Nastavitve => Nastavitve app => Tipi opravil
Tipi opravil so vedno vezani na potrebe podjetja, ki aplikacijo uporablja. In tu res ni omejitve. Gre lahko za preproste oblike opravil, kot so naloge, sestanki, telefonska pomoč,... Lahko pa gre za sklope nalog kot so projekti ali pa za kakšne druge smiselne celote, pod katero lahko vpišemo določena opravila.
Izbira menja »Tipi opravi«, nas prestavi na spiske že obstoječih tipov opravil in, kot smo že vajeni, novega dodamo z ikono za dodajanje novih elementov, ki jo najdemo na zgornji desni strani zaslona.
Odpre se nam prazna forma za vpis novega tipa opravil.
Ime opravila – ime tipa opravila naj bo kratko in jasno, saj se ta vpis prikaže tudi v meniju »Opravila«, kjer jih kasneje izbiramo.
Recimo, da se naše delo sestoji iz številnih sestankov na tem mestu vpišemo sestanki in nato pod ta tip vsi v podjetju vpisujejo čas, ki so ga oziroma, ki ga bodo porabili za sestanke. Lahko vpišemo tudi ime projekta, če gre za tak projekt, ki ga bomo izvajali dlje časa. Vse naloge, sestanki, telefonski pogovori... skratka vsa opravila, ki so vezana na ta projekt, se potem beležijo pod tem tipom.
Meni sortiranje - v to polje vpišemo število za sortiranje v raznih spiskih tipov opravil. (koledarji, izbira tipa opravil na formi opravila, meni opravil...). Nižja kot je številka višje na spisku je tip opravila na katerem se nahajamo.
Pozor!
Vrstni red tipov se v aplikaciji lahko določi na treh mestih. Vsak naslednji pa prevlada nad prejšnjim.
1. Osebna nastavitev vsakega posameznika v meniju "Moje nastavitve" - ta prevlada nad vsemi nastavitvami, ki določajo zaporedje.
2. Splošna nastavitev ZaporedjePrikazaTipovOpravil - prevlada nad nastavitvijo na vsakem posameznem tipu opravil
3. Na sami formi kjer določamo, opišemo in dodajamo nove tipe opravila imamo polje "Meni sortiranje", ki deluje, če nimamo nastavitev pod točko 1 in/ali 2
Privzeti poslovni stik – v kolikor gre za tip opravila, ki je vedno vezan na isti poslovni stik, lahko tega izberemo že na tem mestu in nam ga ne bo potrebno kasneje izbirati vsakič, ko dodamo novo opravilo pod ta tip.
Navadno gre za vodenje podjetja kopico časa, ki ga ne znamo ovrednotiti. Tako naredimo tip opravil administracija in pod tem tipom vpisujemo vsa opravila, ki so vezana na vodenje podjetja. Ker je administracija vedno vezana na naše podjetje na tem mestu izberemo naš poslovni stik in si tako prihranimo dodatno izbiranje poslovnega stika na samih opravilih.
Privzeti kontakt – ne le, da lahko tip opravila vežemo na določen poslovni stik, lahko ga vežemo tudi na čisto določeni kontakt znotraj tega podjetja. Polje kontakta se bo tako avtomatično napolnilo vsakič, ko bomo dodali opravilo tega tipa.
Če vzamemo, da je tip opravila projekt, ki je vezan na točno določeno podjetje, lahko na tem mestu določimo tudi osebo, ki je v tem podjetju odgovorna za ta projekt.
Privzeta lokacija – tudi lokacija je včasih za določen tip vedno enaka. Če je ta podatek pomemben ga enostavno vpišemo in to polje se bo avtomatično izpolnilo vsakič, ko bo kdorkoli dodal novo opravilo pod ta tip.
Barve – za prikaz na samem koledarju nam več kot opisi povedo barve. Če vsakemu tipu določimo svojo barvo, že na prvi pogled v koledarju vidimo, za kateri tip opravil porabimo največ časa.
