Naziv listine so si v aplikaciji InMaster priborili vsi dokumenti s katerimi preusmerjamo našo zalogo (artikle) ali storitve. Ker je velika večina listin vezana tudi na finančno poslovanje so se na tem koncu znašli še bančni podatki.

Tako kot ostale prodajne listine, se tudi ponudbe izpolnjujejo podobno. Za razliko od ostalih prodajnih listin, prodajna ponudba ni zavezujoča in se je ne da knjižiti.

Predračun je s strani prodajalca zavezujoča listina vsaj do preteka datuma veljavnosti, po kateri lahko stranka tudi plača naveden znesek. Predračun ne moremo knjižiti, lahko pa iz njega kreiramo druge listine.

Računi so najbolj klasična oblika listine. Te listine se mora knjižiti, saj s knjiženjem na eni strani zadovoljimo zakon, na drugi strani pa aplikacija dobi potrebne informacije, s katerimi se kreira statistika.

Oddajnica je, za razliko od ostalih prodajnih listin, blagovna listina. Medtem ko druge poskrbijo za finančni del prodaje, je oddajnica zadolžena za razknjiževanje zalog.
Pozor – ob knjiženju vse finančne listine (razen zbirnih računov) poleg naredijo tudi oddajnico, zato je v primeru, da oddajnica že obstaja, potrebno račun kreirati iz drugače.

Veleprodajni predračuni se od navadnih predračunov razlikujejo samo po tem, da se na vrsticah pojavljajo b2b cene za izbranega kupca.
Med veleprodajne predračune pa prihajajo tudi naročila, ki jih partnerji oddajajo preko b2b trgovine - trgovine, kamor imajo kupci dostop samo z našim dovoljenjem.

Veleprodajni račun se prav nič ne razlikuje od prodajnega računa, vsaj kar se tiče samega izgleda in načina izpolnjevanja. Ima pa to možnost, da se na vrsticah pojavljajo tiste cene, ki jih imamo navedene za izbranega kupca kot b2b cene oziroma cene za naše veleprodajne kupce.

Avansi račun izdamo stranki po tem, ko nam stranka nakaže plačilo in za to, iz takih ali drugačnih razlogov, še ne moremo izdati običajnega računa.

V kolikor poslujemo tako, da strankam skozi neko obdobje izdajamo artikle in šele na koncu obdobja izdamo za te artikle račun, potem so zbirni računi tisti, ki jih potrebujemo. Za razliko od ostalih listin, ki jih dodamo s pomočjo gumba za dodajanje novih podatkov, se zbirni računi naredijo sami in jih ni moč dodati "na roke".

Za razliko od ostalih listin, se prodajni dobropis največkrat ne naredi kot običajno listino, pač pa jo navadno naredimo s pomočjo ukaznega gumba na drugih knjiženih listinah, ko jih želimo "uničiti" (stornacija) ali popraviti (dobropis). Če pa že naredimo dobropis kot običajno listino, pa gre navadno za delni dobropis.

Spletna naročila so sklop listin, ki so namenjena zbiranju vseh naročil, ki jih dobimo iz naše spletne trgovine od oseb, ki niso naši b2b kupci.

Naročilnica se na videz prav nič ne razlikuje od katere koli druge listine v aplikaciji, a je način kako se je uporablja malce drugačen. Naročilnice ne knjižimo, pač pa jo uporabljamo zato, da iz nje kreiramo prevzemnice oziroma nabavne račune, ki naročilnico zapirajo.

Določene vrste artiklov je potrebno voditi po lotih oziroma serijah in s tem ohranjati sledljivost nabave/prodaje.
V aplikaciji InMaster lahko vodimo evidenco lot artiklov tako za vsako serijo posebej kot tudi skupno za določen izdelek. Artikle je le potrebno ustrezno označiti.

Nabavni računi so namenjeni vnosu vseh prejetih računov. Tudi te račune je potrebno knjižiti, da lahko sladimo finančnemu in blagovnemu stanju podjetja.

Prevzemnica je nabavna blagovna listina, ki nam v aplikaciji spremeni zalogo. Prevzemnico lahko naredimo kot samostojno listino, ki jo kasneje po potrebni povežemo z finančno listino – nabavnim računom.

Nabavni avansi račun nam je dobavitelj dolžen izdati v osmih dneh po prejemu našega plačila, v kolikor izdaja računa zaradi takega ali drugačnega vzroka ni možna.
Običajni razlog je navadno to, da artiklov ali storitve še nismo prejeli.

Nabavni dobropis se, z razliko od prodajnega, največkrat naredi na podlagi listine, ki nam jo pošlje dobavitelj. Seveda pa se naredi tudi, da se ob napaki "uniči" (stornira) celotna listina (s pomočjo ukaznega gumba na samem nabavnem računu), tako kot pri prodajnih dobropisih.

Po nabavi materiala, po pripravi sestavnic ali vpisu naših proizvodov pripravimo delovne naloge in jih damo v proizvodnjo. ko je delovni nalog zaključen imamo proizvod v roki, le prodati ga je potrebno...

Vodenje servisa za različne vrste artiklov je navadno precej zamudno delo, ki mora, predvsem v večjih podjetjih, poskrbeti za koordinacijo dela različnih skupin ljudi. Res da se servisni nalogi pri nas pojavljajo med listinami, a gre pri njih bolj za postopek, ki vključuje različne dele aplikacije.

Pod menijem listine zalog se nahajajo listine, ki smo jih poimenovali medskladiščnice – in kot nam že ime samo pove, skrbijo za prenašanje artiklov med skladišči.

Knjiženih računov v aplikaciji inMaster ni mogoče spreminjati. Aplikacija ima svoje muhe, a ta ni ena izmed njih – spreminjanje že knjiženih računov je zakonsko prepovedano, zato se ob napaki poslužujemo stornacije ali pa dobropisa. Tako dobimo lepo številčno zaporedje vseh listin – tudi »uničenih«, ki navadno še posebej zanimajo davčno upravo.
A vseeno ostane dilema, kdaj gre za stornacijo in kdaj gre za dobropis.

Delni prodajni dobropis (finančni ali blagovni) naredimo, ko stranka upravičeno reklamira znesek poslanega računa ali pa ko stranka vrne del dobavljenega blaga. Seveda gredo dobropisi na obe strani - tudi mi lahko naredimo enako našim dobaviteljem in tako pridemo do nabavnega dobropisa.

V kolikor želimo uporabljati aplikacijo tudi za davčno blagajno morate o tem obvestiti skrbnika vaše aplikacije. Posredovati mu morate namensko potrdilo FURS-a in podatke o »lokaciji blagajne«.

Brez nakupa surovin oziroma artiklov je v aplikaciji nemogoče poslovati, saj vsaka prodaja zahteva neko zalogo, ki zaradi davčnih razlogov v podjetje ne sme priti brez ustreznih listin. Pred nami je postopek kako priti do zaloge, ki jo lahko prodamo oziroma uporabimo v našem proizvodnem procesu.

Vpogled v finančno stanje podjetja je mogoč ob vodenju knjigovodstva v aplikaciji inMaster. Čeprav se sliši komplicirano je v bistvu vse skupaj zelo enostavno. Knjiži se listine - prodajne in nabavne - nato pa vse skupaj finančno zapremo z bančnimi izpiski, ki jih navadno izvozimo iz banke in uvozimo v aplikacijo.

Plačilni nalog se naredi na knjiženih nabavnih listinah, omogoča pa lažji vnos naših plačil v spletno banko.

Pod bančnimi računi vidimo vse vpisane bančne račune, ki jih v aplikacijo navadno dodajamo na samem poslovnem stiku. Določene funkcionalnosti pa so namenjene le bančnemu računu nosilnega poslovnega stika - se pravi našega podjetja.

V šifrant bank so v aplikaciji inMaster že dodane slovenske banke, ki jih navadno uporabljamo pri vpisovanju bančnih računov na poslovne stike. Seveda pa lahko banke tudi kasneje poljubno dodajamo.

