Vzdrževanje opreme, strojev in drugih vzdrževanja potrebnih sredstev znotraj podjetja, se navadno lotimo po predpisanem urniku. Urnik vzdrževanj znotraj aplikacije vodimo v zato pripravljenih opravilih tipa »Vzdrževanje opreme«.
Kaj potrebujemo?
1. Resurse - za načrtovanje vzdrževanja opreme znotraj podjetja potrebujemo objekte vzdrževanja, ki jih vpišemo med resurse.
Trgovina => Resursi
Na novo dodanem resursu potrebujemo izpolnjeni vsaj dve polji:
- Šifra – kamor vpišemo šifro/oznako tega resursa, ki je seveda edinstvena za vsak kos vzdrževane opreme.
- Opis – kamor vpišemo naziv oziroma kratek opis vzdrževane opreme, ki se bo izpisoval tudi v poročilu vzdrževanja.
V kolikor gre pri kosu vzdrževane opreme hkrati tudi za osnovno sredstvo podjetja, ta resurs povežemo tudi na ustrezno osnovno sredstvo – seveda preko polja »Osnovno sredstvo«.
Kako izpolniti zavesti osnovno sredstvo pa si lahko preberete tu »Osnovna sredstva«
V kolikor imate vzdrževanje vezano na artikel, le tega povežete na resurs preko polja resurs.
Pri izpolnjevanju moramo biti pozorni tudi na kvalifikatorje. Več o tem pa si preberite na navodilih o izpolnjevanju forme – Resursi.
2. Opravila tipa »Vzdrževanje opreme« - za načrtovanje opravljanja vzdrževanja je potrebno narediti opravila in jih ustrezno urediti;
- *Naziv vzdrževanja - v to polje na kratko opišemo cilj oziroma sredstvo vzdrževanja. Ta vpis se lahko prikazuje tudi v spiskih, zato je dobro, da vsebuje vsaj osnovne informacije o nalogi, nikakor pa ne njenega opisa - za to je namenjeno drugo polje.
- Tip opravil - to polje je že izpolnjeno - v primeru vzdrževanja ga ne spreminjamo.
- Opravljeno - opravilo je lahko tudi tako, da se nam razvleče na več dni - za informiranje drugih, ki bi bili lahko udeleženi v fazah pred, med in za opravilom, lahko tudi beležimo naš napredek. V pojavnem oknu, ki se odpre, ko kliknemo na ikono "sprememba opravljenosti" poleg polja, vpišemo procente opravljenosti in kratek komentar, ki bo poročal o stanju. Tako kratko "poročilo" lahko oddamo večkrat - vse do 100% opravljenega opravila.
- *Odgovorna oseba - izberemo osebo, ki je znotraj podjetja odgovorna za izvajanje tega vzdrževanja, pa naj gre za vodjo vzdrževalnega tima ali pa samega vzdrževalca.
- *Opis vzdrževanja - na tem mestu zabeležimo kateri dela morajo biti narejena na danem objektu vzdrževanja.
- Poročilo vzdrževanja - ko je vzdrževanje zaključeno, oseba, ki je vzdrževanje opravila poda kratko poročilo o tem, kaj je bilo narejeno in kakšno je stanje po opravljeni nalogi.
Časovna opredelitev vzdrževanja
- *Načrtovan začetek- določimo datum in uro, ko bi moral vzdrževalec začeti z opravljanjem vzdrževanja.
- *Načrtovan zaključek - določimo datum in uro, ko bi moralo biti vzdrževanje končano.
- Čas načrtovanega trajanja - izpiše se izračun čas, ki smo ga pri načrtovanju dodelili temu opravilu.
- Rok za dokončanje - V kolikor ne želimo vpisovati predvidenega časa, ko naj bi bilo vzdrževanje narejeno, želimo pa, da je narejeno v določen roku, ta rok vpišemo v to polje.
- Začetek izvajanja - gre za dejanski začetek izvajanja naloge, ki ga navadno izpolni vzdrževalec.
- Zaključek - gre za dejanski konec izvajanja naloge, ki ga navadno izpolni vzdrževalec.
- Čas dejanskega trajanja - v tem polju se izračuna čas dejanskega trajanja vzdrževanja.
- **Predviden datum - v kolikor ne želimo podati roka oziroma načrtovati naloge za točen določen dan in uro, lahko dan izvedbe opredelimo na tem polju
- **Predviden čas - poleg zgornjega datuma moramo opredeliti tudi koliko časa nam bo naloga vzela.
** Pri uporabi predvidenega datuma in časa gre za prosto razporejanje opravil - podrobna navodila za tako upravljanje z opravili najdemo na navodilih Razporejanje opravil
- Porabljen čas - gre za izpis seštevka porabljenega časa morebitnih podopravil.
- *Izvajalci vzdrževanja - Izvajalci opravila so lahko vsi kontakti, ki aplikacijo uporabljajo in lahko določeno nalogo v celoti ali pa vsaj delno opravijo.
Izvajalec je lahko en, lahko pa gre za celo skupino ljudi, ki morajo sodelovati, da se opravilo uspešno zaključi - recimo na sestankih.
V primeru, da je v podjetju več ljudi, ki bi lahko naredilo dano nalogo po sistemu, kdor prej uspe, lahko na to mesto dodamo več izvajalcev in višje v opravilu ne določimo odgovorne osebe. Tako prvi izmed izvajalcev, ki bo imel čas opraviti nalogo, opravilo prevzame kot odgovorna oseba (glej odgovorna oseba) in s tem ostalim izvajalcem to možnost vzame. - *Resursi - oprema - tu pa iz izbirnika izberemo resurs na katerega se nanaša ta vzdrževalna naloga.
Za več informacij si preberite tudi navodila "Opravila"
Od tu pa imamo dve možnosti - ta opravila lahko delamo "na roke" - se pravi, ko se vzdrževanje konča to opravilo kopiramo in mu dodamo nov datum oziroma rok izvedbe.
Lahko pa kreiramo ponavljajoča opravila, ki bodo to vedno počela namesto nas.
Ponavljajoča opravila
To naredimo tako, da napolnimo in izberemo vsa polja, ki so zgoraj označena z eno zvezdico (*). Potem pa izberemo dodatni ukazni gumb "Ponavljajoče se opravilo"
Odpre se nam pojavno okno, kjer bomo določili parametre ponavljanja opravila, ki smo ga ravno naredili.
- Interval – interval ponavljanja opravila lahko vežemo na minute, ure, dneve, mesece in leta. Vpisan je interval 7 / Dan, kar pomeni, da nam bo opravilo naredilo na sedem dni – torej enkrat na teden – na izbran dan. Ta interval je lahko tudi 1x na mesec, 1x na leto – vse je seveda stvar naših potreb.
Za naš urnik bomo izbrali kar takega kot je 7 / Dan, in če smo izbrali načrtovan začetek in konec datumsko v ponedeljek od 7-ih do 8-ih, bodo opravila kreirana vsak ponedeljek od 7-ih do 8-ih.
Koliko bo teh ponovitev pa je odvisno od naših naslednjih vnosov. Tega se lahko namreč lotimo na tri načine. - Število ponovitev - je prvi način – tu enostavno vpišemo koliko ponovitev želimo. Primer – 10.
- Konec ponovitev - je drugi način – izberemo datum do katerega želimo imeti narejena opravila in aplikacija sama poskrbi za ustrezno število ponovitev.
- Tretji način pa je, da pustimo obe polji prazni in aplikacija bo opravila razmnoževala tako dolgo, dokler ji ne bomo ukazali, da zaključi s kreiranjem. To naredimo tako, da gremo na eno od opravil, ki jih je aplikacija kreirala in izberemo ukazni gumb »Ponavljajoče se opravilo«. V pojavnem oknu, ki se nam odpre imamo vse informacije, ki smo jih vpisali, ko smo kreirali opravilo. Na desni strani okna pa imamo tudi dva ukazna gumba:
»Ustavi kreiranje novih ponavljajočih opravil« - aplikacija pusti vsa že narejena opravila odprta, ne kreira pa več novih opravil.
»Ustavi kreiranje novih in izbriši nezaključena opravila« - aplikacija izbriše vsa že narejena opravila, ki še niso zaključena in in ne kreira več novih opravil.
Ko vpišemo želeno število ponovitev opravila, moramo vedeti, da aplikacija zaradi preglednosti ne bo naredila vsa opravila naenkrat pač pa samo nekaj – koliko pa določimo z samo nastavitvijo aplikacije. - Opomniki – če želimo, lahko aplikaciji naročimo, da odgovorno osebo spomni na prihajajočo nalogo. To aplikacija lahko naredi preko
- elektronske pošte (če imamo na kontaktu odgovorne osebe vpisan e-naslov),
- sms-ja (če imamo na kontaktu odgovorne osebe vpisan GSM in zakupljeno zadostno število sms sporočil)
- pojavnega okna, ki se odpre, ko je odgovorna oseba prijavljena v aplikacijo InMaster.
Z gumbom »Pošlji opomnik pred začetkom opravila« lahko dodamo več terminov, ko naj bo opomnik poslan. Določamo ga s številko in enoto.
Primer - če vpišemo 1 in izberemo enoto Dan, nas bo aplikacija obvestila en dan pred načrtovanim začetkom, ki smo ga izbrali na formi. Če z gumbom dodamo še en termin in vanj vpišemo še 2 / Ura – nas bo aplikacija na začetek spomnila še dve uri pred načrtovanim začetkom.
Ko smo tako določili parametre ponavljanja opravil najprej z gumbom »Preveri razpoložljivost« preverimo, če so termini, ki jih želimo izvedljivi. V kolikor so v stolpcu »Opozorila« poleg spiska vseh opravil, ki se bodo kreirala zelene oznake, lahko kreiranje verige ponavljajočih opravil potrdimo z gumbom »Kreiraj opravila«. To, da nam aplikacija InMaster dovoli kreiranje opravil, če so odgovorne osebe, izvajalci, udeleženci ob želenih terminih že zasedeni, pa je stvar nastavitev.
- Oranžna ikona nam sporoča, da so osebe ali resursi zasedeni, a kljub temu lahko kreiramo ponavljajoča opravila.
- Rdeča ikona pa nam sporoča, da so osebe ali resursi zasedeni, in da opravil s to oznako ni mogoče kreirati, dokler ne prerazporedimo oseb oziroma resursov v nezasedene termine.
Poleg vsakega prikazanega konflikta se pojavi tudi ikona, ki nas prestavi na opravilo, kjer je oseba oziroma resurs že izbran v izbranem terminu.
Tako narejena opravila, se bodo nekaj dni ali tednov (odvisno od nastavitev in periodike ponavljanja), pred rokom pojavila v aplikaciji in čakala na izvedbo.
Več o tem si preberite na naslovu Ponavljajoča opravila.
Dokumenti
Navadno moramo poskrbeti, da je poleg elektronske sledi tudi podpisani izvod izjave, da je vzdrževalec opravil svojo nalogo.
Ko je opravilo zaključeno, se pod naslovom Dokumenti na dnu forme doda »Poročilo vzdrževanja« - kliknemo na gumb »Ustvari dokument iz predloge« in izberemo zgornje poročilo.
Aplikacija ga napolni z vsemi ustreznimi podatki iz zgornje forme in ga doda med dokumente. Poročilo odpremo tako, ga natisnemo, vzdrževalec ga podpiše, potem pa ga podpisanega sekeniramo in ponovno naložimo nazaj pod dokumente na isto formo.
Povezana navodila
