Izpolnjujejo se kot katerekoli druge listine v aplikaciji, le da je potrebnih nekoliko manj vnosov.
Se pa od ostalih listin razlikuje tudi po novem stolpcu, ki ga najdemo na vrsticah listine – »Lokacija na«. V tem polju, kot nam že pove ime samo, izberemo skladišče na katerega izbrani artikel prenašamo. Nad vrsticami se pojavi tudi nov ukazni gumb, ki nam spremeni to ciljno skladišče na vseh vpisanih vrsticah hkrati.
Medskladiščnice se kreirajo tako »na roke« kot tudi avtomatično s pomočjo čitalcev oziroma ob izvajanju proizvodnega procesa.
Ko želimo premakniti artikle iz enega na drugo skladišče na roke, medskladiščnico izpolnimo kot katero koli drugo listino. Dejanski premik seveda naredimo s knjiženjem listine.
So pa tudi drugi načini uporabe medskladiščnic, ki so avtomatični in jih aplikacija izvede samodejno:
Premik zaloge s čitalcem - na čitalcu uporabimo možnost »Premik med skladišči« in skeniramo kode skladišč in artiklov po zahtevanem redu. Aplikacija nam ob potrditvi sama naredi medskladiščnico in jo tudi knjiži.
Glej Delo s čitalcem
Premik zaloge v proizvodnji
Naročilo za premik artiklov na proizvodnjo skladišče – tekom postopka priprave surovin za proizvodnjo, imamo možnost, da z ukaznim gumbom »Pripravi nalog za prenos proizvodnje« naredimo medskladiščnico, ki vse potrebne artikle in njihova skladišča že doda na listino. Taka medskladiščnica počaka osebo, ki tak nalog za prenos dejansko izvede, da jo po opravljenem delu sknjiži in s tem prenese artikle na želeno proizvodno skladišče.
Uporaba medskladiščnic za vodenje delovne opreme
V kolikor v podjetju želimo pregled nad delovno opremo, za katero je odgovoren vsak zaposleni, ki to opremo prejme, si lahko pomagamo z medskladiščnicami.
Take medskladiščnice naredimo ročno in jih označimo s kvalifikatorjem »Delovna oprema«.
Glej Delovna oprema in osnovna sredstva dana v uporabo zaposlenemu
1. del – štetje blaga:Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja inventurnega modula gre na inventurno štetje tako, da klikne:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Štetje artiklov (slika desno)
Naloži se seznam različnih štetij. Na primeru spodaj vidimo, da so poimenovana po osebah, ki opravljajo štetje, tako jih lažje ločimo in pozneje rešujemo morebitne nejasnosti neposredno z osebo, ki je štetje opravila:
Po kliku na obstoječo listo štetja, ali dodajanju nove, se odprejo podrobnosti liste:
Kazalko se postavi v polje za vnos podatkov (tako, da kliknemo nanj) in vnašamo podatke v tem vrstnem redu:
Ko poskeniramo trojček podatkov količina, lokacija, koda artikla, izgleda polje takole:
Lokacija štetja je bila poskenirana iz kode lokacije na vrednost Osnovno skladišče
Količina do sedaj preštetih teh artiklov na tej listi je bila 12
Koda artikla je bila pomivalni_stroj5
Pozor: Količina se vpisuje s predznakom + ali - (da se loči od šifer artiklov)
Vpis količine do 3 cifer (max 999) je možen tudi brez predznaka +, vendar je bolje, da se vedno uporablja predznak +, da ne pride do napak / zamenjav.
V kolikor se v skladišču uporablja InMastrove označevalne listke, so vse kode v obliki oznak tipa QR na listkih in jih sistem samodejno prepozna. Postopek je tako izveden z
Poskenirani artikli se zapisujejo na dnu števne liste:
Artikli se ob skeniranju na listo samo dodajajo, po osvežitvi pa tudi seštejejo in uskladijo po istih kodah artiklov (zaradi hitrejšega dela pri skeniranju)
2. del - Obdelava inventure:Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja obdelave inveture, odklika na:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Obdelava inventure (slika desno)
Prikaže se seznam vseh odprtih obdelav inventure. Če z obdelavo komaj začenjamo, je seznam prazen in dodamo lahko obdelavo s klikom na »plus« v orodni vrstici:
S klikom na ime obdelave se naložijo podatki obstoječe, ali pa prazen obrazec za novo inventurno obdelavo, kjer vpišemo naslednja polja:
Če delamo s posamezno listo, jo izberemo s pojavnega okna, počakamo, da sistem obdela celoten seznam štetja in ga uvrsti v seznam.
Dodamo vse liste, ki jih potrebujemo za to obdelavo in po zadnji kliknemo na ukaz za preračun zaloge.
Pred preračunom lahko uskladimo artikle, ki imajo enako kodo, se nahajajo na različnih skladiščih in imajo nasprotna stanja:
Primer:
Artikel ABC 123 imamo na 3 lokacijah, po štetju odkrijemo, da je stanje med lokacijami na lokaciji A1 5 kosov manjka, na lokaciji A2 so 3 kosi viška, na lokaciji A3 pa sta 2 kosa viška. Artikel imamo torej v točnem stanju, vendar na napačnih mestih. Stanje lahko uskladimo z medskladiščnico, ki uskladi lokacije z dejanskimi.
Ukaz Premeči artikle na napačnih skladiščih pripravi medskladiščnico za artikle, ki imajo zaloge na več skladiščih in nasprotna stanja, ki se jih da »poravnati« s premiki med lokacijami (na eni lokaciji višek, na drugi manjko).
Ukazni gumb Premeči artikle na napačnih skladiščih nam odpre pojavno okno, kjer vrsti najdemo vse artikle, katerih štetje ni ustrezalo dejanski zalogi na skladiščih, kjer so bili prešteti – viški ali manjki istega artikla pa so bili prešteti na drugih skladiščih.
Vsak izpisan artikel ima poleg skladišča, zaloge in dejanskega preštetega stanja tudi stolpec Uskladitev, kjer aplikacija že avtomatično doda število kosov, za katero je možna zamenjava med skladišči. Zamenjavo naredimo z medskladiščnicami, ki jih aplikacija kreira na dva načina.
Zgoraj desno lahko z ukaznim gumbom »Avtomatsko kreiraj vse medskladiščnice« - in aplikacija bo za vsak navedeni artikel kreirala medskladišnico. Na ekranu lahko spremljamo obdelavo.
Pojavnega okna ne zapiramo, saj s tem prekinemo obdelavo!
Še vedno pa seveda obstaja možnost, da vsako postavko pregledamo in kreiramo medskladiščnico z ukanim gumbom »Kreiraj medskladiščnico«, ki se nahaja ob vsaki zamenjavi. Ob tem lahko seveda tudi poljubno popravimo število v polju Uskladitev.
Količine v vrsticah, kjer imamo "negativno razliko", so v plus, kjer imamo pa pozitivno razliko, so v minus (na vseh vrsticah poskušamo spraviti razliko proti ničli – glej sliko zgoraj). Vedno se dela po eno medskladiščnico naenkrat (en artikel in poljubno vrstic za ta artikel).
Ko smo vse artikle prenesli na prava mesta, ponovno poženemo ukaz Preračun zalog in pričnemo z obdelovanjem rezultatov inventure.
* * *
Usklajevanje inventure po LOT-ih
Postopek ni priporočen, saj z menjavo lotov lahko otežimo sledljivost!
Ukazni gumb Usklajevanje inventure po LOT-ih nam lahko zamenja lote enakega artikla med sabo. Aplikacija to naredi za avtomatskim dodajanjem oddajnic, ki lot artikla, ki ga imamo na zalogi preveč knjižijo z minus količino, lot artikla, ki ga je premalo pa doda na listino z isto količino v plus. To lahko naredimo za vse postavke na enkrat z gumbom Avtomatsko kreiraj vse oddajnice, ali pa vsakega posebej z gumbom »Kreiraj oddajnico« pri vsaki taki zamenjavi.
Na prikazu nam poleg lotov, ki so primerni za zamenjavo, pokaže tudi skladišče kjer se lota nahajata, njihovo zalogo, prešteto količino in razliko. V stolpcu Uskladitev pa aplikacija že sama zapiše maksimalno količino za zamenjavo, ki pa jo lahko seveda tudi fizično popravimo.
* * *
Po izvedbi ukaza, zaprite okno, po osvežitvi okna boste videli, da se je ponastavil kvalifikator Potreben preračun, ker se je spremenilo stanje zalog.
Preračun lahko izvede na koncu »čiščenja zamenjav« z ukazom Preračunaj zaloge.
Za lažje delo na seznamu artiklov so na voljo tudi bližnjice:
ID artikla na katerega je potrebno klikniti za prikaz podrobnosti se nahaja v prvem stolpcu inventurne tabele.
Tabelo inventure premikamo gor / dol s puščicami na desni stani:
Na dnu tabele je izpisano skupno število vrstic inventure, ki ustreza filtrom zgoraj in katere vrstice se trenutno prikazujejo iz tega izbora.
Ko se obdelava preračuna zaključi nas pričaka seznam artiklov v različnih barvah:
V spisku vidimo katere števne liste vsebuje (vključena inventurna štetja), omejimo lahko samo prikaz artiklov z zalogo ali brez, lahko filtriramo tudi po negativni zalogi (teoretične materialne napake …)
Ključni podatek za usklajevalca je v predzadnjem stolpcu Ostane - ta izpiše razliko med količino štetega blaga in količino, ki je zavedena v sistemu.
Artikel se uredi z vpisom količine v ustrezen stolpec, ki bo izenačil zalogo s kreiranjem ustreznega dokumenta in računovodske sledi. Možnosti so:
Ko se količine v stolpcih ujamejo v razliko 0, se ta pobarva v zeleno in lahko nadaljujemo na drug stolpec.
Primer:
za artikel smo manjkajočih 11 kosov našli na skladišču izmeta, ker so bili poškodovani in bodo z zapisnikom predani v ustrezno hrambo / uničenje. Količino 11 vnesemo v stolpec Kalo, ki uskladi zalogo.
Najpogosteje se srečamo z viški in manjki, ki jih uskladimo z vpisom količine v stolpcu Manjki / Viški, ki je lahko
Če je potrebno narediti poročilo o razlogu za kalo / izmet, se naredi izmet po postopku za izmet za vse artikle, kjer imamo kalo in potem ponovno požene Preračun zaloge.
Če so pri inventurnem štetju kakšne posebnosti (ve se, da so artikli nekje drugje in jih ni bilo moč prešteti v okviru štetij artklov) so na voljo dodatni štirije stolpci Prešt 1 do Prešt 4, kjer lahko vpišemo 4 take izjeme, na dnu pa moramo dodati komentarje kaj pomeni posamezen stolpec.
Po zaključku štetja in vpisu vseh zamenjav, kalov, ..., nam ostanejo na inventurni listi še neopredeljeni viški in manjki.
Ko smo dokončno prepričani, da ni ničesar več, kar bi se dalo uskladili drugače, z gumbom "Uskladi artikle - napolni viške in manjke" napolnimo vse preostale številke v vrsticah inventure tako, da lahko inventuro potem zaključimo.
Ko so usklajene in raziskane vse inventurne razlike je potrebno v sistemu izdelati ustrezne računovodske listine, ki služijo izenačitvi zalog z dejanskim stanjem v skladiščih.
Ko imamo je celotna inventurna lista usklajena, se na dnu vidi podatek Količina ostane, ta mora biti 0, To pomeni, da je inventura usklajena in lahko naredimo prevzemnice in oddajnice za vse vrstice, ki smo jih vpisali v manjke, viške, kalo in lastno porabo.
To naredimo tako, da kliknemo na ukaz Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune.
Ukaz sproži obdelavo, ki pregleda in obdela inventurni seznam in pripravi listine za knjižbe manjkov, viškov, zamenjav in ostalih dejanj nad artikli zaloge.
Finančno računovodska služba te listine uporabi kot osnovo za knjižbe teh dogodkov. (kot inventurno stanje na nek datum)
Pozor - Ta ukaz se lahko požene tudi preden je inventura popolnoma usklajena, vendar v tem primeru zahteva od uporabnika pojasnilo, zakaj se knjiži neusklajena inventura. Inventure, ki je zaključena, ne moremo več spreminjati, lahko pa naredimo nov dokument inventure.
Inventurna komisija potem napiše inventurni zapisnik, kjer se utemelji vse viške in manjke ipd. Člani inventurne komisije tak zapisnik potem podpišejo in ga skeniranega dodajo v aplikacijo na samo obdelavo inventure.(dokumentni sistem)
Posebnosti in funkcionalnosti inventurne tabele
v uvodu smo zapisali, da je potrebno pred inventuro zaključiti vse postopke, ki bi lahko vplivali na stanje zalog. Posebej občutljivo področje je proizvodnja, saj v osnovi spreminja več izdelkov v enega (sestavnice / recepture / porabe ...).
Kljub vsemu, pa včasih potrebujemo poročilo (za dobavitelja, za planiranje, za naročnika ...), ki sestavljene (proizvedene) artikle prikaže v stanju zaloge, ki je veljalo na začetku proizvodnje.
Primer:
Artikel A proizvajamo iz sestavnih delov B, C in D po recepturi, ki pravi, da se vzame 2 kom. B, 3 kom. C in 1 kom. D, da bi dobili 1 kom A.
Če na inventuri preštejemo 5 kom. izdelka A, smo zanj porabili 10 kom. B, 15 kom. C in 5 kom. D.
Poročilo Pripravi atomizirano inventuro naredi točno to. Poročilo se nahaja med dodatnimi ukazi na spisku artiklov (Trgovina => Artikli, dodatni ukazi na desni strani)
Ker se poročilo lahko izdeluje dalj časa, se po kliku zapiše med sistemska opravila.
Ko je poročilo izdelano, do njega pridemo prek bližnjice sistemskih opravil
(ikona tipa, ki sloni na lopati)
Ko je inventura v celoti fizično obdelana, urejena in usklajena jo je potrebno zaključiti.
To se naredi na posamični obdelavi inventure z ukazom Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune
Dokumenti se po obdelavi posredujejo v FRS, da jih ustrezno obdela.
K poročilu inventurne komisije lahko priložite tudi končno ugotovljeno inventurno stanje, kar narediti s poročilom Izvozi tabelo obdelave inventure v xls, ki celotno inventuro izvozi v excelovo datoteko, da jo potem lahko popečete na cd, ali natisnete na papir za arhiv.
Oba ukaza se nahajata na posamični obdelavi inventure v sklopu dodatnih ukazov na desni strani.
V kolikor se želimo s čitalcem povezati v aplikacijo mora biti čitalec seveda sinhroniziran in pravilno povezan na InMaster. Za to mora poskrbeti administrator aplikacije.
Ko je čitalec pravilno povezan na aplikacijo, pa je potrebno poskrbeti, da se lahko vsak uporabnik preko čitalca poveže na aplikacijo. Za to potrebuje nekaj dodatnih nastavitev in informacij na svojem uporabniškem profilu.
