Statične strani

Dobre strani elektronsko hranjenjih dokumentov v aplikaciji InMaster so:

• prihranek pri tiskanju (tudi ekološki vidik ni zanemarljiv),
• stalna dostopnost dokumentov od povsod, kjer imamo dostop do medmrežja,
• možnost posredovanja in dodajanja dokumenta v skupno rabo,
• hranjenje in pregled verzij istega dokumenta
• logično upravljanje z dostopnimi pravicami, tako na ravni skupin kot tudi na ravni vsakega uporabnika aplikacije InMaster
  
  

Kje v aplikaciji InMaster lahko dodamo dokument?

Vsak dokument, ki ga dodamo v aplikacijo InMaster se veže na določen podatek (opravilo, poslovni stik, kontaktno osebo, spletno stran, različne listine, uporabnika...). Vsak uporabnik, ki ima v aplikaciji možnost dodajati dokumente in vsaj enega izmed podatkov lahko na njega doda / veže poljubno število dokumentov. Do teh dokumentov ima ta posameznik (v kolikor mu pravice niso odvzete), vse pravice – kar v prostem prevodu pomeni, da lahko ta dokument pregleduje, deli z drugimi, mu spreminja status, dodaja nanj nove verzije in ga tudi briše.

Dokumenti se navadno nahajajo na koncu vsake forme za dodajanje podatkov.

Pri dokumentih imamo nekaj ukaznih gumbov. Pa jih poglejmo.

Ustvari dokument iz predloge
V aplikaciji InMaster je mogoče pred-pripraviti dokumente, ki iz forme prikličejo določena polja, ki jih integrirajo v ta dokument.

Primer: V podjetju je lepo, da se držimo nekih standardov in zato z vsako novo stranko podpišemo standardno pogodbo o sodelovanju. Pogodba je vedno enaka, le podatki stranke se menjujejo.
Administrator aplikacije nam pripravi tako predlogo, in nam jo naloži v spisek, ki ga vidimo, ko kliknemo na gumb »Ustvari dokument iz predloge«.
Vpišemo nov poslovni stik z vsemi želenimi informacijami in pri dokumentih izberemo pripravljeno predlogo s pomočjo ukaznega gumba »Ustvari dokument iz predloge«. Med dokumenti se nam pojavi pogodba, ki ima že izpolnjena vsa želena polja – preostane nam le, da jo natisnemo, iz vseh strani podpišemo in skenirano vrnemo nazaj med dokumente tega poslovnega stika.
Dokument je lahko docx ali pdf formata – glej splošno nastavitev DokumentIzPredlogeVPDF
Skupaj s tako dodanim dokumentom lahko kreiramo tudi opomnik (npr - za obnovitev pogodbe) -  glej splošno nastavitev PrikaziOpomnikPoIzbraniPredlogi

Dodaj bližnjico do dokumenta
Na podatek lahko povežemo dokument, ki je bil že dodan nekje v aplikaciji. To naredimo tako, da kliknemo na ukazni gumb »Dodaj bližnjico do dokumenta«. Odpre se nam pojavno okno, kjer s pomočjo izbirnega gumba odpremo izbirnik vseh dokumentov znotraj naše aplikacije – seveda vidimo samo tiste dokumente, ki jih po omejitvi pravic smemo videti. S klikom izberemo želenega in z gumbom »Poveži dokument« le-tega dejasnko povežemo s formo na kateri se nahajamo.
Pozor – na tem mestu imamo tako samo povezavo na ta dokument, zato dobi ikono (točka 9)
Glej tudi točki 17 in 18.

Dokument lahko naložimo na novo. Pred samim dodajanjem dokumenta lahko opredelimo kdo sme dokument videti.

Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom
V kolikor je dokument občutljive narave in bi želeli imeti dostop do njega samo mi, ga lahko tudi šifriramo. To naredimo s pomočjo našega lastnega certifikata, ki smo ga prej vnesli v aplikacijo. Z gumbom »Šifriraj vsebino dokumenta s certifikatom« izberemo certifikat, ki smo ga dali v aplikacijo (Nastavitve => Nastavitve app => Certifikati). Tako zakodiran dokument bo dostopen le z našim geslom za certifikat. Za razliko od naslednje opcije, ki jo lahko označimo »dokument je zaseben«, se razlikuje po tem, da takega dokumenta ne moremo več »odznačiti«

Glej: Certifikati

V kolikor dokument ni tako občutljive narave, da bi ga morali zaščititi s certifikatom, lahko z naslednjimi opcijami povemo, kako stopnjo zaščitenosti ima dokument, ki ga želimo naložiti. To seveda naredimo tik preden dokument dejansko naložimo.
V kolikor smo dokument že naložili, te opcije popravljamo na urejanju dokumenta (glej točko 11 - Označbe dokumenta)

• zaseben dokument – dokument bo lahko videl le tisti uporabnik, ki ga je v aplikacijo InMaster dodal;
• dokument je javen – v kolikor označimo dokument s tem kvalifikatorjem, bo le ta viden vsem, ki imajo dostop do njega. V primeru, da dokument posredujemo kot povezavo, ga bodo lahko videle tudi osebe, ki nimajo pravice dostopa do InMaster aplikacije. (glej točko 13)
• viden prijavljenim uporabnikom – tudi če uporabnik aplikacije InMaster ne vidi podatka na katerega je vezan dokument, mu lahko le-tega posredujemo preko elektronskega sporočila (točka 9) – da pa lahko posredovano povezavo tudi odpre mora imeti dokument označeno to opcijo. Za razliko od označbe »javno«, kjer dokument lahko vidijo vsi, ki jim je bila povezava do dokumenta poslana, s to opcijo vidijo dokument samo uporabniki, ki so prijavljeni v aplikacijo InMaster.

Ko dokument dodamo lahko s tem dokumentom tudi upravljamo. Pa poglejmo kako tak izpis dodanega dokumenta lahko izgleda.

1. Predogled dokumenta – v kolikor je format dokumenta takšen, da se zanj lahko tvori predogled, aplikacija to tudi naredi. Slika predogleda se poveča, če se na njen pomudimo z miško. Velikost povečanega predogleda se nastavlja znotraj aplikacije.

2. Mapa dokumenta – Dokumente lahko dodajamo v mape in si s tem olajšamo iskanje. Mape dodajamo poljubno v šifrant, ki ga najdemo v meniju Nastavitve => Splošni šifranti => Mape dokumentov. Dokument dodamo v mapo na urejanju (Glej točko 11)

3. Naziv oziroma ime dokumenta – le to je lahko enako imenu dokumenta, lahko pa ga ustrezno poimenujemo s pomočjo urejanja. (Glej točko 11)

4. Ob imenu dokumenta se navadno izpiše tudi velikost dokumenta v KB

5. Ikona, ki ponazarja za katero vrsto dokumenta gre (slika, xls...)

6. Datum in čas dodajanja dokumenta, ki se izpišeta pod nazivom dokumenta se zabeležita avtomatično, ko dokument dodamo. Pri povezavi dokumenta pa se doda datum in čas, ko je bil dokument povezan na podatek, na katerem se nahajamo.