Seveda pa lahko vsakega od že izpolnjenih polj na samem opravilu spremenimo.
Na desni strani forme so kvalifikatorji, s katerimi še dodatno opredelimo oziroma nastavimo določen tip opravil.
Ni v koledarju – če so opravila take narave, da njihovega prikaza nikoli ne želimo videti v koledarju, s kljukico označimo to polje.
Avtomatsko začni – včasih je narava dela taka, da se opravila odpirajo točno v tistem trenutku, ko jih tudi dejansko začnemo opravljati. V takih primerih je smiselno, da se v novo odprtem opravilu avtomatično napolni tudi čas začetka izvajanja opravila. Če želimo, da se polje »Začetek izvajanja« napolni s trenutnim datumom in časom, označimo to polje s kljukico. Primer takega tipa opravi je »Telefonska podpora«.
Privzet tip opravila – to polje označimo pri tipu opravil, ki ga bomo največkrat uporabljali, saj bo kot privzeto izbrano, ko bomo želeli opravilo kreirati direktno iz koledarja. Seveda pa lahko tudi na koledarju tip opravila preprosto zamenjamo.
Avtomatsko Flip-Flop opravilo - polje označimo če želimo da je ta tip opravila avtomatično označen kot flip-flop opravilo in se tako tudi obnaša. Ta kvalifikator se bo ob kreiranju tega tipa opravil avtomatično označil.
Avtomatsko se obračuna - če želimo, da se tip opravila avtomatsko obračunava, označimo to polje. Ta kvalifikator se bo ob kreiranju tega tipa opravil avtomatično označil.
Ne prikazuj v meniju opravila - če želimo da se že vpisan tip opravil več ne prikazuje na strani opravil, označimo to polje
Obvesti kreatorja - to poje označimo če želimo, da ima vsako kreirano opravilo tega tipa to polje že naprej označeno.
Ob kliku na menijski gumb “Opravila„, se nam prikaže levi meni z vsemi tipi opravil, ki jih ima naša aplikacija. Tipe lahko odpiramo tudi sami, oziroma to naredi pooblaščena oseba v podjetju - administrator.
Glej Nastavitve => Nastavitve APP => Tipi opravil
Ob izbiri želenega tipa nas prestavi na spisek že obstoječih opravil tega tipa. Kot smo že vajeni, je na desni strani ikona za dodajanje novega opravila.
Glej tudi “Spiski„ in Statusi opravil
Forme opravil se prilagajajo glede na potrebe posameznega podjetja, zato vas naj ne skrbi, če jih je na tem mestu opisanih več, kot jih vidite.
Opravilo odprl/a - ob kreiranju novega opravila se to polje izpolni z našimi podatki - imenom in priimkom ter dnevom in uro, ko smo to opravilo odprli. Iz našega stališča gre za trenutni datum in uro.
Poleg imena kreatorja sta tudi dve ikoni.
Pošlji sporočilo kreatorju - v kolikor nam je bilo opravilo delegirano, lahko s to ikono obvestimo kreatorja opravila o našem napredku oziroma o zaključku naloge. Odpre se nam pojavno okence v katerem so že izpisane določene informacije iz trenutnega opravila.
Zadeva - je naziv opravila
Vsebina sporočila - sem pa se vpiše vsebina obeh polji z opisom - opis in dodatni opis.
Opis - navadno vpiše kreator in ga odgovorna oseba nima pravice spreminjati, če seveda ne gre za isto osebo.
Dodaten opis - vpis, ki ga doda lahko odgovorna oseba tega opravila.
Pod vsebino seveda lahko po želji vpišemo tudi dodatno besedilo.
Sporočilo lahko s kljukico označimo kot “nujno„ - to pomeni, da bo prejemniku sporočila aplikacija takoj ob prijavi odprla okno s sporočili. V primeru, da je v času pošiljanja nujnega sporočila prejemnik že prijavljen v aplikacijo, se okno sporočila takoj odpre in s tem opozori prejemnika na nujnost le-tega.