Nastavitve => Uporabniki
Uporabnik, ki dostopa do aplikacije z svojim uporbniškim imenom lahko s tem istim uporabniškim imenom dostopa tudi po aplikacije na čitalcu. Namesto gesla, ki ga uporabnik vpisuje za dostop do InMaster aplikacije pa na čitalcu potrebuje štiri ali več mesto PIN številko, ki jo na formi vpiše v polje Proizvodnja – PIN.
Za uporabo čitalcev mora uporabnik imeti pravico pogleda v artikle in skladišča.
Na čitalcu poženemo program »Čitalec črtnih kod«, ki nam odpre zaslon »Prijava uporabnika«. Sem vpišemo uporabniško ime in kodo, ki jo imamo vpisano v aplikaciji na tem uporabniku.
Prijava nam odpre prvi zaslon, kjer lahko izbiramo med nekaj opcijami.
Kontrola inventure – ki nam pomaga ugotoviti zalogo posameznega artikla na enem ali več različnih lokacijah v skladišču.
Kontrola nalepk – ki nam pomaga ugotoviti serijsko številko nalepke (evidenca nalepk).
Prenos med skladišči – nam omogoča lahek prenos artiklov med posameznimi skladišči.
Premestitev vsebnika – nam omogoča premik »prenosnega skladišča« oziroma »vsebnika« med lokacijami.
Preglej podatke elementa - ob skeniranju kode nam čitalec pove za kateri tip podatka gre ter šifro/številko in ime podatka.
S čitalec preprosto preberemo kodo ali artikla ali skladišča – čitalec bo avtomatično zaznal za kakšno kodo gre in jo izpisal na temu določenem mestu.
V primeru, da izberemo kodo skladišča bo čitalec le to izpisal in počakal na skeniranje kode za artikel.
V primeru, da skeniramo artikel, pa nam bo čitalec takoj izpisal zalogo v vseh skladiščih, kjer se artikel nahaja. Ko nato skeniramo tudi skladišče pa se bo zaloga artikla na tem skladišču zapisala pod polje »Zaloga«.
Še vedno pa bodo na koncu našteta vsa skladišča, na katerih se skenirani artikel nahaja z izpisano zalogo.
Pri občutljivih artiklih je navadno potreba po večji preglednosti vodenja zaloge, ki jo lahko zagotovimo tudi s sledljivostjo natisnjenih nalepk. Pri tem ukazu preverimo serijsko številko nalepke.
Prenos med skladišči je sestavljeno iz več korakov, skoz katere nas vodi čitalec
V kolikor smo prenos potrdili nam, ob pravilni izvedbi, čitalec potrdi prenos z izpisom »Medskladiščnica sknjižena«.
V primeru premičnih skladišč oziroma vsebnikov lahko njihove premike beležimo s čitalcem. Čitalec nas vodi skozi naslednje korake:
Čitalec nas o opravljenosti naloge obvesti z obvestilom »Premik vsebnika je bil sknjižen«.
V kolikor imamo na nalepki samo kodo, nam prav pride ta ukaz. Ko kodo skeniramo, nam čitalec izpiše za kakšen tip podatka gre (artikel, skladišče, serijska številka...), v naslednjem polju se izpiše šifra artikla, skladišča... oziroma številka v kolikor gre za podatek, ki vsebuje serijsko številko. Pod tem pa še ime oziroma naziv podatka, v kolikor le-ta obstaja.
Pregled nad delovno opremo in osnovnimi sredstvi, ki jih damo v uporabo oziroma rabo zaposlenemu v našem podjetju, mora biti ustrezno evidentirana.
Poslovne stike
Med poslovne stike vnesemo naše zaposlene.
Artikli
Med artikle vnesemo vsa osnovna sredstva in delovno opremo, ki jo želimo dati v rabo zaposlenemu in jih ustrezno označimo z lastnostjo »Delovna opremo« oziroma »Osnovno sredstvo«. Za večjo preglednost in lažji nadzor svetujemo, da jih dodate tudi v posebne, prav za te namene kreirane kategorije.
Lokacije/skladišča
Na tem mestu naredimo navidezno »skladišče«, ki nosi naziv zaposlenega, kateremu bomo zaupali opremo. Prav tako pri skladišču povežemo zaposlenega na polje »Dano na komisijo«.
Tako smo pripravili vse podatke, ki jih potrebujemo za vodenje take zaloge.
Dejanski prenos pa naredimo z listino zalog – medskladiščnico – izpolnimo pa naslednja polja:
Kot vse listine v aplikaciji, se tudi medskladišnice upoštevajo šele takrat, ko so knjižene.
Na knjiženi medskaldiščnici izberemo predlogo »Delovna oprema«, jo natisnemo, podpišemo in jo damo v podpisu osebi, ki je prevzela opremo. Dokument nato preskeniramo in dodamo nazaj med dokumente na medskladiščnico in po želji povežemo dokument tudi na poslovni stik zaposlenega.
Ko tako uredimo oddajo sredstev in opreme v uporabo, lahko kadarkoli preverimo njihovo stanje na skladiščnih.
Poročila => Poročila artiklov => Zaloga po skladiščih.
Ločimo med nekaj skupinami listin:
Prodajne listne – je skupek različnih listin, ki pa beležijo isto stvar – oddajanje oziroma prodajanje naših artiklov oziroma storitev našim strankam.
Prodajne knjižene listine - vsako listino, ki jo v aplikaciji InMaster kreiramo moramo potrditi s knjiženjem – s tem smo dejansko spremenili zalogo in finančne podatke. Knjižene listine si, tako kot je zahtevano s strani zakona, številčno sledijo, in se jih ne sme spreminjati. Brišejo se lahko le po ustreznem postopku – bodisi z stornacijo ali dobropisom.
Nabavne listine – medtem, ko s prodajnimi listinami prodajamo, nabavne listine skrbijo ravno za nasprotno, z njimi namreč prevzemamo artikle na zalogo oziroma kupujemo storitve od naših poslovnih partnerjev.
Nabavne knjižene listine – ko nabavno listino knjižimo, se vsi podatki iz nje zabeležijo v aplikacijo – poveča se nam zaloga in spremenijo se finančni podatki. Tako kot za prodajne knjižene listine, tudi za te velja, da se ne smejo popravljati oziroma spreminjati.
Delovni nalogi – aplikacija InMaster ima na voljo tudi listine delovnih nalogov s katerimi upravljamo s proizvodnjo znotraj podjetja. Delovni nalog nam iz artiklov, ki smo jih preko nabavnih faktur prejeli na zalogo in z storitvijo naših zaposlenih, naredi naše nove artikle, ki jih prodajamo.
Knjiženi delovni nalogi – ko delovni nalog knjižimo se izvrši vse preračunavanje zalog artiklov, ki so bili na tem delovnem nalogu, hkrati pa se izračuna nabavna vrednost novega (našega) artikla.
Servisni nalogi – prejem in oddajanje artiklov v servis v aplikaciji InMaster beležimo s servisnimi nalogi. Z njimi prevzamemo artikel stranke na zalogo v servisno skladišče in ga od tam tudi vrnemo. Iz servisnih nalogov se kreirajo tudi opravila tipa servis, ki se kasneje lahko tudi obračunajo.
Listine zalog ali medskladiščnice – z medskladišnicami prenašamo artikle med skladišči. Dejanski prenos zalog naredimo s knjiženjem.
Vsaka izmed listin ima polja, ki jih je potrebno izpolniti, da je listina veljavna in da jo je moč knjižiti. Pa poglejmo nekatere, ki se pojavljajo v taki ali drugačni obliki na vseh listinah.
Številka listine – številka listine se izpolni avtomatsko iz številčnih serij, ki smo jih določili za vsako posamezno vrsto listine. Številčne serije so v aplikaciji že določene, lahko pa jih po želji prilagodimo. Formo za številčne serije najdemo pod menijem Nastavitve => Nastavitve listin.
Številka ne-knjiženega računa se razlikuje od številke knjiženega računa. Številke knjiženega računa si morajo slediti po času knjiženja, medtem ko so računi lahko odprti poljubno dolgo in s tem novi računi dobivajo večjo zaporedno številko.
V aplikaciji si med splošnimi nastavitvami aplikacije nastavimo tudi to ali naj imajo vse prodajne knjižene listine eno številčno serijo ali pa vsaka svojo.
Pod menijem Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve poiščemo naslednje nastavitve:
V kolikor so označene s kljukico (vrednost 1), ima vsaka od teh listin svojo številčno serijo, v nasprotnem primeru pa sledijo številčni seriji knjiženih prodajnih računov.
Zaporedje številčne serije različnih listin je bolj pomemben v primeru, če uporabljamo davčne blagajne, kjer so številčne serije vezane na poslovni prostor.
Poslovni stik – Poslovni stik je pravna ali fizična oseba, ki je naročila storitve oziroma artikle, ki smo jih dodali na račun. Ta poslovni stik je lahko ali pa tudi ne naslovnik računa in njegov naslov je lahko ali pa tudi ne pravi naslov za dostavo. Oboje lahko nekoliko nižje na formi listin prilagodimo.
Ko v polje »Poslovni stik« izberemo osebo, se bo avtomatično dodala tudi pod podatke za račun in dostavo. V kolikor želimo kateregakoli izmed podatkov spremeniti, to naredimo tako, da zamenjamo poslovne stike pri podatkih za dostavo oziroma podatkih za račun. Na tiskani listini oziroma na listini, ki bo poslala preko e-pošte, bo vedno naslov poslovnega stika, ki je dodan pod naslovom (razdelkom) »Podatki za račun«.
Pozor – v primeru, da smo na listino dodali poslovni stik, listino shranili, nato pa poslovni stik zamenjali z drugim, bodo podatki za dostavo in račun ostali od poslovnega stika, ki je bil na tej listini prvi shranjen. Podatke lahko popravimo ročno, ali pa z gumbom za osveževanje osvežimo tudi podatke za račun in dostavo.
Datum listine – datum listine se izpolni avtomatično z trenutnim datumom. Ta datum bo izpisan kot datum računa. Isti datum bo na listini izpisan tudi ob navedbi kraja listine.
Datum veljavnosti/ Datum zapadlosti – datum se bo izpisal kot datum veljavnosti ponudbe oziroma datum zapadlosti plačila za knjižene listine. Ta se lahko izpolni avtomatično, v kolikor imamo na izbranem poslovnem stiku določeno zamik plačila. Ta se v dnevih zapiše na formi poslovnega stika v razdelku »Finančni podatki«.
Datum dobave – je tretji datum, ki ga mora listina vsebovati – gre pa za datum, ko je bila zaračunana storitev opravljena oziroma artikel dobavljen.V kolikor želimo knjižiti listino, kjer je datum dobave v drugem mesecu kot pa datum knjiženja, moramo v aplikaciji to dovoliti. To naredimo tako, da v splošno nastavitev (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve) »DovoliRazlicenMesecDobave« označimo s kljukico.
Datum dobave do – v kolikor zaračunavamo storitev, ki je bila oziroma bo izvajana skozi daljše obdobje, recimo najem prostora ipd., izpolnimo tudi to polje. Na listini se bo namesto enega datuma dobave izpisal datum dobave od/do. V kolikor sta datumaDatum dobave in Datum dobave do enaka, se bo izpisalo enako, kot če bi vpisali samo Datum dobave.
Prodajalec – to polje se bo izpolnilo avtomatično z našim imenom – na ta način vemo, kdo je račun vpisal. Ime pa se izpiše tudi na računu pod poljem »Izdal«, ki je na listinah oddanih na FURS (davčne blagajne) tudi obvezen podatek.
Številka zunanje listine – v kolikor delamo s strankami, ki nam blago ali storitve naročajo preko naročilnic lahko v to polje vpišemo številko naročilnice. Vsak vpis v to polje se nam bo na listini izpisal poleg opisa »Zunanja listina«.
Opomba – to polje se lahko vidi tudi na spisku listin, zato si vanj vpisujemo opombe do katerih želimo priti že na samem seznamu listin. Polje se ne izpisuje na računu.
Sklic – sklic se na listine doda avtomatično. V kolikor želimo, da se sklic zapiše drugače v to polje zapišemo želeno obliko in izpisala se bo ob polju »Pri plačilu se sklicujte na:«.
Predloga za tiskanje – v kolikor imamo pripravljene različne predloge za listine na tem mestu izberemo želeno. Ko listino shranimo se predloga za tisk zamenja. Nove predloge vam po vaših željah pripravi skrbnik aplikacije.
Jezik na tiskanih listinah - v kolikor želimo listino izdati v drugem jeziku je to seveda možno. V angleščino je prevedenih že večino inMastrovih listin, vse kar je potrebno je to, da na poslovnem stiku, ki mu želimo izdajati listine v angleščini, kot "Jezik poslovanja" izberemo angleško. Za vse ostale prevode se seveda lahko dogovorimo z administratorjem aplikacije, ki želene prevode vnese v sistem.
Število tiskov računa – gre za izpis kolikokrat je bila listina pregledana oziroma natisnjena. Številka se poveča vsakič, ko nekdo klikne na ukaz »Predogled listine« na neknjiženih računih. Na knjiženih računih pa je zadeva malce drugačna. Zabeleži se prvi natis računa. Naslednjič nam ukaz »Tiskaj račun« odpre samo kopijo tega istega izpisa. Zakonodaja zahteva, da se na vsaki kopiji računa, ki ga izdamo stranki izpiše tudi zaporedna številka kopije, zato se po prvem tisku računa uporablja ukaz »Tiskaj kopijo računa«. Ta nam povečuje številko tiskov v tem polju, hkrati pa se ta številka izpiše tudi na sami tiskani listini.
Poleg polja je gumb, ki nam odpre pojavno okno s seznamov vseh uporabnikov, ki so ta izpis pogledali, z natančnim datumom in časom izpisa.
Poslovno leto – polje se vedno napolni s poslovnim letom, ki ga imamo izbranega na svojem profilu. Ob prehodu poslovnega leta ga moramo zamenjati na formi »Moje nastavitve«. V primeru, da se poslovno leto na listini in poslovno leto, ki smo ga izbrali na svojem profilu ne ujemata, listine ne moremo knjižiti. Za pregled listin iz različnih poslovnih let ni potrebno zamenjati poslovnega leta na profilu.
Tip plačila – to polje je zaradi davčnih blagajn postalo obvezno, saj se morajo vsi računi, ki so plačani z gotovino oziroma kartico prijaviti na FURS. V kolikor takega poslovanja nimamo – navadno je to v primerih, ko delamo samo s podjetji – lahko v svojem profilu nastavimo najpogostejši tip plačila, ki se bo avtomatično dodajal na vse listine, ki jih bomo kreirali sami. To naredimo tako, da na formi »Moje nastavitve« pod razdelkom »Splošne nastavitve« v polju z imenom PrivzetiTipPlačila izberemo tip plačila, za katerega želimo, da se nam avtomatično napolni.
