Trgovina => Postopki => Štetje artiklov
Dodamo novo štetje in v opis napišemo za kakšno štetje gre (lahko osebo, lahko lokacijo, lahko datum, lahko kombinacijo...), nekaj po čemer se bo to štetje ločilo od drugih
Datum – izberemo ali vpišemo datum štetja
Lokacija
neznanih artiklov NE dodaj na spisek preštetih artiklov – v kolikor je to polje označeno aplikacija ne bo preštela artiklov, ki jih ni v aplikaciji.
Lokacija štetja – lokacijo lahko izberemo na različne načine
Vpis za preštetje – v to polje po vrstnem redu vpisujemo
Izjeme pri štetju
V kolikor je številko artiklov večje kot 999 je potrebno pred številko dodati znak + (plus). V vsakem primeru pa je ob napaki, ko želimo zmanjšati število vpisanih artiklov potrebno dodati znaki – (minus).
Pod štetjem se informativno izpisuje zadnji prešteti artikel
Vpisano - izpiše se kateri artikel je bil preštet (šifra / ena kodo...)
Prešteto - izpiše se število preštetih artiklov
Šifra - izpiše se šifra preštetega artikla
Ime - izpiše se naziv preštetega artikla
Prešteti artikli
Pod štetjem se nam izpisuje tabela, ki vsebuje informacije o tem
Ko je vse štetje končano naredimo obdelavo inventure.
1. del – štetje blaga:Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja inventurnega modula gre na inventurno štetje tako, da klikne:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Štetje artiklov (slika desno)
Naloži se seznam različnih štetij. Na primeru spodaj vidimo, da so poimenovana po osebah, ki opravljajo štetje, tako jih lažje ločimo in pozneje rešujemo morebitne nejasnosti neposredno z osebo, ki je štetje opravila:
Po kliku na obstoječo listo štetja, ali dodajanju nove, se odprejo podrobnosti liste:
Kazalko se postavi v polje za vnos podatkov (tako, da kliknemo nanj) in vnašamo podatke v tem vrstnem redu:
Ko poskeniramo trojček podatkov količina, lokacija, koda artikla, izgleda polje takole:
Lokacija štetja je bila poskenirana iz kode lokacije na vrednost Osnovno skladišče
Količina do sedaj preštetih teh artiklov na tej listi je bila 12
Koda artikla je bila pomivalni_stroj5
Pozor: Količina se vpisuje s predznakom + ali - (da se loči od šifer artiklov)
Vpis količine do 3 cifer (max 999) je možen tudi brez predznaka +, vendar je bolje, da se vedno uporablja predznak +, da ne pride do napak / zamenjav.
V kolikor se v skladišču uporablja InMastrove označevalne listke, so vse kode v obliki oznak tipa QR na listkih in jih sistem samodejno prepozna. Postopek je tako izveden z
Poskenirani artikli se zapisujejo na dnu števne liste:
Artikli se ob skeniranju na listo samo dodajajo, po osvežitvi pa tudi seštejejo in uskladijo po istih kodah artiklov (zaradi hitrejšega dela pri skeniranju)
2. del - Obdelava inventure:Prijavljen uporabnik s pravicami izvajanja obdelave inveture, odklika na:
Glavni meni Trgovina, podmeni na levi strani Postopki in izbere Obdelava inventure (slika desno)
Prikaže se seznam vseh odprtih obdelav inventure. Če z obdelavo komaj začenjamo, je seznam prazen in dodamo lahko obdelavo s klikom na »plus« v orodni vrstici:
S klikom na ime obdelave se naložijo podatki obstoječe, ali pa prazen obrazec za novo inventurno obdelavo, kjer vpišemo naslednja polja:
Če delamo s posamezno listo, jo izberemo s pojavnega okna, počakamo, da sistem obdela celoten seznam štetja in ga uvrsti v seznam.
Dodamo vse liste, ki jih potrebujemo za to obdelavo in po zadnji kliknemo na ukaz za preračun zaloge.
Pred preračunom lahko uskladimo artikle, ki imajo enako kodo, se nahajajo na različnih skladiščih in imajo nasprotna stanja:
Primer:
Artikel ABC 123 imamo na 3 lokacijah, po štetju odkrijemo, da je stanje med lokacijami na lokaciji A1 5 kosov manjka, na lokaciji A2 so 3 kosi viška, na lokaciji A3 pa sta 2 kosa viška. Artikel imamo torej v točnem stanju, vendar na napačnih mestih. Stanje lahko uskladimo z medskladiščnico, ki uskladi lokacije z dejanskimi.
Ukaz Premeči artikle na napačnih skladiščih pripravi medskladiščnico za artikle, ki imajo zaloge na več skladiščih in nasprotna stanja, ki se jih da »poravnati« s premiki med lokacijami (na eni lokaciji višek, na drugi manjko).
Ukazni gumb Premeči artikle na napačnih skladiščih nam odpre pojavno okno, kjer vrsti najdemo vse artikle, katerih štetje ni ustrezalo dejanski zalogi na skladiščih, kjer so bili prešteti – viški ali manjki istega artikla pa so bili prešteti na drugih skladiščih.
Vsak izpisan artikel ima poleg skladišča, zaloge in dejanskega preštetega stanja tudi stolpec Uskladitev, kjer aplikacija že avtomatično doda število kosov, za katero je možna zamenjava med skladišči. Zamenjavo naredimo z medskladiščnicami, ki jih aplikacija kreira na dva načina.
Zgoraj desno lahko z ukaznim gumbom »Avtomatsko kreiraj vse medskladiščnice« - in aplikacija bo za vsak navedeni artikel kreirala medskladišnico. Na ekranu lahko spremljamo obdelavo.
Pojavnega okna ne zapiramo, saj s tem prekinemo obdelavo!
Še vedno pa seveda obstaja možnost, da vsako postavko pregledamo in kreiramo medskladiščnico z ukanim gumbom »Kreiraj medskladiščnico«, ki se nahaja ob vsaki zamenjavi. Ob tem lahko seveda tudi poljubno popravimo število v polju Uskladitev.
Količine v vrsticah, kjer imamo "negativno razliko", so v plus, kjer imamo pa pozitivno razliko, so v minus (na vseh vrsticah poskušamo spraviti razliko proti ničli – glej sliko zgoraj). Vedno se dela po eno medskladiščnico naenkrat (en artikel in poljubno vrstic za ta artikel).
Ko smo vse artikle prenesli na prava mesta, ponovno poženemo ukaz Preračun zalog in pričnemo z obdelovanjem rezultatov inventure.
* * *
Usklajevanje inventure po LOT-ih
Postopek ni priporočen, saj z menjavo lotov lahko otežimo sledljivost!
Ukazni gumb Usklajevanje inventure po LOT-ih nam lahko zamenja lote enakega artikla med sabo. Aplikacija to naredi za avtomatskim dodajanjem oddajnic, ki lot artikla, ki ga imamo na zalogi preveč knjižijo z minus količino, lot artikla, ki ga je premalo pa doda na listino z isto količino v plus. To lahko naredimo za vse postavke na enkrat z gumbom Avtomatsko kreiraj vse oddajnice, ali pa vsakega posebej z gumbom »Kreiraj oddajnico« pri vsaki taki zamenjavi.
Na prikazu nam poleg lotov, ki so primerni za zamenjavo, pokaže tudi skladišče kjer se lota nahajata, njihovo zalogo, prešteto količino in razliko. V stolpcu Uskladitev pa aplikacija že sama zapiše maksimalno količino za zamenjavo, ki pa jo lahko seveda tudi fizično popravimo.
* * *
Po izvedbi ukaza, zaprite okno, po osvežitvi okna boste videli, da se je ponastavil kvalifikator Potreben preračun, ker se je spremenilo stanje zalog.
Preračun lahko izvede na koncu »čiščenja zamenjav« z ukazom Preračunaj zaloge.
Za lažje delo na seznamu artiklov so na voljo tudi bližnjice:
ID artikla na katerega je potrebno klikniti za prikaz podrobnosti se nahaja v prvem stolpcu inventurne tabele.
Tabelo inventure premikamo gor / dol s puščicami na desni stani:
Na dnu tabele je izpisano skupno število vrstic inventure, ki ustreza filtrom zgoraj in katere vrstice se trenutno prikazujejo iz tega izbora.
Ko se obdelava preračuna zaključi nas pričaka seznam artiklov v različnih barvah:
V spisku vidimo katere števne liste vsebuje (vključena inventurna štetja), omejimo lahko samo prikaz artiklov z zalogo ali brez, lahko filtriramo tudi po negativni zalogi (teoretične materialne napake …)
Ključni podatek za usklajevalca je v predzadnjem stolpcu Ostane - ta izpiše razliko med količino štetega blaga in količino, ki je zavedena v sistemu.