Poleg okna za vsebino sporočilo se nahaja ikona, ki nam omogoča, da v sporočilo dodamo v naprej pripravljen tekst, ki smo ga dodali pod nastavitvami.
Glej Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti
Dodeli opomnik kreatorju - namen opomnikov je, da se v prihodnosti opozorimo na določeno nalogo, ki jo moramo opraviti, enako seveda lahko opozorimo tudi drugega uporabnika - v tem primeru kreatorja opravila.
Nadrejeno opravilo* - v kolikor ima opravilo, ki ga vpisujemo tudi svoje nadopravilo, ga na tem mestu izberemo s pomočjo ikone “Izbirnika„. Odpre se nam seznam vseh opravil, ne glede na tip, kjer s pomočjo filtriranja poiščemo in s klikom izberemo želeno opravilo.
Ko izberemo nadopravilo se pojavita še dve ikoni:
prikaži nadrejeno opravilo - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbrano nadopravilo.
izprazni polje nadrejenega opravila - klik na to ikono izbrano nadrejeno opravilo izbriše.
Naziv opravila - v to polje vpišemo kratek naslov naloge, ki jo kreiramo. Ta vpis se lahko prikazuje tudi v spiskih, zato je dobro, da vsebuje vsaj osnovne informacije o nalogi, nikakor pa ne njenega opisa - za to je namenjeno drugo polje.
Tip opravila - to polje je že izpolnjeno, če smo opravilo kreirali iz spiska določenega tipa. Lahko pa tip opravila kasneje tudi spreminjamo.
Poslovni stik* - opravila, ki jih izvajamo, so navadno vezana na določen poslovni stik, pa naj gre to za naše podjetje ali pa za zunanjega naročnika. S pomočjo ikone za izbiranje, se nam odpre spisek vseh poslovnih stikov, ki so vpisani v našo aplikacijo. Med njimi pa potem izberemo tistega, za katerega to nalogo opravljamo. Kasneje se glede na te vpise lahko znotraj aplikacije izpiše poročilo vseh opravil, ki so bila vezana na določen poslovni stik.
Ko izberemo poslovni stik se pojavita še dve ikoni:
prikaži poslovni stik - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbran poslovni stik.
izprazni polje poslovnega stika - ikona rdečega križca pa nam polje izprazni.
Kontaktna oseba* - v primeru, da nam nalogo naloži specifična oseba znotraj navedenega podjetja, jo na tem mestu izberemo - če je seveda vpisana v aplikacijo.
Ob izberi se nam pojavi več ikon:
prikaži kontakt - klik nas prestavi na izbrano kontaktno osebo;
izprazni polje kontakta - ikona nam izbriše izbrano kontaktno osebo;
pošlji sporočilo - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
pošlji sms - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sms sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
Lokacija - v kolikor je za nalogo in kasnejše analize opravil pomembno, lahko vpišemo tudi lokacijo, kjer se bo naloga izvajala.
Vrednost - vsako izmed opravil ima lahko svojo vrednost, ki jo vpišemo v to polje. Pri izpisu poročil vseh opravil na ta način lahko hitro vidimo, koliko je bilo vredno delo v določenem času, znotraj enega projekta, enega ali skupine zaposlenih.
Opravljeno - opravilo je lahko tudi tako, da se nam razvleče na več dni - za informiranje drugih, ki bi bili lahko udeleženi v fazah pred, med in za opravilom, lahko tudi beležimo naš napredek. V pojavnem oknu, ki se odpre, ko kliknemo na ikono "sprememba opravljenosti" poleg polja, vpišemo procente opravljenosti in kratek komentar, ki bo poročal o stanju. Tako kratko "poročilo" lahko oddamo večkrat - vse do 100% opravljenega opravila.
Storitev - včasih imamo naloge, ki so vezane na določene storitve, ki jih kasneje lahko tudi obračunamo strankam. Tu s pomočjo izbirnika poiščemo ustrezno storitev.
Odgovorna oseba* - je oseba, ki je zadolžena za dejansko izvedbo naloge. Če sami kreiramo opravilo se ob shranitvi, v kolikor nismo izbrali drugega kontakta, avtomatično doda naše ime. Seveda lahko sebe tudi kasneje izbrišemo in dodamo drugo osebo, če nam funkcija v podjetju to dovoljuje.
Opravila brez odgovorne osebe ne moremo shraniti. Edina možnost, da se opravilo shrani brez odgovorne osebe je, da je določen vsaj en izvajalec, ki lahko kasneje sam prevzame odgovornost za to nalogo. V primeru, ko smo določili enega ali več izvajalcev in smo izbrisali odgovorno osebo, se opravilo prikaže vsem izbranim izvajalcem v njihovem koledarju med opravili brez odgovorne osebe. Vsaka izmed teh oseb lahko potem opravilo “prevzame„ kot odgovorna oseba. Če je izvajalcev več lahko prevzamemo opravilo na dva načina s pomočjo dveh ikon, ki se ob takih primerih pojavijo ob polju “odgovorna oseba„.
Prevzemi opravilo - je prva ikona, pri katerih eden izmed izvajalce opravil, opravilo prevzame tako, da on postane odgovorna oseba, istočasno pa se vsi drugi izvajalci pobrišejo in na tak način tega opravila več ne vidijo med svojimi opravili.
Prevzemi opravilo s soizvajalci - klik na drugo ikono, nas postavi za odgovorno osebo, a ostalih izvajalcev, ki so bili poleg nas določeni na tem opravilu ne izbriše, kar pomeni, da le-ti še vedno vidijo to opravilo med svojimi.
Opis - polje opisa je namenjen kratkemu opisu naloge, ki smo jo opravili oziroma, v primeru, da smo nalogo delegirali drugi osebi, na to mesto vpišemo kratka pojasnila, kaj želimo, da ta oseba naredi. Polje lahko spremeni le kreator opravila.
Dodaten opis - v kolikor nam je bila naloga delegirana, opisa ne moremo spreminjati - zato svoje opombe in sporočila kreatorju tega opravila vpišemo v to polje za dodaten opis.
*Pri poljih, ki jih izberemo s pomočjo izbirnika in se vežejo na druge podatke, ki so vpisani znotraj naše aplikacije, imamo možnost, da se opisi polj povežejo na izbrani podatek. Tako nas klik na opis polja prestavi na izbrani podatek. Vsak uporabnik si to lahko nastavi sam na strani Moje nastavitve => Splošne nastavitve => LinkNaLookupTekst (on-vključen).
Načrtovanje opravila je tako obširno in pomembno, da zasluži svoje poglavje. Vsa naša uspešnost je navadno odvisna od ustreznega načrtovanja našega časa in s tem naših nalog. Na tem mestu načrtujemo, določamo roke in organiziramo naš delovnik.
V kolikor ni vpisanih rokov oziroma datumov začetka in konca na opravilu, se ta izpiše v koledarju na desni strani - med neopredeljenimi opravili. Glej tudi Koledar.
Obenem pa se naloga brez vpisanih datumov pojavi tudi na strani za razporejanje opravil, v kolikor ima določen vsaj predviden čas, ki ga bo naloga vzela. Glej poglavje Razporejanje opravil.
Načrtovan začetek in načrtovan zaključek - v kolikor smo določili samo načrtovan začetek trajanja se nam opravilo pojavi med neopredeljenimi opravili. Če je načrtovan začetek že pretekel, se nam ob nalogi pri neopredeljenih opravilih prikaže rdeča ikona, ki nam pove, da smo datum prekoračili. Z načrtovanim začetkom in koncem trajanja, pa se nam opravilo izriše na koledarju. To opravilo lahko na koledarju poljubno premikamo, mu skrajšujemo oziroma podaljšujemo rezerviran čas vse dokler ga dejansko ne zaključimo.
Čas načrtovanega trajanja - informativno polje služi le temu, da prikaže koliko časa smo skupaj namenili za izvedbo opravila.