Pri spletnih naročilih se bo to polje izpolnilo glede na to, kateri tip plačila je želela stranka, ki je oddala naročilo.
Status – polje obstaja le na listinah, ki so namenjene prejemanju direktnih naročil iz spletne trgovine (vp predračuni in spletna naročila). Preko tega polja lahko stranki na predogledu naročila, do katerega ima dostop na spletni strani trgovine, sporočimo, v kakšnem stanju je njeno naročilo. Statuse si lahko seveda prilagodimo, dodajamo pa jih v aplikaciji pod menijem Nastavitve => Splošni šifranti => Statusi listine.
Datum prejema – v polju izberemo datum, ko smo prejeli listino.
Sklic – sklice pri nabavnih listinah moramo vpisati, če uporabljamo plačilne naloge. Določi ga naš dobavitelj in je eno izmed polj, ki se uvozi v banko.
Namen plačila – gre za šifrant, ki ga navadno uporabljamo v bankah za plačilo raznih računov. Izbrati moramo za enega izmed obstoječih šifer, ki bankam pove za kak namen je bil denar nakazan. To polje mora biti izpolnjeno, če uporabljamo modul »Plačilni nalogi«, kjer si iz obstoječih knjiženih računov, ki jih moramo plačati, naredimo plačilni nalog, ki ga potem samo uvozimo v banko.
Bančni račun - na poslovnem stiku lahko dodamo več bančnih računov, ki jih ta poslovni stik uporablja. Na tem mestu moramo izbrati enega izmed njih. Če bančnega računa na poslovnem stiku ne vpišemo, ga na tem mestu ne moremo izbrati in zato tega računa ne moremo izvoziti v plačilni nalog.
Številka zunanje listine – na nabavnih računih v to polje vpišemo številko oziroma oznako prejetega računa.
Neto nabavne listine in DDV nabavne listine – zaradi različnega zaokroževanja računovodskih programov se zgodi, da je kljub enako vpisanim cenam na posamezni postavki računa, naš skupni bruto znesek računa za cent ali dva drugačen kot je na računu, ki smo ga prejeli od dobavitelja. V tem primeru iz prejete listine prepišemo neto ceno in znesek ddv v ti dve polji in tako uskladimo dejansko stanje.
Poslovni prostor – izpiše se poslovni prostor v katerem je bil račun izdan.
Knjižil – izpiše se ime uporabnika, ki je knjižil račun.
Datum knjiženja – izpiše se datum, ko je bil račun knjižen.
Datum DDV – Datum za DDV je navadno enak datumu knjiženja.
Datum za temeljnico – je navadno enak datumu knjiženja.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za dostavo.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov - Podatki za dostavo se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da je blago poslano na drug naslov na tem mestu izberemo drug poslovni stik – tistega, kamor naj se kupljeno blago pošlje.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni«.
Kontakt dostave – pod kontaktne osebe lahko vnesemo tudi osebo, ki ji moramo blago dostaviti. Kot vse kontaktne osebe v aplikaciji InMaster, se tudi to doda na formi »Kontaktne osebe« in se jo potem izbere iz seznama.
Tip dostave – na tem lahko izberemo tip dostave, ki ga izberemo iz šifranta vseh načinov dostave, ki se nahaja v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Načini dostave. V primeru, da gre za naročilo iz spletne trgovine, se to polje napolni z načinom dostave, ki ga je izbrala stranka v košarici.
Teža (Kg) – na formi za dodajanje artiklov imamo opcijo dodajanja lastnosti artikla. Ena izmed lastnosti se imenuje TEŽA, kjer v kilogramih opredelimo težo artikla. V kolikor imamo vpisano to lastnost na posameznih artiklih, ki so na listini, lahko izračunamo skupno težo pošiljke za dostavo. Poleg polja je ikona, ki nam odpre seznam vseh artiklov, ki so vključeni na listino in njihovo težo, če jo imajo vpisano. S potrditvijo na gumb »Preračunaj«, se nam seštejejo vse vpisane postavke teže in vsota se zapiše v polje Teža (kg). Ko je to polje izpolnjeno, se izpiše tudi na listini.
Število paketov - v to polje vpišemo število paketov, ki jih bomo dostavili, če želimo, da se to število izpiše tudi na natisnjeni listini.
Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za dostavo ne spremeni – z označbo te kljukice lahko višje na formi spremenimo poslovni stik, ki ga kljub temu da ga osvežimo, ne prenese v polja za račun.
Poslovni stik, podjetje, ime, naslov, pošta - Podatki za račun se napolnijo avtomatično ob dodajanju osnovnega poslovnega stika. V kolikor želimo, da se listina glasi na drug poslovni stik ga na tem mestu izberemo.
Avtomatično se bodo naložili podatki novega poslovnega stika. Če želimo to povezavo obdržati ne glede na to, da zamenjamo osnovni poslovni stik in z ikono osvežimo podatke na listini, moramo označiti opcijo »Ob osvežitvi poslov. stika podatkov za račun ne spremeni«.
V primeru, da v aplikaciji uporabljamo oddajanje e-računov na portal javne uprave UJP je potrebno izpolniti polje »Številka naročilnice« oziroma »Številka pogodbe«. Tudi če teh dveh številk nimamo je potrebno polja izpolniti, saj v nasprotnem primeru naročilo ne bo mogoče oddati. V polje lahko napišemo tudi »telefonsko naročilo«. Težava v takem primeru nastane le, če račun zavrnejo, ker ne obstaja uradno naročilo. Datum pogodbe oziroma naročilnice je zaželen, ni pa nujen.
Vrstice listin se med seboj razlikujejo le po tem, da imajo nekoliko različne stolpce. Vsa polja pa lahko vidimo tako, da kliknemo na ikono izbirnika levo od vrstice vpisanega artikla oziroma storitve.
Novo vrstico lahko dodamo tako, da ob vpisu prve vrstice pritisnemo na smerno tipko, ki nas premakne navzdol.
Vrstico pa lahko dodamo tudi s pomočjo ukaznega gumba, ki ga najdemo nad vrsticami.
Poglejmo nekaj stolpcev in njihove funkcionalnosti.
# - polje je namenjeno zaporedni številki vrstice – ta se povečuje za 1000 in je namenjena sortiranju vrstic. Če te številke izpolnimo sami, se bodo vrstice razvrstile po vpisanih številka naraščajoče.
Tip – v aplikaciji InMaster imamo dva tipa zapisa na listinah – artikli in storitve. To polje je vedno potrebno izbrati, zato je priporočljivo, da si na formi »Moje nastavitve« izberemo prevzet tip listine (artikel ali storitev), odvisno od tega kateri tip največkrat pri vpisu listine potrebujemo. Ta se lahko vedno tudi zamenja. Tip nam tudi pove iz katerega seznama bomo izbirali zapis v vrstici – ali bo šlo za seznam artiklov ali pa za seznam storitev.
ID – s pomočjo vpisa id-ja oziroma šifre artikla ali storitve napolnimo celotno vrstico z ustreznimi informacijami o ceni, popustih, nabavni ceni, ddv-ju – skratka vsem, kar imamo vpisano na posameznem artiklu oziroma storitvi.
Skoraj vsa polja, ki se napolnijo z izbiro ustreznega artikla/S76/A652/Storitve lahko prilagodimo ali spreminjamo z izjemo zneska ddv-ja in mpc cene, ki se izračuna iz vpisanih cen in popustov.