V podjetju z več zaposlenimi je nujno potreben pregled nad delovno opremo, ki jo zaposleni prejme ob nastopu dela - ne samo zato, da sledimo orodju, pač pa tudi zato, da imamo pregled nad obrabo delovne opreme, ki smo jo po zakonu dolžni menjati na določeno periodiko.

Večina bank omogoča uvoze xml datotek v svoje programe in s tem olajšuje plačevanje računov. XML datoteko s podatki prejetih računov naših dobaviteljev (nabavni računi) pa izvozi tudi naša aplikacija. V kolikor imamo v nabavnih računih in poslovnih stikih že vpisane zahtevane podatke bo kreiranje plačilnega naloga (xml datoteke) za uvoz v vašo banko "piece of cake".

O obrnjeni davčni obveznosti govorimo ko prodajalec (DDV zavezanec), ki je izstavil račun kupcu (DDV zavezancu), ni obračunal davka na dodano vrednost in je dolžan to narediti kupec sam.
Kupec mora izvesti samoobdavčitev, obračunati izstopni DDV in si ga priznati kot vstopnega, če ima pravico do tega. To nam omogoča 76.a člen ZDDV-1.

bizBox je sistem za eIzmenjavo eRačunov, ki smo ga vključili tudi v našo aplikacijo inMaster.

Aplikacija omogoča tudi oddajo računov na portal javne uprave, kar je edina pot, da nam državne ustanove račun tudi plačajo. Seveda pa je potrebna ustrezna priprava aplikacije, ki poleg povezovanju z ujp bazo potrebuje tudi vaš certifikat.

Pri določenih podjetjih, ki so v storitveni dejavnosti se nemalokrat zgodi, da iz meseca v mesec izdajamo račune s podobnimi, če ne celo enakimi storitvami in zneski. V aplikaciji obstaja možnost, da poiščemo staro knjiženo listino, jo skopiramo, popravimo datume in sknjižimo - kar nam nekoliko olajša delo, ampak je le-to še vedno zelo zamudno. Zgodi pa se tudi, da izdajamo listine na nekaj mesecev, na eno ali več let, kar nam rado pobegne iz glave. Zato ima aplikacija inMaster periodične listine.

Pri izdaji računov iz aplikacije nam le ta omogoča, da račun pošljemo tudi na strankin elektronski naslov. Lahko pošiljamo vsakega posebej, lahko pa pošljemo račune več strankam naenkrat. Seveda pa je potrebno prej urediti nekaj nastavitev.

V kolikor nam je delo z bančnimi izpiski v breme in imamo zunanje knjigovodstvo/računovodstvo, lahko finančno stanje podjetja preverjamo tudi tako, da račune, ki so plačani samo označimo.
Pozor! Tu ne moremo delno zapirati računa - označeno je samo da je plačan ali pa ni.

V podjetjih kjer oseba, ki skrbi za plačevanje računov ni ista kot oseba, ki tak račun odobri za plačilo, se plačevanje le teh nekoliko zaplete, saj navadno sledi kompliciran sistem potrjevanja plačil. Nabavni računi v aplikaciji omogočajo, da lahko osebe s posebnimi pravicami račune odobrijo.

Pri nabavi materiala, ki ga pri svojem delu porabljamo za stranko je precej lahko izgubiti pregled nad tem, kateri nabavljeni material smo vgradili kam. Z malo discipline, nam bo ob koncu del to povedala aplikacija.

Predračun je bil plačan, računa pa ne moremo izdati, ker robe zaradi teh ali onih razlogov še nimamo na zalogi. Zakonsko smo dolži, da vsako plačilo na račun našega podjetja utemeljimo z listino - in sicer mora biti ustrezna listina izdana v osmih dneh po prejemu plačila oziroma do zaključka obračunskega obdobja. Tako nam ne preostane drugega, kot da izdamo račun za ta plačan avans.
Kaj potrebujemo za avansi račun in kako kasneje račune zapremo in jih uskladimo pa v navodilih.