Rok za dokončanje - opravila so velikokrat vezana na določen rok, do katerega mora biti naloga opravljena. V kolikor smo nalogo delegirali in dodali rok, do katerega mora biti opravljena, se poleg polja pojavi nova ikona
Zahtevaj potrditev sprejema - ta odgovorni osebi desno pod naslovno vrstico opravila prikaže gumb za potrditev sprejema. Odgovorna oseba, ko pogleda opravilo s tem gumbom potrdi, da si je opravilo ogledala. Kreator opravila pa to vidi kot novo ikono ob neopredeljenem opravilu.
Začetek izvajanja in zaključek - najbrž ni potrebno posebej poudarjati, da gre za polja, ker označimo dejanski začetek in konec izvajanja opravila. Ta datumski in časovni interval se izriše tudi na koledarju, če ni s kvalifikatorjem drugače določeno.
V kolikor imamo pri opravilu že vpisan načrtovan začetek in konec opravila in je ta enak dejanskemu, lahko z ikono Kopiraj načrtovan čas enostavno skopiramo načrtovan čas v polja dejanskega začetka in zaključka opravila in ga s tem zaključimo.
Občasno pa moramo zaključiti opravilo, ki mu ne moremo določiti čas trajanja na tak način. Recimo, da gre za nadopravilo, pod katerim je bilo več podopravil, ki smo jih že zaključili in na ta način zaključili tudi glavno nalogo. Če želimo izvedeti koliko časa smo porabili za določeno opravilo pregledamo vse naloge, ki so sledile iz tega opravila - medtem, ko glavna nalogo nima lastnega časa izvajanja. Da pa bi lahko nalogo zaključili in jo na ta način umaknili med opravljena opravila lahko z ikono Zaključi kot minutno opravilo to tudi naredimo.
POZOR - čas začetka izvajanja in zaključka opravila ne sme biti večji od trenutnega!
Čas dejanskega trajanja - gre za polje informativnega značaja, kjer se v urah izpiše čas trajanja opravila.
Predviden datum - določene naloge so take narave, da ni potrebno, da jih naredimo do določenega datuma, so pa tako pomembne, da bi bilo dobro, da jih naredimo čimprej. S tem datum si jih damo v koledar razporejenih opravil (glej Razporejanje opravil), kjer aplikacija sama poskrbi, da se opravilo vsakodnevno pojavlja med opravili.
Predviden čas - za vsako nalogo lahko ocenimo vsaj približen čas, ki bo porabljen zanjo in tega vpišemo v to polje. Če želim opravilo dodati med vsa opravila med nerazporejenimi opravili, je to polje obvezno.
glej - Razporejanje opravil
Barve - te služijo le zaradi lažjega pregleda opravljenih nalog na samem koledarju. Če določen tip opravil vedno obarvamo enako, se na koledarju že na prvi pogled vidi, koliko časa je šlo za določen tip opravil.
Glej tudi Statusi opravil
Izvajalci opravila so lahko vsi kontakti, ki aplikacijo uporabljajo in lahko določeno nalogo v celoti ali pa vsaj delno opravijo.
Izvajalec je lahko en, lahko pa gre za celo skupino ljudi, ki morajo sodelovati, da se opravilo uspešno zaključi - recimo na sestankih.
V primeru, da je v podjetju več ljudi, ki bi lahko naredilo dano nalogo po sistemu, kdor prej uspe, lahko na to mesto dodamo več izvajalcev in višje v opravilu ne določimo odgovorne osebe. Tako prvi izmed izvajalcev, ki bo imel čas opraviti nalogo, opravilo prevzame kot odgovorna oseba (glej odgovorna oseba) in s tem ostalim izvajalcem to možnost vzame.
Izvajalce izberemo s pomočjo prve ikone “Dodaj izvajalca„, kjer z miško v seznamu kontaktnih oseb s klikom označimo vse želene izvajalce. Izbrani izvajalci v seznamu postanejo sivi. Če označen kontakt ponovno kliknemo z miško, ga iz seznama odstranimo.