7. Ime uporabnika, ki je dodal dokument oziroma tistega, ki je naredil povezavo tega dokumenta na podatek na katerem se nahajamo.

8. Na tem mestu se izpiše verzija dokumenta. 1.0 pomeni, da gre za originalen dokument. Ko zamenjamo dokument z novejšim (to naredimo na urejanju dokumenta (glej točko 9) – se ta številka popravi za eno številko npr.: 1.1.

9.  Ta ikona se na prikazu dokumenta izpiše le, če gre za povezavo. Sporoča nam, da pred nami ni izvirni dokument, ampak je ta dokument na podatek na katerem se nahajamo le povezan.

10. Pravice na dokument – Sivo obarvana ikona nam pove, da na tem dokumentu (oziroma na tej povezavi dokumenta) ni posebej nastavljenih pravic. V kolikor se ikona obarva rdeče, pa nam to pove, da so na ta dokument vezane posebne pravice.

Ko želimo dokument deliti z drugimi uporabniki znotraj aplikacije to naredimo tako, da tem uporabnikom damo ustrezne pravice.

Pravice, da uporabnik naš dokument lahko vidi, lahko dodamo že s tem, da mu omogočimo, da ima možnost videti podatek na katerem se dokument nahaja.

Drugi način pa je, da mu pravice dodamo kar na dokument. To pa naredimo s klikom na ikono za določanje pravic. Odpre se nam pojavno okno, kjer lahko izberemo uporabnika oziroma skupino uporabnikov in jim dodamo ustrezne pravice.

Dodaj uporabnika - odpre se nam seznam vseh uporabnikov aplikacije, kjer izberemo osebo, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Dodaj skupino uporabnikov - odpre se nam seznam vseh skupin uporabnikov aplikacije, kjer izberemo skupino, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Izpišeta se tabeli uporabnikov in skupin z označenimi vrstami pravice.

Uporabnik/skupina - ime uporabnika ali naziv skupine, ki mu dodajamo oziroma odvzemamo določeno vrsto pravic. Ob imenu se nahajajo ikone, ki istočasno spremenijo vse pravice hkrati:

 Odstrani pravice / z izjemo lastništva - klik na to ikono uporabniku / skupini odstrani vse pravice z izjemo lastniške. V kolikor je uporabnik lastnik tega podatka mu pravice ostanejo.

Dodaj vse prepovedi - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo prepoved na vse vrste pravic.

Dodaj vsa dovoljenja - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo dovoljenja na vse vrste pravic.

Pravice, ki jih s temi statusi določamo pa so naslednje:

• Spisek – pravica uporabnika / skupine, da vidi vrstico z dokumentom. Sama pravica ne omogoča pregleda ali urejanje dokumenta. Omogoča pa uporabnikom, da vidijo, da se dokument tam nahaja in ga naprej delijo z drugimi uporabniki s tem, da nimamo možnosti odločanja o tem, ali ta dokument uporabniki, ki smo jim povezavo do dokumenta poslali, le-tega vidijo ali ne.
• Poglej – pravica omogoča pregled dokumenta, s tem tudi možnost, da dokument pošljemo kot priponko in s tem omogočimo ogled dokumenta tudi drugim uporabnikom, ki v osnovi na tem dokumentu niso imeli pravice pregleda.
• Spremeni – pravica »spremeni«, sama po sebi ne pomeni dosti, a če ji dodamo pravico »poglej«, uporabnikom omogočimo, da dan dokument lahko spreminjano, kar pomeni, da lahko spremenijo dokumentu ime in če imajo dostop do elementa, kjer se izvorni dokument nahaja, lahko dokument posodobijo na novo verzijo. (glej točko 13)
• Briši – ta pravica je ena izmed najbolj perečih pravic – le te se ne da »popraviti«. V kolikor uporabniku / skupini damo to pravico, ima le ta pravico dokument tudi izbrisati, ne glede na to, kdo je lastnik dokumenta. Torej pri tej pravici velja, da jo podeljujemo previdno.
• Nova verzija – v kolikor ima uporabnik ustrezne pravice (pregled osnovnega dokumenta) mu s to pravico omogočimo dodajanje novih verzij. (glej točki 10 in 13)
• Vse – s to pravico mu omogočimo vse pravice na tem dokumentu. Enake pravice bi uporabniku podelili, če bi označili vse pravice, ki smo jih opisali zgoraj.

Vrste pravice se določijo s klikom na sivo ikono . 
Ob kliku se ikona spremeni:

•  uporabnik / skupina nima te pravice
•  uporabnik / skupina ima to pravico
•  uporabnik / skupina izrecno ne sme videti tega podatka (tudi če ima drugače globalno pravico do teh podatkov)
•  uporabnik je lastnik tega podatka

11.  Uredi dokument – ikona nam odpre novo pojavno okno, kjer lahko, v kolikor imamo ustrezne pravice za spreminjanje dokumentov, spreminjamo določene značilnosti dokumenta.

• Naslov dokumenta – naziv se izpolni avtomatično ob dodajanju dokumenta – z imenom, ki ga ima dokument. To lahko na tem mestu kadarkoli preimenujemo, če imamo pravico »spremeni« na dokumentu. Tako imamo večji pregled nam imeni dokumentov in ga tudi lažje poiščemo.
• Opis dokumenta – če želimo dodati kakršnokoli opombo na sam dokument, to naredimo na tem mestu. Opomba je dostopna vsem, ki imajo možnost spreminjanja ali menjave verzije dokumenta.
• Označbe dokumenta:
  • zaseben dokument – dokument bo lahko videl le tisti uporabnik, ki ga je v aplikacijo InMaster dodal;
  • dokument je javen – v kolikor označimo dokument s tem kvalifikatorjem, bo le ta viden vsem, ki imajo dostop do njega. V primeru, da dokument posredujemo kot povezavo, ga bodo lahko videle tudi osebe, ki nimajo pravice dostopa do InMaster aplikacije. (glej točko 11)
  • viden prijavljenim uporabnikom – tudi če uporabnik aplikacije InMaster ne vidi podatka na katerega je vezan dokument, mu lahko le-tega posredujemo preko elektronskega sporočila (točka 9) – da pa lahko posredovano povezavo tudi odpre mora imeti dokument označeno to opcijo. Za razliko od označbe »javno«, kjer dokument lahko vidijo vsi, ki jim je bila povezava do dokumenta poslana, s to opcijo vidijo dokument samo uporabniki, ki so prijavljeni v aplikacijo InMaster.
• Dodaj novo verzijo dokumenta – z ustreznimi pravicami ( Nova verzija) lahko uporabnik oziroma lastnik dokumenta le tega tudi zamenjata z novejšo verzijo. Razlika med tem da se dokument zamenja oziroma samo doda je v tem, da gre pri menjavi dokumenta za isti dokument z novimi podatki. S tem ko dodajamo nove verzije se stare ne izbrišejo, ampak se hranijo ob trenutno aktivnem dokumentu. Do različnih verzij hitro pridemo tudi s povezavo pod točko 13.
• Ukazni gumb »Kreiraj opravilo« - ukaz nam doda novo opravilo tipa »Pošta in dokumenti«. V ime doda ime samega dokumenta, dokument pa tudi poveže na to opravilo. Enako nalogo opravi tudi ukaz pod točko 10.
• Ukazni gumb »Daj v skupno rabo« - odpre pojavno okno s katerim lahko damo dokument v skupno rabo. (glej točko 13)
• Ukazni gumb »Dodaj bližnjico« - s tem ukazom povežemo dokument z drugim podatkom znotraj aplikacije InMaster. (glej točko 17)
• Ukazni gumb »Izbriši dokument« - nam naredi ravno to – dokument izbriše.
• Predogled in gumb prenesi – v kolikor je mogoč, se predogled dokumenta nahaja na desnem delu, poleg se pojavi tudi gumb »Prenesi«, ki prenese dokument na naš računalnik.
• Spremeni dokument – ukazni gumb shrani vnešene spremembe.

