Izvozne datoteke imajo navadno tri zavihke:
Na zavihku Artikli je precej stolpcev, ki so pomembni za različne funkcionalnosti aplikacije (vodenje zaloge, spletna trgovina...).
Sid - Identifikacijska številka artikla, ki jo določi aplikacija. Te številke pri posameznem artiklu ne smemo brisati ali spreminjati. Številka se izvozi.
DODAJ - V to polje moramo vpisati številko 1 oziroma 2, v kolikor nimamo podane Sid številke. Če je artikel nov, kar pomeni, da še ni v naši aplikaciji v to polje vpišemo številko 1, če pa je artikel že dodan v naši aplikaciji pa nimamo vpisane njegove Sid številke v to polje vpišemo 2.
ID ARTIKLA - Identifikacijska šifra artikla je lahko zaporedje številk oziroma črk, ki nam pomaga, da artikel lažje najdemo. Brez ustreznega vpisa v to polje, artikla ne bo uvozilo.
COUNTRY - Aplikacija je večjezična in taki so lahko tudi artikli. Vsak posamezni artikel lahko vezeš na državo, ki jo vpišemo z iso kodo države.
GEO_VEZAVA - V večjezični trgovini je tako en artikel opisan v različnih jezikih - vedno pa je en artikel nosilni. Navadno je to matični jezik trgovine in v to polje vpišemo id nosilnega artikla.
NOSILNI_LOT_ARTIKEL_ŠIFRA - aplikacija ima možnost vodenja LOT artiklov - se pravi artiklov, za katero je potrebno voditi sledljivost preko datuma uporabe. Ločimo LOT artikle in Nosilne LOT artikle. V kolikor je artikel LOT artikel, v to polje vpišemo ID artikla, ki je njegov "Nosilni LOT artikel."
EAN - EAN koda artikla ne potrebuje dodatnega opisa, je pa tu mesto kamor jo lahko vpišemo.
DOBAVITELJ - Tu se vpiše ID dobavitelja, ki smo ga že določili v aplikacijo in ga označili s kvalifikatorjem "dobavitelj". (glej tudi Pomoč za zavihek Parterji)
DOB SIFRA ARTIKLA - Vsak dobavitelj ima za določen artikel svojo šifro in te niso nujno enake kot naše šifre oziroma naši id-ji artikla, je pa včasih bolje, da dobavitelj ob naročanju sporočimo njegove šifre, da ne pride do neljubih zapletov.
*PROIZVAJALEC - Tu se najde ID proizvajalca, ki smo ga že vpisali v aplikacijo in ga označili s kvalifikatorjem "proizvajalec". (glej tudi Pomoč za zavihek Parterji)
PRO_SIFRA - Proizvajalci navadno označijo svoje artikle s šiframi, ki niso nujno enaka našim ali pa šifram dobavitelja, zato te vpišemo v to polje.
*IME ARTIKLA - Naziv artikla je navadno najpomembnejša informacija po kateri iščemo in, če so artikli pravilno poimenovani, tudi najdemo želen artikel - pa naj gre to za naše iskanje po aplikaciji ali pa iskanje potencialnih kupcev po svetovnem spletu ali pa direktno v naši trgovini. Če se naši proizvodi zelo omejeni, recimo mize, jih poskusimo v samem nazivu tudi malce opisati z najbolj pomembnimi lastnostmi, po katerih se najbolj ločijo med sabo.
*DODATNI OPIS - Ta stolpec pride prav tako nam, za lastne informacije o določenem artiklu, kot tudi našim potencialnim kupcem, zato kar pogumno pri opisih. Ti in seveda slike so najboljši prodajalec na spletu.
*GARANCIJA - Nekateri izdelki imajo tudi garancijo, ki jo na tem mestu vpišemo v mesecih.
ME - V to polje lahko vpišemo mersko enoto izdelka (kos, kom, liter, meter...). Enote morajo biti že vpisane v izbirnik aplikacije.
