Ponavljajoča opravila so naloge, ki jih imamo na točno določene dni oziroma datume in se periodično ponavljajo skozi neko obdobje. Obdobja so lahko tako dnevna, tedenska, mesečna, kot tudi letna.
Primer šolskega urnika, ki ga bomo pregledovali je namenjen popolnemu prikazu delovanja ponavljajočih opravil. Seveda pa se to funkcijo lahko uporablja zgolj za letno opominjanje za podaljševanje pogodbe, mesečno opominjanje za oddajanje poročil, ali pa načrtovanje tedenskega kolegija ozrioma rednega vzdrževanja strojev.
Za lažjo implementacijo ponavljajočih opravil v svoj delovni proces se za pomoč obrnite na vašega skrbnika InMaster aplikacije.
Mogoče bo najlažje s primeroma:
Tedenska opravila – za primer opravil, ki se ponavljajo tedensko je najlepši primer urnik. Vsak petek od 10 do 12 ure imamo predavanje na temo zdravega življenja. Da si rezerviramo ta termin za deset tednov v naprej, lahko naredimo to tako, da napišemo opravilo, ga kopiramo ter popravljamo datume. Lahko pa si pomagamo s ponavljajočimi opravili – le ti se namreč razmnožijo po koledarju glede na parametre, ki smo jih nastavili, zraven pa prenesejo vsa izpolnjena polja.
Letno opravilo – za primer letnega opravila pa vzemimo obnovitev pogodbe. To želimo obnoviti vsako leto, a leto je dolga doba in zna se zgoditi, da na to obveznost gladko pozabimo. Aplikacija pa bo poskrbela, da se to opravilo pravočasno pojavi med neopravljenimi opravili in če želimo nas aplikacijo kakšen dan ali dva prej opomni, da se rok za podaljšanje pogodbe približuje.
Opravila lahko tako poljubno razmnožimo do določenega datuma ali pa do določenega števila ponovitev. Lahko pa opravila razmnožujejo tudi »v nedogled« dokler procesa fizično ne prekinemo. No, ni potrebno fizično obračunavati s procesom – za prekinitev je potreben le en klik na ustrezen gumb.
Tako razmnožena opravila imamo vedno lepo urejena v eno dolgo verigo za- in pred-opravil, vse skupaj pa ostane vedno povezano na nadrejeno opravilo – opravilo iz katerega smo vsa ostala kreirali.
Ponavljajoča opravila pa imajo, poleg tega da naša opravila razmnožijo, še nekaj funkcionalnosti.
V določenih primerih želimo, da se določene informacije, ki jih sproti dodajamo na tekoče opravilo razmnožijo tudi na vsa za-opravila – se pravi na vsa opravila, ki še sledijo. No tudi to je popolnoma izvedljivo, vse kar moramo storiti, da to nastavimo na nadrejenemu opravilu – se pravi opravilu, iz katerega smo kreirali vsa ostala.
Pa se je takoj po kopiranju informacij v vsa prihajajoča opravila porodila nova želja – združevanje različnih opravil v eno samo dolgo povezano verigo, ki bo prenašala opise in vrednosti na vse dogodke, ki ji sledijo.
Če je kaj nejasnosti jo bomo takoj zbrisali s primerom.
Recimo, da vsak četrtek od 15 do 16 ure učimo nekega srednješolca matematiko. Fante je priden in vsak teden vzamemo malce več snovi. V opis vedno napišemo kaj natančno smo delali in ker smo tako nastavili se nam ta opis kopra v naslednja, še nezaključena, opravila. Tako naslednjič, brez da bi brskali po starih opravilih, enostavno pogledamo novega in vidimo kaj smo zadnjič počeli. Koristno? Tudi nam se je zdelo tako. Zdaj pa nastopi sprememba. Bližajo se kontrolne naloge in fanta skrbi, zato ima željo, da bi se učila vsaj dvakrat na teden. Naredimo novo opravilo za torek med 16 in 17 uro in naredimo ponavljajoče opravilo. Koledar smo že napolnili. Opis pa se nam ne bo kopiral, ker je to povsem nova veriga za- in pred-opravil. Bi bilo pa fino. Tudi nam se je zdelo. Zato na prvo četrtkovo nadopravilo (opravilo iz katerega smo kreirali vsa četrtkova opravila) povežemo to novo torkovo opravilo in dobimo dolgo vrsto četrtkovih in torkovih opravil na katere se kopira vsaka vpisana sprememba opisa.