Artikel se uredi z vpisom količine v ustrezen stolpec, ki bo izenačil zalogo s kreiranjem ustreznega dokumenta in računovodske sledi. Možnosti so:
Ko se količine v stolpcih ujamejo v razliko 0, se ta pobarva v zeleno in lahko nadaljujemo na drug stolpec.
Primer:
za artikel smo manjkajočih 11 kosov našli na skladišču izmeta, ker so bili poškodovani in bodo z zapisnikom predani v ustrezno hrambo / uničenje. Količino 11 vnesemo v stolpec Kalo, ki uskladi zalogo.
Najpogosteje se srečamo z viški in manjki, ki jih uskladimo z vpisom količine v stolpcu Manjki / Viški, ki je lahko
Če je potrebno narediti poročilo o razlogu za kalo / izmet, se naredi izmet po postopku za izmet za vse artikle, kjer imamo kalo in potem ponovno požene Preračun zaloge.
Če so pri inventurnem štetju kakšne posebnosti (ve se, da so artikli nekje drugje in jih ni bilo moč prešteti v okviru štetij artklov) so na voljo dodatni štirije stolpci Prešt 1 do Prešt 4, kjer lahko vpišemo 4 take izjeme, na dnu pa moramo dodati komentarje kaj pomeni posamezen stolpec.
Po zaključku štetja in vpisu vseh zamenjav, kalov, ..., nam ostanejo na inventurni listi še neopredeljeni viški in manjki.
Ko smo dokončno prepričani, da ni ničesar več, kar bi se dalo uskladili drugače, z gumbom "Uskladi artikle - napolni viške in manjke" napolnimo vse preostale številke v vrsticah inventure tako, da lahko inventuro potem zaključimo.
Ko so usklajene in raziskane vse inventurne razlike je potrebno v sistemu izdelati ustrezne računovodske listine, ki služijo izenačitvi zalog z dejanskim stanjem v skladiščih.
Ko imamo je celotna inventurna lista usklajena, se na dnu vidi podatek Količina ostane, ta mora biti 0, To pomeni, da je inventura usklajena in lahko naredimo prevzemnice in oddajnice za vse vrstice, ki smo jih vpisali v manjke, viške, kalo in lastno porabo.
To naredimo tako, da kliknemo na ukaz Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune.
Ukaz sproži obdelavo, ki pregleda in obdela inventurni seznam in pripravi listine za knjižbe manjkov, viškov, zamenjav in ostalih dejanj nad artikli zaloge.
Finančno računovodska služba te listine uporabi kot osnovo za knjižbe teh dogodkov. (kot inventurno stanje na nek datum)
Pozor - Ta ukaz se lahko požene tudi preden je inventura popolnoma usklajena, vendar v tem primeru zahteva od uporabnika pojasnilo, zakaj se knjiži neusklajena inventura. Inventure, ki je zaključena, ne moremo več spreminjati, lahko pa naredimo nov dokument inventure.
Inventurna komisija potem napiše inventurni zapisnik, kjer se utemelji vse viške in manjke ipd. Člani inventurne komisije tak zapisnik potem podpišejo in ga skeniranega dodajo v aplikacijo na samo obdelavo inventure.(dokumentni sistem)
Posebnosti in funkcionalnosti inventurne tabele
v uvodu smo zapisali, da je potrebno pred inventuro zaključiti vse postopke, ki bi lahko vplivali na stanje zalog. Posebej občutljivo področje je proizvodnja, saj v osnovi spreminja več izdelkov v enega (sestavnice / recepture / porabe ...).
Kljub vsemu, pa včasih potrebujemo poročilo (za dobavitelja, za planiranje, za naročnika ...), ki sestavljene (proizvedene) artikle prikaže v stanju zaloge, ki je veljalo na začetku proizvodnje.
Primer:
Artikel A proizvajamo iz sestavnih delov B, C in D po recepturi, ki pravi, da se vzame 2 kom. B, 3 kom. C in 1 kom. D, da bi dobili 1 kom A.
Če na inventuri preštejemo 5 kom. izdelka A, smo zanj porabili 10 kom. B, 15 kom. C in 5 kom. D.
Poročilo Pripravi atomizirano inventuro naredi točno to. Poročilo se nahaja med dodatnimi ukazi na spisku artiklov (Trgovina => Artikli, dodatni ukazi na desni strani)
Ker se poročilo lahko izdeluje dalj časa, se po kliku zapiše med sistemska opravila.
Ko je poročilo izdelano, do njega pridemo prek bližnjice sistemskih opravil
(ikona tipa, ki sloni na lopati)
Ko je inventura v celoti fizično obdelana, urejena in usklajena jo je potrebno zaključiti.
To se naredi na posamični obdelavi inventure z ukazom Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune
Dokumenti se po obdelavi posredujejo v FRS, da jih ustrezno obdela.
K poročilu inventurne komisije lahko priložite tudi končno ugotovljeno inventurno stanje, kar narediti s poročilom Izvozi tabelo obdelave inventure v xls, ki celotno inventuro izvozi v excelovo datoteko, da jo potem lahko popečete na cd, ali natisnete na papir za arhiv.
Oba ukaza se nahajata na posamični obdelavi inventure v sklopu dodatnih ukazov na desni strani.
Trgovina => Postopki => Obdelava inventure
Dodamo novo obdelavo in v opis vpišemo za katero obdelavo gre
Opis obdelave - obdelavo poimenujemo tako, da bomo kasneje nedvoumno vedeli za katero obdelavo gre
Datum zaloge - v to polje vpišemo datum na katerega se preverja zaloga
Datum inventure - izberemo datum na katerega je bilo izvedeno štetje
Vključena inventurna štetja - Po vpisu vseh treh polj formo shranimo nato pa je potrebno v obdelavo uvoziti liste štetja, kar storimo z ukazom Dodaj listo preštetih elementov ali z ukazom Dodaj vse nedodeljene liste preštetih artiklov, ki hkrati doda vse liste štetja, ki še niso bile dodeljene v obdelavo.
Tu pa so še navodila za Štetje artiklov
Sledi inventurna tabela z vsemi artikli, ki so v inMaster aplikaciji na zalogi in/ali so bili prešteti.
Preračunaj zaloge - Preračun zaloge poženemo vedno, ko smo na inventurni listi spremenili stanje in želimo preveriti novo.
Izvozi tabelo obdelave inventure v XLS - po zaključeni inventuri si lahko tudi izvozimo v xls (excelovo) datoteko končno ugotovljeno inventurno stanje.
Dodaj listo preštetih elementov - odpre se na spisek še ne "obdelanih" inventurnih list, ki jih eno po eno dodajamo v obdelavo.
Dodaj vse nedodeljene liste preštetih artiklov - ukaz doda na inventurno obdelavo vse še ne obdelane liste štetja.
Zaključi inventuro in kreiraj izravnalne račune - ko je inventura v celoti fizično obdelana, urejena in usklajena jo je potrebno zaključiti. To naredimo s tem ukaznim gumbom.
Premeči artikle na napačnih skladiščih - ta ukaz pripravi medskladiščnico za artikle, ki imajo zaloge na več skladiščih in nasprotna stanja, ki se jih da »poravnati« s premiki med lokacijami (na eni lokaciji višek, na drugi manjko). Več si lahko preberete na postopku Invetura
Delna inventura ni možna – v kolikor pa se jo vseeno naredi, pa je potrebno pri vseh artiklih, ki jih nismo prešteli prepisati število zaloge v stolpec Prešt. 1. To seveda pomeni, da inventura ni bila izvedena po pravilih in kot taka ne služi svojemu namenu.
Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča
Skladišča oziroma lokacije v aplikaciji InMaster se lahko nanašajo na čisto fizična skladišča, ki jih lahko imamo več, na različnih koncih in v različne namene. Lahko pa gre tudi za samo lokacijo znotraj istega skladišča, saj si tako, predvsem v velikih prostorih, malce olajšamo iskanje posameznega artikla. Tako so naša skladišča lahko fizični objekti na različnih lokacija, prostori na eni sami lokaciji, različne police v enem prostoru ali pa celo avtomobili naših trgovskih potnikov. Gre lahko tudi povsem za »navidezno skladišče«, ki nam omogoča sledenje artiklov, ki smo jih vzeli ali pa dali na komisijo. V primeru, da imamo izdelke na komisiji in jih imamo »komisijskem skladišču«, lahko aplikacija naredi odjavo izdelkov, glede na našo prodajo le teh v določene obdobju. Odjavo naredimo s pomočjo ukaznega gumba na formi »Poslovni stiki«.
Ko artikle prodajamo vedno izberemo skladišče iz katerega ga bomo prodali. Skladišče lahko izberemo za vsak artikel posebej na vrsticah listin. V kolikor artikla v tistem skladišču nimamo na zalogi, aplikacija prodaje ne bo dovolila. Lahko pa skladišča med seboj povežemo. V kolikor gre zgolj za »navidezna« skladišča, ki so nam v pomoč zaradi samega pregleda (kot so police ali sobe v skladišču), jih med seboj povežemo in tako dobimo zalogo vseh povezanih skladišč na enem mestu. Aplikacija nas bo sicer opozorila, da v osnovnem skladišču tega izdelka nimamo na zalogi in nas vprašala, če želimo vzeti artikel iz drugega skladišča. Če izbiro potrdimo, bo aplikacija sama vzela artikel iz skladišča, ga dala na osnovno skladišče z medskladiščnico in ga nato »prodala« iz osnovnega skladišča. Vedno pa se najprej porabi zaloga, ki jo imamo v osnovnem skladišču.
Pa poglejmo kako opremiti skladišča, da bo aplikacija delovala najbolj optimalno.
Seznam skladišč najdemo med splošnimi šifranti (Nastavitve => Splošni šifranti => Lokacije/skladišča). Nekaj jih bomo našli že v seznamu, ni pa nujno da jih uporabljamo, saj si svoj sistem lahko »zgradimo« popolnoma drugače.
Osnovno skladišče – kot že samo ime pove je to skladišče namenjeno vsemu. Na to skladišče se vežejo vsa ostala skladišča.
Trgovina 1 – še eno skladišče, kamor lahko dajemo artikle in je povezano osnovno skladišče.
Komisija – v kolikor dobimo artikle na komisijo od našega poslovnega partnerja, lahko uporabljamo to skladišče. Povežemo ga s poslovnim partnerjem in s pomočjo tega lahko kreiramo odjave prodanih artiklov in nabavne račune. Skladišče je povezano tudi na osnovno skladišče tako, da se zaloga lahko porablja iz obeh.
Dano na komisijo – artikle lahko damo na komisijo tudi našim poslovnim partnerjem. Da ne izgubimo sledi za njimi (artikli seveda ostanejo naši dokler jih partner ne proda) jih damo v posebna skladišča. Na skladišče povežemo partnerja in tako imamo vedno pregled nad tem, katere izdelke imamo pri njem. Teh skladišč je seveda lahko toliko kot imamo partnerjev.
Nevidna skladišča
Seveda ne gre za neka nadnaravna skladišča, in so še kako vidna, a le na spiskih skladišč. Tako imenujemo skladišča, v katera se artikli začasno ali za stalno namestijo. Skupna značilnost vseh skladišč je ta, da artikli v njih niso več na zalogi.
Prodano / pri stranki – za vsak artikel, ki smo ga kadarkoli imeli v aplikaciji obstaja sled. Ko artikel prodamo ga seveda izdamo iz našega skladišča – a ker sled mora obstajati, ga odložimo v navidezno skladišče, kjer se zbirajo vsi prodani / oddani artikli.
Uničeno – prav tako kot za prodane artikle, velja tudi za artikle, ki so v proizvodnem procesu uničeni. Ostanejo zapisi, da smo artikel imeli, pa tudi da smo ga, zaradi tega ali onega razloga, uničili.
Vrnjeno dobavitelju / reklamacija – evidenco se vodi tudi za reklamirane artikle.
Na servisu – za artikle na servisnem skladišču pa je zgodba nekoliko drugačna. Ker artikel dobimo v naše skladišče samo za to, da na njem izvedemo servis, je seveda pravilno, da tak artikel tudi zabeležimo. Prevzamemo ga v skladišče »na servisu«, ki artikla ne prišteje med našo zalogo, je pa še vedno zabeleženo, da se nahaja pri nas.
Porabljeno za proizvodnjo – med samo proizvodnjo – med tem, ko naš proizvod dejansko delamo, obstaja obdobje, ko so surovine za naš izdelek v bistvu še vedno samostojni artikli, ampak jih zato, ker so že v proizvodnem procesu rezervirani, ni več mogoče uporabiti drugje. V to navidezno skladišče se artikli prerazporedijo, ko jih dodamo na delovni nalog in ga »sprostimo«.
Pa poglejmo polja in njihov pomen.