*DDV - v to polje vpišemo davek na dodano vrednost v odstotek brez oznake (npr.: 8,5 ali 20). Odstotek DDV-ja mora biti vedno vpisan.
NC - Nabavna cena artikla je cena brez davka, ki nam jo je za ta artikel zaračunal dobavitelj pri zadnji dobavi.
NC Z DDV - Nabavna cena z vračunanim davkom na dodano vrednost.
V kolikor je vpisana NC se NC z DDV pri uvozu izračuna.
V kolikor je vpisana NC z DDV in NC ni vpisane, se NC pri uvozu izračuna.
V kolikor sta vpisani obe ceni, NC in NC z DDV, se upošteva NC, NC z DDV pa se izračuna.
PC CENA - PC je prodajna cena brez davka.
*PC z DDV - to pa je prodajna cena z davkom in brez popustov, oziroma maloprodajna (MPC) cena.
V kolikor je vpisana PC se PC z DDV pri uvozu izračuna.
V kolikor je vpisana PC z DDV in PC ni vpisane, se PC pri uvozu izračuna.
V kolikor sta vpisani obe ceni, PC in PC z DDV, se upošteva PC, PC z DDV pa se izračuna.
*POPUST - v to polje vpišemo znesek popusta v odstotkih brez oznake %, ki smo ga pripravljeni dati našim kupcem.
*KONCNA CENA - je cena z davkom in popustom, ki jo bodo plačali naši končni kupci.
Če izpolnimo polje POPUST in ne izpolnimo polje KONCNA CENA se KONCNA CENA izračuna s pomočjo PC cene.
Če izpolnimo polje KONCNA CENA in ne izpolnimo polje POPUST se POPUST izračuna s pomočjo PC cene.
Če izpolnimo obe polji KONCNA CENA in POPUST ter je vpisana PC ali pa PC z DDV, se upošteva polje KONCNA CENA, POPUST pa se izračuna.
Če izpolnimo obe polji KONCNA CENA in POPUST, ceni PC oziroma PC z DDV pa nista vpisani, se PC cena izračuna iz teh dveh podatkov.
V kolikor je znesek vpisan v polje KONCNA CENA višja kot znesek PC z DDV, se POPUST ohrani na 0, popravi pa se PC cena.
*VPC CENA - v kolikor se ukvarjamo z veleprodajo, sem vpišemo ceno brez davka, ki smo jo namenili našim veleprodajnim kupcem.
Če VPC CENA ni vpisana, se to polje napolni z PC ceno.
*VPC_POPUST - popust za veleprodajo v odstotkih, brez znaka %. Tu gre za splošeni veleprodajni popust za vse stranke. Aplikacija pa omogoča, da se za različne stranke določi različne veleprodajne popuste.
PRIPOROCENA MPC - Polje za priporočeno maloprodajno ceno je namenjeno le temu, da vanj zgolj za našo informacijo, vpišemo maloprodajno ceno (končno ceno z davkom), ki nam jo priporoča dobavitelj. Ta je lahko večja ali manjša od cene, ki smo jo za ta artikel določili sami in se v aplikaciji in pa tudi na spletu prikazuje kot maloprodajna cena z davkom in brez popusta.
* Polja se lahko prikazujejo na spletu.
MINZ - V trgovini je včasih potrebno paziti, da imamo dovolj zaloge in v to polje vpišemo najmanjšo količino enot artikla, ki ga moramo imeti na zalogi.
MAXZ - Sem vpišemo največje količino enot, ki jo imamo lahko na zalogi.
Na podlagi minimalne in maksimalne zaloge se v aplikaciji tudi sestavljajo naročila - Poročilo za naročanje.
**ZALOGA - To polje se ne uvaža - ko pa se izvozi nam pove, kolikšna je dejanska zaloga v vseh naših skladiščih.
Spodnja polja so namenjena le informacijam in se ob uvozu ne uvozijo in ne vplivajo na dejansko stanje slik v aplikaciji.
PRIM_PIC - V kolikor artikel ima primarno sliko je vrednost 1, če primarne slike nima pa je vrednost 0 oziroma je polje prazno. Polje se ne uvaža.