12.  Dodaj opravilo - ukaz nam doda novo opravilo tipa »Pošta in dokumenti«. V ime doda ime samega dokumenta, dokument pa tudi poveže na to opravilo.

13.  Dodaj dokument v skupno rabo – odpre se nam pojavno okno, kjer določimo na kakšen način bo dokument posredovan drugim osebam.

• Zadeva – je hkrati tudi polje, ki se zapiše kot naslov elektronskega sporočila, ki ga dobi oseba, kateri smo poslali dokument oziroma povezavo na dokument.
  Aplikacija nam avtomatično napolni polje z v naprej določenim besedilom in imenom dokumenta.
• Odgovor na – izberemo e-naslov na katerega želimo prejeti morebitni odgovor na elektronsko sporočilo z dokumentom, ki ga bomo poslali. Izbiramo lahko med e-naslovi, ki so dodani na naše podjetje.
• Vsebina sporočila – tudi ta vsebina se napolni z neko vsebino, ki vsebuje tudi samo povezavo na dokument. Seveda lahko vsebino poljubno spremenimo/dopolnimo, če pa želimo vključiti tudi povezavo na dokument to naredimo tako, da napišemo {POVEZAVA}.
• Javno – v kolikor označimo to polje, bodo do dokument lahko videli vsi, ki jim bomo sporočilo poslali, ne glede na to, ali so so uporabniki aplikacije InMaster.
• Pošlji kot priponko – če označimo to opcijo nam bo dokument v elektronsko sporočilo dodalo kot priponko (splošna nastavitev - PosljiKotPriponko). Največja dovoljena velikost datoteke je 2MB (splošna nastavitev - NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje).
• Datum preteka souporabe – v kolikor pošljemo samo povezavo, lahko določimo tudi datum po kateri dokument ne bo več dostopen na tej povezavi (splošna nastavitev - SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta).
• Briši datoteko po datumu preteka – če označimo to opcijo, nam bo dokument po datumu, ki smo ga vpisali v polje višje, izbrisalo iz aplikacije InMaster, zato je pri uporabi tega potrebna pazljivost.
• Dodaj elektronski naslov – elektronske naslove lahko dodajmo na dva načina – bodisi ga izberemo med kontakti, kis o vpisani v aplikaciji InMaster, ali pa ga preprosto vpišemo in dodamo s pomočjo ukaznega gumba »Dodaj elektronski naslov«. Vsi dodani elektronski naslovi se izpisujejo pod tem poljem – odstranimo pa jih lahko z ikono za izbris, ki se nahaja poleg vsakega izpisanega e-naslova.

Ko vpišemo vse razpošljemo dokument oziroma povezavo do dokumenta na vse napisane naslove z ukazom »Pošlji sporočilo«.

14.  Prikaži nosilni element dokumenta – to ikono vidimo, če se nahajamo na povezavi dokumenta. Klik nanjo pa nas prestavi na podatek, na katerega je pripet originalen dokument, na katerega smo imeli narejeno bližnjico. (glej tudi točko 9)

15.  Različice dokumenta – ikona kaže na sam dokument, ki se nahaja v izbirniku »Vsi dokumenti«. V kolikor za ta dokument obstaja več različic (verzij) le te vidimo na tem mestu, lepo razporejene po datumu dodajanja oziroma menjave. Tako imamo na enem mestu zbrano vso zgodovino tega dokumenta.

16.  Izbriši dokument – v kolikor gre za bližnjico (glej točko 7) in ne dejanski dokument, s klikom na to ikono umaknemo povezavo. V kolikor pa gre za dejanski dokument pa ga s tem gumbom izbrišemo.

17.  Dodaj bližnjico do dokumenta – s klikom na to ikono naredimo bližnjico dokumenta na katerem se nahajamo na nek drug podatek znotraj aplikacije InMaster. Odpre se nam pojavno okno, kjer izberemo tabelo podatkov, kamor želimo narediti povezavo do dokumenta na katerem se nahajamo. Ko izberemo tabelo podatkov, se nam pojavi izbirnik »Podatki«, kjer izberemo še specifičen podatek, kjer naj se povezava prikaže.

18. Seznam povezav na dokument z obveščanjem lastnikov povezav – pri tej ikoni se vidi koliko povezav je narejeno na dokument na katerem se trenutno nahajamo. Povezave so lahko narejene tudi na bližnjico dokumentov. Zato prvo število govori o številu vseh direktnih povezav, drugo število pa vseh povezav skupaj – tudi tistih, ki so narejene na že narejenih povezavah. V kolikor dokument zamenjamo ali spremenimo lahko o tem obvestimo vse, ki so posredno ali neposredno naredili povezave na ta dokument. Klik na ikono nam odpre pojavno okno, kjer vidimo seznam vseh direktnih povezav na dokument na katerem se nahajamo in njihovih lastnikov.

Ukazni gumb »Prikaži vse povezave« nam prikaže tudi tiste povezave, ki so na drugem, tretjem ali nižjem nivoju povezane na naš izvoren dokument, Z označbo ki se nahaja v stolpcu »obvesti« bo aplikacija tiste, ki smo jih označili obvestila o tem, da nameravamo dokument tako ali drugače obvestiti. Ko izberemo komu bomo obvestilo poslali in to potrdilo z gumbom »Pošlji sporočilo izbranim lastnikom povezav«, se nam odpre novo pojavno okno s formo za pošiljanje e-sporočila, ki ga poljubno izpolnimo.
Na desni strani tega okna imamo na izbiro če želimo, da se obvestilo pošlje tudi na sms oziroma, če želimo, da to sporočilo kaže na ta podatek, kjer se dokument nahaja. Pod tema opcijama imamo naštete uporabnike aplikacije InMaster, ki bodo to sporočilo dobili. Na tem mestu lahko katerega od uporabnikov tudi odznačimo. Ko smo z vsebino zadovoljni, sporočilo pošljemo z gumbom »Pošlji sporočilo«.

19. Na tem mestu vidimo izpis označbe dokumenta, če je ta seveda določen (glej točko 9). Na voljo so javen dokument, zaseben dokument, viden prijavljenim uporabnikom.

Splošne nastavitve

• SteviloDniZaPotekSkupneRabeDokumenta
  Dodaj dokument v skupno rabo - število dni, ko je še omogočen dostop do dokument danega v souporabo
  Na dokumentih dodanih v aplikacijo imamo ukazni gumb "Dodaj dokument v skupno rabo", ki odpre pojavno okno v katerem določimo parametre dostopa do tega dokumenta, preden ga dejansko pošljemo uporabniku.
  Med temi parametri je tudi nastavljen datum do katerega bo imela oseba, kateri povezavo do dokumenta pošljemo, tudi dostop do njega. V to nastavitev vpišemo  število dni, ki jih aplikacija prišteje trenutnemu datumu in ga izpiše v polju "Datum preteka souporabe".
  
  
• NajvecjaVelikostDatotekaZaPosiljanje
  Dodaj dokument v skupno rabo - dovoljena velikost deljene datoteke (mb).
  V to nastavitev vpišemo celo številko, ki ponazarja velikost datotek v Mb, ki je še dovoljena, da lahko dokument dodamo v skupno rabo.
  
  
• PosljiKotPriponko
  Dodaj dokument v skupno rabo - deljena datoteka se pošlje kot priponka
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, nam aplikacija, ko želimo dati dokument v skupno rabo, v pojavnem oknu avtomatično označi polje "Pošlji kot priponko".
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, se ta nastavitev ne označi.
  To polje pa lahko v samem pojavnem oknu označimo oziroma odznačimo tudi ročno.
  
  
• DokumentIzPredlogeVPDF
  Ustvari dokument iz predloge - format kreiranega dokumenta iz docx v pdf
  V aplikaciji lahko naredimo predloge dokumentov, ki jih potem lahko prikličemo v različne konce. Glede na formo se v take dokumente avtomatično dodajo podatki, ki smo jih na to formo vpisali.
  Označeno - v kolikor je nastavitev označena, se tako dodani (docx) dokumenti avtomatično pretvorijo v pdf datoteke. S tem postanejo varne pred spreminjanjem.
  Ni označeno - v kolikor nastavitev ni označena, tako dodane datoteke ostanejo v osnovnem formatu.
  
  
• PrikaziOpomnikPoIzbraniPredlogi
  Odpiranje okna opomnika ob dodajanju prilagojenih predlog - ob kliku na - Ustvari dokument iz predloge
  Če je nastavitev označena se okno opomnika odpre - to potrebujemov v primeru, ko želimo, da nas aplikacija obvesti o nečem v zvezi s tem dokumentom, ki ga dodajamo iz predloge.<br> <br> Npr.: Imamo predlogo pogodbe, ki je vezana na časovno obdobje enega leta. V tem primeu si lahko od dodajanju pogodbe skreiramo opomnik, ki nas malce pred iztekom pogodbe obvesti o njenem preteku in nas tako opomni, da jo moramo podaljšati

Povezana navodila

• Pregled vseh dokumentov

Skozi celo aplikacijo nas vodijo spiski, ki nam omogočajo boljši pregled nad vpisano množico podatkov.

S pomočjo spiskov lahko vpisane podatke razvrščamo in filtriramo, ter jih tako tudi lažje najdemo. Za lažje razumevanje bo bomo na začetku uskladili terminologijo.

Naslovna vrstica spiska - je vrstica, kjer se nahaja opis vsakega stolpca posebej. Opisi so navadno zaradi prostora kratki in se razlikujejo od spiska do spiska, zaradi različnih polji, ki so nam pri določenem spisku potrebni.

Polja za filtriranje - ta se nahajajo pod naslovno vrstico spiska in s pomočjo njihovih vpisnih polj lažje poiščemo želeni podatek.

Vrstica spiska - v vrstici spiska imamo izpisana vsa obstoječa polja enega podatka.

Splošni ukazni gumbi spiska - splošni ukazni gumbi se za vse spiske pojavljajo na desni strani zgoraj.

Filtri kvalifikatorjev - spiske lahko omejimo tudi s pomočjo kvalifikatorjev, ki se spreminjajo glede na to, na katerem spisku se nahajamo.

Naslovna vrstica spiska

Naslovna vrstica spiska ima več funkcij.
Opis stolpcev - stolpci imajo kratek opis, ki nam pove, katere vpisane informacije se nahajajo v njegovem stolpcu.

Razvrščanje podatkov - v kolikor z miško kliknemo na opis, se nam vse informacije razvrstijo naraščajoče po številkah ali po abecedi, kar je seveda odvisno od vpisanih podatkov. Če kliknemo še enkrat, se nam podatki razvrstijo padajoče. Tretji klik pa nam razvrščanje po tem stolpcu izključi. Poleg opisa se nam izriše tudi puščica smeri razvrstitve stolpca. Aplikacija upošteva razvrstitve od leve proti desni.
Če smo razvrstili recimo po prvem levem stolpcu, ker je datum, nato pa po poslovnem stiku, ki je v drugem stolpcu, vam bo aplikacija razvrstila najprej po datumu in nato znotraj istega datuma po poslovnem stiku.
Na tak način lahko razvrščamo po katerikoli stolpcu v aplikaciji z redkimi izjemami pri stolpcih, ki služijo zgolj arhiviranje ali informiranje.

Nastavitev filtrov na stolpcih - v naslovni vrstici se pri določenih stolpcih pojavi ikona, ki omogoča izbiro določenega elementa za prikaz. S klikom nanjo se namreč odpre izbirnik vseh možnih vpisov stolpca v katerem se nahajamo. S klikom izberemo enega ali več želenih vpisov, ki ob izbiri posivijo. Ko smo z izbranim zadovoljni, okno zapremo, in v spiskih se nam bodo prikazovali samo zadetki, ki imajo v tem stolpcu tiste vrednosti, ki smo jih izbrali. Da pa ne bi pozabili, da so na stolpcu vključeni filtri, se ikona za izbiranje obarva oranžno. Če želimo odstraniti katerega izmed izbranih filtrov, zopet kliknemo na ikono, in s klikom odstranimo želene vpise. Če pa želimo odstraniti vse filtre naenkrat, pa to naredimo s klikom na ukazni gumb “Počisti filtre„, ki se nahaja v desnem stolpcu zgoraj.

Polja za filtriranje

Polja pod naslovno vrstico so namenjena filtriranju po vpisani vsebini. V polje vpišemo začetek besede ali del številke in aplikacija poišče vse vpise tega stolpca, ki ima med vsebino vpisane iskane pojme.

Če vzamemo primer, da želimo poiskati v stolpcu poslovni stik nekoga z imenom Janez. Ko vpišemo v iskalno polje črke “Jan„ nam aplikacija v spodnjem delu počasi redči zadetke na vse vpise, ki vsebujejo zaporedje črk “jan„, kar pomeni, da je našla vse Janeze, a tudi Jane, Arjane, Marjane...pa tudi vse, ki bi imeli v priimku črkovno zaporedje jan (Habjan, Janko...). Tako je z vsakim vpisanim znakom manj vrstic zadetkov, dokler ne pridemo do pravega. Enako je tudi pri številkah.
Aplikacija išče po celotnih vpisih v poljih, po katerih iščemo, zato najde rezultate, tudi če se na zaslonu ne vidijo. Za primer vzemimo, da iščemo po vsebinah na strani. Zaradi lažjega pregleda v spiskih vidimo le nekaj prvih besed vsebine, a ko vpišemo iskalni pojem aplikacija poišče po vsej vsebini, tudi če v samem spisku ni vidna in nam prikaže vse strani, ki imajo vpisano želeno zaporedje črk.

Pomagamo pa si lahko tudi z določenimi posbnimi znaki

• z znakom %, ki v grobem pomeni, da bo aplikacija prikazala vse, kar sledi vpisanim znakom, dokler ne vpišemo novega zaporedja znakov. Morda bo to najlažje vidno na primeru.
  
  Pa vzemimo prejšnji primer. Iščemo gospoda Janeza, ki se piše nekaj na “...ovski„ in to je vse, kar se še spomnimo. Nerodno pa je, da je Janezov v naši aplikaciji, kot se za Slovenijo tudi spodobi, na stotine. Tako vpišemo Janez in nesrečno pregledujemo cel spisek, a če vemo, da se je pisal nekaj na “...ovski„ preprosto vpišemo Janez%ovski in aplikacija nam bo prikazala vse, ki imajo vpisano Janez in zaporedje črk ovski, ne glede na to, kaj piše pred tem. Vse kar je pomembno je to, da si vpisa sledita po tem zaporedju. Aplikacija bi tako našla na primer Janez Likovski, Janez T. Makovski, Janez Marjan Bovski...
• z znakom  _ , ki nadomesti en znak v določenem zaporedju
  
  V kolikor iščemo omenjenega gospoda, bi vpisan pojem "janez K_lovski" našel gospoda Janeza Kolovskega ali Janeza Kalovskega ... Več podčtajev pomeni več manjkajočih črk.
  
  
• z zankom ! pred vpisanim pojmom pomeni, da bo aplikacija našla vse vpisane podatke, razen tistih, ki vsebujejo besedo, ki smo jo vpisali za klicajem.
  
  Potem takem nam zapis "!Janez" zagotovo ne bo našel niti enega Janeza iz naše aplikacije.
  
  
• znak * - v datumskih poljih - nam prikaže vse zapise, ki imajo datume med obdobjem,. ki smo ga vpisali.
  Pravilen zapis iskega polja za interval je *01.01.2020*01.06.2020 - tako vpisan interval nam prikaže vse zapise, ki imajo v tem polju vpisane datume med navedenim obdobjem vključno z vpisanimi datumi.
  
  
• znak * - v številskih poljih - nam pokaže vse zapise, ki imajo vrednost med obema vpisanima številkama.
  *10010*10020 - nam bo prikazalo vse zapise, ki imajo v tem polju zapisano številko med 10010 in 10020 (10010, 10011, 10012, ...,10020)
  
  
• znak < pri datumskih in številčnih poljih  - tako označen datum v filtrernem polju nam bo prikazal vse zapise, kjer je datum ali številka manjša od vpisanega datuma oziroma številke.
  
  
• znak > pri datumskih in številčnih poljih  - tako označen datum v filtrernem polju nam bo prikazal vse zapise, kjer je datum ali številka večja od vpisanega datuma oziroma številke.

Vrstice spiska

Vrstica spiska nam po stolpcih prikazuje polja, po katerih lahko v našem spisku iščemo. Nekateri vpisi so sistemski - se pravi, da jih je “vpisala„ aplikacija, ko smo dodali vpis. To so recimo datumi ali pa id podatka.
Podatke smo lahko vpisali sami - kot so recimo ime kontakta ali naziv podjetja ter opis ali naslov vsebine...
Nekateri podatke so samo izbrali ali označili - recimo kategorije, razni kvalifikatorji.
Imamo tudi nekaj posebnih stolpcev, ki nam služijo zgolj kot informacija o statusih ali drugih koristnih podatkih.
Ponekod pa imamo tudi stolpec z ukazom arhiviranja. S klikom na ikono v vrstici tako preprosto arhiviramo podatke, ki za nas niso več aktualni in jih tako s pomočjo stranskih kvalifikatorskih filtrov umaknemo iz prikazov v spiskih.
V nekaterih spiskih imamo stolpec Info, ki ima v vrsticah ikone, ki prikažejo pojavno okno z osnovnimi informacijami opravila, če se z miško pomudimo na njih.

V spisku se na začetku pokaže omejeno število vpisov, a ko filtriramo se prikažejo vsi, ki imajo vpisane parametre. Če želimo pregledati celoten spisek pa se z drsnikom premikamo navzdol in spisek se po postopoma dopolnjeval, da zadnjega vpisa.

Glej tudi Statusi opravil

Splošni ukazni gumbi spiska

Gumbi so enaki skozi vso aplikacijo in pomenijo ter opravljajo enake ukaze ne glede na spisek, kjer se nahajajo.
Dodaj (element) - besedica element se nanaša na vrsto podatka, kateremu je spisek namenjen. S klikom na to ikono, se nam odpre prazna forma za vpis novega podatka, ki je seveda odvisen od tega, na katerem spisku smo.

Osveži spisek - klik na to ikono nam ponovno naloži spisek, a nam pri tem ne izbriše nobenega vpisanega ali izbranega filtra.
 

Počisti filtre - klik na to ikono nam počisti vse izbrane filtre, ter izbriše vse vpisane znake iz polj za filtriranje.
Pozor - s tem gumbom ne moremo izbrisati “zaklenjene filtre„ in filtre kvalifikatorjev.

Nastavi stolpce spiska - spiski so narejeni tako, da lahko določene stolpce tudi umaknemo in tako pridobimo prostor za tiste, ki jih v resnici potrebujemo. 
Klik na ta gumb nam odpre pojavno okno, kjer odstranimo kljukice v stolpcu “Prikazuj„ pri opisih, ki jih v naših spiskih ne želimo. Tako si lahko vsak uporabnik aplikacije nastavi svoje iskalne stolpce. Seveda pa lahko kadarkoli kasneje vse stolpce, ki so na voljo, spet vklopimo. 
To okno pa ima še eno funkcijo - lahko si zaklenemo filter na stolpcih, kjer imamo to možnost pripravljeno. Na stolpcu si nastavimo filter, na katerega želimo zakleniti stolpec - to pomeni, da se bodo v stolpcu vedno prikazovali samo tisti vpisani podatki, ki smo jih izbrali, nato pa s kljukico v stolpcu “Zakleni filter„ izberemo, da se ta zaklene. Tega filtra tudi z gumbom “Počisti filtre„ ne moremo odstraniti. Odstranimo pa ga seveda tako, da odkljukamo to opcijo v tem pojavnem oknu.

Dodaj med priljubljene - ikona nam odpre pojavno okno, ki nam omogoča, da si spisek na katerem smo dodamo kot bližnjico na osnovno stran področja.
Za primer vzemimo, da želimo spisek prodajnih računov dodati na osnovno stran, ki je v tem primeru stran “Listine„. Tako smo si prihranili vsaj dva klika, ko želimo priti do spiska prodajnih računov.
Napis in barvo si za bližnjico lahko nastavimo sami, povezava pa se doda avtomatično.
Če želimo bližnjico tudi na namizju označimo možnost “Bližnjica se vidi na namizju„ in vse, kar smo zapisali potrdimo z gumbom “Dodaj med priljubljene„

Skrij/prikaži desni stolpec - da bi pridobili dodaten prostor za spisek, lahko skrijemo vso desno stran. Splošni ukazni gumbi spiska pa se razvrstijo v stolpec in tako maksimalno povečamo prostor, ki je namenjen seznamu spiska. Desni stolpec lahko s klikom na isti ukazni gumb kadarkoli spet prikažemo.

Poglej zgodovino dogodkov - pojavno oko, ki se nam odpre ob kliku na ta gumb, nam prikaže spisek vseh sprememb, ki so bili narejeni na tej strani. Tabela nam prikaže datum spremembe, uporabnika, ki je to spremembo izvedel ter objekt nad katerim je bila sprememba izvršena. Spisek lahko, tako kot tudi vse spiske znotraj aplikacije, tudi filtriramo.

Filtri kvalifikatorjev

V večini form, ki jih izpolnimo v aplikaciji imamo navadno tudi kvalifikatorska polja, ki se nahajajo na desni strani. Tam s kljukicami označimo določene funkcionalnosti oziroma značilnosti trenutnega vpisa. Glede na te oznake lahko kasneje kadarkoli poiščemo določeno skupino vpisanih podatkov. Pa poglejmo vse skupaj na primeru artiklov.

Artikli imajo veliko kvalifikatorjem s katerimi povemo, če je artikel prikazan na spletni strani, če je v akciji oziroma je novost, če je artikel blokiran za prodajo...
V spiskih lahko nato po teh kvalifikatorjih omejim prikaz. Recimo, da želimo v spisku videti vse artikle, ki so označeni za prikaz na spletu. Pri kvalifikatorju “Prikaži na spletu„ izberemo možnost “Mora biti„ - s tem smo izključili vse artikle, ki nimajo obkljukanega tega kvalifikatorja in se zato na spletu ne prikazujejo. Potem pa bi želeli, da se prikažejo samo tisti, ki so v akciji, zato pri polju “Akcija„ izberemo “Mora biti„ in že je spisek veliko manjši, saj so vidni le tisti artikli, ki se v spletni trgovini prikazujejo kot akcije. A jih je še vedno preveč, zato se odločimo, da nas ne zanimajo artikli, ki so novi - se pravi označeni s kvalifikatorjem “Novost„. Pri tem polju izberemo “Ne sme biti„. Tako v spisku vidimo le artikle, ki so prikazani na spletni strani v akciji in niso označeni kot novost. Če pa bi želeli videti vse, ki so na spletu, označene s kvalifikatorjem akcija ali novost pa pri vseh izberemo možnost “Lahko je„, saj ta možnost ne izključuje drugih opcij, pač pa samo omeji po svoji.

Teh kombinacij je lahko seveda poljubno mnogo, dokler ne dobimo spiska, ki najbolj ustreza našim željam. Kvalifikatorski filtri so vezani na uporabnika in ostanejo tudi ob naslednji prijavi v aplikacijo, vse dokler jih ne umaknemo.
V kolikor pri kvalifikatorju ni vpisa to pomeni, da ta za filtriranje ni pomemben.

Mora biti - če izberemo to možnost, bodo v spisku prikazani le tisti vpisi, ki imajo označen ta kvalifikator.

Ne sme biti - če izberemo to možnost, se v spisku zapisi, ki imajo označen ta kvalifikator, ne bodo prikazovali.

Lahko je - če izberemo to možnost se bodo vpisi tem kvalifikatorji prikazovali ne bodo pa izključevali vseh ostalih označenih kvalifikatorjev.

Dodatni ukazi

Dodatni ukazi na spiskih se spreminjajo glede na podatke, ki jih spiski vsebujejo, zato bomo pogledali le tiste, ki so enaka za vse spiske.

Natisni podatke spiska - včasih si želimo samo izpisati spisek vseh oziroma spisek točno določenih informacij, ki jih naši spiski že vsebujejo. S pomočjo filtrov izluščimo samo podatke, ki jih želimo in kliknemo na ta ukazni gumb. Aplikacija nam bo podatke, ki jih vidimo na zaslonu izpisala v preglednici. Ker je možno, da je teh informacij za izpis veliko, jih aplikacija doda v sistemska opravila, da lahko mi v miru nadaljujemo svoje delo v aplikaciji, dokler se datoteka na naredi.

Natisni podrobne podatke spiska - za razliko od zgornjega izvoza, nam aplikacija izpiše še vsa dodatna polja prikazanih kontaktov. Izpiše pa tudi lastnosti, ki jih imamo izpolnjene na desni strani.

Skoraj vsaka forma znotraj aplikacije je na vrhu strani opremljena z enako ukazno vrstico in z enakimi funkcionalnostmi, ne glede na to, na kateri formi oziroma v katerem modulu se nahajamo. So pa vse funkcionalnosti vezane tudi na pravico, tako da se zgodi, da ne vidimo vseh ukaznih gumbov, če nimamo ustreznih pravic.

Spisek - klik na to ikono nas prestavi v spisek vseh vpisov. Za kateri spisek ge pa je seveda odvisno od tega, na kateri formi se nahajamo. 
V kolikor smo na Poslovnih stikih nas ta ikona prestavi na spisek vseh vpisanih poslovnih stikov, ki jih z našimi pravicami smemo videti. 

Prejšnji podatek - s klikom na puščico se premikamo po podatkih glede na to, kdaj so bili le-ti dodani in sicer od trenutnega podatka proti tistemu, ki je bil dodan prvi. Ko aplikacija pride do končnega podatka puščica postane "neaktivna" - siva.

Naslednji podatek - s klikom na puščico se premikamo po podatkih glede na to, kdaj so bili le-ti dodani in sicer od trenutnega podatka proti tistemu, ki je bil dodan zadnji. Ko aplikacija pride do končnega podatka puščica postane "neaktivna" - siva.

Premikamo se samo po podatkih na katerih se trenutno nahajamo - če smo na poslovnih stikih se s puščicami premikamo samo med obstoječimi poslovnimi stiki, ki jih glede na pravice smemo videti.

Zgornje premikanje po vseh elementih se lahko nadomesti s premikanjem po v naprej filtriranih in razvrščenih podatkih. V kolikor podatke v spiskih razvrstimo in/ali filtriramo po nekih želenih parametrih se na samem podatku lahko premikamo zgolj po teh prikazanih podatkih z novima puščicama. tako filtriranje odpravimo z osvežitvijo strani s funkcijsko tipko F5.

Prejšnji filtriran podatek - s klikom na puščico se premikamo nazaj po podatkih glede na to kako jih imamo filtrirane oziroma razvrščene na samem spisku.

Naslednji filtriran podatek - s klikom na puščico se premikamo po podatkih naprej glede na to kako jih imamo filtrirane oziroma razvrščene na samem spisku.

Dodaj nov podatek - s klikom na ta gumb se nam odpre nova prazna forma za dodajanje novega podatka. 
V kolikor smo na modulu Poslovni stiki se nam prikaže prazna predloga za vnos poslovnega stika.

Zakleni / odkleni podatek - s klikom na ikono zakleni podatek ta podatek zaklenemo za ta čas ko ga urejamo - ikona postane siva in s ponovnim klikom ikono zopet odklenemo. Podatek "se odklene" tudi samo in sicer pol ure po tem, ko smo ga zaklenili. S tem preprečimo, da bi na zaklenjen podatek pozabili in s tem onemogočili urejanje ostalim uporabnikom. Med tem časom, ko je podatek zaklenjen, pa ga lahko spreminjamo in popravljamo brez skrbi, da bi vmes nekdo spreminjal isti podatek tem s tem uničil naše delo. V kolikor se zgodi, da dva uporabnika popravljata isti podatek istočasno se shrani vnos tistega, ki je prej posnel podatek. Drugemu se stran osveži in vneseni podatki se prepišejo z novimi. 

Dodaj predstavitev - v kolikor na sami predlogi ni možnosti opisa oziroma vpisa želenih informacij, lahko za ta namen uporabimo ta ukaz. Odpre se nam pojavno okno z urejevalnikom besedil, kamor to predstavitev vpišemo. Uporablja se za različne namene - od pojasnil in navodil znotraj aplikacije kot za opise na spletnih straneh, trgovinah in drugih vmesnikih.

Podatek vsebuje predstavitev - Ta kona zamenja ikono "Dodaj predstavitev", v kolikor podatek na katerem se nahajamo že ima predstavitev vsaj v enem jeziku.

Dodaj opombo / komentar - znotraj aplikacije lahko na točno določen podatek vežemo opombo, ki je lahko namenjena le nam, ali pa vsem uporabnikom znotraj aplikacije, ki imajo dostop do tega podatka. S klikom na to ikono se nam odpre novo pojavno okno v katerega lahko vpišemo svoj komentar. S kljukico pred opisom izberemo eno ali več opcij, ki določajo, kaj se z opombo po vpisu dogaja.

• Privatna opomba - v kolikor označimo to opcijo, se ta opomba vedno kaže samo nam, drugače jo vidijo vsi, ki imajo dostop do tega podatka;
• Se avtomatsko prikaže - če je označena ta opcija, se opomba odpre v pojavnem oknu vedno, ko uporabnik, ki jo sme videti, pride na ta podatek oziroma ko podatek osveži. Da se ne bi to pojavno okno pojavljalo večkrat na dan oziroma večkrat v času iste prijave, lahko z gumbom "Razumem!" aplikaciji sporočimo, da smo opombo videli in da jo v času tokratne prijave ni potrebno več prikazovati;
• Pošlji tudi podatke forme* - v kolikor želimo, da se o komentarju obvesti odgovorno osebo in/ali kreatorja tudi preko aplikacijske pošte oziroma elektronske pošte, lahko z označbo tega kvalifkatorja, poleg same opombe pošljemo tudi podatke opravila (naziv opravila, opise, roke, čase...) ;
• Pošlji aplikacijsko sporočilo odgovorni osebi* - z oznako tega kvalifikatorja bomo ob dodajanju opombe poslali aplikacijsko sporočilo osebi, ki je na opravilu zavedena kot "Odgovorna oseba";
• Pošlji obvestilo odgovorni osebi po elektronski pošti* - z oznako tega kvalifikatorja bomo, ob dodajanju opombe, poslali elektronsko sporočilo osebi, ki je na opravilu zavedena kot "Odgovorna oseba". Pogoj je, da ima odgovorna oseba opravila v aplikaciji na kontaktni osebi vpisan elektronski naslov. Opombe ne moremo poslati samo na elektronski naslov - kvalifikator je možno označiti šele ko je označen kvalifikator Pošlji aplikacijsko sporočilo odgovorni osebi;
• Pošlji aplikacijsko sporočilo kreatorju - opomba, ki smo jo vpisali, se ob izbiri te opcije, pošlje kreatorju tega podatka aplikacijsko sporočilo;
• Pošlji obvestilo kreatorju po elektronski pošti  - z oznako tega kvalifikatorja bomo, ob dodajanju opombe, poslali elektronsko sporočilo osebi, ki je podatek kreirala. Pogoj je, da ima ta oseba v aplikaciji na kontaktni osebi vpisan elektronski naslov. Opombe ne moremo poslati samo na elektronski naslov - kvalifikator je možno označiti šele ko je označen kvalifikator Pošlji aplikacijsko sporočilo kreatorju;
• Ustvari opravilo kreatorju - uporabniku, ki je kreiral ta podatek na ta način dodelimo opravilo, ki ima kot opis vključeno sporočilo, ki smo ga vpisali pod opombo;
  
  * ti ukazi se v opombah nahajajo samo na področju opravil

Opombe oziroma komentarji se izpisujejo v tem pojavnem oknu. Komentarje lahko oseba, ki jih je dodala pregleduje, popravlja, izbriše pa tudi arhivira, kar pomeni samo to, da takih opomb ni več videti na spiskih. Arhivirane opombe pa lahko seveda kadarkoli pokličemo nazaj s klikom na ukazni gumb "Prikaži arhivirane komentarje".

Komentarji se lahko prikazujejo tudi na podatkih (na formah) v kolikor imamo označeno splošno nastavitev aplikacije "PrikaziKomentarjeNaFormi".

Opomba je dodana - uporabniku, ki lahko vidi opombo, se ikona za dodajanje opombe spremeni.
 

Shrani spremembe - vsako spremembo je potrebno shraniti. Shranjevati moramo pogosto, saj se podatkih shranjujejo na oddaljen strežnik in ob morebitni prekinitvi internetne povezave gre lahko vse naše delo v nič.

Ob spremembah boste na strani videli tudi to ikono, ki pomeni da podatek ni shranjen. S klikom nanjo se podatek shrani. 
Spremembe pa se shranjujejo tudi z bližnjico na tipkovnici Ctrl+s.

Povrni podatke - ta ukazni gumb nam povrne stanje na formi na stanje ob zadnjem shranjevanju.
 

Briši podatek - podatek s tem ukaznim gumbom izbrišemo. Na določenih formah se podatek zaradi zgodovine poslovanja ne izbriše iz aplikacije, ampak se samo ne prikazuje več v spiskih (recimo na tabeli artiklov). 

Nastavi pravice - pravice se znotraj aplikacije navadno pripravijo glede na funkcijo, ki jo ima posameznik v podjetju. Občasno pa lahko samo na določen podatek damo pravico osebi, ki drugače tega ne bi smem videti/spreminjati/kopirati ali celo brisati. To storimo s pomočjo tega ukaznega gumba. Hkrati pa lahko na tem mestu pogledamo, kdo vse lahko vidi, spreminja, briše ali kopira ta podatek.
Odpre se nam pojavno okno znotraj katerega lahko vidimo in urejamo pravice posameznikov in skupin na podatek na kateremu se nahajamo. Skupine ali osebe lahko dodamo tako, da kliknemo na ikono nad spiskom pravic. 

Dodaj uporabnika - odpre se nam seznam vseh uporabnikov aplikacije, kjer izberemo osebo, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Dodaj skupino uporabnikov - odpre se nam seznam vseh skupin uporabnikov aplikacije, kjer izberemo skupino, ki ji želimo dodati/spremeniti ali izbrisati pravice.

Izpišeta se tabeli uporabnikov in skupin z označenimi vrstami pravice.

Uporabnik/skupina - ime uporabnika ali naziv skupine, ki mu dodajamo oziroma odvzemamo določeno vrsto pravic. Ob imenu se nahajajo ikone, ki istočasno spremenijo vse pravice hkrati:
 Odstrani pravice / z izjemo lastništva - klik na to ikono uporabniku / skupini odstrani vse pravice z izjemo lastniške. V kolikor je uporabnik lastnik tega podatka mu pravice ostanejo.

Dodaj vse prepovedi - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo prepoved na vse vrste pravic.

Dodaj vsa dovoljenja - uporabniku ali skupini s tem ukazom dodamo dovoljenja na vse vrste pravic.

Pravice so:

• Poglej - pravica pregleda tega elementa 
• Spremeni - pravica spreminjanja tega elementa
• Omejeno spreminjanje - pravica do spreminjanja dela podatkov (predvsem na opravilih)
• Briši - pravica brisanja tega elementa
• Kopiraj - pravica kopiranja tega elementa
• Posebnosti - posebna pravica na vsakem modulu
• Vse - pravica pregleda, brisanja, spreminjanja in kopiranja tega elementa

Vrste pravice se določijo s klikom na sivo ikono . 
Ob kliku se ikona spremeni:

•  uporabnik / skupina nima te pravice
•  uporabnik / skupina ima to pravico
•  uporabnik / skupina izrecno ne sme videti tega podatka (tudi če ima drugače globalno pravico do teh podatkov)
•  uporabnik je lastnik tega podatka

Prevzemi element - v kolikor podatek nima lastnika (to se navadni zgodi ob uvozih podatkov aplikacijo), lahko s to ikono prevzamemo lastništvo nad tem podatkom. To pomeni, da ga drugi ne morejo več videti, če nimajo globalne pravice nad tem modulom. 

Shrani kot predlogo - Zgodi se, da vedno znova vpisujemo enake podatke in prav nam bi prišlo, ko bi imel že predizpolnjen obrazec, ki nam bi prihranil veliko časa. Ta ukazni gumb nam naredi natanko to. Ko obrazec izpolnimo s podatki, ki se vedno ponavljajo in ga shranimo, kliknemo na to ikono, ki nam odpre pojavno okno.
Na tem pojavnem oknu izpolnimo ime - s pomočjo katerega bomo vedeli za katero predlogo gre in označimo polja, ki so od obrazca do obrazca različna.
Nato se vedno odločimo kdo sme videti predlogo

• moja / zasebna predloga - v kolikor označimo to polje se bo predloga kazala samo nam in je ne bo mogel uporabljati nihče drug.

V nadaljevanju se polja nekoliko razlikujejo, a navadno vedno izberemo med tem ali se v predlogo dodajo tudi lastnosti, dokumenti ali / in komentarji
Na predlogah narejenih na opravilih pa lahko izbiramo tudi med izvajalci, udeleženci in resursi.
V kolikor želimo, da se katerakoli od naštetih dodatkov kopira skupaj z vsebino obrazca, želeno označimo.

Tako predlogo nato dodamo na namizje s pomočjo gumba "Dodaj med bližnjice"  , ki ga prav tako najdemo v ukazni vrstici. Za razliko od običajnega dodajanja bližnjic tu s pomočjo gumb "Izberi predlogo" izberemo shranjeno predlogo. Ostala polja izpolnimo kot pri običajnih bližnjicah. Klik na tako narejeno bližnjico nam bo odprl obrazec z vsemi vpisanimi polji in dodatki, ki smo jih označili.
 

Dodaj med bljižnjice - pomeni, da ta podatek dodamo med bližnjice na osnovni strani modula kjer se nahajamo in hkrati tudi na namizje, če to seveda želimo. 
Napis in barvo si za bližnjico lahko nastavimo sami, povezava pa se doda avtomatično.
Če želimo bližnjico tudi na namizju označimo možnost “Bližnjica se vidi na namizju„ in vse, kar smo zapisali potrdimo z gumbom “Dodaj priljubljeno„. 
V kolikor želite na namizje dodati bližnjico, ki odpira novo prazno formo tega podatka, kliknemo na ukazni gumb "Dodaj nov podatek" in ko imamo pred sabo novo prazno formo izberemo ikono daj med priljubljene. Klik na bližnjico nam bo tako vedno dal novo prazno formo tega podatka. 

Poglej zgodovino dogodkov - odpre se nam pojavno okno, kjer vidimo kdo izmed  uporabnikov je spreminjal podatek na katerem se nahajamo in kdaj so se spremembe zgodile.
 

Pomoč - klik na ta gumb nas vrže prav na to stran, kje se nahajajo navodila in postopki za aplikacijo InMaster.