Sinhronizacija izvajalcev in/ali udeležencev na opravilih

Za načrtovanje opravil v prihodnosti, lahko že v naprej določimo skupine udeležencev oziroma izvajalcev, ki bodo udeleženi na teh opravilih. Pri menjavi, dopolnjevanju in brisanju udeležencev nam marsikatero minuto dela prihrani avtomatska sinhronizacija skupin, ki poskrbi, da so vsi izvajalci in/ali udeleženci na vseh opravilih aplikacije vedno enaki kontaktom na skupini.

Kaj so skupine izvajalcev oziroma skupine udeležencev?

Skupine izvajalcev so skupine oseb, ki so v našem podjetju zadolžene za določen segment opravil - kot skupine izvajalcev lahko vzamemo skupino komercialistov, skupino nabavnikov, skupino IT...

Skupine udeležencev so prav tako skupine oseb, za katere pa, za razliko od izvajalcev, niso nujno povezani z našim podjetjem. Najlepši primer je skupina učencev, ki periodično, recimo enkrat tedensko, obiskuje učno uro predmeta. Učenci niso zaposleni v našem podjetju - s v bistvu stranke, ki pa so vedno udeleženi na opravilu za učno uro tega predmeta.

Kako naredimo skupino izvajalcev ali udeležencev?

Udeleženci in izvajalci so vedno kontaktne osebe, ki so tako ali drugače povezane na poslovne stike. Za začetek moramo vse izvajalce in udeležence vpisati med kontaktne osebe, pa naj gre to za zaposlene v podjetju ali pa za druge osebe, ki bodo na tak ali drugačen način pisostvovale dogodku navedenemu na opravilih. 
Najmanj kar mora imeti kontaktna oseba vpisano je ime in priimek ter osnovne kontatne informacije - e-naslov in mobilni telefon. Obe kontaktni polji lahko znotraj aplikacije uporabljamo za obveščanje udeležencev in izvajalcev o morebitnih spremembah na samem dogodku/opravilu.

Skupino naredimo s pomočjo poslovnega stika. Kreiramo nov poslovni stik, pod naziv vpišemo smiselno ime skupine (Skupina komercialistov, Angleški jezik1...) in nanj vključimo vse kontaktne osebe, ki spadajo v to skupino. Ena kontaktna oseba je lahko tudi v več skupinah. 

Npr.: en učenec lahko obiskuje več premetov (slovenščina, angleški jezik, ...)

Ko je skupina narejena jo vključimo na opravilo. V kolikor gre za ponavljajoče opravilo se te nastavitve razširijo tudi na vsa ponavljanja.

Kako uredimo opravilo, da se bodo avtomatično sinhronizirale skupine izvajalcev?

Ko opravilo kreiramo in prvič shranimo, nam na desni strani ponudi tudi možnost za dodajanje lastnosti. In prav lastnost je tista, s katero povežemo skupino izvajalcev na to opravilo.

Na opravilo s pomočjo ukaznega gumba za dodajanje dodamo obstoječo lastnost z imenom "PS za sinhronizacijo izvajalcev". S klikom na gumb za izbiro odpremo pojavno okno z vsemi poslovnimi stiki, ki so dodani v našo alplikacijo - tam pa poiščemo prej kreirano skupino izvajalcev. Ob ponovnem shranjevanju opravila nam aplikacija doda med izvajalce vse kontakte, ki so dodani na tem poslovnem stiku.

Za razliko od udeležencev so izvajalci in odgovorna oseba malce povezani. Opravilo mora namreč vedno imeti odgovorno osebo, v kolikor je ne, pa mora imeti vsaj enega izvajalca. V kolikor odgovorne osebe ni, imamo pa izbranih nekaj izvajalcev, lahko vsakdo izmed izvajalcev prevzmame nalogo in se doda kot odgovorna oseba. To lahko naredi na dva načina:

• ob polju Odgovrna oseba kline na ikono  (prevzemi opravilo) in s tem izbere sebe kot odgovorno osebo, hkrati pa izbriše vse spodaj navedene izvajalce - na tak način vidi opravilo samo on, ostlim izvajalcem pa se le ta izbriše in seznamov;
• ob polju Odgovrna oseba kline na ikono  (prevzemi opravilo s podizvajalci) in s tem izbere sebe kot odgovorno osebo, a hkrati obdrži na opravilu navedene vse ostale izvajalce, ki to opravilo še vedno vidijo, a ga ne morejo prevzeti kot odgovorne osebe.

Ravno zato, ker lahko v določenem primeru odgovorna oseba izbriše vse izvajalce, imamo tu posebno nastavitev, ki mogoča da apliakcija avtomatsko osvežuje izvajalce tudi, če imamo že izbrano odgovorno osebo.

Izbrati moramo lastnost "Sinhroniziraj izvajalce tudi, če že imamo odgovorno osebo" in jo označiti. 

Kako uredimo opravilo, da se bodo avtomatično sinhronizirale skupine udeležencev?

 Na opravilo s pomočjo ukaznega gumba za dodajanje dodamo obstoječo lastnost z imenom "PS za sinhronizacijo udeležencev". S klikom na gumb za izbiro odpremo pojavno okno z vsemi poslovnimi stiki, ki so dodani v našo alplikacijo - tam pa poiščemo prej kreirano skupino udeležencev. Ob ponovnem shranjevanju opravila nam aplikacija doda med udeležence vse kontakte, ki so dodani na tem poslovnem stiku.

Enkrat dnevno se tako udeleženci kot izvajalci na vseh tako povezanih opravilih osvežijo.

Kako dodamo oziroma izbrišemo izvajalce iz skupin?

Dokaj preprosto. Gremo na želeno skupino (Parnterji => Poslovni stiki) in dodamo ali izbrišemo želeno kontaktno osebo. Aplikacija nas bo opozorila pri vse poslovnih stikih, ki so kot skupina oziroma poslovni stik za sinhronizacijo povezani na katerokoli izmed nezaključenih opravil. V pojavnem oknu se bo izpisla spisek opravil, ki imajo ta poslovni stik povezan kot PS za sinhronizaijo in s potrditveno kljukico poleg naziva opravila določimo, kje naj se kontati popravijo in kje ne. ko izberemo želene kliknemo na gumb "Sinhroniziraj izvajalce na izbranih opravilih". Če ne želimo sinhronizirati poslovnega stika, kiknemo na gumb "Prezri".