Kol. - v to polje vpišemo količino izdanih artiklov oziroma zaračunanih storitev. To polje v povezavi z »enoto«, nam omogoča upravljanje z zalogo.
Enota – enota v kateri prejmemo oziroma oddajamo artikle oziroma storitev, se določi že na samem artiklu oziroma storitvi, tako se nam od dodajanju novih vrstic že samo od sebe napolni tudi to polje. Občasno se zgodi, da dobimo račun z artikli v drugačni merski enoti, kot jo imamo mi zavedeno na samem artiklu in v kateri vodimo našo zalogo. Človek tako vzame kalkulator in preračuna iz metrov v centimetre ali litrov mililitre...v InMastru pa to ni potrebno. Potrebno je določiti možne pretvorbe za izbrano enoto mere na formi artiklov in, v kolikor še niso, določiti pretvorbe na enotah. Na liste nato z dvo-klikom izberemo katerokoli enoto želimo in ob knjiženju nam aplikacija sama pretvori v našo osnovno enoto mere.
Popust - lahko vpišemo v procentih ali pa znesku. Popust lahko spremenimo na vseh vrsticah hkrati, če ga vpišemo v polje »Spremeni popust na vseh vrsticah« in vpis potrdimo z gumbom »Spremeni«.
DDV – je navadno določen že na sami storitvi oziroma artiklu, ker tam pač mora biti.
Zgodi pa se, da je potrebno zamenjati stopnjo ddv-ja na listini – največkrat, ko je listina namenjena za tujino. DDV lahko umaknemo s celotne listine na enkrat in sicer z ukazno ikono, ki se nahaja desno nad vrsticam. V kolikor poslovni stik ni označen s kvalifikatorjem tujina nas bo ob knjiženju aplikacija opomnila, da je zneske ddv-ja nič.Lokacija – to polje se veže na skladišče, kjer se artikel nahaja. Na voljo imamo poljubno število skladišč, ki jih prilagodimo našim potrebam. Dodajamo jih s formo, ki jo najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča. To polje v vrstici se napolni avtomatično s skladiščem, ki ga imamo na Mojih nastavitvah izbranega kot »prevzeto skladišče«. Artikel lahko prodamo iz skladišča, kjer se ne nahaja v primeru, ko aplikacijo nastavimo tako, da se lahko knjiži v minus – se pravi, da lahko prodajamo brez zaloge – ne da bi dejansko artikel na tak ali drugačen način prevzeli na zalogo. V kolikor imamo artikel na zalogi v drugem skladišču, ki ni izbran za prevzetega, nam bo aplikacijo pustila prodajo samo v primeru, da sta prevzeto skladišče in skladišče, kjer se artikel nahaja povezana. V nasprotnem primeru moramo skladišče na vrstici zamenjati. Dvoklik na polje nam odpre pojavno okno, kjer lahko vidimo tudi zalogo tega artikla na posameznem izbranem skladišču.
Lokacija na - posebnost na listinah medskladišlnice - s katerimi premeščamo artikle iz enega na drugo skladišče - na tem mestu izberemo skladišče kamor želimo artikle premestiti.
Zalogo lahko preverimo tudi s klikom na ikono, ki jo najdemo desno nad vrsticami listine. Klik na nanjo nam bo ob začetku vrstice izrisal ikono zelene, oranžne oziroma rdeče barve. Zelena pomeni, da je artikel na izbrani lokaciji na zalogi. Oranžna nam pove, da je artikel na zalogi, le da ni v izbrani lokaciji, temveč na povezanem skladišču. Rdeča ikona pa nam pove, da artikla nimamo na zalogi.
kacijo/skladišče lahko tudi zamenjamo na vseh vrsticah hkrati in sicer z ukaznim gumbom, ki se nahaja nad vrsticami desno. Odpre se nam pojavno okno s seznamom skladišč, kjer ustreznega izberemo.
Na tem mestu je potrebno omeniti tudi posebnost na listinah zalog - medskladiščnice, kjer imamo dodaten gumb za zamenjavo vseh lokacij hkrati tudi na polju "Lokacija na". Tu izberemo lokacijo kamor z medskladišnico prenesemo zalog iz skladiča, ki smo ga izbrali na polju "lokacija".Element – to polje je na posamezni vrstici namenjen povezavi posameznega artikla z določenim podatkom znotraj aplikacije.
Z ikono desno nad vrsticami, lahko element poljubno izberemo in ga hkrati dodamo na vse vrstice računa.Poleg povezave artikla oziroma storitve z določenim podatkom znotraj aplikacije ima ta funkcionalnost tudi povsem uporaben namen.
Če pri poslovanju uporabljamo prevzemnice in ob vrstici vedno napišemo za katero stranko bomo artikel uporabili, lahko konec meseca dobimo poročilo porabljenih artiklov za določeno stranko, ki ga dobimo na spisku poslovnih stikov.
Oglejte si - Sled za nabavljenim materialom
Izbirnik ob koncu vsake vrstice nam odpre možnost izbire ešo/serijske številke za vsak prodan artikel. Serijsko številko dobimo tako, da artikel ob nabavi prevzamemo s serijsko številko oziroma z lastno proizvodnjo, kjer serijsko številko določimo sami oziroma jo avtomatično naredi aplikacija.
Artikel lahko dodamo na vrstico tudi tako, da v polje »Na listino dodaj artikel s serijsko številko« vpišemo serijsko številko artikla oziroma jo odčitamo s čitalnikom.
Aplikacija omogoča večjezičnost in v kolikor imamo nazive artiklov in storitev ter opise prevedene, lahko s pomočjo ikone, ki jo najdemo nad vrsticami desno, spremenimo opise artiklov in storitev v kateri koli jezik.
Na vrstice lahko vključimo tudi celoten opis artikla, ki ga imamo v aplikaciji. To naredimo s klikom na ikono, ki se nahaja desno nad vrsticami. Pozor – dodali se bodo le opisi artiklov, ki imajo na svoji formi označen kvalifikator »Uporabi opis«.
Občasno (predvsem pri delovnih nalogih) želimo količino vseh dodanih vrstic povečati oziroma pomanjšati za enak delež. To storimo z ukaznim gumbom "Pomnoži količine v vrsticah". Vpisano število nam pomnoži vse vpisane količine.V ti dve polji lahko vpišemo poljubno besedilo, ki se bo izpisovalo na listini pred ali za vrsticami. Če se besedila, ki jih želimo dodati na listine večkrat ponavljajo, jih vpišemo v formo »Predpripravljena besedila«, ki jih najdemo na zavihku Nastavitve => Nastavitve listin. Z ustreznimi oznakami aplikaciji povemo, ali gre za predhodno ali pa zaključno besedilo. Ko besedilo shranimo, ga lahko na listini samo izberemo. Besedilo lahko poljubno dopolnimo na vsaki posamezni listine, s tem pa ne povozimo izvornega besedila.
Dokumenti se na listinah pojavljajo, kot možnost hranjenja naročilnic na prodajnih listinah oziroma shranjevanje nabavnih faktur na nabavnih listinah.
Tiskaj listino oziroma Predogled listine (ponudbo, predračun, račun...) – nam naredi pdf izpis listine.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (PDF) – pošiljanje pdf listine na elektronski naslov stranke. Elektronski naslov aplikacija dobi iz vpisanega elektronskega naslova na poslovnem stiku, kateremu je listina namenjena, lahko pa ga vpišemo tudi sami. Če je prejemnikov več e-naslove ločimo s podpičjem.
Pošlji listino (ponudbo, predračun, račun...) (eSlog) – eSlog je oblika zapisa računa, ki ga je moč uvoziti v banko. S tem olajšamo delo našim strankam, saj jim računa ni potrebno ročno vnašati v banko.