AKC_PIC - V kolikor artikel ima akcijsko sliko je vrednost 1, če akcijske slike nima pa je vrednost 0 oziroma je polje prazno. Polje se ne uvaža.
NO_PIC - To polje nam s številko pove, koliko slik ima artikel. Polje se ne uvaža.
Ta polja so označena vedno samo z dvema vrednostima:
V kolikor vrednost ni vpisana pomeni, da je vrednost izklopljena (ne).
Raztreseni artikel - če je ta kvalifikator z vrednostjo 1, artikel nima ešo številke (celoštevilčne kosovne zaloge). Za primer lahko vzamemo artikel, ki se ga prodaja na metre.
Zastarel - Vrednost 1 pomeni da je artikel zastarel, kar pomeni, da ga ne moremo več dobaviti.
Generiraj uporabniško serijsko št. - ob označbi kvalifikatorja z vrednostjo 1 se temu artiklu, ob kreiranju delovnega naloga v proizvodnji, avtomatično generirajo posebne serijske številke, ki so vezane na posamezen poslovni stik - na kupca tega artikla.
Blokirano za prodajo - Vrednost 1 pomeni, da artikla zaradi nekega razloga ne smemo prodajati.
Blokirano za nabavo - Vrednost 1 pomeni, da artikla zaradi nekega razloga ne smemo naročiti.
Akcija - Vrednost 1 pomeni, da je artikel v akcijski ponudbi - kot tak se prikazuje tudi na strani, če je za prikaz na strani tudi označen.
Novost - Vrednost 1 pomeni, da je artikel novost v naši ponudbi - kot tak se prikazuje tudi na strani, če je za prikaz na strani tudi označen.
Uporabi opis - Vrednost 1 pomeni, da se lahko opis artikla izpiše tudi na listinah, če ga z uklaznim gumbom pokličemo na samo listino. V kolikor kvalifikator ni označen, opisa ne bo dodalo na listine.
Slika je simbolična - Pri vrednosti 1 se na spletni strani poleg slik izpiše besedilo, da je slika simbolična.
Izvoz na Bolho - Aplikacija je že pripravljena tako, da se lahko artikli, po vnaprejšnjem dogovoru s partnerjem na drugi strani, poljubno uvažajo v druge trgovine. Če je artikel označen z 1 v tem polju se bo avtomatično izvozil na portal www.bolha.si.
Prikaži v VPC trgovini - Naša aplikacija podpira ne samo navadno spletno trgovino, pač pa tudi veleprodajno trgovino, ki ima lahko popolnoma drugačne tako cene kot tudi same artikle. Z označenim kvalifikatorjem (1) se ta artikel pojavi v VPC trgovini s ceno, ki je vpisana pod VPC ceno.
**Komplet - Vrednost 1 nam pove, da je artikel udeležen v enem izmed kompletov, ki jih imamo narejene znotraj aplikacije.
AutoBlokada - Vrednost 1 pri tem kvalifikatorju pomeni, da se pri artiklih, ki so bili uvoženi preko xml datoteke iz drugih/zunanjih baz/trgovin, pri vsaki spremembi, ki pride od zunaj, artikel avtomatično blokira za prodajo oziroma za prikaz na spletu.
Uvoz iz XML - to je kvalifikator, ki nam, če je vrednost 1, pove, da je bil artikel preko xml datoteke uvožen v našo aplikacijo iz zunanje/druge baze oziroma trgovine.
Ceneje.si - Aplikacija je že pripravljena tako, da se lahko artikli, po vnaprejšnjem dogovoru s partnerjem na drugi strani, poljubno uvažajo v druge trgovine. Če je artikel označen z 1 v tem polju, se bo avtomatično izvozil na portal www.ceneje.si.
Razprodaja - Vrednost 1 pomeni, da je artikel namenjen razprodaji in se kot tak prikazuje tudi na spletni strani, če je za prikaz na strani tudi označen.
