Aplikacijo lahko nastavimo tako, da se informacije , ki pridejo na določen elektronski naslov, zapišejo v opravila. Iz katerega elektronskega naslova se bodo zapisovale informacije v aplikacijo je dogovor s stranko - za nastavitve pa je zadolžen administrator.
Ko se pošlje mail na tak elektronski naslov se zgodi sledeče:
- pošiljateljev email se preveri v aplikaciji,
- če obstaja na kateremkoli kontaktu, ki ima povezanega uporabnika - uporabi ta kontakt kot kreatorja opravila.
- V kolikor je ta email naslov vpisan na več kontaktih z uporabniki, vzame vedno tistega, ki ima najmanjši sID - (kar pomeni da je bil v aplikacijo vpisan kot en izmed prvih uporabnikov). V kolikor kreator takega opravila glede na email ni pravilen, to pomeni da je ta isti email vpisan na večih kontaktnih osebah in moramo to urediti po željah.
- V kolikor mail ni vpisan na nobenem kontaktu, ki ima nase povezanega uporabnika, se kot kreator opravila vedno doda Administrator
- prejemnikov email se ravno tako preveri v aplikaciji na enak način, kot zgoraj s tem, da ima prioriteto lastnost "Email za kreiranje opravil", potem pa primarni email in sekundarni email kontaktnih oseb ter id kontakta. Tudi tu se seveda gleda, da mora kontaktna oseba, katero najdemo, imeti določenega uporabnika.
- aplikacija tako poišče ustreznega uporabnika in ga doda na opravilo kot odgovorno osebo
- v kolikor aplikacija najde več prejemnikov, ki imajo uporabnike v aplikaciji, potem se opravilu ne določi odgovorne osebe, ampak se vsi taki uporabniki dodajo kot izvajalci opravila in eden od njih potem tako opravilo prevzame
- za vsako aplikacijo se odpre tudi samo en splošni naslov in potem aplikacija pogleda vse ostale "To:" headerje ter na podlagi tega poišče ustrezne uporabnike.
Primer : za taskmaster.deskwm.com sta tako odprta dva aliasa in sicer "taskm@center-erm.net" in "adam.prvi@center-erm.net". - vsem tem kontaktom, ki nastopajo bodisi kot odgovorna oseba ali izvajalec na novem opravilu, aplikacija pošlje mejl, da imajo novo opravilo generirano, v kolikor imajo v svojih nastavitvah vključeno nastavitev "MailPriOpraviluKreiranemIzPrejetegaMejla"
