Periodično izdajanje listin

Podatki, ki morajo biti predhodno izpolnjeni, da lahko izpeljemo postopek

Za periodično izdajanje listin moramo imeti seveda v naprej pripravljeno aplikacijo za izdajanje listin - urejen primarni / nosilni poslovni stik, podatke podjetja, logotip na listinah...

Potrebujemo pa tudi primerno pripravljene poslovne stike, ki jim bomo izdajali račune.

Kako morajo biti urejeni poslovni stiki?

  • Izpolnjeni morajo biti osnovi podatki poslovnega stika – naziv, naslov, kraj,... to kar se navadno izpiše na poslanem računu
  • Da poslovni stik lahko dodajamo na račune, mora biti označen s kvalifikatorjem »Kupec«.
  • Da poslovni stik lahko dodajamo na VP račune, mora biti označen s kvalifikatorjem »B2B kupec«.

Potrebujemo tudi storitve, ki jih bomo dodajali na lisine.

Kako morajo biti urejene storitve?

  • vpišemo šifro storitve - to kasnjele lahko vpišemo ali izberemo na vrstici listine v stolpcu ID
  • vpišemo ime storitve - ta se bo izpisoval na listinah
    • v ime vpišemo samo tisto kar želimo, da se izpisuje na listinah, ko izberemo to storitev
    • v kolikor želimo, da se izpisuje datum dobave vključimo v opis tag  [DATUM_DOBAVE]. npr: Zaračunavamo vam storitev dobavljeno na datum [DATUM_DOBAVE]
    • v kolikor želimo, da se izpisuje datum do vključimo v opis tag [DATUM_DOBAVE_DO]. npr: Zaračunavamo vam storitev opravljeno do [DATUM_DOBAVE_DO]
    • v kolikor želimo, da se izpisuje obdobje pa lahko uporabimo tudi oboje. npr: Zaračunavamo vam storitev od [DATUM_DOBAVE] do [DATUM_DOBAVE_DO]
  • vpišemo Prodajno neto ceno
  • vpišemo DDV v procentih

Potek dodajanja periodičnih računov

Račun kreiramo kot vsak običajen račun oziroma velepordajni račun. S klikom na ikono Dodaj nov podatek za dodajanje novega podatka.

  •  izberemo poslovni stik
  •  izberemo datum listine - datum naj bo datum zadnje izdane listine
          - če smo danes 1.10. zadnji račun pa smo izdali 15.9. izberemo v tem polju datum 15.9.
  • podobno kot datum listine izpolnimo datum zapadlosti, datum dobave, ki naj bodo enaki datumom zadnje listine
  • v kolikor imamo poslovanje zasnovano na zaračunavanju storitev od - do nekega datuma dobave, izpolnimo ustrezno tudi polje datum dobave do z ustreznim datumom
  • v kolikor imamo posebno listino za tiskanje jo seveda izberemopod poljem Predloga za tiskanje (ni nujno)
  • če želimo in če jo seveda imamo, lahko pod polje Zunanja listina vpišemo številko naročilnice, ki smo jo prejeli od stranke (ni nujno)
  • zaradi pregleda in filtriranja v spiskih lahko v Opombo vpišemo, da gre za predlogo periodike,  število mesecev... (ni nujno)
  • ko so ti podatki izponjeni listino shranimo
  • v vrstice dodamo želeno storitev
  • na desni strani forme
    • pod naslovom Kvalifikatorji označimo polje Periodična
    • pri naslovu Lastnosti z znakom za dodajanje Dodaj lastnost odpremo izbirnik lastnosti kjer izberemo tri
      • Perioda - mesecev - s številko vpišemo na koliko mesecev se račun izdaja
            - npr: če želimo da se kreira na tri mesece vpišemo številko 3
      • Zadnja izdana - izberemo datum zadnjega izdanega računa
            - datum se glede na kasnejše kreiranje periodičnih računov spreminja
      • Zadnja knjižena - izberemo datum zadnjega knjiženega računa
            - datum se glede na kasnejše knjiženje periodičnih računov spreminja

 Predloga je na ta način pripravljena. Sedem dni pred datumom, ko bi moral biti izdan račun, se bo le ta naredil in vas počakal v spisku neknjiženih računov. Vse kar morate storiti je, da ga pregledate, po potrebi dopolnite še s kakšno vrstico, sknjižite in pošljete stranki.

Tako označeni računi se brišejo samo, ko ga ne želimo več izdajati.

Tako pripravljen račun se spreminja samo, ko želimo, da se v prihodnosti ta sprememba vedno zonva pojavlja na tem računu.

Glejte tudi