Premakni v listino (ponudbo, predračun, račun...) – Katerokoli listino lahko s tem ukaznim gumbom premaknemo v drugo navedeno listino, kar pomeni, da te listine ne bo več, bo pa nova z enakimi podatki.
Kopiraj listino (ponudbo, predračun, račun...) – za razliko od premika listine, tu kopirana listina ostane na svojem mestu, naredimo pa poljubno novo listino z enakimi podatki.
Izvozi listino – s tem ukazom vse vrstice listin izvozimo v excel-ovo tabelo.
Knjiži listino – listino s tem ukazom knjižimo.
Knjiži in tiskaj listino – ukaz bo knjižil listino in nas ob knjiženju premaknil na to knjiženo listino, tako da jo lahko tudi natisnemo.
Razbij komplete – je ukaz vezan na prodajne listine. Aplikacija namreč omogoča prodajo kompletov, ki se vežejo na en artikel – komplet lahko prodamo, da pa bi razknjižili prave artikle in s tem poskrbeli za pravilno vodenje zalog moramo tak komplet razdeliti na njegove komponente – posamezne artikle. To seveda lahko naredimo na roke, lahko pa nam pomaga ta ukazni gumb. Namesto kompleta se bodo na vrsticah pojavili vsi artikli, ki ta komplet sestavljajo.
Ustvari delovni nalog – pri lastni proizvodnji lahko, ob kreiranju računa za stranko, kreiramo tudi delovni nalog, da to naročilo lahko izdelamo. To naredimo s tem ukaznim gumbom, ki se nahaja na prodajnih listinah. Tako se naročilo, ki ga zavedemo na prodajno listino (ponudba, račun, predračun...) poveže na delovni nalog. Delovni nalog je tako vezan na naročnika in vsebuje vrstice z naročenimi izdelki, ki jih nato lahko pripravimo za izdelavo. Ukazni gumb na naročilu se spremeni v »Pojdi na delovni nalog«, ki nas prestavi na te že izdelan nalog. S tem se prepreči možnost podvojitve in omogoči lažji pregled s statusom naročila.
Tiskaj kopijo računa – zaradi določil FURS-a ob izdaji davčnih računov moramo zabeležiti, če strani izdamo kopijo računa – mora biti zabeleženo tudi katera kopija po vrsti je bila izstavljena. Številka kopije se izpiše tudi na natisnjenem računu.
Tiskaj račun z oddajnico – finančna listina ob knjiženju vedno dobi poleg tudi blagovno. Ob kliku na ta ukaz pa se nam odpreta pdf zapisa tako finančne kot blagovne listine.
Tiskaj plačilni nalog UPN – je koristen ukaz predvsem za spletne trgovine, kjer pošiljamo artikle s plačilom po povzetju. Tu natisnemo podatke na UPN položnico.
Oddaj račun na UJP – s tem ukazom oddamo račun na portal javne uprave. Seveda moramo za to funkcionalnost imeti izpolnjene pogoje.
Kreiraj dobropis – V kolikor želimo račun izničiti izven davčnega obdobja v katerem je bil izdan, uporabimo ta ukaz. Dobimo novo listino – dobropis, ki ga je potrebno sknjižiti.
Storniraj račun – v primeru napake na knjiženem računu ga lahko storniramo. Stornacijo lahko naredimo v istem davčnem obdobju. Na ta način listino izničimo.
Tako za stornacijo kot za dobropis potrebujemo pojasnilo, ki ga vpišemo v polje, ki ga ponudi aplikacija, ko želimo kreirati listino. To pojasnilo mora biti tako, da zadosti vprašanjem, ki bi ga lahko imel inšpektor ob pregledu našega poslovanja.
Kvalifikatorji na listinah so različni - navadno odvisni tudi od naših potreb. Poglejmo pa nekaj koristnih:
Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča
Skladišča oziroma lokacije v aplikaciji InMaster se lahko nanašajo na čisto fizična skladišča, ki jih lahko imamo več, na različnih koncih in v različne namene. Lahko pa gre tudi za samo lokacijo znotraj istega skladišča, saj si tako, predvsem v velikih prostorih, malce olajšamo iskanje posameznega artikla. Tako so naša skladišča lahko fizični objekti na različnih lokacija, prostori na eni sami lokaciji, različne police v enem prostoru ali pa celo avtomobili naših trgovskih potnikov. Gre lahko tudi povsem za »navidezno skladišče«, ki nam omogoča sledenje artiklov, ki smo jih vzeli ali pa dali na komisijo. V primeru, da imamo izdelke na komisiji in jih imamo »komisijskem skladišču«, lahko aplikacija naredi odjavo izdelkov, glede na našo prodajo le teh v določene obdobju. Odjavo naredimo s pomočjo ukaznega gumba na formi »Poslovni stiki«.
Ko artikle prodajamo vedno izberemo skladišče iz katerega ga bomo prodali. Skladišče lahko izberemo za vsak artikel posebej na vrsticah listin. V kolikor artikla v tistem skladišču nimamo na zalogi, aplikacija prodaje ne bo dovolila. Lahko pa skladišča med seboj povežemo. V kolikor gre zgolj za »navidezna« skladišča, ki so nam v pomoč zaradi samega pregleda (kot so police ali sobe v skladišču), jih med seboj povežemo in tako dobimo zalogo vseh povezanih skladišč na enem mestu. Aplikacija nas bo sicer opozorila, da v osnovnem skladišču tega izdelka nimamo na zalogi in nas vprašala, če želimo vzeti artikel iz drugega skladišča. Če izbiro potrdimo, bo aplikacija sama vzela artikel iz skladišča, ga dala na osnovno skladišče z medskladiščnico in ga nato »prodala« iz osnovnega skladišča. Vedno pa se najprej porabi zaloga, ki jo imamo v osnovnem skladišču.
Pa poglejmo kako opremiti skladišča, da bo aplikacija delovala najbolj optimalno.
Seznam skladišč najdemo med splošnimi šifranti (Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča). Nekaj jih bomo našli že v seznamu, ni pa nujno da jih uporabljamo, saj si svoj sistem lahko »zgradimo« popolnoma drugače.
Osnovno skladišče – kot že samo ime pove je to skladišče namenjeno vsemu. Na to skladišče se vežejo vsa ostala skladišča.
Trgovina 1 – še eno skladišče, kamor lahko dajemo artikle in je povezano osnovno skladišče.
Komisija – v kolikor dobimo artikle na komisijo od našega poslovnega partnerja, lahko uporabljamo to skladišče. Povežemo ga s poslovnim partnerjem in s pomočjo tega lahko kreiramo odjave prodanih artiklov in nabavne račune. Skladišče je povezano tudi na osnovno skladišče tako, da se zaloga lahko porablja iz obeh.
Dano na komisijo – artikle lahko damo na komisijo tudi našim poslovnim partnerjem. Da ne izgubimo sledi za njimi (artikli seveda ostanejo naši dokler jih partner ne proda) jih damo v posebna skladišča. Na skladišče povežemo partnerja in tako imamo vedno pregled nad tem, katere izdelke imamo pri njem. Teh skladišč je seveda lahko toliko kot imamo partnerjev.
Nevidna skladišča
Seveda ne gre za neka nadnaravna skladišča, in so še kako vidna, a le na spiskih skladišč. Tako imenujemo skladišča, v katera se artikli začasno ali za stalno namestijo. Skupna značilnost vseh skladišč je ta, da artikli v njih niso več na zalogi.