Da si prihranimo čas lahko izberemo tudi skupino izvajalcev. S klikom na ikono “Dodaj skupino izvajalcev„ se nam odpre spisek poslovnih stikov. Ko izberemo želen poslovni stik se nam med izvajalce dodajo vsi kontakti, ki so dodani k določenem poslovnem stiku.
Za izbris vseh kontaktnih oseb na enkrat pa izberemo ikono v ukazni vrstici “Izbriši vse izvajalce„.
Če želimo izbrisati katerega le enega izmed že izbranih kontaktov pa v vrstici želenega kontakta preprosto kliknemo na ikono za izbris “Odstrani kontaktno osebo„.
Četrta ikona po vrsti pa omogoča, da vsem izbranim kontaktom naenkrat pošljemo sporočilo. Klik na ikono “Pošlji sporočilo vsem izvajalcem„ nam odpre novo pojavno okno.
Zadeva - to polje se avtomatično napolni z nazivom opravila na katerem se nahajamo.
Vsebina sporočila - v kolikor smo vpisali opis in/ali dodaten opis opravila, se le to vpiše v to polje. Če nismo je polje prazno. V vsakem primeru pa lahko v polja vpišemo karkoli želimo, pri čemer lahko samo dopišemo ali pa nadomestimo že naloženo vsebino.
Izberi predpripravljeno besedilo - v kolikor se določeno besedilo za elektronska sporočila večkrat ponavlja, ga lahko vpišemo enkrat in ga nato s pomočjo ikone na desni strani okna za vsebino sporočila, s pomočjo te ikone izberemo izmed vseh pripravljenih vsebin za elektronska sporočila. Ta besedila dodajamo v meniju Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti.
*V kolikor izberemo vnaprej pripravljeno besedilo, se nam vsa prej izpolnjena polja nadomestijo s temi pripravljenimi vsebinami.
V sporočilo dodaj povezavo na stran - Sporočilo lahko vsebuje oziroma “kaže„ na določeno spletno stran, pa naj bo to znotraj ali zunaj te aplikacije. Sem vpišemo celoten url naslov (npr: http://www.infomaster.si) spletne strani, na katero želimo, da nas sporočilo usmeri.
Na desni strani pojavnega okna imamo na izbiro opcije:
Pošlji SMS - ki poleg elektronskega sporočila pošlje tudi sms - če imajo prejemniki to možnost seveda omogočeno.
Pozor sms je omejen na 640 znakov, če ne vsebuje posebnih znakov (č š ž …), z njimi pa na 317 znakov.
Sporočilo naj kaže na to opravilo - če izberemo to opcijo, nam aplikacija sama doda povezavo na opravilo iz katerega pošiljamo sporočilo.
Pošlji sporočilo kontaktom - spodaj so našteti vsi izbrani kontakti, ki so označeni s kljukicami v poljih poleg njihovega imena in priimka. V kolikor kljukice odstranimo, tega sporočila ne bodo prejeli.
S klikom na gumb “Pošlji sporočilo„, bo sporočilo poslano na elektronski naslov, ki je bil vpisan na kontaktni osebi, hkrati pa bo poslano tudi kot sporočilo v aplikaciji.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo izvajalcev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za izvajalce". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Opravilo v katerem smo opredeljeni kot udeleženec, lahko v svojem koledarju vidimo, ko ima le to opredeljen predviden ali pa dejanski začetek in konec, ki ga določi odgovorna oseba opravila. Lahko si ga tudi ogledamo, nimamo pa pravice, da bi ga spreminjali.
Skratka - udeleženci so vsi kontakti, ki bodo zaradi tega ali onega razloga udeleženi ob izvajanju opravila, a v njegovi predpripravi ne bodo sodelovali. Tipičen primer je predavanje. Izvajalci so predavatelji, udeleženci pa le slušatelji - oboji pa morajo imeti za to opravilo rezerviran čas.
Ukazi in funkcionalnosti so enaki kot pri Izvajalcih.
