklice pri nabavnih listinah moramo vpisati, če uporabljamo plačilne naloge. Določi ga naš dobavitelj in je eno izmed polj, ki se uvozi v banko.
Namen plačila – gre za šifrant, ki ga navadno uporabljamo v bankah za plačilo raznih računov. Izbrati moramo za enega izmed obstoječih šifer, ki bankam pove za kak namen je bil denar nakazan. To polje mora biti izpolnjeno, če uporabljamo modul »Plačilni nalogi«, kjer si iz obstoječih knjiženih računov, ki jih moramo plačati, naredimo plačilni nalog, ki ga potem samo uvozimo v banko.
Bančni račun - na poslovnem stiku lahko dodamo več bančnih računov, ki jih ta poslovni stik uporablja. Na tem mestu moramo izbrati enega izmed njih. Če bančnega računa na poslovnem stiku ne vpišemo, ga na tem mestu ne moremo izbrati in zato tega računa ne moremo izvoziti v plačilni nalog.
Številka zunanje listine – na nabavnih računih v to polje vpišemo številko oziroma oznako prejetega računa.
Neto nabavne listine in DDV nabavne listine – zaradi različnega zaokroževanja računovodskih programov se zgodi, da je kljub enako vpisanim cenam na posamezni postavki računa, naš skupni bruto znesek računa za cent ali dva drugačen kot je na računu, ki smo ga prejeli od dobavitelja. V tem primeru iz prejete listine prepišemo neto ceno in znesek ddv v ti dve polji in tako uskladimo dejansko stanje.
Poslovni prostor – izpiše se poslovni prostor v katerem je bil račun izdan.
Knjižil – izpiše se ime uporabnika, ki je knjižil račun.
Datum knjiženja – izpiše se datum, ko je bil račun knjižen.
Datum DDV – Datum za DDV je navadno enak datumu knjiženja.
Datum za temeljnico – je navadno enak datumu knjiženja.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za dostavo.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov - Podatki za dostavo se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da je blago poslano na drug naslov na tem mestu izberemo drug poslovni stik – tistega, kamor naj se kupljeno blago pošlje.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni«.
Kontakt dostave – pod kontaktne osebe lahko vnesemo tudi osebo, ki ji moramo blago dostaviti. Kot vse kontaktne osebe v aplikaciji InMaster, se tudi to doda na formi »Kontaktne osebe« in se jo potem izbere iz seznama.
Tip dostave – na tem lahko izberemo tip dostave, ki ga izberemo iz šifranta vseh načinov dostave, ki se nahaja v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Načini dostave. V primeru, da gre za naročilo iz spletne trgovine, se to polje napolni z načinom dostave, ki ga je izbrala stranka v košarici.
Teža (Kg) – na formi za dodajanje artiklov imamo opcijo dodajanja lastnosti artikla. Ena izmed lastnosti se imenuje TEŽA, kjer v kilogramih opredelimo težo artikla. V kolikor imamo vpisano to lastnost na posameznih artiklih, ki so na listini, lahko izračunamo skupno težo pošiljke za dostavo. Poleg polja je ikona, ki nam odpre seznam vseh artiklov, ki so vključeni na listino in njihovo težo, če jo imajo vpisano. S potrditvijo na gumb »Preračunaj«, se nam seštejejo vse vpisane postavke teže in vsota se zapiše v polje Teža (kg). Ko je to polje izpolnjeno, se izpiše tudi na listini.
Število paketov - v to polje vpišemo število paketov, ki jih bomo dostavili, če želimo, da se to število izpiše tudi na natisnjeni listini.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za račun.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov, pošta - Podatki za račun se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da se listina glasi na drug poslovni stik ga na tem mestu izberemo.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za račun ne spremeni«.
V primeru, da v aplikaciji uporabljamo oddajanje e-računov na portal javne uprave UJP je potrebno izpolniti polje »Številka naročilnice« oziroma »Številka pogodbe«. Tudi če teh dveh številk nimamo je potrebno polja izpolniti, saj v nasprotnem primeru naročilo ne bo mogoče oddati. V polje lahko napišemo tudi »telefonsko naročilo«. Težava v takem primeru nastane le, če račun zavrnejo, ker ne obstaja uradno naročilo. Datum pogodbe oziroma naročilnice je zaželen, ni pa nujen.
Vrstice listin se med seboj razlikujejo le po tem, da imajo nekoliko različne stolpce. Vsa polja pa lahko vidimo tako, da kliknemo na ikono izbirnika levo od vrstice vpisanega artikla oziroma storitve.
Novo vrstico lahko dodamo tako, da ob vpisu prve vrstice pritisnemo na smerno tipko, ki nas premakne navzdol.
Vrstico pa lahko dodamo tudi s pomočjo ukaznega gumba, ki ga najdemo nad vrsticami.
Poglejmo nekaj stolpcev in njihove funkcionalnosti.
# - polje je namenjeno zaporedni številki vrstice – ta se povečuje za 1000 in je namenjena sortiranju vrstic. Če te številke izpolnimo sami, se bodo vrstice razvrstile po vpisanih številka naraščajoče.
Tip – v aplikaciji InMaster imamo dva tipa zapisa na listinah – artikli in storitve. To polje je vedno potrebno izbrati, zato je priporočljivo, da si na formi »Moje nastavitve« izberemo prevzet tip listine (artikel ali storitev), odvisno od tega kateri tip največkrat pri vpisu listine potrebujemo. Ta se lahko vedno tudi zamenja. Tip nam tudi pove iz katerega seznama bomo izbirali zapis v vrstici – ali bo šlo za seznam artiklov ali pa za seznam storitev.
ID – s pomočjo vpisa id-ja oziroma šifre artikla ali storitve napolnimo celotno vrstico z ustreznimi informacijami o ceni, popustih, nabavni ceni, ddv-ju – skratka vsem, kar imamo vpisano na posameznem artiklu oziroma storitvi.
Skoraj vsa polja, ki se napolnijo z izbiro ustreznega artikla/S76/A652/Storitve lahko prilagodimo ali spreminjamo z izjemo zneska ddv-ja in mpc cene, ki se izračuna iz vpisanih cen in popustov.
Kol. - v to polje vpišemo količino izdanih artiklov oziroma zaračunanih storitev. To polje v povezavi z »enoto«, nam omogoča upravljanje z zalogo.
Enota – enota v kateri prejmemo oziroma oddajamo artikle oziroma storitev, se določi že na samem artiklu oziroma storitvi, tako se nam od dodajanju novih vrstic že samo od sebe napolni tudi to polje. Občasno se zgodi, da dobimo račun z artikli v drugačni merski enoti, kot jo imamo mi zavedeno na samem artiklu in v kateri vodimo našo zalogo. Človek tako vzame kalkulator in preračuna iz metrov v centimetre ali litrov mililitre...v InMastru pa to ni potrebno. Potrebno je določiti možne pretvorbe za izbrano enoto mere na formi artiklov in, v kolikor še niso, določiti pretvorbe na enotah. Na liste nato z dvo-klikom izberemo katerokoli enoto želimo in ob knjiženju nam aplikacija sama pretvori v našo osnovno enoto mere.
Popust - lahko vpišemo v procentih ali pa znesku. Popust lahko spremenimo na vseh vrsticah hkrati, če ga vpišemo v polje »Spremeni popust na vseh vrsticah« in vpis potrdimo z gumbom »Spremeni«.
DDV – je navadno določen že na sami storitvi oziroma artiklu, ker tam pač mora biti.
Zgodi pa se, da je potrebno zamenjati stopnjo ddv-ja na listini – največkrat, ko je listina namenjena za tujino. DDV lahko umaknemo s celotne listine na enkrat in sicer z ukazno ikono, ki se nahaja desno nad vrsticam. V kolikor poslovni stik ni označen s kvalifikatorjem tujina nas bo ob knjiženju aplikacija opomnila, da je zneske ddv-ja nič.Lokacija – to polje se veže na skladišče, kjer se artikel nahaja. Na voljo imamo poljubno število skladišč, ki jih prilagodimo našim potrebam. Dodajamo jih s formo, ki jo najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča. To polje v vrstici se napolni avtomatično s skladiščem, ki ga imamo na Mojih nastavitvah izbranega kot »prevzeto skladišče«. Artikel lahko prodamo iz skladišča, kjer se ne nahaja v primeru, ko aplikacijo nastavimo tako, da se lahko knjiži v minus – se pravi, da lahko prodajamo brez zaloge – ne da bi dejansko artikel na tak ali drugačen način prevzeli na zalogo. V kolikor imamo artikel na zalogi v drugem skladišču, ki ni izbran za prevzetega, nam bo aplikacijo pustila prodajo samo v primeru, da sta prevzeto skladišče in skladišče, kjer se artikel nahaja povezana. V nasprotnem primeru moramo skladišče na vrstici zamenjati. Dvoklik na polje nam odpre pojavno okno, kjer lahko vidimo tudi zalogo tega artikla na posameznem izbranem skladišču.