Prodano / pri stranki – za vsak artikel, ki smo ga kadarkoli imeli v aplikaciji obstaja sled. Ko artikel prodamo ga seveda izdamo iz našega skladišča – a ker sled mora obstajati, ga odložimo v navidezno skladišče, kjer se zbirajo vsi prodani / oddani artikli.
Uničeno – prav tako kot za prodane artikle, velja tudi za artikle, ki so v proizvodnem procesu uničeni. Ostanejo zapisi, da smo artikel imeli, pa tudi da smo ga, zaradi tega ali onega razloga, uničili.
Vrnjeno dobavitelju / reklamacija – evidenco se vodi tudi za reklamirane artikle.
Na servisu – za artikle na servisnem skladišču pa je zgodba nekoliko drugačna. Ker artikel dobimo v naše skladišče samo za to, da na njem izvedemo servis, je seveda pravilno, da tak artikel tudi zabeležimo. Prevzamemo ga v skladišče »na servisu«, ki artikla ne prišteje med našo zalogo, je pa še vedno zabeleženo, da se nahaja pri nas.
Porabljeno za proizvodnjo – med samo proizvodnjo – med tem, ko naš proizvod dejansko delamo, obstaja obdobje, ko so surovine za naš izdelek v bistvu še vedno samostojni artikli, ampak jih zato, ker so že v proizvodnem procesu rezervirani, ni več mogoče uporabiti drugje. V to navidezno skladišče se artikli prerazporedijo, ko jih dodamo na delovni nalog in ga »sprostimo«.
Pa poglejmo polja in njihov pomen.
V proizvodnji se najdemo takoj, ko naše podjetje nabavlja surovine, prodaja pa lične avtorske izdelke. Glavoboli s strani vodenja zalog se poostrijo takoj, ko je za naše izdelke potrebnih več kot le dve surovini. Če pa želimo ovrednotiti tudi naše delo oziroma delo naših zaposlenih pa se znajdemo pred oviro, ki je marsikatere pognala v vode »na uč nas proizvodnja na mesec košta...«.
Seveda na trgu obstaja kup rešitev, ki pa so za manjše proizvodnje navadno čisto prevelik finančni zalogaj. Pri aplikaciji InMaster pa ni tako.
Pa poglejmo kako vodenje proizvodnje deluje.
Trgovina => Artikli
Za začetek seveda potrebujemo vse artikle/surovine, ki jih v proizvodni potrebujemo. *Za boljši pregled in razporeditev jih lahko razdelimo v smiselne kategorije, ki jih dodamo v meniju Trgovina => Kategorije/filtri.
Na artiklu moramo izpolniti naslednja polja:
Priporočljivo pa je, da izpolnimo tudi
V primeru, da surovina pred uporabo potrebuje pregled (test ustreznosti, delovanje...) to tudi določimo z lastnostjo "Zahteva pregled za stopnjo", kjer izberemo v naprej določene stopnje pregleda.
Surovine za katere se je potrebno držati sistema FIFO oziroma FEFO pa moramo označiti tudi kot "Nosilne LOT artikle", kar naredimo pri vpisu sorovin z ustreznim kvalifikatorjem.
Nabavna cena se doda oziroma spreminja ob knjiženju nabavnih listin - prevzemnice oziroma nabavnega računa – seveda pa se jo lahko vpiše tudi neposredno na artikel.
Dobavitelji in proizvajalci so poslovni stiki, označeni s kvalifikatorjema "Dobavitelj" in "Proizvajalec".
Pogosta vprašanja
Ali potrebujem vnesti čisto vse surovine – tudi vijake, žeblje...?
Odvisno. Če želite imeti red in pregled nad vsemi stroški in približno vedeti, kdaj bo teh vijakov zmanjkalo in jih ne naročiti na tisoče, medtem ko jih je nekaj tisoč še na zalogi, potem – ja.
Bolj natančno ko vodimo zalogo, bolj natančno bomo imeli izračunane dejanske stroške, manj bo dela z inventurnim usklajevanjem in tudi z naročanjem. In nenazadnje...tudi vijaki in žeblji imajo svojo ceno, ki povišujejo lastno vrednost našega produkta.
Surovine velikokrat jemljemo od različnih dobaviteljev. Potrebujemo za vsakega dobavitelja svoj artikel?
Ne – če gre seveda za isti artikel. Na samem artiklu imamo možnost, da vpišemo vse dobavitelje, njihove šifre in cene za ta artikel.
Glej Artikli (Dodatni ukazi in kvalifikatorji)
Nastavitve => Nastavitve APP => Tipi opravil
Potrebujemo posebne tipe opravil, ki so namenjeni proizvodnji. Imamo lahko enega ali več tipov - odvisno od tega kakšne informacije želimo ob koncu nekega obdobja pridobiti. Te povežemo na ustrezne storitve.
Trgovina => Kategorije
Naredimo ustrezne kategorije, ki jih bomo potrebovali v proizvodnji - ti so odvisni od samega proizvodnega procesa. Kategorije se v proizvodnem modulu izbirajo takoj po prijavi uporabnika. Z izbiro kategorije pa pridemo do ustreznih storitev.
Te kategorije se lahko nanašajo na sam izdelek - recimo naredimo kategorije stol Lux, stol Rex, miza Max , miza Tom...
... ali pa na samo vrsto storitve oziroma stroj kjer storitev opravljamo - recimo razrez, vrtanje, lepljenje, sestavljanje... oziroma Stoj 1, stroj 2...
Trgovina => Storitve
Sledimo korakom za izdelavo našega proizvoda. Vsak del proizvodnje vpišemo in ustrezno časovno ovrednotimo.
Pri dodajanju storitve je potrebno vpisati / označiti:
Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča
Kot skladišča oziroma lokacije razumemo v proizvodnji štiri različne pojme:
Vsaka izmed teh lokacij ima lahko svoje značilnosti, ki jih določimo na vsaki lokaciji posebej.
Glej: Skladišča ali lokacije
5. Stopnje pregleda lokacij
Nastavitve => Splošni šifranti => Stopnje pregleda lokacij
Za nekatere vhodne surovine imamo med procesom od nabave do proizvodne navadno določen pregled, ki mora biti opravljen preden surovino dejansko uporabimo v končnih izdelkih. Na tem mestu določimo stopnje pregleda, ki jih moramo izvesti na surovinah, te pa vežemo na lokacije in artikle. Tako zagotovimo, da artikla pri premiku med lokacijami ne bomo mogli prestaviti na neko lokacijo, brez ustreznega pregleda.
6. Vpišemo izdelke - Artikli
Trgovina => Artikli
Naše izdelke, prav tako kot surovine, vpišemo med artikle. Za potrebe same proizvodnje potrebujemo zelo malo podatkov. V kolikor aplikacijo uporabljamo tudi za namen prodaje pa mora biti izpolnjeno več polj. A poglejmo samo nujna polja za samo proizvodnjo:
Za razliko od surovin pa imajo naši izdelki tudi sestavnice oziroma recepturo, ki jo moramo izpolniti, da nam kasneje razknjiževanje ne bo delalo težav.
Glej Artikli - Receptura artikla
V kolikor imamo več proizvodnih linij, lahko na samem artiklu določimo tudi to, na kateri liniji izdelek sestavljamo. To določimo z lastnostjo "Proizvodna lokacija", ki jo poiščemo med lastnostmi na desni strani forme.
Tako smo prišli do nastavitev, ki jih potrebujemo za zagon proizvodnje. Seveda pa je od naših potreb in velikosti proizvodnje odvisno koliko in katere podatke bomo izpolnjevali.