Ne dovoli knjiženja brez serijske št. - V določenih primerih, artiklov ne smemo prodati brez določenih serijskih številk, in na tem mestu s kvalifikatorjem 1 preprečimo prodajo artiklov, ne da bi imeli vpisane serijske številke.
Samodejno generiranje serijske št. - Aplikacija nam ob knjiženju tudi sama določi serijsko številko artikla, če imamo ta kvalifikator označen z vrednostjo 1.
Osebni prevzem - artikel označen s tem kvalifikatorjem na spletni strani bo imel samo možnost osebnega prevzema - vsi ostali načini prevzema bodo umaknjeni.
Ne tiskaj nalepk - za artikel označen s tem kvalifikatojem, ne moremo natisniti nalepk preko listin.
Druga cena -
Nosilni LOT artikel - s tem označeni artikli so Nosilni LOT artikli, ki imajo nase vezane LOT artikle - te artikle dodajamo na listine, ko želimo kreirati nove LOT artikle.
LOT artikel - so artikli, ki so bili kreirani na osnovi Nosilnega LOT artikla.
Sitemap - artikli, ki imajo na tem mestu kvalifikator označen z vrednostjo 1, se vpišejo na strežnik v datoteko Sitemap.xml.
Geolokacija - V kolikor ima trgovina vklopljeno večjezičnost imajo tudi artikli možnost prevoda v različne jezike. Če je ta kvalifikator označen z vrednostjo 1 pomeni, da je ta artikel nosilen in je preveden v različne jezike.
DELETE - če v to polje vpišemo vrednost 1, se artikel v aplikaciji označi za izbrisanega.
** Polja zgolj informativne narave
OWNER - v to poljem polju najdemo uporabniško ime osebe, ki je kreirala artikel in ima navadno edina pravico, da ta artikel spreminja. Če uvažamo artikel prvič bo aplikacija poskrbela, da postane to "naš" artikel, ne da bi bilo potrebno vpisovati naše uporabniško ime. Hkrati pa to pomeni, da bomo imeli le mi vso pravio, da ta artikel spreminjamo tako v aplikaciji kot tudi preko uvozne datoteke.
*** UTEŽ - s pomočjo številke znotraj tega polja v trgovini določimo mesto tega artikla v spiskih. Večja ko je številka višje je artikel v spiskih.
*** UTEŽ POVEZANO - s pomočjo številke znotraj tega polja v trgovini določimo mesto tega artikla v spiskih med povezanimi artikli. Večja ko je številka višje je artikel v spiskih.
*** Navadno je težko slediti katera številka je zadnja oziroma največja, zato si pri tem polju lahko pomagamo z datumi. Vsak no datum je zagotovo največja številka, kar smo jih vpisali, če se držimo zapisovanj leto-mesec-dan LLLLMMDD - primer 20121202 je majnjše od 20121203 in večje od 20110107.
Drugi zavihek izvožene datoteke je namenjen lastnostim artiklov.
Artikli se po svoji naravi med seboj razlikujejo po nekaterih značilnostih, ki jih mi imenujemo lastnosti. Med lastnosti štejemo značilnosti kot so velikost, masa, dimenzije, barve, okus...in vse te lastnosti imajo svoje vrednosti. Te lastnosti in njihove vrednosti se pojavljajo tudi na straneh med podrobnim opisom artikla. Poleg tega pa so lastnosti lahko hkrati tudi filtri, zato je potrebno paziti, da so vrednosti artiklov vpisane tako, da so med seboj poenotene. Več preberite pri filtrih.
Zavihek ima naslednje stolpce:
ID ARTIKLA - V to polje vpišemo id številko artikla, kateremu dodamo lastnost.
LASTNOST - Ker se lastnosti uporabljajo tudi za namen filtriranja v spletnem delu trgovine, je dobra naložba, da že na začetku dorečemo katere lastnosti bodo v naši trgovini namenjene filtrom. Te morajo biti vedno poimenovane in zapisane enako.
Primer: če želimo na strani izpisati vse artikle, ki imajo težo manjšo od enega kilograma, to naredimo tako, da preberemo kaj je napisano pod lastnostjo TEŽA. Ta lastnost mora biti vedno poimenovana kot TEŽA in ne kot Teža, Teže, TEŽE ali celo masa.
VREDNOST - Za razliko od Lastnosti, kjer morajo biti zapisi enaki, pa se vrednosti seveda spreminjajo. So pa tudi vrednosti pomembne za samo filtriranje, zato je tudi za njih dobro, da se zapisujejo po določenem pravilu.
Primer: če vpisujemo besedne vrednosti je dobro, da vedno uporabimo enake zapis. Recimo, če za okus zapišemo, da je čokolada, potem naj bi bil povsod, kjer je okus “čokoladen„, zapisano čokolada in ne čokoladni, ČOKOLADA, Temno čokoladni, čoko...ali kaj podobnega. Prav tako je potrebno paziti pri številskih filtrih, da recimo teže ne vpišemo enkrat kot 1 kilogram, drugič pa kot 1000 gramov. Računalniki jemljejo vse zelo dobesedno in jih zmoti vsaka razlika v znakih.
* Posebna lastnost so tudi kategorije. Ker lahko artikel spada v eno ali več kategorij, jih tukaj zapišemo tako, da pod lastnost vpišemo KATEGORIJA pod vrednost pa id številko kategorije.
DELETE - če v to polje vpišemo vrednost 1, se lastnost v aplikaciji izbriše.
LOOKUP IMENA KATEGORIJE - v to polje se izvozi tudi ime kategorije, za boljši pregled in lažje razvrščanje. To polje se ne uvaža.
Pod zavihkom kategorije naslednje stolpce:
Sid - Identifikacijska številka kategorije, ki jo določi aplikacija. Te številke pri posameznem kategoriji ne smemo brisati ali spreminjati.
DODAJ - V kolikor je kategorija nova, kar pomeni, da še ni v naši aplikaciji, v to polje vpišemo številko 1, drugače ga pustimo praznega.
Šifra - je številka kategorije, ki jo določimo sami. Zaradi preglednosti je priporočljivo, da so številke izbrane glede na svoje nadrejene oziroma podrejene kategorije.
*Primer:
Nadrejena šifra - v kolikor ima kategorija nadrejeno kategorijo na to mestno vpišemo šifro te nadrejene kategorije.
Ime - ime oziroma naziv šifre mora biti izbrano pazljivo, saj se isto ime prikazuje tudi v spletni trgovini.
OWNER - v to poljem polju najdemo uporabniško ime osebe, ki je kreirala kategorijo in ima navadno edina pravico, da to kategorijo spreminja. Če uvažamo kategorijo prvič bo aplikacija poskrbela, da postane to "naša" kategorija, ne da bi bilo potrebno vpisovati naše uporabniško ime. Hkrati pa to pomeni, da bomo imeli le mi vso pravico, da jo spreminjamo tako v aplikaciji kot tudi preko uvozne datoteke.
DELETE - Z številko 1 v tem polju označimo kategorijo kot izbrisano.
Onemogočen prikaz na spletu - za kategorijo ni nujno da se prikazuje tudi na spletu. S številko 1 v tem polju kategoriji onemogočimo prikaz v spletni trgovini.
Računovodska kategorija - v kolikor je kategorija namenjena za računovodski del aplikacije, ne pa za artikle, v to polje vpišemo 1. Drugače polje pustimo prazno oziroma vanj vpišemo 0.
Interna kategorija - interna kategorija je tista kategorija, ki jo v spletni trgovini lahko vidijo le tisti uporabniki, ki imajo posebno pravico na to kategorijo (view).
Upoštevaj v primerjavi prodaje - v aplikaciji imamo na namizju možnost spremljati prodajo po kategorijah (widget). V kolikor označimo ta kvalifikator (1), bo aplikacija na namizju prikazala izračun tudi za to kategorijo.
Ko končamo z uvozom, v aplikaciji na formi "Kategorije", poženemo ukaz na desni - "Osveži kategorije".