Lokacija na - posebnost na listinah medskladišlnice - s katerimi premeščamo artikle iz enega na drugo skladišče - na tem mestu izberemo skladišče kamor želimo artikle premestiti.
Zalogo lahko preverimo tudi s klikom na ikono, ki jo najdemo desno nad vrsticami listine. Klik na nanjo nam bo ob začetku vrstice izrisal ikono zelene, oranžne oziroma rdeče barve. Zelena pomeni, da je artikel na izbrani lokaciji na zalogi. Oranžna nam pove, da je artikel na zalogi, le da ni v izbrani lokaciji, temveč na povezanem skladišču. Rdeča ikona pa nam pove, da artikla nimamo na zalogi.
kacijo/skladišče lahko tudi zamenjamo na vseh vrsticah hkrati in sicer z ukaznim gumbom, ki se nahaja nad vrsticami desno. Odpre se nam pojavno okno s seznamom skladišč, kjer ustreznega izberemo.
Na tem mestu je potrebno omeniti tudi posebnost na listinah zalog - medskladiščnice, kjer imamo dodaten gumb za zamenjavo vseh lokacij hkrati tudi na polju "Lokacija na". Tu izberemo lokacijo kamor z medskladišnico prenesemo zalog iz skladiča, ki smo ga izbrali na polju "lokacija".Element – to polje je na posamezni vrstici namenjen povezavi posameznega artikla z določenim podatkom znotraj aplikacije.
Z ikono desno nad vrsticami, lahko element poljubno izberemo in ga hkrati dodamo na vse vrstice računa.Poleg povezave artikla oziroma storitve z določenim podatkom znotraj aplikacije ima ta funkcionalnost tudi povsem uporaben namen.
Če pri poslovanju uporabljamo prevzemnice in ob vrstici vedno napišemo za katero stranko bomo artikel uporabili, lahko konec meseca dobimo poročilo porabljenih artiklov za določeno stranko, ki ga dobimo na spisku poslovnih stikov.
Oglejte si - Sled za nabavljenim materialom
Izbirnik ob koncu vsake vrstice nam odpre možnost izbire ešo/serijske številke za vsak prodan artikel. Serijsko številko dobimo tako, da artikel ob nabavi prevzamemo s serijsko številko oziroma z lastno proizvodnjo, kjer serijsko številko določimo sami oziroma jo avtomatično naredi aplikacija.
Artikel lahko dodamo na vrstico tudi tako, da v polje »Na listino dodaj artikel s serijsko številko« vpišemo serijsko številko artikla oziroma jo odčitamo s čitalnikom.
Aplikacija omogoča večjezičnost in v kolikor imamo nazive artiklov in storitev ter opise prevedene, lahko s pomočjo ikone, ki jo najdemo nad vrsticami desno, spremenimo opise artiklov in storitev v kateri koli jezik.
Na vrstice lahko vključimo tudi celoten opis artikla, ki ga imamo v aplikaciji. To naredimo s klikom na ikono, ki se nahaja desno nad vrsticami. Pozor – dodali se bodo le opisi artiklov, ki imajo na svoji formi označen kvalifikator »Uporabi opis«.
Občasno (predvsem pri delovnih nalogih) želimo količino vseh dodanih vrstic povečati oziroma pomanjšati za enak delež. To storimo z ukaznim gumbom "Pomnoži količine v vrsticah". Vpisano število nam pomnoži vse vpisane količine.V ti dve polji lahko vpišemo poljubno besedilo, ki se bo izpisovalo na listini pred ali za vrsticami. Če se besedila, ki jih želimo dodati na listine večkrat ponavljajo, jih vpišemo v formo »Predpripravljena besedila«, ki jih najdemo na zavihku Nastavitve => Nastavitve listin. Z ustreznimi oznakami aplikaciji povemo, ali gre za predhodno ali pa zaključno besedilo. Ko besedilo shranimo, ga lahko na listini samo izberemo. Besedilo lahko poljubno dopolnimo na vsaki posamezni listine, s tem pa ne povozimo izvornega besedila.
Dokumenti se na listinah pojavljajo, kot možnost hranjenja naročilnic na prodajnih listinah oziroma shranjevanje nabavnih faktur na nabavnih listinah.