Pravico pošiljanja sporočil vsem udeležencem ima tudi vsak posamezni udeleženec tega opravila.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo udeležencev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za udeležence". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Resursi so sredstva, ki jih potrebujemo za opravljanje določenih nalog, se pa razlikujejo glede na to s čem se naše podjetje ukvarja. V podjetju s trgovskimi potniki so resursi avtomobili, v podjetju, ki se ukvarjajo z izobraževanjem pa so resursi recimo lahko učilnice. V kolikor za opravljaje naloge potrebujemo določen resurs ga na tem mestu izberemo. Na tak način ga tudi rezerviramo in vsem ostalim v podjetju povemo, da v tem času izbrano sredstvo ni več na voljo. S tem podjetje pridobiva tudi informacije o dejanski izrabi resusov, kar lahko uporabi za optimizacijo le teh.
Dodaj resurs - s pomočjo ikone izberemo potrebna sredstva in jih s tem rezerviramo za čas, ki smo ga namenili temu opravilu. V kolikor je želeni resus že zaseden nas aplikacija opozori in nam odpre koledar s prikazom zasedenosti tega resusa.
Briši vse resurse - gumb, kot poveže že ime, izbriše vse dodane resurse
glej - Resursi in Obračunavanje resursov preko opravil
Lastnosti opravila so značilnosti opravila, ki se razlikujejo glede na potrebe uporabnikov aplikacije.
Imamo pa tudi splošne lastnosti, ki se izpisujejo glede na nastavitve aplikacije (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve):
Aplikacija ima možnost, da se nastavi tako, da se na desni pojavi tudi gumb z nadopravilo opravila na katerem se nahajajo. Klik nanj nas prestavi na to nadopravilo.
V kolikor jih opravilo na katerem se nahajamo ima, se tu prikaže spisek z vsemi podopravili. V naslovni pasici imamo dve ikone:
dodaj novo podopravilo - odpre nam novo formo za dodajanje opravila, ki jo nato poljubno izpolnimo. Se pa opravilo, iz katerega smo prej skreirali to novo podopravila doda v polje “Nadopravilo„.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
briši vsa podopravila - kot nam že ime pove, ta gumb poskrbi za to, da se temu opravilu umaknejo vsa podopravila naenkrat. Podopravila se ne izbrišejo, izbriše se samo polje nadrejenega opravila.
Glej tudi Statusi opravil
Vsaka vrstica podopravila ima dve statusni in dve ukazni ikoni:
Status lastništva
kreator opravila
če imate pravice in določenega opravila ne vidite si s klikom na to ikono dodate lastniško (owner pravico na ta podatek)
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo.
briši podopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to podopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
Pod tem naslovom najdemo vsa opravil, ki jih je potrebno dokončati, preden lahko začnemo in/ali dokončamo opravilo na katerem se nahajamo. V naslovni pasici imamo dve ikoni:
dodaj predopravilo - odpre nam novo pojavno okno, kjer med spiskom opravil poiščemo opravilo, ki ga moramo opraviti, preden se lahko lotimo opravila na katerem se nahajamo.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
briši vsa predopravila - S klikom na ta gumb odstranimo vsa izbrana predopravila naenkrat.
Glej tudi Statusi opravil
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo.
briši predopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to predopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
S klikom na ikono za dodajanje zaopravila se odpre nova forma, ki jo izpolniš kot vsa ostala opravila. Edina razlika je, da je opravilo, iz katerega smo to zaopravilo kreirali, postane predopravilo temu opravilu.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
Glej tudi Statusi opravil
Ravno tako kot prioriteta nam filtriranje po spiskih olajša tudi to označevanje opravil s kombinacijo prioritete in pomembnosti. Naloge so lahko:
- nujne in pomembne
- NE nujne a pomembne
- nujne a NE pomembne
- NE nujne in NE pomembne
...in na ta način lahko naloge ustrezno razvrstimo v planer opravil.
Tudi ta polja so namenjena filtriranju med opravili, saj si s pomočjo njih lažje organiziramo svoj čas namenjen delu.