No zdaj pa bi se zadeve lotili.
Za lažje razumevanje bomo skozi navodila sledili primeru urniku enega predmeta.
V aplikaciji želimo narediti urnik za predmet fizike, ki bo trajal skozi vse leto in sicer dvakrat na teden – ob torkih in četrtkih in sicer za 1.letnik splošne gimnazije.
1. Predavatelja oziroma predavatelje za želeni predmeta (Odgovorna oseba/izvajalci)
Primer: kreirali smo kontaktno osebo Janeza Učitelja, ki smo ga povezali na na našo šolo »splošno gimnazijo« in mu določili prek uporabnika uporabniško ime in geslo za dostop do aplikacije.
2. Udeležence / učence / dijake, ki jih strnemo v eno skupino
Na enak način naredimo tudi skupine več izvajalcev v kolikor je to potrebno. Recimo »Kolektiv za fiziko« in nanj povežemo učitelja in laboranta. Na ta način smo »zapolnili« urnik tako učitelju kot tudi laborantu za določen termin.
Glej tudi Poslovni stiki
Tako smo pripravili tako predavatelje kot tudi slušatelje predavanj. Skozi leto se seveda lahko število učencev zmanjšuje oziroma poveča – to naredimo preprosto tako, da dodamo ali izbrišemo ustrezne kontaktne osebe (učence) iz poslovnega stika, ki ponazarja naš predmet (naš primer – Fizika za prvi letnik).
Ko imamo urejene vse osebe se lahko lotimo prostora. Kar predavanja nekje morajo biti in je dobro tudi to, da prostor v času naših predavanj ni že zaseden, vpišemo še resurse/predavalnice, ki jih bomo dodajali na urnike in s tem preverjali, da le-ti ob tem času še niso zasedeni.
3. Dodamo predavalnice/učilnice/prostore (Trgovina => Resursi)
Vpišemo predavalnice, ki jih bomo skozi naš proces uporabljali. Potrebujemo vsaj polji:
Glej Resursi.
Tako smo si pripravili vse učitelje, vse učence, skupine učencev oziroma razrede, prostore oziroma učilnice in vse morebitne kolektive. Najbrž se sliši kot zelo veliko dela – in tudi je - a ko imamo vse lepo urejeno, nam za to ni potrebno več skrbeti do konca šolskega leta – razen morebitnih sprememb, ki jih urejamo sproti.
4. Nastavitve (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve)
Glede na naše želje, si lahko določene pogoje kreiranja ponavljajočih opravil nastavimo že na osnovi aplikacije.
5. Naredimo novo opravilo. Pa poglejmo polja, ki so nujna oziroma priporočljiva:
(Opravila => Urniki)*
* tip »Urnik« uporabljamo le zato, ker je naš primer vezan na urnike – ponavljajoča opravila so lahko katerega koli tipa.
Opravilo lahko opremimo seveda tudi z vsemi ostalimi polji na formi kot so poslovni stik, kontakt, storitev ... pa tudi z različnimi lastnostmi, ki so lastna našem delovnem procesu.
Ko smo z opravilom zadovoljni, na desni pod ukaznimi gumbi izberemo »Ponavljajoče se opravilo«. Odpre se nam pojavno okno, kjer bomo določili parametre ponavljanja opravila, ki smo ga ravno naredili.
Interval – interval ponavljanja opravila lahko vežemo na minute, ure, dneve, mesece in leta. Vpisan je interval 7 / Dan, kar pomeni, da nam bo opravilo naredilo na sedem dni – torej enkrat na teden – na izbran dan. Ta interval je lahko tudi 1x na mesec, 1x na leto – vse je seveda stvar naših potreb.
Za naš urnik bomo izbrali kar takega kot je 7 / Dan, in če smo izbrali načrtovan začetek in konec datumsko v ponedeljek od 7-ih do 8-ih, bodo opravila kreirana vsak ponedeljek od 7-ih do 8-ih.
Koliko bo teh ponovitev pa je odvisno od naših naslednjih vnosov. Tega se lahko namreč lotimo na tri načine.
Število ponovitev - je prvi način – tu enostavno vpišemo koliko ponovitev želimo. Primer – 10.
Konec ponovitev - je drugi način – izberemo datum do katerega želimo imeti narejena opravila in aplikacija sama poskrbi za ustrezno število ponovitev.
Tretji način pa je, da pustimo obe polji prazni in aplikacija bo opravila razmnoževala tako dolgo, dokler ji ne bomo ukazali, da zaključi s kreiranjem. To naredimo tako, da gremo na eno od opravil, ki jih je aplikacija kreirala in izberemo ukazni gumb »Ponavljajoče se opravilo«. V pojavnem oknu, ki se nam odpre imamo vse informacije, ki smo jih vpisali, ko smo kreirali opravilo. Na desni strani okna pa imamo tudi dva ukazna gumba:
Ko vpišemo želeno število ponovitev opravila, moramo vedeti, da aplikacija zaradi preglednosti ne bo naredila vsa opravila naenkrat pač pa samo nekaj – koliko pa določimo z samo nastavitvijo aplikacije. (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve)
Za to sta zadolženi dve nastavitvi:
Kot smo že omenili pri opisu imamo možnost, da se opis, ki ga spremenimo v enem tednu vedno prepiše tudi na naslednje tedne. To omogočimo z oznako ob polju »Prenesi opis na nezaključena zaopravila«.
»Prenesi lastnosti na nezaključena zaopravila« - pa enako naredi za morebitne lastnosti, ki so navadno vezana na način našega poslovanja. V kolikor izberemo to možnost se vrednost lastnosti spremenjena na enem opravilu prenese na vsa ostala nezaključena opravila, ki jih imamo v verigi povezanih opravil.
Opomniki – če želimo, lahko aplikaciji naročimo, da odgovorno osebo spomni na prihajajočo nalogo. To aplikacija lahko naredi preko
Z gumbom »Pošlji opomnik pred začetkom opravila« lahko dodamo več terminov, ko naj bo opomnik poslan. Določamo ga s številko in enoto.
Primer - če vpišemo 1 in izberemo enoto Dan, nas bo aplikacija obvestila en dan pred načrtovanim začetkom, ki smo ga izbrali na formi. Če z gumbom dodamo še en termin in vanj vpišemo še 2 / Ura – nas bo aplikacija na začetek spomnila še dve uri pred načrtovanim začetkom.
Ko smo tako določili parametre ponavljanja opravil najprej z gumbom »Preveri razpoložljivost« preverimo, če so termini, ki jih želimo izvedljivi. V kolikor so v stolpcu »Opozorila« poleg spiska vseh opravil, ki se bodo kreirala zelene oznake, lahko kreiranje verige ponavljajočih opravil potrdimo z gumbom »Kreiraj opravila«. To, da nam aplikacija InMaster dovoli kreiranje opravil, če so odgovorne osebe, izvajalci, udeleženci ob želenih terminih že zasedeni, pa je stvar nastavitev. (glej zgoraj točko 4)
Oranžna ikona nam sporoča, da so osebe ali resursi zasedeni, a kljub temu lahko kreiramo ponavljajoča opravila.
Rdeča ikona pa nam sporoča, da so osebe ali resursi zasedeni, in da opravil s to oznako ni mogoče kreirati, dokler ne prerazporedimo oseb oziroma resursov v nezasedene termine.
Poleg vsakega prikazanega konflikta se pojavi tudi ikona, ki nas prestavi na opravilo, kjer je oseba oziroma resurs že izbran v izbranem terminu.
Poveži ponavljajoča opravila – ta gumb pa je način kako povežemo dve ali več verig ponavljajočih opravil v eno samo. Ob izbiri povezanega opravila, se le ta prikaže v tem oknu pod naslovom »Povezana ponavljajoča opravila«. Verigi lahko kadarkoli spet razdružimo preprosto tako, da na tem istem pojavnem oknu to dodano »verigo opravil« izbrišemo iz seznama pod naslovom »Povezana ponavljajoča opravila«.
Primer – naredili smo ponavljajoče opravilo za učno uro fizike vsak ponedeljek in jo razmnožili do konca leta. Ampak 1 letnik ima fiziko 2x na teden. Naredili smo novo opravilo, ki bo razmnožilo urnik za fiziko tudi na vsako sredo tja do konca leta. Termini, koledarji in izpisi so v redu – zaplete pa se, če želimo uporabljati možnost prenosa opisov med dnevi. Vsi opisi iz ponedeljkovih ur se prenašajo samo na ponedeljkove opise – sredine pa prav neprijazno spuščajo. Da se to ne bi dogajalo lahko ob tem, ko kreiramo novo verigo sredinih učnih ur povežemo s ponedeljkovo. Kliknemo na omenjeni gumb »Poveži ponavljajoča opravila« izberemo ponedeljkove učne ure in tako dve verigo spremenimo v eno. Po njih se bodo prenašali tako opisi, lastnosti, kot tudi sinhronizacija učencev.
Pozor – v primeru, da želimo izbrisati vsa nezaključena opravila oziroma ustaviti ponavljanje opravil, se bo v tako združeni verigi pobrisalo oziroma ponavljanje ustavilo v obeh. Če bi želeli pobrisati samo eno verigo, to naredimo tako, da verigi spet razdružimo in šele nato pobrišemo oziroma ustavimo želeno.
Ko so verige opravil narejene se vsako opravilo v tej verigi obnaša kot samostojen člen. Z določenimi ukazi, pa lahko nekatere popravke razmnožimo na vsa opravila v verigi, ki še niso bila zaključena.
Pa naredimo to kar na primerih.
1. Ob kreiranju nismo označili, da želimo, da bi se opisi opravil prenašali na vsa nezaključena opravila, zdaj pa nam bi to prišlo pravočasno.
Na enem izmed ponavljajočih opravil odpremo pojavno okno z ukaznim gumbom »Ponavljajoče opravilo«. Označimo »Prenesi opis na nezaključena zaopravila« in na dnu okna svojo izbiro potrdimo z gumbom »Preveri razpoložljivost«. Enako velja tudi za prenos lastnosti, le da tokrat označimo »Prenesi lastnosti na nezaključena zaopravila«.
2. Novi udeleženci so bili dodani oziroma umaknjeni iz poslovnega stika, ki smo ga vključili kot poslovni stik za sinhronizacijo udeležencev. (Primer: vpisal se je nov učenec)
Na enem izmed ponavljajočih opravil odpremo pojavno okno z ukaznim gumbom »Ponavljajoče opravilo« in kliknemo na gumb »Sinhronizacija udeležencev«.
3. Zamenjala se je odgovorna oseba, ki bo od tega trenutka skrbela za vsa že kreirana opravila v verigi. (Primer: učitelj je prenehal delovno razmerje - nadomestil ga je novi)
Najprej zamenjamo obstoječo odgovorno osebo z novo. Na desni strani opravil pod ukaznimi gumbi izberemo »Spremni ponavljajoče se opravilo«. Označimo možnost »Posodobi« v vrstici »Odgovorna oseba« in izbiro potrdimo »Posodobi opravila«. Odgovorna oseba, ki smo jo izbrali bo tako nadomestila vse do sedaj vpisane odgovorne osebe čez vso verigo še odprtih ponavljajočih opravil.
Enako lahko naredimo tudi za vpisani poslovni stik, kontaktno osebo, lokacijo, opis in dodaten opis.