Tiskaj listino oziroma Predogled listine (ponudbo, predračun, račun...) – nam naredi pdf izpis listine.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (PDF) – pošiljanje pdf listine na elektronski naslov stranke. Elektronski naslov aplikacija dobi iz vpisanega elektronskega naslova na poslovnem stiku, kateremu je listina namenjena, lahko pa ga vpišemo tudi sami. Če je prejemnikov več e-naslove ločimo s podpičjem.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (eSlog) – eSlog je oblika zapisa računa, ki ga je moč uvoziti v banko. S tem olajšamo delo našim strankam, saj jim računa ni potrebno ročno vnašati v banko.
Premakni v listino (ponudbo, predračun, račun...) – Katerokoli listino lahko s tem ukaznim gumbom premaknemo v drugo navedeno listino, kar pomeni, da te listine ne bo več, bo pa nova z enakimi podatki.
Kopiraj listino (ponudbo, predračun, račun...) – za razliko od premika listine, tu kopirana listina ostane na svojem mestu, naredimo pa poljubno novo listino z enakimi podatki.
Izvozi listino – s tem ukazom vse vrstice listin izvozimo v excel-ovo tabelo.
Knjiži listino – listino s tem ukazom knjižimo.
Knjiži in tiskaj listino – ukaz bo knjižil listino in nas ob knjiženju premaknil na to knjiženo listino, tako da jo lahko tudi natisnemo.
Razbij komplete – je ukaz vezan na prodajne listine. Aplikacija namreč omogoča prodajo kompletov, ki se vežejo na en artikel – komplet lahko prodamo, da pa bi razknjižili prave artikle in s tem poskrbeli za pravilno vodenje zalog moramo tak komplet razdeliti na njegove komponente – posamezne artikle. To seveda lahko naredimo na roke, lahko pa nam pomaga ta ukazni gumb. Namesto kompleta se bodo na vrsticah pojavili vsi artikli, ki ta komplet sestavljajo.
Ustvari delovni nalog – pri lastni proizvodnji lahko, ob kreiranju računa za stranko, kreiramo tudi delovni nalog, da to naročilo lahko izdelamo. To naredimo s tem ukaznim gumbom, ki se nahaja na prodajnih listinah. Tako se naročilo, ki ga zavedemo na prodajno listino (ponudba, račun, predračun...) poveže na delovni nalog. Delovni nalog je tako vezan na naročnika in vsebuje vrstice z naročenimi izdelki, ki jih nato lahko pripravimo za izdelavo. Ukazni gumb na naročilu se spremeni v »Pojdi na delovni nalog«, ki nas prestavi na te že izdelan nalog. S tem se prepreči možnost podvojitve in omogoči lažji pregled s statusom naročila.
Tiskaj kopijo računa – zaradi določil FURS-a ob izdaji davčnih računov moramo zabeležiti, če strani izdamo kopijo računa – mora biti zabeleženo tudi katera kopija po vrsti je bila izstavljena. Številka kopije se izpiše tudi na natisnjenem računu.
Tiskaj račun z oddajnico – finančna listina ob knjiženju vedno dobi poleg tudi blagovno. Ob kliku na ta ukaz pa se nam odpreta pdf zapisa tako finančne kot blagovne listine.
Tiskaj plačilni nalog UPN – je koristen ukaz predvsem za spletne trgovine, kjer pošiljamo artikle s plačilom po povzetju. Tu natisnemo podatke na UPN položnico.
Oddaj račun na UJP – s tem ukazom oddamo račun na portal javne uprave. Seveda moramo za to funkcionalnost imeti izpolnjene pogoje.
Kreiraj dobropis – V kolikor želimo račun izničiti izven davčnega obdobja v katerem je bil izdan, uporabimo ta ukaz. Dobimo novo listino – dobropis, ki ga je potrebno sknjižiti.
Storniraj račun – v primeru napake na knjiženem računu ga lahko storniramo. Stornacijo lahko naredimo v istem davčnem obdobju. Na ta način listino izničimo.
Tako za stornacijo kot za dobropis potrebujemo pojasnilo, ki ga vpišemo v polje, ki ga ponudi aplikacija, ko želimo kreirati listino. To pojasnilo mora biti tako, da zadosti vprašanjem, ki bi ga lahko imel inšpektor ob pregledu našega poslovanja.
Kvalifikatorji na listinah so različni - navadno odvisni tudi od naših potreb. Poglejmo pa nekaj koristnih: