Obračunavanje opravil

Aplikacija InMaster omogoča avtomatsko obračunavanje opravil – pod pogojem, da so le ta pravilno izpolnjena.

Podatki, ki morajo biti predhodno izpolnjeni, da lahko izpeljemo postopek

Opravila

Opravila, ki jih aplikacija vključi v avtomatični obračun morajo:

• imeti izpolnjen poslovni stik, za katerega so bila narejena;
• imeti označen kvalifikator »Opravilo se obračuna«;
• biti zaključena;
• imeti vsaj eno od vrednosti:
  • vrednost opravila,
  • storitev s časovno ali »kosovno« vrednostjo
  • odgovorno osebo z ovrednoteno storitvijo.

Kako ovrednotimo opravila?

Imamo tri načine vrednotenja opravila.

1. Vpisana vrednost neposredno na samem opravilu v polje »Vrednost«
Ta cena vedno prevlada nad drugimi. Na račun se kopira cena, ki je vpisana v polju »vrednost«, ki je cena brez davka.

• V kolikor nimamo vpisane storitve, se na prodajnem računu izbere privzeta storitev*, pod opis pa se prenese ime opravila.
• V kolikor imamo na opravilu izbrano storitev (polje »Storitev«), se na listini izbere ta storitev, opis pa je še vedno ime opravila.

2. Opravilo nima vrednosti ima pa v polju »Storitev« izbrano storitev.
V tem primeru bo vedno izbralo ceno, ki je določena na tej storitvi. Izbrano storitev bo dodalo tudi na prodajni račun, opis pa bo enak nazivu opravila.

Storitev je lahko ovrednotena v enem znesku, ki je vpisan v končno ceno same storitve, kar pomeni, da nam bo ne glede na porabljen čas na opravilu za to storitev vedno obračunalo vpisan znesek ali pa ima za enoto izbrano časovno enoto, ter označen kvalifikator »Časovna enota«, kar pomeni, da nam bo znesek obračunalo glede na porabljen čas
Trgovina=> Storitve

Primer – Naredili smo opravilo, ki je trajalo 2 uri in pol. Na opravilu smo izbrali storitev:

• prvi primer – ki nima izbrane časovne enote, njena vrednost pa je 100€. Na obračunu bo izpisalo vrstico s tem opravilom, poleg pa bo znesek 100€.
• drugi primer – ima izbrano enoto »ura« in kvalifikator »Časovna enota«, vrednost pa je ravno tako 100€. V kolikor na opravilo vključimo tako nastavljeno storitev, nam bo obračun tega opravila izpisal znesek 250€ (za dve uri in pol opravljenega dela).

3. Opravila nima vrednosti in storitve ima pa odgovorno osebo, ki ima nase povezano storitev.
Storitev povežemo neposredno na kontaktno osebo, in sicer z lastnostjo »Privzeta obračunska storitev«, kjer izberemo ustrezno storitev.
V tem primeru bo na prodajni račun vedno dodalo storitev in ceno te storitve, ki je vezana na odgovorno osebo. Kot opis pa bo še vedno izpisalo naziv opravila.

Obračunavanje projektov

Seveda lahko vedno na račune damo vsako opravilo, ki smo ga v določen obdobju naredili za stranko, posebej. Lahko pa jih združujemo v projekte. To naredimo tako, da določimo enega oziroma več vrhnjih opravil s primernim poimenovanjem, pod katere nato poljubno gnezdimo pod-opravila. Vsa, s potrebnimi informacijami izpolnjena opravila, se nato lahko pod skupnim imenom združijo na vrsticah prodajnega računa.
Glej Opravila

Kako naredimo obračun opravil?

Izpolnili in zaključili smo vsa opravila vsakega posebej ali pa pod skupnim projektom – kaj pa sedaj?

Na spisku katerega koli tipa opravil izberemo ukazni gumb »Ustvari prodajni račun«. Enak ukaz najdemo tudi med ukaznimi gumbi na obrazcu za pregled poslovnega stika. Odpre se nam pojavno okno, kjer določimo parametre.

Poslovni stik - v kolikor želimo obračunati opravila samo za eno stranko jo na tem mestu izberemo. Če želimo obračunati opravila za več poslovnih stikov hkrati pustimo to polje prazno.

Združi opravila po – izbirnik nam omogoča grupiranje opravil po projektih, storitvah in izvajalcih (odgovornih osebah).

• Ne združuj opravila – vsa zaključena in za obračun označena opravila se bodo nanizala pod vsakim poslovnim stikom
• projektih in storitvah – v kolikor imamo narejeno projektno opravilo (vrhnje opravilo) pod katerega smo gnezdili vsa opravila se nam bodo le-ta združila po vpisanih storitvah. Dobili bomo toliko vrstic, kolikor je bilo različnih storitev vključenih na zaključenih opravilih. Vrednost se bo seveda seštela.
• projektih, storitvah in odgovornih osebah – za razliko od zgornjega združevanja se tu vrstice, ki so združene po storitvah, razdelijo, če so jo opravljali različni izvajalci. Za vsakega izvajalca se za vsako vrsto storitve kreira nova vrstica. Vrednosti se tudi tu seštevajo.
• Datum začetka / Datum konca – s tem opredelimo obračunsko obdobje. Brez teh datumov nam aplikacija obračuna ne bo naredila.

Ko smo nastavili vse parametre kliknemo na gumb »Poišči vsa opravila«. V kolikor nismo izbrali poslovnega stika, se nam bo prikazal spisek vseh poslovnih stikov, za katere smo v določen obdobju opravljali različne naloge. V kolikor za katerega izmed navedenih poslovnih stikov ne želimo kreirati prodajnega računa, preprosto odznačimo potrditveno polje, ki se nahaja ob njegovem imenu.

Ob kliku na ime poslovnega stika se nam pokaže povzetek vseh opravljenih nalog, ki so bila zaključena in označena s kvalifikator »Opravilo se obračuna«.

• Stolpec »Opravilo« - nam izpiše naziv opravila ali naziv projekta, ki je lahko, glede na izbran parameter na polju »Združi opravila po«, dopolnjen z nazivom storitve in imenom izvajalca opravila. To polje se bo izpisalo na vrstici prodajnega računa v polju »opis«.
• Stolpec »Storitev« - izpisana je storitev, ki se bo obračunala in bo tudi dodana na vrstico listine (id).
• Stolpec »Kol.« - gre za količino porabljenih enot (pa naj bo to za kos ali pa časovno enoto). - ta se bo vpisala tudi na vrstico listine v polje z istim imenom.
• Stolpec »Cena« - gre za prodajno ceno navedene storitve na enoto brez ddv-ja, ki bo na listini zapisana v stolpec »pc«.
• Stolpec »Skupaj« - gre za skupno prodajno cene glede na porabljeno količino enot.
• Stolpec »DDV%« - izpiše se %ddv izbrane storitve, ki se tudi prenese na vrstico listine prodajnega računa.
• Stolpec »Trajanje« - pa gre za dejansko urno porabo časa, ne glede na obračunano količino.

Poleg vsake vrstice imamo potrditveno polje:

• označeno – pomeni, da bo vrstico preneslo na prodajni račun
• neoznačeno – pomeni, da opravila ne bo obračunalo.

Ko smo z izbranim zadovoljni, kliknemo na gumb »Ustvari listino«, ki nam naredi toliko prodajnih računov, kolikor imamo izbrani poslovnih stikov s po toliko vrsticami, kolikor jih imamo označenih.

Prodajne račune še malce pregledamo, opremimo z ustreznimi datumi, knjižimo, pošljemo stranki in na bančnem računu občudujemo sadove našega dela.

* privzeta storitev je storitev, katere id je vpisan v splošni nastavitvi »DefaultStoritev«.
Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve